不管你是輕資產(chǎn)還是重資產(chǎn)、流程型還是離散型、制造型企業(yè)還是服務型企業(yè)上述幾個企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，或多或少都得來幾個。而這些項目不管是內(nèi)部自主開發(fā)，還是外包開發(fā)，項目經(jīng)理經(jīng)理的角色至關重要，這個項目經(jīng)理面臨的第一個難題就是啟動大會。

在信息化時代，企業(yè)的信息化建設幾乎是每個企業(yè)都不可避免的，ERP（企業(yè)資源管理系統(tǒng)），WMS（倉庫管理系統(tǒng)），MES（制造執(zhí)行系統(tǒng)），OA（辦公自動化），CRM（客戶關系管理系統(tǒng)），SRM（供應商管理系統(tǒng)）等等。

不管你是輕資產(chǎn)還是重資產(chǎn)、流程型還是離散型、制造型企業(yè)還是服務型企業(yè)上述幾個企業(yè)信息化管理系統(tǒng)，或多或少都得來幾個。而這些項目不管是內(nèi)部自主開發(fā)，還是外包開發(fā)，項目經(jīng)理經(jīng)理的角色至關重要，這個項目經(jīng)理面臨的第一個難題就是啟動大會。

本文我們就好好講講啟動大會：

啟動大會是什么

很多人聽到啟動大會就會望文生義，認為啟動大會是一個項目啟動的標志。

其實這種認識是一個比較大的誤區(qū)。在PMBOK（項目管理知識體系）的定義中，有兩個會議會被翻譯成“啟動大會”。

Initial Meeting

會議的召開時間是啟動階段結束時，主要內(nèi)容為：發(fā)布項目章程；對項目經(jīng)理進行正式的授權，宣告項目的正式開始。

Kick Off Meeting

召開時間為項目管理計劃完成后、實施之前主要內(nèi)容為：

• 項目團隊成員互相認識 ；
• 介紹項目背景和計劃；
• 項目定義、目標，組織結構、環(huán)境；
• 確定個人和團隊職責范圍；
• 獲得團隊成員的承諾。

企業(yè)信息化項目中的啟動大會大部分都類似于Kick Off Meeting，也就是一般情況PMBOK里面講的開工大會， 當然在這個會議上有時也會包含Initiating Meeting 一些議程在里面，比如在公開會議上給項目經(jīng)理正式授權，確定項目的里程碑計劃等等。

總的來說，啟動大會是一個重要的溝通和宣傳平臺。

項目啟動大會必須要傳達兩個重要信息：

• 企業(yè)領導對項目的重視和支持，體現(xiàn)“一把手掛帥”。
• 向所有項目的相關業(yè)務部門和員工介紹雙方項目團隊和工作制度，樹立項目組成員的執(zhí)行權威，以期后續(xù)大家的配合工作。

什么時候開啟動大會

按照我們上文對啟動大會的定義來看，啟動大會一般是在規(guī)劃過程組結束的時候召開。

但是這只是理論上的說法，真正在實際項目過程中你會發(fā)現(xiàn)，項目的各個過程組的區(qū)分界限并不會有多么的明確，而且部分項目的還會有子項目，多個過程組互相重疊，所以不同的項目啟動大會的召開時間并不固定。

具體什么時候召開啟動大會，取決于這個項目類型或者當前階段需要召開啟動會議的目的。比如如果項目是一個外包項目，而項目經(jīng)理是外包團隊里面的，那么需要啟動大會來作為一個橋梁連接外包團隊和項目發(fā)包方相關團隊以便后續(xù)工作開展的話，那么這個啟動大會需要盡早的召開。

如果在啟動大會上要介紹項目預計應用后的效果，對企業(yè)能夠帶來什么效益，什么時候可以見到成效，這些問題應取決于對客戶業(yè)務的了解程度，完全可以在業(yè)務調(diào)研啟動后幾天內(nèi)進行。

甚至啟動大會也不一定只能開一次，前面講到項目的啟動大會主要是起到一個溝通和宣傳的作用，如果當前階段溝通不順或者需要大力宣傳的事項，完全可以找理由再開一次大會。

如何開啟動大會

俗話說萬事開頭難，啟動大會對于大部分企業(yè)信息化建設項目至關重要，特別是對于那些初次實施信息化項目的企業(yè)來說更是如此，甚至從一個啟動大會開的好不好成不成功就能看到項目的成功與否。

啟動大會也是一個會議，我們從會議形式，與會人員和會議內(nèi)容三個方面來介紹如何開好一個啟動大會。

1. 會議形式上一定要正式隆重

如果確定項目需要開啟動大會，那么這個會議一定要開的正式和隆重，在開會之前最好成立會議籌備組，開好項目啟動大會的關鍵是前期和企業(yè)高層領導充分溝通，了解領導的設想，并讓高層意識到項目的價值和難度。以及讓領導清晰認識到如何支持項目，為今后項目的實施取得支持建立定期回饋管道。

因此，在召開啟動大會之前項目組應該開一個籌備會，明確啟動大會召開的準備事宜和各項細節(jié)，再分頭安排準備。

這個籌備會其實是項目團隊成員真正成為一個團隊的磨合過程，對項目經(jīng)理評估團隊能力和管理復雜程度非常重要，要充分利用。

另外會議如果要發(fā)布一些文檔，文檔下發(fā)程序也要正式。

2. 項目干系人全部到位，宜多不宜少

在PMBOK中有個名詞叫做項目干系人，指的是和項目利益相關的人員，包括項目團隊，企業(yè)高層，客戶團隊，業(yè)務相關方等。企業(yè)信息化項目中參加人員需要盡量齊全，干系人能到位的盡量到位。雖然不一定要搞全廠大會，但涉及部門的分管領導，業(yè)務骨干一定要參與。

啟動大會就是項目經(jīng)理利用高管影響力，驅動項目節(jié)奏的武器，沒有高管的參與，就說明啟動大會不受重視。啟動大會時間必須協(xié)調(diào)好高管行程安排，確保高管能夠及時參與。特別重要的項目應該確保雙方高管都能夠參與，以示重視。

3. 會議內(nèi)容要簡明，但需要提前設計發(fā)言

啟動大會有客戶的大量業(yè)務部門人員參加，在允許的時間范圍內(nèi)，整個項目啟動大會的節(jié)奏一定要明快簡潔。

大會過程中不需要對一些業(yè)務細節(jié)進行討論，涉及人員業(yè)務單位眾多，討論太多細枝末節(jié)很容易造成會議議題散，大家對會議印象不好，對整個項目也會失去信心。

另一個，啟動大會不要搞成閱讀PPT，需要提前設計議程并安排相關高層領導和項目經(jīng)理發(fā)言，會議上的發(fā)言內(nèi)容最好準備專門的發(fā)言稿。

對于高層領導，實際上在很多的企業(yè)高層對要上的項目都是一知半解，系統(tǒng)到底如何運作，真正的效果和作用沒什么大的概念，給高層領導準備發(fā)言稿需要和高層進行相關的項目溝通，有助于高層對項目的理解。

可能大部分內(nèi)容都是項目經(jīng)理準備的但高層多少都對項目有進一步了解，有助于后續(xù)獲取高層對項目的支持。

對于項目經(jīng)理，可能這個會議是整個項目過程中項目經(jīng)理主持的第一個大型會議，發(fā)言的內(nèi)容需要根據(jù)項目的實際情況好好準備斟酌下。

1. 如果項目團隊組建非常順利，項目管理制度非常完善，應該重點宣講各個部門如何依據(jù)項目管理制度進行工作配合。
2. 如果客戶項目還沒有進入狀態(tài)，團隊籌建還不順利，可以重點介紹軟件企業(yè)實施方法論，讓客戶知道什么階段需要他們配合做什么工作，哪些工作軟件商在現(xiàn)場做，哪些不在現(xiàn)場做，讓大家對整個工作套路有所認識，強調(diào)成立專門的實施團隊重要性。
3. 如果客戶對太虛的東西不是很有興趣，而且供貨商對客戶情況有比較深入的了解，可以重點介紹在其他企業(yè)實施過程中的經(jīng)驗，以及預期可以在我們這個項目取得的效益，引發(fā)大家對項目參與的興趣。

開啟動大會注意事項

項目啟動大會很重要，這是對于那些需要啟動大會的項目來說，其實也并不是所有的項目都需要啟動大會。

1. 過度承諾的項目前期最好不要開啟動大會

不管是內(nèi)部項目還是外包項目，都有可能過度承諾，也就是提前承諾了太多東西的項目。對于內(nèi)部項目可能就是領導對于項目的期望太高，項目經(jīng)理可能被動承諾了太多能力范圍之外的東西。

對于外部項目可能就是為了競標成功，在特定成本范圍內(nèi)承諾了太多的合同內(nèi)容。

這種過度承諾的項目從實施角度來看風險很大，很可能在項目啟動后很長一段時間內(nèi)軟件供貨商都很難拿出合適的產(chǎn)品到現(xiàn)場實施。此時，必須低調(diào)處理項目啟動大會，甚至暫時不召開啟動大會，在項目找到可實施路徑的時候再召開啟動大會更合理。

2. 金額很小的項目可不召開大型啟動大會

我們前面講了，啟動大會的目的之一是宣傳，號召相關人員參與進來，金額很小的項目就代表這這個項目并不會太復雜，在高層領導的眼里并不太重要，指望能夠提供超預期的資源是不現(xiàn)實的，我們在實施項目的時候也盡量不要擴大項目的影響。

最好是在既定成本范圍內(nèi)滿足項目要求就好了。如果高調(diào)的開一個啟動大會，其他相關業(yè)務單位主管可能不清楚項目的金額，還以為是個大架勢，可能會號召下屬各種頭腦風暴，提建議，很可能導致項目的需求和范圍控制不住。

甚至很可能造成項目走不下去，項目的投入全部報廢的后果。

在這種情況下項目經(jīng)理完全可以和客戶或者領導溝通，低調(diào)起步，取得一些成績，得到客戶各方面認同項目目標后，適當追加費用，把項目順利完成。

在這種情況下，低調(diào)反而是對項目的一種自我保護，會屏蔽掉很多不必要的干擾，也是對企業(yè)負責的態(tài)度。

3. 企業(yè)信息化項目很多經(jīng)驗豐富或者項目是追加項目可不召開啟動大會

如果客戶的信息化工作已經(jīng)成為一項日常工作，已經(jīng)具備大量信息化項目實施經(jīng)驗，有良好的實施團隊，信息化已經(jīng)成為每個部門標準工具和日常流程中一部分的時候，再上一個新項目就不需要啟動大會這種形式了。

有的項目是老用戶追加，再增加比較大的投入合作新項目，和軟件供貨商隊伍磨合已經(jīng)完成，新項目只是擴大應用深度，可以看作是歷史項目不斷的深入，此時也可不召開啟動大會。不過在新項目業(yè)務流程驗證完成后可以召開一個新項目上線動員大會。

在客戶沒有這個意識和要求的情況下，項目經(jīng)理更要主動要求客戶配合召開啟動大會，而且要按照啟動大會實際目的來籌備。

結語

一個成功的項目啟動大會是大多數(shù)項目成功的基石，評判一個項目啟動大會成功與否，需要評估這個啟動大會是不是在一個正確的時間做了正確的事情。項目啟動大會是由項目經(jīng)理來主導并主持的，大多數(shù)情況下是項目經(jīng)理接管項目的第一次大考。項目經(jīng)理需要主動要求客戶或者相關方配合籌備及召開啟動大會，即使他們沒這個意識和要求。

另外，我們都知道項目管理大部分時間都是做溝通的工作，在籌備和召開項目啟動大會的時候可以依據(jù)商務人員的情報，重新分析客戶的組織結構模型，弄清楚整個客戶企業(yè)人員之間微妙的關系，確定自己的盟友、合伙人和需要溝通、說服、爭取的對象，然后結合企業(yè)組織特點，小心而有效建立自己的專業(yè)人士形象。

在這個項目難得的“蜜月”期內(nèi)，項目經(jīng)理要想盡一切辦法和客戶項目關鍵人物建立私人友情，成為一種合作搭檔關系，而不能簡單停留在一般工作配合層面。

最后再多說兩句：

項目實施過程中，有時候公事需要用私人感情尋求突破。如果沒有交情，恐怕大部分項目的項目經(jīng)理遇到困難時就難以突破。

一個啟動大會可能啟動的不僅僅是項目也是一段新關系的開始。

本文由 @李威威 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議