現(xiàn)如今，越來越多的人開始認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的重要性，然而對(duì)文檔知識(shí)庫的管理本身卻是件極其耗費(fèi)時(shí)間精力的事情。這時(shí)，一款好用的知識(shí)管理工具往往能讓人如虎添翼。相比個(gè)人文檔管理，團(tuán)隊(duì)文檔管理才是難上加難。除了文檔的整理歸類、安全存儲(chǔ)，還涉及到權(quán)限管理、文檔協(xié)作等更多的需求。

團(tuán)隊(duì)文檔類工具如此之多且功能各異，很多團(tuán)隊(duì)或中小公司在挑選的時(shí)候眼花繚亂。作為一個(gè)工具控，我就來盤點(diǎn)一下當(dāng)下比較主流的團(tuán)隊(duì)文檔類的工具，幫助大家選擇最適合自己team的工具。

一. 對(duì)團(tuán)隊(duì)文檔管理的需求：存儲(chǔ)->管理->協(xié)作

團(tuán)隊(duì)對(duì)文檔管理的需求分為三個(gè)層面。首先要滿足團(tuán)隊(duì)文檔的存儲(chǔ)需求，當(dāng)然同時(shí)要保證存儲(chǔ)安全；其次是文檔管理，團(tuán)隊(duì)文檔雜多，要能夠進(jìn)行多級(jí)目錄分類以方便檢索，此外還要求能夠?qū)Τ蓡T權(quán)限和文檔權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，保證文檔安全不泄露；最后，是滿足多人團(tuán)隊(duì)對(duì)協(xié)作的需求，很多時(shí)候一份文檔需要很多人一起來修修改改，這時(shí)候協(xié)作功能就能幫助團(tuán)隊(duì)大大提升效率。

二. 對(duì)比緯度詳細(xì)介紹

我的盤點(diǎn)會(huì)以上述三個(gè)大需求點(diǎn)為主要緯度，對(duì)各款產(chǎn)品進(jìn)行對(duì)比。在此先介紹一下每個(gè)緯度內(nèi)細(xì)分的功能要求，以整理需求，好在下一部分中能更有針對(duì)性的找到自己需要的工具。想直接看產(chǎn)品對(duì)比的朋友可以跳過本部分。

1. 存儲(chǔ)

存儲(chǔ)首先要求足夠的存儲(chǔ)空間，其次要求技術(shù)安全。

現(xiàn)在市面上團(tuán)隊(duì)文檔管理工具備份數(shù)據(jù)用的比較多的是AES-256加密標(biāo)準(zhǔn)，此算法被軍方和金融行業(yè)廣泛使用。

網(wǎng)絡(luò)傳輸上，一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技術(shù)來保證傳輸?shù)陌踩裕@兩者一般應(yīng)用于網(wǎng)銀及支付系統(tǒng)的傳輸。

AES-256安全嗎？

知乎的 @黑照 是這么回答的：

如果1秒鐘嘗試20億億次不同的組合，那么所需時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于太陽的壽命：

2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75

10^75/（20*10^8*10^8*86400*365）=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太陽壽命6*10^9億年

(原鏈接：破解AES 256位加密有多難？)

也就是說，就備份技術(shù)而言，今天我對(duì)比的產(chǎn)品的安全性都是能夠得到保障的。

2.管理

(1).團(tuán)隊(duì)管理

• 提供的帳號(hào)數(shù)量上限要大于公司人數(shù)；
• 能夠建立公司組織架構(gòu)，從而根據(jù)不同層級(jí)部門來管理不同團(tuán)隊(duì)的文檔；
• 能夠?qū)Τ蓡T進(jìn)行不同的權(quán)限管理，保證可控。

(2).文檔管理：

• 能夠進(jìn)行多級(jí)目錄分類，以合理歸類整理；
• 能夠?qū)ξ募?quán)限進(jìn)行設(shè)置，來保證文檔不泄露給無關(guān)內(nèi)部人員；
• 能夠?qū)Ψ窒礞溄訖?quán)限進(jìn)行設(shè)置，以保證文件不泄漏給無關(guān)外部人員；
• 如果能在本地創(chuàng)建一個(gè)文件夾，該文件夾內(nèi)的文件可自動(dòng)同步到云端，會(huì)更方便管理文檔。

3.文檔協(xié)作

• 支持文檔文本，即多人同時(shí)編輯一份文本，免去傳輸流程，以提高工作效率；
• 支持協(xié)作表格，滿足一些簡(jiǎn)單的表格使用場(chǎng)景；
• 支持歷史版本的查看和恢復(fù)，防止文檔崩潰或后期內(nèi)容失誤造成的資料損失，最好還能查看每一版具體的修訂部分；
• 能夠?qū)ξ募M(jìn)行評(píng)論，針對(duì)文檔直接溝通，可省去在即時(shí)通訊平臺(tái)再討論的麻煩，如果能支持對(duì)部分文字進(jìn)行評(píng)論就更便于溝通；
• 要求編輯方式靈活，最好線上線下都能進(jìn)行編輯；
• 部分人如PM或技術(shù)人員等有用markdown編輯器的習(xí)慣，所以最好也支持markdown，屬加分項(xiàng)。

4.易用性：

盡可能多終端通用，來滿足不同的團(tuán)隊(duì)文檔使用場(chǎng)景。

三.市面上的產(chǎn)品對(duì)比

市面上的團(tuán)隊(duì)文檔管理、協(xié)作類工具五花八門，經(jīng)典的如國外的google docs，功能強(qiáng)大又有安全保障。國內(nèi)的如金山旗下的WPS云文檔、網(wǎng)易的有道云協(xié)作，協(xié)作類的如以小而美著稱的石墨文檔，本身在做的是文件存儲(chǔ)，但也被很多企業(yè)用來存儲(chǔ)管理文檔的比如億方云、堅(jiān)果云等等。

不同工具的側(cè)重點(diǎn)和提供的功能都有所區(qū)別，也沒有最好而言，適合自己team需求的就是最好的。

1. 國外

國外的團(tuán)隊(duì)文檔工具普遍功能強(qiáng)大，但于國內(nèi)而言，最大的不便就是需要翻墻才能使用。即使翻墻使用，網(wǎng)絡(luò)也并不穩(wěn)定，這就間接導(dǎo)致了許多問題，如傳輸速度慢，協(xié)作過程卡頓等等。而且還限制了使用環(huán)境，只有在能翻墻的情況下才能使用團(tuán)隊(duì)文檔。即使是不翻墻就能直接使用的MS office365，由于服務(wù)器在國外的緣故，體驗(yàn)也并不好。所以我個(gè)人并不推薦使用國外的團(tuán)隊(duì)文檔類工具。

下面簡(jiǎn)述三款國外的團(tuán)隊(duì)文檔類工具：

（1）Google Docs

谷歌這種大廠的出品，質(zhì)量有保障。文件管理方便，搜索功能好用。協(xié)作功能領(lǐng)先，協(xié)同編輯的內(nèi)容可以實(shí)時(shí)查看，協(xié)作表格尤其出色。體驗(yàn)感佳。但基于谷歌的瀏覽器即終端的理念，本身是基于web建立，所以終端不夠多。

（2）Microsoft Office365

Office本家的產(chǎn)品，協(xié)同和編輯功能當(dāng)然都好用，其他的功能也不遜色。能夠用office365的郵箱實(shí)現(xiàn)很便捷的分享，并且能夠設(shè)置權(quán)限。支持多終端。

（3）Quip

Quip看似不是大廠出身，實(shí)際上是Facebook的前CTO，也是Google Maps 團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建人Bret Taylor做的一款協(xié)作產(chǎn)品，而且團(tuán)隊(duì)基因也非常好。模式是即時(shí)通訊+協(xié)同辦公，功能清晰。比起google docs和office365，很多人更欣賞quip的輕便。Quip在今年下半年以5.82億美元的價(jià)格出售給Salesforce。曾經(jīng)中國能用，還出了中文版，可惜后來被墻了。

2. 國內(nèi)

（1）WPS云文檔

WPS云文檔是金山基于WPS推出的云端服務(wù)，是“WPS+一站式辦公”的一部分。既可以直接通過web來使用，也可以基于WPS客戶端來使用。我個(gè)人比較喜歡web版本，不同于WPS客戶端的繁瑣雜亂，web版非常簡(jiǎn)單干凈。

云文檔的優(yōu)點(diǎn)是非常全面，不論我上述的哪個(gè)維度都能滿足。

金山有自己的金山云，存儲(chǔ)及安全自然不在話下。團(tuán)隊(duì)管理和文件管理方面，也都做得很細(xì)。能夠創(chuàng)建組織架構(gòu)，管理成員權(quán)限，設(shè)置分享連接權(quán)限，多級(jí)目錄管理。還能有針對(duì)性地建立團(tuán)隊(duì)，在團(tuán)隊(duì)中進(jìn)行管理文檔及成員。文檔協(xié)作的部分，除了能夠進(jìn)行文檔協(xié)作、表格協(xié)作，還能實(shí)現(xiàn)協(xié)作流程圖和PPT。

小缺點(diǎn)當(dāng)然也有，比如微信端不能直接編輯文檔，又比如在所有終端都不支持非登錄狀態(tài)下的匿名編輯。當(dāng)然，這點(diǎn)要看從哪個(gè)角度出發(fā)，匿名編輯不需要登錄，使用起來確實(shí)方便。但是對(duì)于一個(gè)團(tuán)隊(duì)來說，最重要的安全性卻得不到保障，追蹤責(zé)任的時(shí)候也十分麻煩。所以不支持匿名編輯的功能也有他的道理，即安全優(yōu)先。

WPS前幾天的發(fā)布會(huì)上說即將推出云文檔自己的app，而且還會(huì)增加即時(shí)通訊功能。這樣的話云文檔就極具競(jìng)爭(zhēng)力了。另外，云文檔還有一大優(yōu)勢(shì)：在我對(duì)比的幾款國內(nèi)團(tuán)隊(duì)文檔里，性價(jià)比最高，而且功能全。這點(diǎn)就很誘人了。畢竟中小團(tuán)隊(duì)一般都不會(huì)拿出很多預(yù)算給這一方面。

（2）一起寫

一起寫的CEO蔡建在谷歌工作了八年，害怕自己在谷歌待得太舒服以至于形成惰性，所以跳出來做了自己的產(chǎn)品，來解決國內(nèi)辦公領(lǐng)域的痛點(diǎn)。

蔡建在谷歌形成的良好工作素養(yǎng)在一起寫這款產(chǎn)品上得到了很好的體現(xiàn)。比如注重的功能點(diǎn)非常明確——協(xié)同辦公、多終端辦公、易上手。其他的功能則不再贅入。在使用中也能體會(huì)到，一起寫的協(xié)作辦公功能非常強(qiáng)大，基礎(chǔ)的存儲(chǔ)功能也能做到。團(tuán)隊(duì)管理和文檔管理的部分，則不是一起寫的側(cè)重點(diǎn)。但可以通過以分享鏈接的形式來實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理。

可惜一起寫的UI設(shè)計(jì)并不是很精致，對(duì)于挑剔的人而言可能有些拙陋。

（3）石墨文檔

石墨是一對(duì)美國歸來的雙胞胎兄弟做的協(xié)作文檔?？赡苷橇魧W(xué)經(jīng)歷讓他們更重視本土文化，使得石墨具有濃厚的“中國”氣息。

石墨是一款典型的“小而美”的產(chǎn)品：切入點(diǎn)極小——專注文字書寫，頁面和交互也做得很漂亮，極具設(shè)計(jì)感。在文檔協(xié)作方面，除了提供普通的協(xié)作功能，還提供了非常好的體驗(yàn)。也是由于專注協(xié)作，其他方面如團(tuán)隊(duì)管理和文檔管理等，石墨并沒有作為重點(diǎn)功能。但基礎(chǔ)的文件權(quán)限設(shè)置和分享鏈接權(quán)限設(shè)置也是支持的。

石墨的文藝屬性和適合深度寫作的特點(diǎn)，讓石墨非常適合注重美觀的人（俗稱外貌協(xié)會(huì)）、文藝青年以及文字創(chuàng)作者。這是石墨的優(yōu)點(diǎn)。然而我個(gè)人看來，也正是這個(gè)原因，使石墨更像是一款針對(duì)個(gè)人的產(chǎn)品，而非一款to B的SaaS。

（4）有道云協(xié)作

有道云協(xié)作是在有道云筆記的基礎(chǔ)上推出的一款團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具。

與其說是團(tuán)隊(duì)文檔管理工具，不如說是團(tuán)隊(duì)管理工具。因?yàn)橛械涝茀f(xié)作的功能非常雜多，比如即時(shí)通訊（IM），任務(wù)管理欄，工作日歷等等?？雌饋砉δ芊浅６?，但是實(shí)際使用起來卻并不是很好用。我個(gè)人認(rèn)為還是專注某一領(lǐng)域比較容易打磨出好的產(chǎn)品，擴(kuò)展是在當(dāng)前領(lǐng)域已經(jīng)做得很好的基礎(chǔ)上再考慮的事情。

其實(shí)有道云協(xié)作的協(xié)作功能做得也不錯(cuò)，但是有一點(diǎn)讓我尤其不能忍受：協(xié)作文檔不能夠下載/導(dǎo)出，只能夠進(jìn)行線上分享協(xié)作，而且是有道獨(dú)有的note格式，很不方便。當(dāng)然，如果對(duì)這點(diǎn)沒有要求，有道云協(xié)作也是一個(gè)很好的選擇。

（5）堅(jiān)果云

堅(jiān)果云其實(shí)是一款云盤，主要用于存儲(chǔ)企業(yè)文件，同時(shí)也被許多企業(yè)用于管理企業(yè)文檔。

堅(jiān)果云側(cè)重文件存儲(chǔ)及管理，支持多種文件權(quán)限及分享鏈接權(quán)限。文檔協(xié)作方面，目前不支持多人同時(shí)進(jìn)行協(xié)作，但提供間接的方式：通過新版本覆蓋來實(shí)現(xiàn)對(duì)同一個(gè)文檔的修改。對(duì)于協(xié)作功能要求比較高的團(tuán)隊(duì)，就不是非常方便了。但如果下載了客戶端，在線上點(diǎn)擊編輯文檔，會(huì)自動(dòng)在本地打開word、ppt等軟件，點(diǎn)擊保存的時(shí)候，文件也會(huì)自動(dòng)同步云端。操作起來倒不麻煩。

相比起其他團(tuán)隊(duì)文檔工具，堅(jiān)果云的好處是可以存儲(chǔ)管理企業(yè)的所有文件，而不單單針對(duì)文檔。另外堅(jiān)果云有一個(gè)功能非常好用，即在PC本地（如D盤等位置）創(chuàng)建一個(gè)“同步文件夾”，這個(gè)文件夾里的所有東西都會(huì)自動(dòng)存到云端。

團(tuán)隊(duì)版是使用公有云進(jìn)行存儲(chǔ)的。但是除此之外，堅(jiān)果云還為企業(yè)版提供私有云服務(wù)。

（6）億方云

億方云也是一款團(tuán)隊(duì)云盤，在本次對(duì)比中跟堅(jiān)果云比較相近，主要領(lǐng)域都是文件存儲(chǔ)跟管理，且協(xié)作功能不是很完善。不過就功能而言，相比起堅(jiān)果云我個(gè)人倒比較喜歡億方云，功能更全面，比堅(jiān)果云多了文件評(píng)論、檢索全文、鎖定文件、文件檢閱等更細(xì)化的功能。

3. 綜述

上述就是我對(duì)比的六款產(chǎn)品。下面是我整理的一個(gè)對(duì)比這6款功能的表格，可以詳細(xì)地查看各產(chǎn)品的功能，來挑選最適合自己的一款。

我來把上述表格簡(jiǎn)單總結(jié)一下：

打勾表示這款工具在這方面較為好用，但沒有打勾也不代表這款工具不具備這個(gè)功能，只是可能在某方面稍弱于其他工具。

當(dāng)然，所有的協(xié)作類工具都只適合基礎(chǔ)的文檔操作，比較復(fù)雜的功能，如excel的公式、PPT動(dòng)畫的制作等等，還是本地用MS office更現(xiàn)實(shí)。

4.免費(fèi)版總結(jié)

我個(gè)人認(rèn)為團(tuán)隊(duì)文檔管理/協(xié)作這樣的工具，是能夠?yàn)閳F(tuán)隊(duì)帶來價(jià)值的，能夠帶來價(jià)值的東西是值得為此付費(fèi)的。而且哪怕提供免費(fèi)的存儲(chǔ)功能，對(duì)于重要資料而言，我個(gè)人也是不能放心的。“你連一年200塊都不給我，我憑什么保衛(wèi)你的文檔安全呢？”想想也是這個(gè)道理。我覺得就功能和性價(jià)比而言，WPS文檔是十分值得推薦的。

雖然我支持付費(fèi)，但我依然為大家整理了以上工具的免費(fèi)版和試用，大家可以先體驗(yàn)一下自己看中的工具是否值得為之付費(fèi)。

四.團(tuán)隊(duì)文檔管理建議：專人負(fù)責(zé)

一個(gè)團(tuán)隊(duì)的知識(shí)庫是很龐大的，產(chǎn)生的相關(guān)文檔也非常雜亂。建議指定專人來負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)文檔，進(jìn)行規(guī)劃和整理歸類。既要鼓勵(lì)成員創(chuàng)造添加知識(shí)文檔，還要進(jìn)行后期的梳理。這個(gè)角色就像圖書管理員一樣，不僅要引入新書，還要讓書處于合適的書架上，以方便取用。如果不指定專人來管理，就會(huì)人多手雜，每個(gè)人都有自己的方式，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)文檔混亂無序。

以上是我的個(gè)人見解，供參考。希望能夠幫助大家在眾多團(tuán)隊(duì)文檔工具中選擇最適合自己的一款。

各產(chǎn)品功能更新都很快，文章以目前最新版為依據(jù)。如有錯(cuò)誤，望海涵并指出。

本文由 @springfield 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。