對(duì)于大中型企業(yè)來說，企業(yè)部門劃分多、人員數(shù)量多且分散，集成一個(gè)統(tǒng)一、有序、集中的信息交流與傳遞平臺(tái)就顯得格外重要。而對(duì)筆者的公司來說，他們通過綜合權(quán)衡，則選擇了門戶系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部信息化的渠道。

在企業(yè)內(nèi)部信息化的過程中，我們開展了內(nèi)部系統(tǒng)重構(gòu)、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等工作，但是有些普遍性問題無法通過這些工作來解決。經(jīng)過員工調(diào)研、方案研究、可行性分析等流程，我們決定開發(fā)企業(yè)內(nèi)部門戶系統(tǒng)來解決這些問題。

經(jīng)過整理用戶反饋，我們發(fā)現(xiàn)內(nèi)部信息化方面比較具有普遍性的問題有以下四個(gè)：內(nèi)部信息分發(fā)渠道雜亂、審批數(shù)據(jù)分散、重點(diǎn)業(yè)務(wù)信息未能集中展示。下面我將分析一下，我們是怎樣利用內(nèi)部門戶系統(tǒng)來解決這些問題的。

問題一：內(nèi)部信息分發(fā)渠道雜亂

1. 問題闡述

公司內(nèi)發(fā)布新的規(guī)章制度或通知時(shí)，會(huì)由各群聊管理員發(fā)送全員通知并上傳群文件，這些群文件可能存在失效時(shí)間，一段時(shí)間后無法再被查看。

但是這些群聊中既有通知類的聊天內(nèi)容，也有工作交流等聊天內(nèi)容，長時(shí)間不看群聊消息的員工很容易錯(cuò)過公司發(fā)布的通知。

據(jù)我們觀察，各種群聊中最常見的話題便是：“我遇到了……問題，請(qǐng)問哪位同事可以處理？”有新員工入職時(shí)，這類問題出現(xiàn)的頻率更高。而對(duì)應(yīng)事務(wù)的負(fù)責(zé)人不會(huì)一直查看聊天窗口，極易錯(cuò)過這種提問。

另外公司會(huì)定期舉辦內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)使用的課件大部分以內(nèi)部項(xiàng)目或公司產(chǎn)品為案例，是員工學(xué)習(xí)的寶貴資料，但是沒有專門的平臺(tái)存儲(chǔ)并供給大家下載學(xué)習(xí)，非常浪費(fèi)。

2. 解決方案

建立統(tǒng)一的內(nèi)容發(fā)布及查看平臺(tái)

我們將信息進(jìn)行了歸類，分配各部門信息發(fā)布的負(fù)責(zé)人為內(nèi)容管理員，由他們統(tǒng)一在門戶管理后臺(tái)將通知、圖文內(nèi)容、職能介紹以及各類文檔發(fā)布至門戶的各類版塊下，員工就可以通過門戶這個(gè)統(tǒng)一的渠道接收資訊、查詢信息。另外，內(nèi)容管理員還可以對(duì)重要的內(nèi)容可以進(jìn)行置頂以提高觸達(dá)率。

3. 價(jià)值與收獲

縮短內(nèi)部信息獲取時(shí)間，提升信息觸達(dá)率

門戶內(nèi)容模塊開始使用后，員工可順利地在門戶的對(duì)應(yīng)版塊下查到各類信息，并且可快速獲取公司近期重要資訊。避免員工把時(shí)間浪費(fèi)在找文檔和找人上。改善了內(nèi)部通知傳達(dá)率低的問題。

原先員工接收信息需要關(guān)注各種群聊通知或自己在群文件中查找，找人也需要各處詢問才能定位到專人?，F(xiàn)在，大家可以通過內(nèi)容分類導(dǎo)航或搜索功能找到各類通知、文件或事務(wù)負(fù)責(zé)人，還可以通過置頂資訊或首頁Banner來獲取近期重要信息。

4. 適用場景

我們公司內(nèi)部信息發(fā)布的形式多為圖文結(jié)合而非文檔上傳，且沒有使用企業(yè)微信或釘釘?shù)绕髽I(yè)通訊與辦公工具。

另外，我們組織架構(gòu)復(fù)雜，員工多，信息傳達(dá)層級(jí)多。若是公司規(guī)模較小，員工數(shù)量沒那么多，信息傳達(dá)率比較高，那么搭建這樣一個(gè)平臺(tái)的意義就沒有那么大了。

問題二：審批數(shù)據(jù)分散

1. 問題闡述

公司內(nèi)部系統(tǒng)多，大部分系統(tǒng)都有工作流，只有進(jìn)入對(duì)應(yīng)的垂直系統(tǒng)才可進(jìn)行相應(yīng)的流程提報(bào)與審批；有一些事務(wù)類的審批沒有歸屬系統(tǒng)，依舊是走的線下流程。

2. 解決方案

建立統(tǒng)一的流程提報(bào)及處理平臺(tái)

門戶員工工作臺(tái)菜單下，將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的待辦接入并以統(tǒng)一的格式進(jìn)行展示，對(duì)可以快速審批的流程暴露關(guān)鍵字段并提供操作按鈕，對(duì)不可以快速審批的流程引導(dǎo)員工先查看流程詳在進(jìn)行相應(yīng)操作。以工作物品領(lǐng)用為例，將領(lǐng)用登記的步驟遷移至線上，在領(lǐng)用之前發(fā)起申請(qǐng)，物品發(fā)放后由行政部同事點(diǎn)擊“通過”按鈕，確認(rèn)物品已出庫，這樣庫存就不會(huì)再出現(xiàn)對(duì)不上數(shù)的情況了。

3. 價(jià)值與收獲

簡單流程在統(tǒng)一平臺(tái)快速處理，流程數(shù)據(jù)全部實(shí)現(xiàn)線上存儲(chǔ)。

原先在每個(gè)月考勤周期結(jié)束或報(bào)銷周期結(jié)束的最后幾天，相關(guān)系統(tǒng)流程的審批人需要進(jìn)行非常復(fù)雜的操作來處理大量較為簡單的流程；現(xiàn)在這部分用戶可以在門戶的待辦菜單下集中快速處理；而且，以前線下流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無法準(zhǔn)確記錄與統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在通過規(guī)范的線上操作流程，將數(shù)據(jù)記錄在系統(tǒng)中，便于定期查看與統(tǒng)計(jì)。

4. 適用場景

系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)比對(duì)自動(dòng)審批的流程少，大多數(shù)需要專人審批。若多數(shù)流程業(yè)務(wù)屬性上比較簡單，且可通過系統(tǒng)配置自動(dòng)審批，則無需對(duì)流程的處理路徑做較大的優(yōu)化。

問題三：重點(diǎn)業(yè)務(wù)信息未能集中展示

1. 問題闡述

公司內(nèi)銷售、運(yùn)營等數(shù)據(jù)存在于各自的垂直系統(tǒng)中，沒有集中查看的平臺(tái)。

舉個(gè)例子，銷售崗員工在對(duì)已簽約商戶進(jìn)行維護(hù)的過程中，需要進(jìn)入商戶管理系統(tǒng)查看簽約商戶的交易情況，再到客服系統(tǒng)查看商戶的投訴數(shù)據(jù)；開拓新客戶時(shí)，需要進(jìn)入客戶管理系統(tǒng)查看客戶地圖或客戶行業(yè)統(tǒng)計(jì)等圖表，來進(jìn)行新客戶的挖掘。

對(duì)單個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析能得出的價(jià)值有限，多系統(tǒng)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)結(jié)合起來分析才能得到更準(zhǔn)確的優(yōu)化方向，協(xié)助員工調(diào)整后續(xù)工作的重心。

另外，這些系統(tǒng)的報(bào)表模塊大多不支持建立篩選器，每次進(jìn)入系統(tǒng)查看數(shù)據(jù)時(shí)需要重新設(shè)置篩選條件，使用的便捷度低。

2. 解決方案

建立重點(diǎn)業(yè)務(wù)信息集中展現(xiàn)平臺(tái)

在工作臺(tái)報(bào)表菜單下，用戶可直接查看各垂直系統(tǒng)中擁有權(quán)限的報(bào)表內(nèi)容。并且在工作臺(tái)首頁設(shè)置報(bào)表概覽模塊，在這里用戶可自行配置，添加報(bào)表或報(bào)表篩選器，免去了多個(gè)系統(tǒng)切換查看與重復(fù)設(shè)置篩選條件的繁雜操作。

3. 價(jià)值與收獲

報(bào)表展示可定制，提升多來源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析效率。

員工可同時(shí)查看多個(gè)系統(tǒng)的報(bào)表數(shù)據(jù)，并進(jìn)行自定義配置，提升了多來源數(shù)據(jù)的分析效率。

門戶系統(tǒng)將多系統(tǒng)的業(yè)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)集中展示，員工就不需要進(jìn)入多個(gè)系統(tǒng)來獲取數(shù)據(jù)了，而且可以將配置好的篩選器添加至報(bào)表概覽面板中，進(jìn)入對(duì)應(yīng)的頁面即可快速得到運(yùn)行結(jié)果。

4. 適用場景

我們公司內(nèi)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性高、需要比對(duì)分析的數(shù)據(jù)維度多，而且公司內(nèi)還沒有集成多系統(tǒng)數(shù)據(jù)的BI系統(tǒng)。若公司內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性低，那么在單獨(dú)的系統(tǒng)中查看問題也不大。如果已經(jīng)在使用可對(duì)接多系統(tǒng)數(shù)據(jù)的BI系統(tǒng)，則可直接對(duì)BI系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化來滿足操作上的需求。

問題四：系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全保障弱

1. 問題闡述

公司內(nèi)每個(gè)系統(tǒng)采用的安全防范策略不同，無法統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)的安全得不到保障。例如各個(gè)系統(tǒng)對(duì)安全密碼強(qiáng)度、密碼有效期要求不同，圖形驗(yàn)證碼或短信驗(yàn)證碼的觸發(fā)機(jī)制不同，有些系統(tǒng)會(huì)對(duì)用戶操作進(jìn)行監(jiān)聽，超時(shí)后會(huì)自動(dòng)登出，但各系統(tǒng)設(shè)置的超時(shí)時(shí)間也不一致，還有些系統(tǒng)未做超時(shí)限制。

另外，員工離職時(shí)系統(tǒng)賬號(hào)的關(guān)閉由各系統(tǒng)管理員自行處理，若該操作未能及時(shí)進(jìn)行，則會(huì)提高數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2. 解決方案

建立單點(diǎn)登錄認(rèn)證服務(wù)平臺(tái)

修改各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的用戶認(rèn)證方式為LDAP認(rèn)證，賬號(hào)密碼統(tǒng)一由微軟域控管理。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)用戶認(rèn)證方式統(tǒng)一接入LDAP認(rèn)證后，密碼強(qiáng)度、密碼失效時(shí)間、驗(yàn)證碼觸發(fā)條件、賬號(hào)異常登錄判定、賬號(hào)行為監(jiān)聽等，統(tǒng)一由單點(diǎn)登錄服務(wù)平臺(tái)來控制，增強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的保護(hù)。對(duì)用戶來說，對(duì)接了單點(diǎn)登錄的系統(tǒng)使用一套賬號(hào)密碼即可，降低了記憶成本。

3. 價(jià)值與收獲

系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性增強(qiáng)，賬號(hào)管理成本降低。

未搭建單點(diǎn)登錄服務(wù)平臺(tái)時(shí)，各系統(tǒng)獨(dú)立管理賬號(hào)密碼，管理員各自進(jìn)行負(fù)責(zé)系統(tǒng)的賬號(hào)開啟/關(guān)閉、密碼重置的工作。而且各系統(tǒng)規(guī)定的密碼安全級(jí)別不等，在數(shù)據(jù)安全保護(hù)上存在漏洞。接入單點(diǎn)登錄服務(wù)后，賬號(hào)密碼統(tǒng)一由域控管理、登錄安全策略由單點(diǎn)登錄服務(wù)平臺(tái)制定，對(duì)賬號(hào)的一次操作可直接干預(yù)多個(gè)系統(tǒng)的登錄判斷。

4. 適用場景

公司內(nèi)現(xiàn)有的大部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)具備與單點(diǎn)登錄服務(wù)對(duì)接的可能性，且對(duì)接成本在可以接受的范圍內(nèi)。如公司內(nèi)使用的多是采購的外部系統(tǒng)，那么開發(fā)起來難度會(huì)比較大或者對(duì)接的成本會(huì)比較高，那么在這種情況下，可能只能要求各系統(tǒng)提升對(duì)登錄操作管理的安全等級(jí)。

結(jié)語

其實(shí)針對(duì)文中描述的問題，我們分別提出過很多方案，既有功能的優(yōu)化方案，也有系統(tǒng)的搭建計(jì)劃。但企業(yè)門戶的開發(fā)是我們對(duì)信息化問題按照緊要程度進(jìn)行選擇，并且綜合考慮了內(nèi)部資源情況之后，在當(dāng)時(shí)所得到的最優(yōu)解。不論采取什么樣的方案，都需要考慮開發(fā)難度、資源狀態(tài)、公司發(fā)展規(guī)劃等各種現(xiàn)實(shí)場景，還要確保方案的實(shí)行確實(shí)將為我們創(chuàng)造價(jià)值、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。

作者：今天吃洋蔥；公眾號(hào)：今天吃洋蔥

本文由 @今天吃洋蔥 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議