今天講的內(nèi)容說(shuō)實(shí)話(huà)比較簡(jiǎn)單，并且和運(yùn)營(yíng)沒(méi)有太大關(guān)系，如果你已經(jīng)掌握了這項(xiàng)技能，或者希望看到更多運(yùn)營(yíng)類(lèi)的干貨，可點(diǎn)擊左上角，做點(diǎn)別的事情。而關(guān)于文件管理這項(xiàng)職業(yè)素質(zhì)，我倒蠻認(rèn)為只要是職場(chǎng)新人，都應(yīng)該了解了解。尤其是運(yùn)營(yíng)。

一

我之前所在的團(tuán)隊(duì)堅(jiān)持了很長(zhǎng)一段時(shí)間的早間分享。

每天開(kāi)完晨會(huì)之后，大家會(huì)拿出15分鐘的時(shí)間做一個(gè)工作技能或者項(xiàng)目案例的分享，每天一人，堅(jiān)持一月有余。

由于團(tuán)隊(duì)里面的高人輩出，同時(shí)這個(gè)分享結(jié)束后會(huì)有評(píng)分的機(jī)制，大家也是竭盡所能在這15分鐘內(nèi)甩出自己獨(dú)有的工作技能或者是方法，以及思路。

職場(chǎng)成長(zhǎng)中有一種很神奇的情況：很多技能其實(shí)非常簡(jiǎn)單，但你就是不知道，也沒(méi)有人專(zhuān)門(mén)針對(duì)性的教你，但只要你稍微有機(jī)會(huì)了解一下，就會(huì)觸類(lèi)旁通，工作效率提升N++。

例如時(shí)間管理，開(kāi)會(huì)守則，如何面試，如何在上班中有效地放松頸椎……..

這些都是我在這個(gè)晨間分享會(huì)里學(xué)到的。

我也貢獻(xiàn)了一些自己獨(dú)有的技能，比如“運(yùn)營(yíng)要讀哪些書(shū)”，“如何優(yōu)雅地與比你出色的人聊天”等等。

但它給我最大的收獲莫過(guò)于“文件管理”這項(xiàng)技能。

其實(shí)分享這個(gè)主題的同事當(dāng)時(shí)只是粗略的介紹了文件管理的重要性，并沒(méi)有講述具體的細(xì)節(jié)操作，

但我聽(tīng)完之后思路豁然洞開(kāi)，并在余下的兩個(gè)多月內(nèi)不斷摸索和實(shí)施，

卓有成效。

我的心情從此之后也開(kāi)始變得極其舒暢。

沒(méi)錯(cuò)，我就是一個(gè)該死的強(qiáng)迫癥。

二

剛?cè)肼殘?chǎng)的我堅(jiān)決不喜歡看到電腦桌面上有任何零散性的文件。

例如文檔，記事本，PPT文件，表格等等……

我始終認(rèn)為電腦桌面上除了軟件之外只能有文件夾，一個(gè)又一個(gè)的文件夾。

所以每當(dāng)看到別人電腦屏幕上混搭著各種文檔，PPT，表格，紅的綠的藍(lán)的凌凌亂亂的混在上面時(shí)，瞬間就莫名的狂躁。

除了零散文件的堆放，我還無(wú)法忍受桌面上擺著五六十個(gè)文件夾，

排列整齊，像大閱兵一樣……

壓抑。

所以那時(shí)我最喜歡做的事情就是收納各種文件，像一個(gè)收納癖一樣甭管來(lái)了什么文件我都會(huì)先把它扔到文件夾去。運(yùn)營(yíng)做的工作非常繁雜，尤其是當(dāng)眾多項(xiàng)目全都交匯到了你一點(diǎn)，然后再分發(fā)出去時(shí)，

各位可以想到，

我丟失文件的情況十有八九

因?yàn)槲野阉鼈儾刂刂筒恢啦啬娜チ恕?/p>

正好藉著同事這次的分享，我決定改變這種情況。

三

我對(duì)自己文件管理方面的要求定下了幾個(gè)原則

1. 必須要有邏輯性。這個(gè)很好理解。
2. 扁平化管理。也就是要求自己的文件要能快速打開(kāi)，不允許為了管理而管理，到最后打開(kāi)一個(gè)文件需要點(diǎn)擊鼠標(biāo)五六次。
3. 一點(diǎn)進(jìn)入，無(wú)限延展。

關(guān)于最后一點(diǎn)我要說(shuō)明一下，我身邊也有朋友做文件管理做的非常不錯(cuò)，我參考了一下他們的方法，發(fā)現(xiàn)我并不喜歡那種方式。

他們的文件管理屬于歸類(lèi)歸的很好，但隨著項(xiàng)目越來(lái)越多，歸的類(lèi)也就越來(lái)越多，最后又變成了好多文件夾，然后又開(kāi)始了一輪新的歸類(lèi)……

這種文件管理沒(méi)有太強(qiáng)的延展性，我覺(jué)得不適合我，

經(jīng)過(guò)不斷摸索，我最終找到了一種比較適合自己的有效辦法。

四

首先，我在桌面上新建了一個(gè)文件夾，它的名字叫：

常備文件（名字不重要）

這個(gè)文件夾主要是用來(lái)放那些無(wú)法歸類(lèi)的雜項(xiàng)文件

一般我只在此文件夾里放三類(lèi)文件（無(wú)需在此文件里再開(kāi)三個(gè)文件夾）

第一類(lèi)放：常用，很重要的文件

比如廣告圖的尺寸表，各種賬號(hào)密碼，一些活動(dòng)的話(huà)術(shù)文檔，回答文檔等等。

因?yàn)檫@些文件首先你用腦子肯定記不過(guò)來(lái)，給他們歸到什么地方都不太合適，但肯定又會(huì)經(jīng)常用到，所以這些文件要放在這里面，便于快速查找。

第二類(lèi)放：不常用，但很重要的文件

比如很多操作文檔，通用模板文件也可以放到這個(gè)文件夾里，因?yàn)樗鼈兊氖褂妙l率并不高，但作用很大，用的時(shí)候也需要快速找到。

第三類(lèi)放：不常用，也不重要的文件

比如團(tuán)隊(duì)的花名冊(cè)，通訊錄，應(yīng)用市場(chǎng)的文檔等等亂七八糟的文件……重要不重要因人而異，但這些文件可能很久都不會(huì)用一次，但又不能沒(méi)有。

我在此想特別的說(shuō)明一下通用模板文件。

好的運(yùn)營(yíng)一定要學(xué)會(huì)多給自己準(zhǔn)備各種類(lèi)型的模板。

我的模板文件就不下二十個(gè)，拋開(kāi)必要的周報(bào)模板，月總結(jié)模板，PPT模板之外，我還有商務(wù)合作書(shū)模板，數(shù)據(jù)報(bào)表模板，設(shè)計(jì)需求模板，文案需求模板等等等，所以我建議各位運(yùn)營(yíng)的童鞋一定要學(xué)會(huì)在工作中積累和打造自己的模板文件，便于快速開(kāi)展工作。

五

說(shuō)完了常備文件，我們?cè)賮?lái)說(shuō)第二個(gè)重要的文件夾：

全年工作文件夾

該文件夾以年為單位，用來(lái)記錄你在這一年里的所有工作?？梢怨谝?015全年工作文件夾，2016全年工作文件夾等等。

這個(gè)文件夾最重要的目的就是能把這一年的工作全都裝進(jìn)去，不獨(dú)立出任何的其他文件。

這就是我說(shuō)的“一點(diǎn)進(jìn)入，無(wú)限延展”。

那怎么延展呢？

根據(jù)你的業(yè)務(wù)不同，這里面應(yīng)該至少有這么幾個(gè)文件夾

1. 日常運(yùn)營(yíng)工作文件
2. 項(xiàng)目文件
3. 匯報(bào)文件
4. 數(shù)據(jù)文件
5. 以及各種根據(jù)自己業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)來(lái)制定的獨(dú)立文件。

接著聽(tīng)我一個(gè)一個(gè)說(shuō)。

日常運(yùn)營(yíng)文件

我會(huì)在這個(gè)文件夾里再建12個(gè)文件夾，代表12個(gè)月，當(dāng)然也可以工作到幾月份再臨時(shí)新建也好。每天上班之后，我會(huì)在當(dāng)月文件里建一個(gè)當(dāng)日的文件，用來(lái)處理今天的所有日常性的工作。

日常性的工作包括每天一些雜七雜八的小事，當(dāng)日做完，當(dāng)天結(jié)束，不與第二天的事情產(chǎn)生任何關(guān)聯(lián)，不連貫，構(gòu)不成項(xiàng)目，構(gòu)不成運(yùn)營(yíng)的主要內(nèi)容。

如果你的日常性工作是具有連貫且重要的工作，那我建議你單獨(dú)建立一個(gè)以該工作為側(cè)重點(diǎn)的獨(dú)立文件夾比較。

運(yùn)營(yíng)的日常性工作應(yīng)該包括很多，上傳各種內(nèi)容，刪除各種內(nèi)容，寫(xiě)各種文案，換廣告位，收集各種信息，

或者還有領(lǐng)導(dǎo)突然今天讓你寫(xiě)篇文章，明天忽然讓你出一個(gè)工作報(bào)告，后天臨時(shí)你寫(xiě)一個(gè)小的競(jìng)品方案等等。

每天都要建一個(gè)新的文件夾，盡管這些工作做了之后你以后不一定會(huì)再用到，但只要做好存儲(chǔ)，哪怕以后用時(shí)，也能找到。

六

項(xiàng)目文件夾

我所知道的很多運(yùn)營(yíng)的工作都是項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型。要做各種各樣的活動(dòng)，各種各樣的項(xiàng)目，一個(gè)接著一個(gè)，甚至一次對(duì)接好幾個(gè)。

所以項(xiàng)目文件夾很重要，非常非常重要。

試想你哪一天突然想不開(kāi)辭職了，直接把該項(xiàng)目文件夾一壓縮，裝到U盤(pán)里就能走。

這個(gè)U盤(pán)里可都是你的核心競(jìng)爭(zhēng)力，你說(shuō)它重要不重要。

如果你的項(xiàng)目特別多，每個(gè)月十多個(gè)，那我依然建議你和“日常運(yùn)營(yíng)文件夾”一樣，按照月度來(lái)劃分；如果你是做長(zhǎng)線(xiàn)項(xiàng)目和大項(xiàng)目，那就直接在項(xiàng)目文件夾里建立以項(xiàng)目名字為命名的文件就好。

那接下來(lái)還需要做些什么呢？

項(xiàng)目文件里的細(xì)分同樣很重要。

比如我要做一個(gè)代號(hào)為S活動(dòng)的項(xiàng)目，我在項(xiàng)目文件里建了一個(gè)“2016X月X日S活動(dòng)”文件

接著，我會(huì)在該文件里建立這四個(gè)文件夾

活動(dòng)策劃文件，活動(dòng)執(zhí)行文件，活動(dòng)結(jié)束文件，以及“物料文件”

看到這大家是不是就很清晰了？

【活動(dòng)策劃文件】里放活動(dòng)的方案，合作的文檔等上線(xiàn)前需要準(zhǔn)備的材料，【活動(dòng)執(zhí)行文件】放該活動(dòng)期間產(chǎn)生的各種內(nèi)容，名單，數(shù)據(jù)，【活動(dòng)結(jié)束文件】放活動(dòng)后的總結(jié)，報(bào)表等等。

一定要學(xué)會(huì)通過(guò)管理文件培養(yǎng)你對(duì)項(xiàng)目不同階段的理解力和感知力，盡管或許你的活動(dòng)或者項(xiàng)目比較小，產(chǎn)生文件并不夠多，

但我依然反對(duì)把項(xiàng)目期間所有的文件都扔到一個(gè)文件夾里。

活動(dòng)所需的所有物料一定要單獨(dú)放一個(gè)文件夾，這樣找的時(shí)候依然會(huì)非常方便。

七

【匯報(bào)文件夾】和【數(shù)據(jù)文件夾】相信大家應(yīng)該都明白

一個(gè)放你的所有的周報(bào)，月總結(jié)，季總結(jié)，年度總結(jié)的各種文件；另一個(gè)放你所有的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，記錄文件。

最后一個(gè)根據(jù)自己【業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)】而制定的獨(dú)立文件夾我需要特別說(shuō)明一下。

因?yàn)楹芏噙\(yùn)營(yíng)所在的項(xiàng)目組，產(chǎn)品會(huì)因?yàn)橛脩?hù)量，數(shù)據(jù)的上升，在不同階段有不同的工作重點(diǎn)，或者因?yàn)橥茝V資源的進(jìn)入或減少而需要調(diào)整工作的方向。

比如我做社區(qū)運(yùn)營(yíng)之后有一陣突然被調(diào)去做鋪渠道的工作，該工作我做了兩個(gè)月，我的工作側(cè)重點(diǎn)在這兩個(gè)月內(nèi)發(fā)生了變化，所以相應(yīng)的我建立了一個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)文件夾，用來(lái)支持這一段時(shí)間的工作。

再比如有一陣我的績(jī)效因?yàn)橐恍┰虿詈芏?，我特別建立了一個(gè)叫“破釜沉舟”的文件夾，在當(dāng)月僅剩一周的時(shí)候拼命做沖績(jī)效的項(xiàng)目，并在月底順利達(dá)成目標(biāo)。

你看，我也是通過(guò)建立不同側(cè)重點(diǎn)的文件夾而標(biāo)明自己的工作重點(diǎn)，以便有目標(biāo)的進(jìn)行工作傾斜。當(dāng)然這種文件夾不要建的太多，你的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)老換的話(huà)至少說(shuō)明你的位置和工作權(quán)責(zé)是不斷搖擺的，這樣也不是什么好事。

當(dāng)然了，有讀者可能會(huì)問(wèn)，劉瑋冬，你這種文件管理方法看似有條理，但卻會(huì)讓很多工作藏在很深的文件里，點(diǎn)開(kāi)很費(fèi)勁，這不符合你快速尋找的原則啊。

是的，所以你要將當(dāng)日工作文件夾和最近主要做的工作和項(xiàng)目文件拉到桌面來(lái)，即使你的工作再多，拉到桌面最多也就只有三四個(gè)文件，我實(shí)在不信哪位童鞋能一下跟十幾個(gè)項(xiàng)目。而桌面的項(xiàng)目文件做完后，也要記得定期拉回，總之都用創(chuàng)建文件的“快捷方式”去處理就好。

八

我的文件管理方法僅僅是提供給大家一種思路，

大家可以根據(jù)自己工作內(nèi)容的不同進(jìn)行一定的因地制宜。

但快速，有邏輯，有條理的收納文件，這絕對(duì)是一項(xiàng)非常好的工作習(xí)慣。

當(dāng)你在清晰有條理的桌面上快速找到自己想要的文件時(shí)，那種便利工作帶給你的愉悅和自信感會(huì)讓你充分的享受工作，并樂(lè)在其中。而且通過(guò)流暢，有邏輯的工作方式，對(duì)于你運(yùn)營(yíng)思路的反哺，同樣是一種不可忽視的能量。我就不信工作思路混亂的人運(yùn)營(yíng)也能做得好。

可見(jiàn)職場(chǎng)上帶有強(qiáng)迫癥也不算是一件壞事。

劉瑋冬

寫(xiě)于2016年4月11日

夜

#專(zhuān)欄作家#

劉瑋冬（微信公眾號(hào)：劉瑋冬運(yùn)營(yíng)手記），原京東無(wú)線(xiàn)運(yùn)營(yíng)，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專(zhuān)欄作家，專(zhuān)注于互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營(yíng)領(lǐng)域的研究和總結(jié)，在APP推廣，社區(qū)運(yùn)營(yíng)，內(nèi)容運(yùn)營(yíng)，用戶(hù)運(yùn)營(yíng)，社會(huì)化營(yíng)銷(xiāo)方面有其深刻的思考和獨(dú)到見(jiàn)解。

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