在策劃企業(yè)協(xié)同軟件系統(tǒng)時，針對某個業(yè)務(wù)場景在設(shè)計解決方案時，到底要不要“審批”功能？如果需要，那繁瑣的審批流程，是否會影響企業(yè)的運營效率？如何平衡，本文有以下思考。

B端產(chǎn)品經(jīng)理們應(yīng)該都知道，B端產(chǎn)品的核心價值就是通過為企業(yè)提供軟件服務(wù)，幫助企業(yè)客戶降低運營成本，提升運營效率。

在軟件系統(tǒng)策劃過程中，如何平衡降低成本、增加效率等關(guān)鍵指標(biāo)，來保證B端產(chǎn)品可以穩(wěn)定高效的解決業(yè)務(wù)場景的問題，對于軟件服務(wù)商來說，才是最重要的。

先來拆解關(guān)鍵指標(biāo)：降低成本、增加效率。

降低成本，即在企業(yè)運營過程中，減少一切可以減少的浪費，這一點可以參考精益開發(fā)流程。對于精益原則來講，長時間無效的會議是浪費，繁瑣且無法達成一致的溝通過程是浪費，冗余的組織架構(gòu)也是浪費，但凡是降低企業(yè)效率和產(chǎn)出的事情都可以理解為浪費。

但是企業(yè)實際運營過程中，以上的浪費，恰好就是各家的常態(tài)，因此所謂的降低成本，也是企業(yè)客戶們希望可以通過一些神奇的協(xié)同軟件，來降低溝通成本、人力、時間及資源成本，從而減少企業(yè)內(nèi)耗。

增加效率，顯而易理解，就是可以通過使用數(shù)字化的流程，來提升數(shù)據(jù)、信息同步效率，達到一傳十、十秒傳千甚至萬的效果。

例如前臺實行無紙化自助登記、智能訪客管理，可大大提升公司前臺的事務(wù)效率；通過采用人事管理系統(tǒng)，一鍵同步員工花名冊信息，后期快速關(guān)聯(lián)考勤、績效數(shù)據(jù)來評估員工薪資，這些操作要遠遠比原始的紙質(zhì)資料、合同整理來的高效。同時因為云端數(shù)字化的天然優(yōu)點，更有利于信息的同步、管理，因此也大大提高了團隊的協(xié)作效率。

01 B端產(chǎn)品如何幫助企業(yè)降本增效

?以協(xié)同辦公類軟件為例：

• 使用IM系統(tǒng)，幫助企業(yè)員工降低溝通成本，文本消息線上留痕、便于追溯檢索，減少成員之間的口頭無證扯皮；
• 使用任務(wù)管理系統(tǒng)，幫助管理者根據(jù)部門運營目標(biāo)，快速制定工作計劃、拆解工作目標(biāo)，線上分發(fā)任務(wù)到執(zhí)行成員；同時，可要求執(zhí)行成員每天可回復(fù)或匯報任務(wù)進度和狀況，來達到過程管理。自上而下真正做到“凡事有交代，件件有著落，事事有回音”；
• 使用考勤系統(tǒng)，員工可通過考勤線上打卡和記錄來管理個人考勤，企業(yè)也可約束和管理、跟進員工考勤，極大提升企業(yè)考勤管理效率；
• 使用OA審批系統(tǒng)，通過設(shè)定固定、自定義審批流程，可方便審批者在外時及時審批，減少因?qū)徟鷧R報不及時導(dǎo)致的流程拖沓冗余，直接提升團隊協(xié)作效率；
• 使用文件系統(tǒng)，成員部門之間可直接共享、協(xié)作文件，極大地提升文件協(xié)作效率；借助云存儲技術(shù)，告別以往移動U盤同步或即時通訊軟件里發(fā)來發(fā)去，且極難維護和管理的狀況，間接提升企業(yè)的運營效率；
• 項目管理系統(tǒng)，通過可視化企業(yè)各部門、各團隊項目進度，使領(lǐng)導(dǎo)可監(jiān)督、負(fù)責(zé)人可控、成員可執(zhí)行，使得團隊作戰(zhàn)更加有條不紊…

除了B端行業(yè)的辦公協(xié)同類型產(chǎn)品以外，其他類型、平臺的企業(yè)軟件服務(wù)商，基本都是以降本增效的目的和流程開發(fā)的。

以垂直業(yè)務(wù)類型的產(chǎn)品，CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)為例，銷售體系完整的企業(yè)可以使用CRM對銷售線索和商機識別管理，以及對客戶發(fā)掘、管理、營銷、服務(wù)的客戶全生命周期進行管理；

傳統(tǒng)的銷售過程，客戶信息來源、跟進散亂，銷售過程不易追蹤管理，更不用說還需要明確分析哪些客戶的痛點和潛力，由此客戶關(guān)系的維護就更加無從下手了；

CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)通過解決傳統(tǒng)線下銷售過程的弊端和痛點來提升銷售管理效率，如果是還沒建立起完整規(guī)范的銷售型企業(yè)，也還可以直接給銷售人員使用的銷售過程管理軟件。

其他的還有如采購、資產(chǎn)、甚至招聘等ERP系統(tǒng)，基本都是為企業(yè)提供降低時間成本，提升運營效率的服務(wù)。這里的降低時間成本，并不是說使用軟件后，員工的工作絕對時間變少了，而是在單位時間內(nèi)的產(chǎn)出變多了，因此直接提升了企業(yè)生產(chǎn)率。

02 除了降本和增效，“有序”也很重要

在B端產(chǎn)品里，辦公協(xié)同類的產(chǎn)品，在具體的業(yè)務(wù)功能策劃時，基本都涉及表單事務(wù)、任務(wù)匯報的審批；在后臺商家管理、支付交易平臺、基礎(chǔ)服務(wù)類等產(chǎn)品中，也是通過實現(xiàn)一個個業(yè)務(wù)功能，然后控制權(quán)限，來保證企業(yè)信息的安全和流暢。

因此審批、權(quán)限兩個關(guān)鍵點，就構(gòu)成了B端產(chǎn)品的第三大特點或者目標(biāo)：有序。

一些后臺類產(chǎn)品的賬號有權(quán)限之分，老板可以登錄但員工看不了，或者都可以登錄進去，但是發(fā)現(xiàn)老板能看的、能操作的和員工能看的、能操作的通常都不同；

員工日常出差、請假需要發(fā)起表單審批，審批內(nèi)容需要線上留痕、確認(rèn)，以便相關(guān)人員跟進和管理人力資源；匯報任務(wù)需要設(shè)置匯報對象、相關(guān)人、抄送人等，這一系列業(yè)務(wù)操作場景，都在潛移默化的使企業(yè)運轉(zhuǎn)更加規(guī)范，使企業(yè)信息管理更有序。

03 企業(yè)的有序之美和無序之痛

在北上廣的早高峰時間段，乘坐地鐵、公交時，大家井然有序地排隊上車；去學(xué)校上課時，老師挨個點名學(xué)生喊報告，老師可以根據(jù)實際到課人數(shù)做到心中有數(shù)，從而合理安排教學(xué)任務(wù)；去銀行辦業(yè)務(wù)，需要叫號排隊等候，可能你會發(fā)現(xiàn)，明明有的窗口沒有為任何客戶辦理業(yè)務(wù)，但也必須按號等待；

以上這些都是有序的表現(xiàn)，優(yōu)點就是可以使企業(yè)、機構(gòu)的機制運轉(zhuǎn)和流暢，不會突然出現(xiàn)擁堵或高并發(fā)，使內(nèi)部系統(tǒng)更穩(wěn)定。

試想，如果是無序的表現(xiàn)，那會有什么樣的現(xiàn)象：

• 早高峰趕地鐵、公交時簇?fù)硪粓F，爭先恐后，結(jié)果就是大家心情不好、形象不好，整體上車的時間反而要比排隊花費的更長；
• 學(xué)校上課如果老師不點名，那久而久之學(xué)生也會不重視，養(yǎng)成不規(guī)范的行為；
• 如果銀行的窗口可以不用排隊，那銀行的業(yè)務(wù)人員就很可能會在各種不合理的業(yè)務(wù)處理中崩潰。

日常生活和工作中沒有先來后到、沒大沒小，隨性而為的現(xiàn)象，都可以理解為是無序的表現(xiàn)，也都會讓緊密關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)漸漸喪失活力和效率。

產(chǎn)品需求有優(yōu)先級，事情處理有輕重緩急，也正因為這樣，軟件開發(fā)和任務(wù)安排才更加有條理和高效。

企業(yè)就像是一個系統(tǒng)，員工又像是一個個標(biāo)準(zhǔn)的功能操作單元，在操作車間或者流水線上，8個小時穩(wěn)定輸出。

如果企業(yè)單純只考慮效率，省去必要的時間和資源，怎么快速怎么來，一旦出現(xiàn)了問題，溝通達不成一致，又沒有相關(guān)信息佐證，最后只會產(chǎn)生更多內(nèi)耗和人員隱患，最終結(jié)果反而會導(dǎo)致效率下降。

04 審批、權(quán)限讓事務(wù)更加規(guī)范，使企業(yè)信息管理更安全、有序

企業(yè)招聘員工，候選人來面試均不經(jīng)過招聘系統(tǒng)，直接是面試官和候選人約定來公司面談，面談后也沒有相關(guān)程序來記錄這場面試的過程和結(jié)果，最終只會導(dǎo)致面試結(jié)果無法客觀評估，相關(guān)的工作內(nèi)容無法記錄和追溯；

再比如公司的商務(wù)經(jīng)理，約了合作方來公司面談，但沒有走線上邀請訪客的審批流程，而是線下和領(lǐng)導(dǎo)約定好后向?qū)Ψ桨l(fā)起邀請，對方直接來公司會見，那這樣的結(jié)果同樣會造成不好的影響；

如果合作方在溝通時出現(xiàn)了異常狀況，對公司造成了不好的影響，那可能就無法追責(zé)；而且如果不發(fā)起邀請的審批，公司的相關(guān)職能人員無法跟進你的工作日程和安排，難免會造成誤會。

企業(yè)如果不注重權(quán)限，當(dāng)運營中心老大發(fā)布一個季度運營目標(biāo)給老板，結(jié)果卻沒有設(shè)置查看權(quán)限，導(dǎo)致重要信息被其他無關(guān)人看到，泄露出去。

諸如此類的無序現(xiàn)象還有很多，比如互聯(lián)網(wǎng)公司推崇的彈性時間上班，嚴(yán)格來講應(yīng)該也是無序的表現(xiàn)。

彈性時間上下班的好處是員工自己可以根據(jù)自己的實際情況來掌握考勤，但缺點也挺明顯，既不利于考勤統(tǒng)一管理，也不利于團隊協(xié)作，有些人正點上班，需要你協(xié)作處理事情或跟進進度，你卻還在來的路上，這不就耽誤事兒嗎？

當(dāng)然凡事也沒有絕對，適合企業(yè)的才是最好的，有些講究扁平化的初創(chuàng)公司，可能不屑于繁瑣的匯報和審批流程，溝通基本靠吼，工作基本隨手。

可能早期做項目時的缺點并不明顯，但是一旦長久發(fā)展下去，隱患就會越來越大，所以不論是中小企業(yè)，還是初創(chuàng)企業(yè)，都應(yīng)該逐漸建立有序的意識，為公司長久穩(wěn)定發(fā)展做準(zhǔn)備。

05 B端產(chǎn)品，如何有序

在之前的文章中講過，銷售企業(yè)協(xié)同產(chǎn)品，其實也是在銷售這類軟件服務(wù)商的企業(yè)規(guī)范和做事方法，因此，自家銷售的B端產(chǎn)品的表現(xiàn)，也恰恰反映出自己對企業(yè)協(xié)同軟件的認(rèn)知和客觀業(yè)務(wù)場景的理解。

效率和有序的平衡，就如同企業(yè)中最有爭議的管理模式，扁平化和層級制。很多人都說扁平化高效，但現(xiàn)在很多企業(yè)仍然實行的是層級制，通過向上匯報、向下管理形成層級傳達、執(zhí)行力同步。

扁平化只是有限的高效，在特定、緊急場景下可以實現(xiàn)，比如趕項目時可以減少層級的意識，通過快速、扁平溝通達成共識。但企業(yè)長久的穩(wěn)定更需要層級制帶來的有序，如果很多員工一有事就向領(lǐng)導(dǎo)匯報，那領(lǐng)導(dǎo)就自然會很忙，久而久之則無法利用有限的精力去高效管理和正確決策，最終反而大大影響工作效率。

有序是企業(yè)長遠的利益，因此不能只顧眼前效率而導(dǎo)致無序帶來的無法追責(zé)、無證扯皮等現(xiàn)象，不管審批、權(quán)限還是科層制，最終企業(yè)表現(xiàn)出來的就是“有序”。

有序，可以是好的B端產(chǎn)品的特點，也可以是B端產(chǎn)品的目標(biāo)。

特點，是可以通過這一系列的流程審批、權(quán)限設(shè)置使系統(tǒng)表現(xiàn)更有序。想查找成員行為記錄，可以通過調(diào)取出差、請假等表單申請來查看；如果想追溯的事情，也可以通過檢索和查找操作日志查找到。

目標(biāo)，是企業(yè)可以通過以“有序”為目的，來創(chuàng)造出如權(quán)限設(shè)置、審批管理等一般的功能，幫助企業(yè)來約束規(guī)范和信息管理。

06 最后的話

B端系統(tǒng)功能的策劃，不是單純的線下業(yè)務(wù)流程搬線上，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化，而是要通過線上完成自動化、智能化的同時，規(guī)避原有線下業(yè)務(wù)場景中無序的隱患。

最后，“審批”功能其實只是手段，更重要的是要清楚為什么需要審批，如果沒有這類功能，會對企業(yè)運營和工作效率帶來什么影響？那么，要不要審批，就自然有了答案。

本文由 @王曙 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議