今年企業(yè)辦公軟件領(lǐng)域有點(diǎn)火熱，前有明道、今目標(biāo)、Tower，現(xiàn)有阿里騰訊相繼殺入的釘釘、企業(yè)微信號。它們作為辦公溝通工具，雖然集成了溝通和項(xiàng)目管理，在OA功能方面也實(shí)現(xiàn)了我們在手機(jī)上進(jìn)行公告、考勤、請假、報(bào)銷得辦公需求，但這并不足以你忽略「郵件」這一古老的溝通方式對運(yùn)營工作的重要性。

1. 在運(yùn)營的工作中，跟合作伙伴通過口頭或電話溝通的信息，很容易被遺忘或發(fā)生記憶錯(cuò)誤以致引起誤解，而電子郵件則以方字的方式儲存，方便歸納與整理思路，可以通過轉(zhuǎn)發(fā)的形式讓相關(guān)人員接觸到；
2. 當(dāng)運(yùn)營項(xiàng)目出現(xiàn)出現(xiàn)主觀因素引起的失誤時(shí)，能夠通過郵件避免扯皮沖突；
3. 在發(fā)生沖突時(shí)，電子郵件還可以充當(dāng)證據(jù)；
4. 如果你是一個(gè)有整理習(xí)慣的運(yùn)營，你寫的電子郵件還可以作為工作記錄與檔案.

在創(chuàng)業(yè)公司都在一個(gè)屋檐下辦公，在溝通上可能是會更簡單很多，轉(zhuǎn)個(gè)身就能夠?qū)崿F(xiàn)面對面交流。在一線互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，雖是倡導(dǎo)要打破部門籬笆溝通無阻，但畢竟那堵墻或者是哪條街是現(xiàn)實(shí)存在那的，需要我們用電子郵件來跨越實(shí)現(xiàn)溝通。

記得當(dāng)初剛到貼吧那會兒，可能是因?yàn)楫厴I(yè)沒多久蠻多職場基礎(chǔ)知識并未熟知，在寫郵件這件小事上也是沒少挨罵調(diào)教。為了大家少踩坑，我把運(yùn)營常遇到郵件場景和基本的注意點(diǎn)碼出來供大家參考。

人人都要懂的郵件基礎(chǔ)知識

“不及硅步無以至千里”，先聊每一位職場人都必須掌握的寫郵件小知識點(diǎn)，只有做好這些基礎(chǔ)的，后面根據(jù)運(yùn)營工作延伸出的郵件場景才是錦上添花。

1）主題不能少，郵件的主題就像微信圖文的標(biāo)題，要概括出郵件的核心內(nèi)容，同時(shí)可以用 “審批、查收、知曉、轉(zhuǎn)發(fā)等” 動(dòng)詞明確告知對方需要做什么。例如主題“【審批】五一節(jié)用戶滿減活動(dòng)方案”

2）收件人和抄送填寫，收件人處填寫的是跟本封郵件所提事情直接相關(guān)的人，抄送則為需要知曉該事情的人。另外，最好按照職級順序在收件人和抄送處填寫郵箱地址哈。建議在抄送處帶上領(lǐng)導(dǎo)的郵箱，這樣能夠提升大家對這件事的優(yōu)先級。

3）注意邏輯列點(diǎn)說明，用歸納的方式把事情用郵件1.2.3.4…分點(diǎn)闡明，對重點(diǎn)內(nèi)容加粗幫助收件人能夠快速找到關(guān)鍵信息。

（注意邏輯，列點(diǎn)說明）

4）提供效率善用轉(zhuǎn)發(fā)，在項(xiàng)目需要添加新同學(xué)時(shí)，經(jīng)常我們會選擇用“轉(zhuǎn)發(fā)”把之前的項(xiàng)目相關(guān)郵件給到他，要注意在轉(zhuǎn)發(fā)正文說明整個(gè)項(xiàng)目的來龍去脈和進(jìn)度（注意刪除不被轉(zhuǎn)發(fā)郵件里邊的敏感信息）。遇到需要轉(zhuǎn)發(fā)多個(gè)郵件時(shí)可以采用“附件項(xiàng)目”的添加形式，在正文說明每一封郵件的大致內(nèi)容，同時(shí)注意添加的郵件項(xiàng)目命名。

（添加outlook郵件項(xiàng)目，把之前的郵件添加在附件中）

5）檢查郵件正文，確認(rèn)附件和收件人正確，切勿出現(xiàn)錯(cuò)別字、附件遺漏、收件人錯(cuò)誤等嚴(yán)重問題。附件建議數(shù)量不多于四個(gè)，大小注意控制在10M以內(nèi)。

以上五點(diǎn)郵件基礎(chǔ)知識是首當(dāng)其沖最值得注意的，然后字體、字號、簽名這些事情上就按照公司習(xí)慣進(jìn)行設(shè)置即可。隨后，我們來聊一聊在活動(dòng)策劃過程中運(yùn)營可能會遇到郵件場景及編輯技巧?？紤]到郵件屬于機(jī)密文檔，這里就不對具體案例郵件截圖。

運(yùn)營常見的郵件場景

郵件場景一:活動(dòng)申請

活動(dòng)策劃是運(yùn)營經(jīng)常干并且必須會做的事。做活動(dòng)運(yùn)營，第一步要知道為何做這個(gè)活動(dòng),然后你的策略或者說活動(dòng)創(chuàng)意在哪，預(yù)計(jì)要達(dá)到怎樣的數(shù)據(jù)目標(biāo)。想清楚這些之后，才是寫郵件給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行方案審批。

活動(dòng)申請類郵件，正文的開頭處需要把整個(gè)活動(dòng)介紹清楚，用開頭的一句話讓領(lǐng)導(dǎo)抓住重點(diǎn)，讓他判斷這個(gè)活動(dòng)方向?qū)Σ粚?，值不值做。這里可以參考的框架是“活動(dòng)目的+活動(dòng)時(shí)間+活動(dòng)形式+預(yù)期目標(biāo)”。

舉個(gè)栗子，為提升樂視會員整體銷售額，4月14日我們將以買會員送硬件作為活動(dòng)促銷形式，預(yù)計(jì)當(dāng)天能夠?qū)崿F(xiàn)23億的交易額。

（樂視硬件免費(fèi)日）

在這句匯聚了活動(dòng)精華的話后面，如果是涉及到費(fèi)用的可以把預(yù)算放在最前面，畢竟領(lǐng)導(dǎo)是會優(yōu)先關(guān)心活動(dòng)性價(jià)比。然后才到由主題、時(shí)間、形式介紹、推廣計(jì)劃、執(zhí)行規(guī)劃、活動(dòng)客服QA組成的活動(dòng)主體部分。

郵件場景二:進(jìn)度匯報(bào)

大型活動(dòng)審批通過到活動(dòng)上線會是一大段的籌備時(shí)間，期間運(yùn)營需要做的是給領(lǐng)導(dǎo)（或者同事）同步你的活動(dòng)進(jìn)度，告知遇到的問題和調(diào)整后的方案，以便大家能夠及時(shí)為你的活動(dòng)提供支持。

進(jìn)度匯報(bào)類郵件，可以將整體活動(dòng)按照PC端活動(dòng)頁、移動(dòng)端活動(dòng)頁、推廣、品牌傳播等主要部分進(jìn)行拆解，每個(gè)部分的進(jìn)度匯報(bào)格式可以是：進(jìn)度說明+下周計(jì)劃，其中進(jìn)度說明為本周的工作成果展示，例如，本周在PC端活動(dòng)頁上完成的是頁面設(shè)計(jì)，下周的工作應(yīng)該是完善頁面交互并提交IT部進(jìn)行開發(fā)工期評審（可以把設(shè)計(jì)圖放在本周進(jìn)度匯報(bào)郵件中）。

（本周進(jìn)度：完成天貓活動(dòng)頁面設(shè)計(jì)圖）

郵件場景三：會議邀約

運(yùn)營要想成功的策劃一場活動(dòng)，和產(chǎn)品技術(shù)部門的開發(fā)成本評估會議、活動(dòng)進(jìn)度匯報(bào)會議、大大小小的資源溝通會議是少不了的，所以做運(yùn)營我們得懂outlook的會議邀約，用這個(gè)功能可及時(shí)回執(zhí)收件人接受會議邀請的情況，同時(shí)在活動(dòng)開始前郵件系統(tǒng)會自動(dòng)給接受邀請的收件人彈窗會議即將開始的消息。

（會議邀約：彈窗提示功能）

寫此類郵件需要在正文處寫明會議背景，闡明需要通過會議解決的主要問題，添加必要的附件材料方便大家做會前準(zhǔn)備工作，提高討論會議效率。

郵件場景四：溝通匯總

不管是部門內(nèi)部還是跨部門，只要跟活動(dòng)有關(guān)的工具溝通，在會后你需要做的是及時(shí)寫一封溝通匯總郵件。將溝通中的關(guān)鍵工作和對應(yīng)的負(fù)責(zé)人記錄在郵件中并明確該工作的完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，這樣才算是有效的會議溝通，同時(shí)方便大家跟進(jìn)自己所分配的工作。

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（溝通匯總郵件）

溝通匯總類郵件，在正文開頭處寫明本次溝通會議參與人員及時(shí)間及討論主題。然后按任務(wù)的分工寫對應(yīng)的人和完成時(shí)間，抄送領(lǐng)導(dǎo)告知會議溝通結(jié)果（這步不能少哈）。

郵件場景五：項(xiàng)目推動(dòng)

在活動(dòng)頁面的設(shè)計(jì)和開發(fā)的過程中難免會出現(xiàn)自己的需求被插隊(duì)導(dǎo)致延期問題。運(yùn)營需要根據(jù)插排期的具體項(xiàng)目采用不同的策略，如果是時(shí)效性很強(qiáng)而且是大領(lǐng)導(dǎo)親自派下來的需求那只能等了，如果只是被同等優(yōu)先級的項(xiàng)目插了排期，可先口頭溝通解決。如排期僵持不下，這個(gè)時(shí)候就可以考慮寫一份項(xiàng)目推動(dòng)郵件。

這類郵件需事先跟領(lǐng)導(dǎo)商量對策，在郵件正文處告知活動(dòng)的收益和上線時(shí)間，闡明該需求的開發(fā)對整個(gè)活動(dòng)的必要性。然后，你需要做的是抄送領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊發(fā)送。

郵件場景六：項(xiàng)目匯報(bào)

歷經(jīng)千辛萬苦終于把活動(dòng)做完，這里的的做完并非指活動(dòng)上線，而是活動(dòng)頁面完成它的使命后安全下線。確認(rèn)各個(gè)廣告位已無活動(dòng)鏈接后，第一時(shí)間對整場活動(dòng)進(jìn)行復(fù)盤，從活動(dòng)策劃到執(zhí)行過程遇到的問題，上線之后的突發(fā)事件以及采取的應(yīng)急方案都可以進(jìn)行總結(jié)。如果是效果好的活動(dòng)還可以把總結(jié)寫成項(xiàng)目匯報(bào)郵件，抄送全組或者整個(gè)部門（公司）更是逼格滿滿。

一般情況下匯報(bào)類的郵件會發(fā)送給未參與到項(xiàng)目中來的同事，所以在寫項(xiàng)目匯報(bào)郵件時(shí)，開頭需要對活動(dòng)進(jìn)行一個(gè)概述，讓大家知道你做了一個(gè)樣的活動(dòng)。

拿產(chǎn)品菜鳥匯在三月份做的“最美運(yùn)營女生投票”為例子，它的活動(dòng)概述可是：以投票為互動(dòng)形式，借和運(yùn)營女神評選話題進(jìn)行推廣宣傳；利用女生高贏值效應(yīng)，吸引用戶參與活動(dòng)并轉(zhuǎn)發(fā)；抓住微信自動(dòng)投票功能，設(shè)置投票需關(guān)注，引導(dǎo)用戶關(guān)注產(chǎn)品菜鳥匯。（在公眾號「產(chǎn)品菜鳥匯」回復(fù)關(guān)鍵詞“女生評選”可看像素級的活動(dòng)復(fù)盤案例）

（產(chǎn)品菜鳥匯“最美運(yùn)營女生”評選活動(dòng)總結(jié)）

介紹完之后，開始寫項(xiàng)目數(shù)據(jù)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包含整體的活動(dòng)頁面UV、PV、參與人數(shù)、停留時(shí)長、分享量等，延伸數(shù)據(jù)為活動(dòng)策劃初期就是提升的指標(biāo)，例如綁卡人數(shù)、付費(fèi)人數(shù)、付費(fèi)總額、付費(fèi)次數(shù)等。

寫完數(shù)據(jù)可以從工具、包裝、互動(dòng)這三個(gè)活動(dòng)要素思考這次的活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，也就是可以再下次策劃活動(dòng)時(shí)可以復(fù)用的一些小建議，比如這次在活動(dòng)的互動(dòng)設(shè)計(jì)中你讓技術(shù)開發(fā)了紅包彩蛋功能，就可以在郵件告知大家下次在策劃時(shí)效性活動(dòng)時(shí)可以找你要互動(dòng)權(quán)限，在降低開發(fā)成本的同時(shí)還提升活動(dòng)互動(dòng)性。

最后，如果在活動(dòng)中出現(xiàn)的好玩的用戶評論或者某網(wǎng)紅對活動(dòng)的轉(zhuǎn)發(fā)，媒體對活動(dòng)報(bào)道了，都可以將相關(guān)截圖放在活動(dòng)匯報(bào)郵件中，用口碑提高活動(dòng)效果的立體感。

溝通方式只有適合的沒有絕對的正確，以上全部內(nèi)容是從運(yùn)營在活動(dòng)的策劃過程中可能會遇到的寫郵件場景出發(fā)，結(jié)合本人經(jīng)歷和曾被調(diào)教的方法給出相應(yīng)郵件建議。

最后每個(gè)公司的寫郵件習(xí)慣不一樣，如果有更好的郵件溝通技巧，歡迎各位在評論區(qū)中留言補(bǔ)充。

#專欄作家#

陳維賢，雪橙金服運(yùn)營經(jīng)理，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。百度前員工，小紅書早期社區(qū)運(yùn)營與推廣工人。微信公眾號“產(chǎn)品菜鳥匯”，分享運(yùn)營視角下的互聯(lián)網(wǎng)的有趣好貨。

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