在本文中，王建碩先生詳細(xì)聊了聊百姓網(wǎng)內(nèi)部摸索出來的高效開會法則，值得你花時間看一看。多說一句，百姓網(wǎng)內(nèi)部員工僅有158人，而對比同行58同城與趕集網(wǎng)在未合并前，58同城的員工接近1.5萬人，趕集網(wǎng)員工近5000人。此外，百姓網(wǎng)掛牌新三板一年，公司市值近53億人民幣。

會議的目的

一個公司的創(chuàng)造過程基本上可分為兩種基本形式：

• 其一，一個人的獨(dú)自思考，獨(dú)自工作；
• 其二，兩個或以上的人共同思考，共同工作。

鑒于后者的成本高于前者，所以更加需要規(guī)范保證其高效。在討論正式會議之前必須明確，我們認(rèn)可一類會議是隨機(jī)發(fā)生的。這種會議我們之前從來都沒有意識到：

• 有些人在陽臺或者樓梯間抽煙的時候隨機(jī)地聊一聊；
• 相鄰座位的人互相問一個簡單的問題；
• 每天晚上大家一起出去聚餐席間的閑聊；
• 公司贊助的各種體育活動，或者早餐晚餐中的對話；
• …….

所有這些會議我們不做要求，我們非常地鼓勵這樣的溝通。這樣的非正式的、個人對個人的溝通效率遠(yuǎn)高于正式的會議。它們對于建立信任、相互理解的作用也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過正式的會議。

公司里常說的：「座位表遠(yuǎn)重要過組織架構(gòu)表?！惯@并不是一句玩笑話。坐得近的人這樣的非正式的溝通遠(yuǎn)超過坐得遠(yuǎn)的人。對于這種非正式溝通的認(rèn)可和鼓勵是我們這個組織非常鮮明的個性。

而本文所著重講述的是另外一個大類的會議的組織形式：正式會議。對于正式會議的組織，根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，在會議開始前需要明確下面五個方面的內(nèi)容：

1. 目的
2. 限制條件
3. 議程
4. 會前準(zhǔn)備
5. 角色

接下來，我會詳細(xì)分享這五個方面的內(nèi)容。

目的，所有的會議都需要有一個明確的目的。我理解你會覺得有些會議的目的比較難定，但我們要求，所有的會議必須要有目的。

會議目的基本上規(guī)定了會議的類型。如果實(shí)在沒有辦法確定，如下是一些備選的會議類型。當(dāng)你選擇了一個會議類型之后，在這些類型的基礎(chǔ)上再加上一些定語就很容易形成一個會議的目的。

• 決定會議。這是最主要的會議類型，這類會議是需要做決定的。決議會議必須明確角色，誰是做決定的那個／那些人。不見得是層級最高的，但一定要在開會之前明確。
• 這種類型的會前工作很重要。最好是有材料支持大多數(shù)參與者在會前可以做出決定，然后在會上討論，而不是當(dāng)場做個體的決定。決定會議是闡述個人決定并且團(tuán)隊(duì)達(dá)成一致的過程而不是個人決定的過程。
• Workshop（研討會）。Workshop的類型是一定要有練習(xí)的，沒有練習(xí)或者小組實(shí)戰(zhàn)的，或者沒有期待大家齊心合力解決問題的，就叫培訓(xùn)好了，不要叫Workshop。
• 培訓(xùn)。這個簡單，列出明確的培訓(xùn)目標(biāo)，越實(shí)在越好。哪怕培訓(xùn)目標(biāo)是知道「公司有三個會議室并且可以說出名稱」也是比沒有目標(biāo)要好的。
• Pizza會。英文把這個會議叫做「brown bag」，原來的意思就是一種每個人自己帶飯的午餐會，會議的主題就是分享任何大家愿意分享的，無論是自己組上線的新東西，還是剛剛休假去的一個美麗的海島，或是如何帶孩子，什么都可以。

要求就是不可以有任何的決定，沒有任何的必須參加的人員，完全是一種信息分享。百姓網(wǎng)的Pizza會議規(guī)定必須是中午12點(diǎn)到13點(diǎn)。Pizza 會議會提供2個Piazza，對吃飯的種類和劑量沒有要求就來分享Pizza，有要求的就自己帶飯。

• 1:1。團(tuán)隊(duì)成員和直屬經(jīng)理對于職業(yè)發(fā)展、工作難題的私人的會議。這種會議公司倡導(dǎo)的方向是關(guān)注個人發(fā)展而非項(xiàng)目或者目標(biāo)。項(xiàng)目與目標(biāo)自然有其他類型的會議來承擔(dān)。
• 群英會?？鐖F(tuán)隊(duì)協(xié)作的2個小時的會議。這類會議不可以多一分鐘也不可以少一分鐘，一種增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)間信任和信息共享的會議形式。
• 記者招待會。這是當(dāng)一個團(tuán)隊(duì)對于另外一個團(tuán)隊(duì)有明顯和集中的問題的時候可發(fā)起的一種會議。這種會議通常是邀請相關(guān)團(tuán)隊(duì)最有發(fā)言權(quán)的一個人（常常是另外一個團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人）參加，由本團(tuán)隊(duì)成員直接無拘束地提問，嘉賓進(jìn)行回答的一種會議類型。

會議的限制條件

限制條件這是比會議目的更強(qiáng)有力的一個約束條件。

會議只有在限制條件達(dá)到的前提下，再考慮會議目的達(dá)成，這才能算是一個成功的會議。限制條件可以由發(fā)起人隨意設(shè)置，任何發(fā)起人認(rèn)為必須設(shè)置的邊界都可以被列為限制條件。

如下是我們常用的限制條件：

（1）時間

通常每個會議必須有一個限制條件就是時間。常用的有30分鐘、60分鐘、120分鐘三種選擇。若是超時，無論目的是否達(dá)成都可以判定會議失敗（在百姓網(wǎng)特定的會議失敗組織者需要向參會者群發(fā)紅包）。

（2）討論規(guī)范

根據(jù)不同的會議類型，你可以從如下的規(guī)范中選取適用的：

1. 同時只能有一個對話，一個時間只能一個人講話；
2. 一次抽象原則；
3. 討論不可以涉及某個話題（視具體情況而定），超過即被判為越界；
4. 必須有結(jié)論，必須有明確的下一步；
5. 不進(jìn)入具體討論，僅僅對最大的方向達(dá)成共識；
6. 最終一定要有定稿，大家全票通過的放進(jìn)階結(jié)論，其他不能達(dá)成全員通過的則放棄。
7. 未完待續(xù)，只要是會議組織者認(rèn)為幫助會議更好的進(jìn)行的規(guī)則都可以寫到限制條件里面去。

總結(jié)一下，限制條件是會議成功的必要條件，結(jié)局只會有達(dá)到和失敗兩種狀態(tài)。當(dāng)限制條件失敗后會議就失敗了，而不論目的是否達(dá)到。所以從這個角度來說，限制條件是比目的更加強(qiáng)的一個約束。

會議的議程

一般議程是把30分鐘、60分鐘，或者兩個小時的會議時間按照討論的合理邏輯進(jìn)行劃分。時間本來就是如流水一樣連續(xù)的東西，上一分鐘和下一分鐘沒有區(qū)別，但會因?yàn)樽h程的存在而讓時間有了一些分割線。

而這些分割線把時間無中生有地劃分為不同的主題，從而把參會者的注意力協(xié)調(diào)一致地分割成了整齊劃一的階段。

會議的議程必須在開會前確認(rèn)，有助于組織者以上帝的視野來通觀全局，決定什么議題應(yīng)該花費(fèi)多少時間。

典型的會議議程包括如下內(nèi)容：

• 明確會議目標(biāo)限制條件以及會議議程。這個部分通常需要5分鐘。千萬不要試圖把這部分壓縮到少于5分鐘，因?yàn)槟阈枰貙彆h目的、限制條件，還有對什么時間我們期待某個角色做什么事情的闡述，這些對于會議的成功與否起著決定性的作用。按照經(jīng)驗(yàn)，除非你有特別的能力，否則準(zhǔn)備5分鐘來做這件事情總歸是沒錯的。
• 討論議題陳述。讓最熟悉討論的議題的人來進(jìn)行議題陳述。這個陳述應(yīng)該在會議之前的閱讀材料中，就讓大多數(shù)人從自己的角度有所了解?，F(xiàn)場的陳述可以幫助大家獲得一致的背景資料用來幫助大家討論。經(jīng)驗(yàn)之談，這部分不應(yīng)該超過5分鐘。
• 討論。這部分是自由討論時間。對于5個人的自由討論時間應(yīng)該控制在15分鐘到20分鐘之間，根據(jù)參與討論的人員數(shù)量還可以有所增減。這是最關(guān)鍵的部分，如果時間允許可以適當(dāng)延長。
• 結(jié)論和確定下一步行動。這部分也被納入模板，是沒有更好的理由則不可改變的部分。在會議結(jié)束的時候一定需要5分鐘來確認(rèn)下一步的工作，負(fù)責(zé)人以及截止時間。同時與會者要在下一次同種類會議前畫10分鐘進(jìn)行上一次會議的回顧。

一個可選的環(huán)節(jié)是5分鐘的對于會議本身的回顧：

• 如何可以把類似的會議開得更加高效？
• 什么是做得好需要繼續(xù)保持的？
• 什么是做得不好需要改進(jìn)的？

這屬于會議本身挖墳的一部分，若有時間，且會議剛剛開啟的時候可以加入。

如上是一個大綱，會議組織者需要在開始之前把會議的議程發(fā)出并陳述。如果在陳述的過程中收集到任何可以改動議程的建議，那是非常得體且珍貴的。沒有比確認(rèn)議程更加能夠系統(tǒng)性地提高會議效率的事情了。

會前準(zhǔn)備

有一些會議，可以通過會前準(zhǔn)備的方式令會議更加高效。會前準(zhǔn)備包括：

• 閱讀材料。有的時候一篇論文、一篇管理學(xué)的論述、一些背景資料或一些報(bào)表，都可以幫助與會者提前獲得類似的視野，從而節(jié)省會議的時間。基于文本的對話是很多的機(jī)構(gòu)證明過行之有效的討論方式?；谝粋€（哪怕是錯誤的）文本的討論，更容易讓大家對于基本概念達(dá)成一致，不至于離題過遠(yuǎn)，或花費(fèi)寶貴的會議時間來達(dá)成概念和定義上的一致。
• 議題和材料。若有動議，建議把動議和支持材料會前發(fā)出，以便于參會者在參會之前就可以根據(jù)材料做出同意或反對的決定。如此，會議的討論環(huán)節(jié)會更加高效。
• 其他功課。還有任何其他的功課，比如了解某話題的具體細(xì)節(jié)，某人提前對于某種狀況的總結(jié)和陳述等，都可以在會前提出。

會前準(zhǔn)備的基本理念是，通過少數(shù)人，或全部參會者會前的準(zhǔn)備，可以大幅減少開會中的時間損耗，從而提高參會效率。

為了強(qiáng)制會前準(zhǔn)備，我們常用的辦法是在正式會議中加入3分鐘的考試環(huán)節(jié)。雖然現(xiàn)在還沒有公司級別的懲罰措施，但是考試環(huán)節(jié)的確極大地促進(jìn)了會前準(zhǔn)備的完成率。

會議的角色

角色，這也是要在會議籌劃中必須體現(xiàn)規(guī)劃的。

若沒有任何的規(guī)劃，會議的所有參與者都會像參加所有的會議一樣安靜舒適地窩在會議室的一角，看似勤奮實(shí)則是一個休息的好時機(jī)。我們對這種現(xiàn)象堅(jiān)決說不。通過角色的設(shè)定，可以讓每個人緊張起來。如下是百姓網(wǎng)歷史上常用的角色：

• 主持人（必須）。主持人正常情況下就是發(fā)起者。主持人的角色是明確會議目標(biāo)、限制條件、議程和角色（就是會議的前5分鐘的工作），在討論的時候確保討論按照會議的限制條件、角色和目標(biāo)進(jìn)行。主持人可以不參與討論，只有當(dāng)討論跑偏的時候才需要干預(yù)。
• 此外，主持人還有一個最重要的角色就是嚴(yán)格按照議程的時間來組織討論，并在每個部分的一半時間，還有3分鐘，和時間到的時候給出提示。剛開始開會的時候一定會出現(xiàn)時間不夠的情況，這時建議嚴(yán)格按照時間結(jié)束。這是在用一兩個會議的失敗為代價，推動整個組織向更好的議程安排、更好的會議準(zhǔn)備、更加高效的討論方向前進(jìn)。
• 動議者（可選）。大多數(shù)的會議，尤其是決策會議，需要一個動議者。這個動議者負(fù)責(zé)提供動議以及支撐的資料。對于決策會議，決策人的任務(wù)根本上就是給出同意或者反對二選一的選擇而不需要給出更多的結(jié)論。
• 參與者／決策者（必須）。若需要一個人或者多個人決策，則要明確地在會議的邀請中指出。若是沒有，則是所有參與者共同決策。會議召集者需要明確決策的流程（全票還是多數(shù)，還是2/3等），確保在后者的情況下進(jìn)行決策更高效。
• 旁觀席（可選）。旁觀席的作用是為了培訓(xùn)和傳承。為了會議的效率，旁觀席的要求是，從會議開始到結(jié)束，旁觀席必須如壁紙一樣的安靜。只有聽的權(quán)利沒有發(fā)出任何聲響的權(quán)利。旁觀席的設(shè)立是為了讓相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員熟悉決策流程，獲取信息，準(zhǔn)備下一次參與會議的培訓(xùn)環(huán)節(jié)。旁觀席的設(shè)立保證了組織的傳承，當(dāng)旁觀一定次數(shù)之后可以考慮在會議組織者的安排下正式參與會議。
• 記錄員（必須）。記錄員負(fù)責(zé)做會議記錄，并且在會議的當(dāng)天（百姓網(wǎng)規(guī)定是會議發(fā)生日的24:00之前，超過24:00的情況需要向與會者發(fā)不少于100塊的紅包。）向與會者發(fā)出會議記錄且在Tower系統(tǒng)中歸檔會議記錄。
• 計(jì)時員（可選）。在會議時間敏感的情況下可以指定計(jì)時員。通過把主持人的一部分工作外包，可以讓主持人專注在內(nèi)容上，同時提高參會者的參與度。

如上就是百姓網(wǎng)開會的基本方式，包括了會議的目的、限制條件、議程、會前準(zhǔn)備和角色。你若是覺得有任何部分可以改進(jìn)或增刪，請立刻改動就好。就如公司的大多數(shù)的機(jī)制一樣，我們反對固化的流程。如上列舉的是按照盡可能完善的角度進(jìn)行的，即便是我召開的會議也不見得所有的部分都俱全。

公司應(yīng)該鼓勵規(guī)范，這樣一群人的知識才可以積累和傳承；更需要鼓勵改變，這樣才能不守舊，可以不斷改進(jìn)。所以除了公司的核心理念和核心目的之外，沒有什么是不能變的。

若本文能幫助更多組織開更好的會，我們將無比榮幸。

本文素材來源：王建碩博客

文：王建碩，戰(zhàn)略投資人、百姓網(wǎng)創(chuàng)始人兼CEO

整編：John潘

本文由 @捕手志（ID：ibushouzhi） 整編發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。