在前面給大家介紹了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理等相關(guān)知識(shí)，本篇文章中，筆者梳理總結(jié)了數(shù)據(jù)錄入上的一些問(wèn)題以及處理原則，與大家分享。

產(chǎn)品應(yīng)用上線后，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入是一個(gè)簡(jiǎn)單的動(dòng)作，但是同時(shí)也蘊(yùn)含了很多管理上的道理以及規(guī)則。

在數(shù)據(jù)錄入的過(guò)程中，需要和各業(yè)務(wù)部門(mén)以及系統(tǒng)協(xié)同工作，并且需要通過(guò)制定并且執(zhí)行統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，將組織，流程和技術(shù)平臺(tái)三者有機(jī)結(jié)合。

接下來(lái)，就給大家講一講數(shù)據(jù)錄入源頭存在的一些問(wèn)題以及處理原則。

01

在一般情況下，在多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同共享使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的時(shí)候。就會(huì)面臨著，到底誰(shuí)錄入這個(gè)數(shù)據(jù)的問(wèn)題。例如如果是交易數(shù)據(jù)（交易合同，成交價(jià)格）只是營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)使用，必然是營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)進(jìn)行錄入。

但是如果是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（跨業(yè)務(wù)，跨系統(tǒng)，跨技術(shù)）的產(chǎn)品信息，除了營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)使用，還有成本部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)使用。那么就會(huì)出現(xiàn)，由誰(shuí)去錄入的問(wèn)題，如果處理的不當(dāng)就會(huì)出現(xiàn)部門(mén)之間相互推諉扯皮的情況發(fā)生。

目前，基本上主流的分為兩大原則：

1. “誰(shuí)生產(chǎn)誰(shuí)錄入”原則

當(dāng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)需要使用某項(xiàng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的時(shí)候。如果采用誰(shuí)生產(chǎn)誰(shuí)錄入的原則，優(yōu)點(diǎn)是由于是生產(chǎn)該類(lèi)數(shù)據(jù)的部門(mén)進(jìn)行錄入，在數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性上可以有充分的保障。

缺點(diǎn)是如果該類(lèi)數(shù)據(jù)生產(chǎn)部門(mén)并不會(huì)直接使用或者根本不會(huì)使用，那么在錄入及時(shí)性上可能會(huì)打折扣。

2. “誰(shuí)使用誰(shuí)錄入”原則

如果采用誰(shuí)使用該基礎(chǔ)數(shù)據(jù)誰(shuí)錄入的原則，優(yōu)點(diǎn)是由于使用業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)于數(shù)據(jù)的及時(shí)性要求較高，所以數(shù)據(jù)及時(shí)性可以保障。

但是由于該類(lèi)數(shù)據(jù)的源頭可能并不是生產(chǎn)的部門(mén)，那么需要先找到生產(chǎn)這類(lèi)數(shù)據(jù)的部門(mén)進(jìn)行溝通，溝通成本較高，且存在準(zhǔn)確性，完整性的問(wèn)題。

以房地產(chǎn)ERP系統(tǒng)的房間生成為案例，一般情況下，房間作為房地產(chǎn)的產(chǎn)品，使用部門(mén)主要是營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)，開(kāi)盤(pán)認(rèn)購(gòu)簽約等業(yè)務(wù)流程都需要使用到房間。

但是房間的資料信息一般情況源頭是在設(shè)計(jì)部門(mén)。他們對(duì)于房間并沒(méi)有太大的使用需求。這個(gè)情況下，如果選擇“誰(shuí)生產(chǎn)誰(shuí)錄入”房間資料，就可能存在錄入時(shí)間節(jié)點(diǎn)不及時(shí)的問(wèn)題，導(dǎo)致?tīng)I(yíng)銷(xiāo)部門(mén)業(yè)務(wù)可能無(wú)法正常開(kāi)展。

如果選擇“誰(shuí)使用誰(shuí)錄入”房間的原則，可以保障營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的正常業(yè)務(wù)開(kāi)展。

但是要注意，對(duì)于營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)不需要的一些房間，例如：不可售的公建配套，租賃商業(yè)的房間，可能存在缺失的情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的完整性缺失。

數(shù)據(jù)的錄入，必須要保障的三大原則：

1. 及時(shí)性：如果數(shù)據(jù)錄入出現(xiàn)了滯后，則會(huì)產(chǎn)生很多冗余的垃圾數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將失去使用價(jià)值。
2. 準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)如果錄入的失真，則系統(tǒng)會(huì)源源不斷的產(chǎn)生錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，對(duì)于高層決策將帶來(lái)很大的影響。
3. 完整性：數(shù)據(jù)如果只是錄入了一部分，或者缺失某些數(shù)據(jù)，可能暫時(shí)不會(huì)影響某一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)正常開(kāi)展，但是站在高層的視角去看，數(shù)據(jù)的完整性無(wú)法保障，同樣也影響高層決策，以及其他業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)開(kāi)展。

02

面對(duì)共享的數(shù)據(jù)錄入這類(lèi)問(wèn)題，源頭錄入放到某一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)可能都面臨著取舍，對(duì)應(yīng)的處理原則都存在利弊關(guān)系。但是我認(rèn)為同樣也有解決辦法，那就是業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)，制度保障，系統(tǒng)支持。

1. 業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)

數(shù)據(jù)是核心業(yè)務(wù)實(shí)體的客觀反饋，所以說(shuō)數(shù)據(jù)服務(wù)受益最大的對(duì)象是相關(guān)的業(yè)務(wù)管理部門(mén)，任何原則也好方案也好，必須要緊密依托業(yè)務(wù)流程。

所以，數(shù)據(jù)錄入的前提保障就是需要對(duì)應(yīng)的受益方業(yè)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)工作并執(zhí)行。

例如對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)，營(yíng)銷(xiāo)售樓賣(mài)房是最關(guān)鍵的事項(xiàng)業(yè)務(wù)之一，所以盡可能的保障這一部分的業(yè)務(wù)開(kāi)展，建議還是由營(yíng)銷(xiāo)去管理房間的信息。

2. 制度保障

在上一章已經(jīng)提到過(guò)了數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化制度管理。如何保障數(shù)據(jù)錄入的及時(shí)性，準(zhǔn)確性，完整性。

無(wú)論數(shù)據(jù)誰(shuí)去錄入，源頭是哪個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，都需要制度進(jìn)行保障，要注意，沒(méi)有制度保障的業(yè)務(wù)操作都是耍流氓。

3. 系統(tǒng)支持

作為系統(tǒng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)，以及項(xiàng)目需求解決方案。都要結(jié)合業(yè)務(wù)充分考慮到系統(tǒng)層面的支持，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)層面除了解決便捷性之外。還要配合業(yè)務(wù)管理，配合制度手段。這樣才能更好的落地執(zhí)行。

例如上面說(shuō)到的數(shù)據(jù)錄入，通過(guò)系統(tǒng)邏輯校驗(yàn)，比方說(shuō)數(shù)據(jù)的完整性如果沒(méi)有通過(guò)，則系統(tǒng)校驗(yàn)數(shù)據(jù)無(wú)法審核通過(guò)。

這樣就倒逼業(yè)務(wù)錄入人員，強(qiáng)制要求他們?cè)阡浫氲倪^(guò)程中，保障數(shù)據(jù)的及時(shí)完整。如果數(shù)據(jù)是有一些證照作為錄入的憑證，同樣也可以利用RPA機(jī)器人自動(dòng)錄入，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

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作者：成于念，微信號(hào)：415864696，感興趣的事情很多，歡迎一起溝通交流。

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