導(dǎo)讀：公司的經(jīng)營活動(dòng)離不開合同，合同的簽訂離不開審批，拋開審批談合同管理將顯得很空洞，但是在合同管理中，僅僅有合同審批流程是不夠的，審批是過程，而合同管理系統(tǒng)則是承載這個(gè)過程的結(jié)果，如何設(shè)計(jì)一款通用的合同管理系統(tǒng)則顯得很重要。

本文作者從合同管理系統(tǒng)的價(jià)值出發(fā)，對(duì)設(shè)計(jì)一款合同管理系統(tǒng)需要注意的問題進(jìn)行了梳理總結(jié)，與大家分享。

一、合同管理系統(tǒng)的價(jià)值

公司經(jīng)營活動(dòng)離不開合同，如何將這些合同管好是每一個(gè)企業(yè)都應(yīng)該思考的問題。合同管理系統(tǒng)作為合同管理線上化的基礎(chǔ)，是企業(yè)信息化繞不開的話題，合同管理系統(tǒng)的價(jià)值有：

1. 規(guī)范管理

合同管理是企業(yè)管理環(huán)節(jié)中必不可少的一環(huán)，在企業(yè)的日常經(jīng)營活動(dòng)中，會(huì)簽訂各種各樣的合同，有和供應(yīng)商簽訂的采購合同，有和員工簽訂的人事合同，有和客服簽訂的銷售合同等等。

種類繁多，且數(shù)量龐大（企業(yè)規(guī)模越大，合同的種類及數(shù)量越龐大），每種合同都有不同的規(guī)范，不同的歸檔人員，人為管理這么多的合同難度有點(diǎn)高，而合同管理系統(tǒng)可以讓我們將這么多類型、這么多數(shù)量的合同進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范管理。

2. 集中管理

合同是業(yè)務(wù)和管理的雙向訴求，在企業(yè)的經(jīng)營過程中，合同的歸口部門在不同的業(yè)務(wù)部門（當(dāng)然，紙質(zhì)文檔一般會(huì)由財(cái)務(wù)或者行政或者其他部門進(jìn)行統(tǒng)一存檔），沒有一個(gè)統(tǒng)一的入口提供所有合同管理的情況下，會(huì)給合同的查詢、閱覽等帶來不便，合同管理系統(tǒng)可以將不同業(yè)務(wù)部門的不同類型的合同集中管理起來，提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?，為合同的查詢、閱覽帶來便利。

3. 決策支撐

合同本身是一個(gè)文檔，要么是在線文檔、要么是附件文檔，這些文檔本身是沒辦法進(jìn)行直接提供支撐數(shù)據(jù)支撐的，在合同管理系統(tǒng)中，我們先要把合同的關(guān)鍵數(shù)據(jù)提取出來，放到合同管理系統(tǒng)中。

當(dāng)合同數(shù)據(jù)全面錄入合同管理系統(tǒng)以后，合同的各種數(shù)據(jù)都可以被進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如合同金額、合同的收款、付款情況，收付款計(jì)劃等等，這些數(shù)據(jù)按照業(yè)務(wù)需要進(jìn)行加工以后，就可以為業(yè)務(wù)提供全面的數(shù)據(jù)、決策支撐。

合同管理對(duì)于企業(yè)的價(jià)值不是一兩句就能說得完的，我們要清楚的是：一個(gè)公司、合同管理必不可少，合同管理系統(tǒng)則是支撐合同管理的關(guān)鍵，是企業(yè)信息化繞不開的話題，每個(gè)企業(yè)都應(yīng)該設(shè)計(jì)或者選擇一款適合自己企業(yè)的合同管理系統(tǒng)。

二、選擇或者設(shè)計(jì)一款合同管理系統(tǒng)，先確定三點(diǎn)內(nèi)容

1. 范圍：合同管理系統(tǒng)的前提

合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)前，首先應(yīng)該做內(nèi)部調(diào)研，明確合同管理的范圍。

企業(yè)的業(yè)務(wù)涉及面都是比較廣的，不同的業(yè)務(wù)有不同的合同，如人事合同、采購合同、銷售合同等等。明確合同管理范圍以后，我們就應(yīng)該基于當(dāng)前的業(yè)務(wù)和管理訴求來設(shè)計(jì)我們的合同管理系統(tǒng)。

但是要注意：不能僅僅只看當(dāng)下，合同管理是業(yè)務(wù)和管理的雙方訴求，這個(gè)訴求會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生變更。畢竟公司要發(fā)展，就會(huì)有更多的業(yè)務(wù)往來，而這些合作關(guān)系雙方的權(quán)益和責(zé)任就是由合同進(jìn)行約定。

2. 財(cái)務(wù)：合同管理的聚焦點(diǎn)

合同管理說的直白點(diǎn)，其實(shí)就是對(duì)合同紙質(zhì)文本的線上化，合同具體的約定內(nèi)容通過系統(tǒng)是沒辦法直接進(jìn)行管理的，更多提供一種便利。如果非要找一個(gè)聚焦點(diǎn)，那就是財(cái)務(wù)。合同中約定的財(cái)務(wù)信息包括合同金額、收付款期數(shù)、計(jì)劃收付款時(shí)間以及條件，我們需要將這些信息拆分出來，進(jìn)行單獨(dú)管理。

通過合同的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，我們可以做市場經(jīng)營結(jié)果分析、制定后續(xù)的計(jì)劃，也可以為公司資金計(jì)劃提供支持等等。但是要注意的是，合同不僅僅只有財(cái)務(wù)信息，其他的信息我們也應(yīng)該關(guān)注，只是聚焦點(diǎn)在財(cái)務(wù)信息而已。

3. 報(bào)表：合同管理價(jià)值的體現(xiàn)

合同管理系統(tǒng)的目的不是將合同附件線上化，是要給業(yè)務(wù)、管理提供數(shù)據(jù)支撐，方便業(yè)務(wù)和管理做決策。而這些呈現(xiàn)的最好方式就是“報(bào)表”。

基于合同類型的報(bào)表、基于合同狀態(tài)的報(bào)表、基于合同金額的報(bào)表、基于收付款計(jì)劃的報(bào)表等等，有了這些報(bào)表，合同管理系統(tǒng)的價(jià)值才能得以更好的體現(xiàn)。

三、合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)合同管理系統(tǒng)前，先來了解合同，我們可以將合同拆分成：合同基礎(chǔ)信息、財(cái)務(wù)信息和合同附件，在設(shè)計(jì)合同管理系統(tǒng)的時(shí)候，我們需要把合同的財(cái)務(wù)信息拆分出來單獨(dú)管理，合同基礎(chǔ)信息和合同的附件放在一起管理，通過關(guān)聯(lián)將基礎(chǔ)信息和財(cái)務(wù)信息展現(xiàn)到一起。

1. 合同內(nèi)容

合同內(nèi)容一般分兩塊，合同的關(guān)鍵信息和合同的文本信息，合同的文本可以是線上文本或者附件；關(guān)鍵信息則包括：合同名稱、合同編號(hào)、合同主體、合同的簽訂方等，具體內(nèi)容如下：

說明：

1. 合同分類需要有兩個(gè)維度，財(cái)務(wù)維度和業(yè)務(wù)維度，業(yè)務(wù)維度根據(jù)公司的實(shí)際情況進(jìn)行劃分，財(cái)務(wù)維度區(qū)分收款、付款和其他合同。
2. 一般情況下，簽署方不超過四個(gè)，建議設(shè)計(jì)的時(shí)候，考慮最多的情況。

2. 財(cái)務(wù)信息

財(cái)務(wù)信息包括：合同的金額和合同的收付款期數(shù)信息，這里要特別說明一點(diǎn)是：有些合同的是沒有財(cái)務(wù)信息的，比如協(xié)議，但是沒關(guān)系，不影響。

說明：

1. 合同收付款信息中可以不用標(biāo)明是收款還是付款，基于合同本身判斷。
2. 合同名稱從合同基礎(chǔ)信息庫中選擇得到，不是文本字段。

3. 信息關(guān)聯(lián)

這樣設(shè)計(jì)以后，財(cái)務(wù)的信息和基礎(chǔ)信息是分割開來的，我們需要通過關(guān)聯(lián)關(guān)系財(cái)務(wù)的收付款期數(shù)關(guān)聯(lián)到合同的基礎(chǔ)信息中。

三、結(jié)束語

合同管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候，需要設(shè)計(jì)通用型的合同管理方案，畢竟合同管理系統(tǒng)所管理的合同范圍會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的訴求不斷變化，深入了解合同以后，我們將其分成基礎(chǔ)信息和財(cái)務(wù)信息兩塊，基礎(chǔ)信息方便合同查找、財(cái)務(wù)信息方便合同收付款管控，業(yè)務(wù)、管理訴求不斷變化，我們的方案也是用。

本次就聊到這里，下次我們接著聊合同報(bào)表。

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