采購中心，是電商后臺的另一大組成部分，它的核心功能包括供應商管理、采購訂單管理、采購商品管理。

電商后臺中采購中心是電商公司管理采購的模塊，包含供應商管理、采購訂單管理、采購商品管理。

在該模塊中，采購訂單是采購中心的核心模塊；而其他如供應商的管理、采購商品的管理，都始終圍繞著訂單管理為中心進行。

本文將圍繞電商后臺中采購中心的供應商管理、采購訂單管理、采購商品管理三個模塊進行講解。

在設計電商后臺尤其需考慮公司的組織架構，考慮公司的個部門之間的業(yè)務流轉，在設計后臺尤其需要結合公司自身的組織架構和自身的業(yè)務需求，盡量精簡業(yè)務流程，降低部門之間的溝通成本，提升組織的運轉效率。

例如在采購這一任務流中，它可能涉及采購部的采購單生成、供應商的選擇、市場部或商品部的采購商品選擇、財務部的采購單審核、采購定金及尾款的付款等。

在涉及自營的后臺時業(yè)務相對簡單，業(yè)務流并不復雜；但涉及到平臺型電商后臺時業(yè)務流和邏輯則更加復雜。因此在設計平臺之初對公司的組織架構，自身的業(yè)務流的理解相當重要。

這里需要說明的是：在一些電商公司里組織架構的不同，采購部可能只負責采購訂單的管理，供應商的管理可能由招商部或者商務部去管理，因此供應商的管理是否獨立于采購中心之外由公司的組織架構和自身的業(yè)務流程決定。本文所講的供應商管理不做分拆。

本文將從功能架構和業(yè)務流程兩個方面去拆解采購中心這一模塊。

一、功能架構

在詳解采購中心時，我們首先用腦圖拆解一下采購中心的核心功能。

1. 發(fā)起采購

發(fā)起采購，是采購部發(fā)起采購訂單的入口。這里區(qū)分為主動發(fā)起和被動發(fā)起。本文只講主動發(fā)起采購訂單。被動發(fā)起采購訂單這里先埋個伏筆。

這里需要思考的一點是，采購訂單的發(fā)起依據(jù)是什么？采購量是多大？

一個公司的資金在一段時間內(nèi)總是固定的，選擇一件商品采購后就意味著要放棄一部分其他商品的采購量，因此發(fā)起采購訂單時是看哪些數(shù)據(jù)做得決策這里是需要深入思考的問題。

2. 采購訂單審核

采購訂單審核，這里的功能同樣需要看公司的組織架構、看公司的規(guī)模、看采購的業(yè)務流程。

為了避免采購訂單出錯，采購訂單生成后需要先有本部門的上級人員去審核，審核完畢后才會推送給財務部門去預付款。

3. 財務審核付款

采購訂單審核通過后需要交給財務部門付款。付款之后，采購訂單正式生效。至于在付款環(huán)節(jié)，付款比例是多少，是先付定金還是全款，定金比例是多少需要與供應商在簽訂合同之時確認。

4. 采購訂單狀態(tài)跟蹤

采購訂單跟蹤是從采購訂單生成到商品質(zhì)檢入庫財務支付尾款完成的一系列訂單狀態(tài)的管理。

5. 錄入供應商

在招商部談好供應商之后，采購部則需要把供應商的信息錄入系統(tǒng)，包含供應商基本信息，比如供應商負責人信息、支付賬戶信息、合同信息等等。

6. 價格管理

在供應商價格發(fā)生相應變化時，采購系統(tǒng)則需要作出相應更新，在價格作出更新之前，需要對價格的變更做相應審批，具體流程應該結合自身實際業(yè)務場景，這里不做細分。

7. 合同管理

合同管理主要是管理合同的業(yè)務模塊，因為線下簽訂的合同可能是紙質(zhì)的合同，這時就需要將合同文本拍照上傳至管理系統(tǒng)，以便及時查閱。

8. 績效管理

績效管理主要是針對供應商的供貨速度、供貨質(zhì)量、供貨價格、配送服務等做基本的考評，以便更好的服務采購決策。

9. 采購商品管理

采購商品管理主要是指對采購回的商品進行跟蹤包含商品的質(zhì)檢、入庫等。

二、功能設計

在設計采購模塊時，我們首先可以先看下采購的主要流程如下圖：

采購中心的這一模塊靈活性很大，之所以這么說，是因為該模塊涉及到與供應鏈的信息同步管理，公司自身的采購工作流的差異都可能影響采購模塊的功能設計。

上圖中的是一般公司采購的主要任務任務流程，其中每一步都可以在此基礎上結合公司自身業(yè)務去做拓展。

1. 了解采購需求

在了解采購需求這一環(huán)節(jié)中，我們可以對采購行為進行歸類，按照規(guī)模和頻次去劃分我們可以劃分為一般采購和活動采購。

一般采購主要針對于日常的缺貨補貨，出現(xiàn)頻次較高，采購的種類較少，要求的供應周期相對較短，采購的數(shù)量與活動采購相比相對較少。

活動采購指在電商的大促如雙十一大促期間的貨物采購。活動采購相比于一般采購采購的頻次較低，采購的種類，采購的數(shù)量較多，選擇的供應商較多。

這里的采購需求分為兩種情況：

一種是采購員發(fā)現(xiàn)商品中的庫存快到達安全庫存臨界值，將影響庫商品的供應而主動發(fā)起的采購行為。

另一種則是庫存中心的商品到達所設定的安全庫存臨界值，所觸發(fā)的庫存警報所被動采取的采購行為。

2. 發(fā)起采購

在了解清楚采購的需求之后，即可填寫采購單，在填寫采購單時至于是否需要詢價則可以根據(jù)自身的業(yè)務情況去酌情選擇。

若是需要采購的商品已有供應商協(xié)議價，則直接填寫采購申請單提交審核即可。

若是沒有供應商協(xié)議價，則需要進行線下詢價將采購單價錄入到系統(tǒng)（這里供應商變更采購單價的話，同樣需要審核并且上傳變更價格的協(xié)議書到供應商管理模塊）。

3. 采購詢價

采購詢價一般會通過線下進行，在系統(tǒng)沒有協(xié)議價或者合同價到期之后則需要通過線下詢價，然后更新至供應商管理模塊。

4. 生成采購單

在了解完采購需求，提交采購審核之后則會根據(jù)不同的供應商去合并采購單。

在生成采購時，一天同一供應商可能存在多個貨品的采購，同時一個貨品可能選擇不同的供應商，因此在生成采購單給供應商之前我們需要對采購訂單進行分拆合并，將同一供應商的采購訂單進行合并以方便采購結算。

這里需要思考的是，一筆采購訂單中一件商品可能同時發(fā)貨給不同地區(qū)的不同倉庫，因此在設計采購訂單的合并與拆分時應結合自身業(yè)務邏輯去考慮。

采購訂單生成完畢后則需要提交至財務部門進行結賬付款。

5. 到貨結算

在生成采購訂單之后，在庫存中心則相應生成帶入庫訂單，當貨物到貨時質(zhì)檢入庫即可。

這里需要考慮的是質(zhì)檢不合格品，殘次品的處理入庫處理，在入庫時需要如實將實際到貨或者實際合格貨物的數(shù)量入庫。

這時供應商的質(zhì)檢合格率及到貨周期則自動在系統(tǒng)中計算生成，以便于日后的采購決策。

到貨質(zhì)檢入庫合格之后財務則需要根據(jù)采購單結算采購款項，這里需要提到的是，采購的結算方式是需要根據(jù)供應商合作協(xié)議去操作。因此系統(tǒng)的設計需要考慮多種業(yè)務場景去合理設計。

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