本文作者從行業(yè)現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合企業(yè)發(fā)展過程中接入信息系統(tǒng)的背景，梳理闡述了信息系統(tǒng)在企業(yè)應(yīng)用的5個(gè)階段。

信息系統(tǒng)基本涵蓋了公司的所有方面，從員工到業(yè)務(wù)，算一個(gè)較重的工具。

很少有公司在成功之初就上大型的信息系統(tǒng)，基本是企業(yè)人數(shù)、業(yè)務(wù)，發(fā)展到一定規(guī)模才會上專業(yè)的管理軟件。畢竟不可能公司一成立就知道該如何規(guī)范管理，在這之前一般都會用較零散、簡單的小系統(tǒng)來支撐部分管理要求。

所以本文以企業(yè)在正向發(fā)展壯大的過程中接入信息系統(tǒng)為背景來闡述這幾個(gè)階段。

第一階段、系統(tǒng)記錄代替手工記錄

起初，新系統(tǒng)推廣，大部分員工的接受度較低，推行阻力較大（若是年輕化、對新事物接受度較高的公司，推行起來阻力較?。?。因?yàn)橄到y(tǒng)有特定的格式、要求，和現(xiàn)有熟悉的工作方式有所不同，但大家都習(xí)慣了原先的方式，新系統(tǒng)需要花時(shí)間適應(yīng)，所以在推行過程中會遇到拒絕使用、不配合使用、唱反調(diào)這種情況也很正常。

這個(gè)階段對系統(tǒng)的使用要求較低，主要是記錄，將所有線下記錄的信息、走的流程都移到線上，便于后期查詢。

在這個(gè)階段，系統(tǒng)設(shè)計(jì)盡量與原始工作方式相似，減少出入，讓用戶以最快的時(shí)間熟悉系統(tǒng)，接受新工作方式。此時(shí)最好還要有較高職位的管理者強(qiáng)制推行，否則很容易變成死系統(tǒng)。

第二階段、解決簡單、重復(fù)問題

使用一段時(shí)間后，用戶對系統(tǒng)有一定認(rèn)識，能感受到系統(tǒng)帶來的便利后，會提出一些現(xiàn)有系統(tǒng)不合理或者可以優(yōu)化的部分以及在工作中遇到人工不好解決但系統(tǒng)可以解決的問題。

這個(gè)階段需要產(chǎn)品向用戶了解常見問題，以及發(fā)現(xiàn)需要簡化的環(huán)節(jié)，讓用戶主動(dòng)向你表達(dá)他們的訴求。然后在現(xiàn)有基礎(chǔ)上做優(yōu)化，簡化工作，比如公開審批信息、開放員工聯(lián)系方式、公共資料查詢等。

第三階段、管理要求融入系統(tǒng)

企業(yè)管理者和員工都較依賴信息系統(tǒng)了，這時(shí)可以糾正管理過程中發(fā)現(xiàn)的一些問題，直接把管理要求嵌在系統(tǒng)里，達(dá)到企業(yè)管理效果。

比如：財(cái)務(wù)制度要求必須先收款再開票，技術(shù)人員必須在規(guī)定時(shí)間反饋進(jìn)度，業(yè)務(wù)員在簽單半個(gè)月未收到回款影響績效等等，都可以通過系統(tǒng)的方式來管理。

這個(gè)階段需要產(chǎn)品熟知公司的管理制度，了解各部門的管理要求。讓管理者表達(dá)他們的管理訴求，將管理制度拆解為具體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，通過系統(tǒng)的方式達(dá)到管理效果。

第四階段、通過數(shù)據(jù)監(jiān)控企業(yè)經(jīng)營情況

經(jīng)過大量的數(shù)據(jù)積累，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)已經(jīng)足夠分析企業(yè)經(jīng)營狀況了。企業(yè)管理者通過數(shù)據(jù)分析就知道新產(chǎn)業(yè)推行情況，員工的成長期等等，并且通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)也能看出企業(yè)目前經(jīng)營中出現(xiàn)的問題。

這個(gè)階段需要產(chǎn)品站在企業(yè)經(jīng)營的角度，多方面整理企業(yè)數(shù)據(jù)，將各板塊的數(shù)據(jù)整理后呈現(xiàn)給各自需要的人，方便其對下一步做規(guī)劃。

第五階段、智能辦公、解放人力

經(jīng)過前期管理要求梳理，流程梳理，公司的前后端都能通過系統(tǒng)流水的運(yùn)轉(zhuǎn)起來。此時(shí)我們可以將流水線上多出的人員裁掉，減少人力資源投入，讓標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的工作通過系統(tǒng)來運(yùn)轉(zhuǎn)，減少人為干預(yù)，把人員解放出來，做非標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)、思考的工作。

從上文我描述的情況來看，系統(tǒng)是先滿足普通員工的訴求，再達(dá)到企業(yè)的管理要求。雖然信息系統(tǒng)的付費(fèi)方是企業(yè)管理主，但實(shí)際使用更多的還是普通的員工，所以我們應(yīng)該先照顧員工的使用習(xí)慣，再達(dá)到企業(yè)管理者的管理要求，這樣推行起來才會更順利。

以上是個(gè)人根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)得出的信息系統(tǒng)應(yīng)用的五個(gè)階段。不同企業(yè)在不同階段的時(shí)間長短不一，具體要根據(jù)實(shí)際情況做分析。

本文由 @Rabbit 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。