Kat是居住在英國的加拿大人，作為網(wǎng)頁設(shè)計師在網(wǎng)站設(shè)計中有很多新奇的想法。本文基于Kat Neville所寫的文章進行翻譯，并結(jié)合公司項目實戰(zhàn)做的一些經(jīng)驗總結(jié)。

因為涉及到金錢，所以在產(chǎn)品設(shè)計中需要根據(jù)用例窮舉所有可能發(fā)生的情況來歸納分析，并制定相應(yīng)的解決方案。因為應(yīng)對海外結(jié)算業(yè)務(wù)的時候，需要涵蓋到ToB和ToC兩種角色，結(jié)款方案也大致分為預(yù)付費和后付費模式。

在這里只拿出一點分析一下，就是其中的Invoice，體驗過大概十幾家Saas平臺中對于Invoice的設(shè)計。但還是對細節(jié)感到模糊。歸根結(jié)底還是要立足于本公司產(chǎn)品的業(yè)務(wù)模式去思考如何設(shè)計，不同的業(yè)務(wù)模式背景下有不同的設(shè)計方案和項目內(nèi)容。

比如：租賃行業(yè)中，Invoice需要列出租用產(chǎn)品、時長及其損耗對應(yīng)金額；進出口貿(mào)易中還需要列出制度編號、制造國、關(guān)稅比率等內(nèi)容；相對與其他更復(fù)雜的業(yè)務(wù)還需要添加必需的文字說明和備注信息。

先來普及一下Invoice的概念：

對于維基百科的定義，它是商業(yè)中賣方出具給買方的商業(yè)性文件。當發(fā)生交易行為時，列出交易產(chǎn)品和數(shù)量，并商定產(chǎn)品或服務(wù)的價格，由賣方提供給買家。然后買家依據(jù)這張Invoice付款。同時在上面還要注明付款條款，這些可以指定買方有最大支付天數(shù)，如果在截止日期之前支付，有時會提供折扣。

Invoice的類別有很多種，廣義的Invoice可以被稱作發(fā)票，這里包含國人定義的“收據(jù)”“裝箱單”等，所以有些Invoice是不被認可的，如果要考慮到法律效應(yīng)需要參照客戶所在國家對Invoice撰寫的要求。因為是關(guān)于海外的業(yè)務(wù)，所以為了方便，以下統(tǒng)一稱作發(fā)票。

概要

你的發(fā)票應(yīng)該保持簡潔合適，這樣你就可以有效獲得客戶的報酬。

雖然開發(fā)票并不是一項有趣的任務(wù)，但這是必要的：通過讓客戶了解你的期望，你將準時獲得報酬并加強你的專業(yè)性。

在介紹創(chuàng)建發(fā)票的最佳實踐案例之后，我們將回顧一些優(yōu)秀但不是特別突出的在線工具，這樣你就可以花更少的時間創(chuàng)建發(fā)票，花更多時間去做自己喜歡的事情！

https://www.besttemplates.com/design/2357/graphic-design-invoice

這個網(wǎng)站可以幫你創(chuàng)建時尚的發(fā)票樣式，無需在設(shè)計上花費大量時間。而且還是可編輯的，支持Excel、World、Numbers 和 Pages等格式，甚至支持Google Spreadsheets。是一種快速方便的途徑。

以下是一些通用指南，最佳方法和案例，可以幫你確保發(fā)票符合規(guī)范：

1. 他們的細節(jié)和你的細節(jié)

這是一些瑣碎的東西，但是你不能忘記它。除了客戶的地址意外，確保包含負責你賬戶的客戶聯(lián)系人的姓名。一個公司如果有三個員工，可以輕易知道你是負責什么的；但如果在大公司，發(fā)票開錯的話，就會對項目和對接的負責人感到困惑。

你還需要添加你的公司名字、個人名字、地址、電話、聯(lián)系人郵箱。如果他們對費用有疑問，聯(lián)系到你的話會更簡單。

2. 羅列服務(wù)清單

客戶要知道他們?yōu)槭裁炊犊?。大多?shù)人不會為僅僅描述為“設(shè)計”的東西付款。

要告訴他們自己收到了哪些東西，比如：為體育用品部門設(shè)計三頁靜態(tài)網(wǎng)頁?！北M可能具體。在五年后，你和你的客戶都知道你描述的意味著什么。另外，指定的費用是基于項目計算還是小時計算。

Hicks Design設(shè)計

3. 包含你的條款

你希望你的客戶什么時候付款？如果錯過期限會怎樣？為了能發(fā)送后續(xù)或者逾期通知和收取利息，你需要一個具有法律效應(yīng)的條款。這些可以用來應(yīng)對甲方爸爸拖欠款項的無良之舉，也是對自己的一種保護。

4. 讓他們知道怎么付錢給你

你想要郵寄支票、轉(zhuǎn)賬匯款？明確說明你希望的方式。通常最好實現(xiàn)與客戶討論他們優(yōu)先考慮的方法，或者完全按照你的方式達成協(xié)議。

如果你要匯款，需要提供所有必要信息。海外轉(zhuǎn)賬不僅需要銀行賬號，某些國家需要你提供國際銀行賬號（IBAN）或者銀行識別碼（BIC）。

國際轉(zhuǎn)賬還會向你收取雙倍費用：客戶的銀行可能會向你收取20刀的手續(xù)費，你自己的收款行可能也會收取。所以要明確哪些人會承擔這部分費用，然后跟他們協(xié)商好。PayPal是一種選擇，但你仍然需要按交易費用的比例付手續(xù)費，如果每筆交易額只有幾千刀，還是建議考慮銀行吧。

5. 數(shù)字、記錄、賬本

使用“Invoice number#9048”，會比“我上個月發(fā)給你一張發(fā)票，貌似是周二發(fā)的”這樣的表達更簡單粗暴。

按系統(tǒng)，一致和時間順序為發(fā)票分配編號。有些人是按年份的發(fā)票順序定義發(fā)票編碼。還可以結(jié)合項目名字來定義。比如BraineOS06就是BraineOS項目中的第六張發(fā)票。擁有發(fā)票和項目編號系統(tǒng)可以使所有內(nèi)容保持一致。

但是實際使用中確保安全性和機密性，推薦加入六位隨機數(shù)的數(shù)字序列來防止破解，這樣只有內(nèi)部的人才知道是什么意思。

6. 謝謝他們，讓他們感謝你

金錢一直以來是一個敏感話題，所以要對它禮貌一點。你的客戶付的錢都是他們用血汗換來的，所以要讓它們知道你心存感激。如果他們有任何問題，你應(yīng)該邀請他們跟你聯(lián)系，更重要的是，明確表示你欣賞他們現(xiàn)在及將來的業(yè)務(wù)。希望能保持長久合作。

有些人也喜歡收集客戶評價，例如通過添加一些話“讓我們知道我們做的如何。請將建議或意見發(fā)送至：info@example.com?！?如果你正在建站而且想要完成反饋循環(huán)，這是讓客戶對你的工作提供反饋的好方法。如果他們有建議讓這個過程更順暢，那么這也是絕佳的機會去改進你的產(chǎn)品。

7. 別忘了你是個設(shè)計師

想象一下，你在一家昂貴的餐廳。每一個細節(jié)都很完美：食材很棒，服務(wù)到位，氣氛也很濃郁。然后，你收到一張廉價的紙打印的賬單，你還會記得這種經(jīng)歷嗎？

大多數(shù)人花費很多時間在他們的網(wǎng)站設(shè)計、名片和簡歷上，然后隨便找個模板做一張發(fā)票。考慮到發(fā)票是你與客戶的最后一次聯(lián)系，它應(yīng)該留下更多的細節(jié)包括元素、品牌和風格等因素。通過創(chuàng)建一個簡約美觀的發(fā)票，說明你是一個注重細節(jié)的人。

更重要的是，確保你有所有必要的信息。沒有錯別字，而且間距也是一致的。盡可能自定義你的發(fā)票。Logo是必須的，但顏色的使用上可以參考你的其他品牌項目，這種搭配會更有趣一些。

上圖是1936英國復(fù)古的設(shè)計。某些情況下，可以考慮這種復(fù)古風格的設(shè)計給你的客戶。

發(fā)票是一個無聊的文件，經(jīng)常會被忽略，也被定義為優(yōu)先級最低的事情。Jon Hicks感嘆道：

“現(xiàn)在很多發(fā)票工具自定義模板很困難，我用一款應(yīng)用程序叫Billings，用起來比較方便，但是獲取元素的時候就感覺很不合理！”

綜述

親自設(shè)計、跟蹤發(fā)票去向是一項很費時間的工作。許多在線發(fā)票工具可以節(jié)省大量時間，可以讓你的工作集中到更重要的事情上去。

另外一篇文章會發(fā)一些Invoice的設(shè)計樣式，以及根據(jù)他們第一次使用的簡易性、成本、可定制程度、可用性等角度來評價7款在線發(fā)票工具。

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作者：風曉得，微信公眾號：設(shè)計科考隊

本文由@風曉得 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議