「自定義單據(jù)」功能相對(duì)比較獨(dú)立，應(yīng)用場(chǎng)景也很廣泛，可以在ERP、電商平臺(tái)、內(nèi)容管理、表單收集等多種類型的軟件系統(tǒng)中通用。本文重點(diǎn)介紹了「自定義單據(jù)」功能的設(shè)計(jì)，與大家分享！

B端企業(yè)客戶的管理模式大都極具個(gè)性化，尤其是報(bào)表和單據(jù)的格式最為復(fù)雜多樣。因此，大多數(shù)ERP軟件廠商都會(huì)選擇開發(fā)「自定義單據(jù)」和「自定義報(bào)表」服務(wù)程序，來應(yīng)對(duì)客戶多變的業(yè)務(wù)需求。

一、為什么要做「自定義單據(jù)」功能

• 從業(yè)務(wù)屬性上劃分，單據(jù)的種類有財(cái)務(wù)單據(jù)、物流單據(jù)等等；
• 從業(yè)務(wù)功能上劃分，財(cái)務(wù)單據(jù)又包括報(bào)銷單、借款單、還款單等；
• 報(bào)銷單根據(jù)報(bào)銷類型，又可以細(xì)化到差旅費(fèi)報(bào)銷單、辦公費(fèi)報(bào)銷單等；
• 同樣地，差旅費(fèi)報(bào)銷單又有市內(nèi)交通費(fèi)、外埠交通費(fèi)之分；
• 外埠交通費(fèi)還可以細(xì)分到飛機(jī)票、火車票、汽車票……

總之，B端客戶的需求只有你想不到的，沒有業(yè)務(wù)方做不出來的。

這些分類與劃分代表一家企業(yè)對(duì)于自身業(yè)務(wù)的管理細(xì)度。以財(cái)務(wù)管理為例，有的企業(yè)只細(xì)化到報(bào)銷單，留給員工很靈活的費(fèi)用報(bào)銷空間，這樣可以賦予下級(jí)單位自主性，快速響應(yīng)突發(fā)事件。

有的企業(yè)可能會(huì)細(xì)分到費(fèi)用類型，按照?qǐng)?bào)銷人的級(jí)別控制可報(bào)銷的金額，這樣可以大幅減少管理費(fèi)用的浪費(fèi)。

但作為乙方的軟件企業(yè)，不可能為每一家客戶都單獨(dú)做一個(gè)定制版本，這樣不僅不利于后期維護(hù)升級(jí)，還容易造成自身版本管理的混亂。

因此，「自定義單據(jù)」與系統(tǒng)的公共數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)安全一樣，作為一項(xiàng)使用頻率較高的基礎(chǔ)管理模塊，需要納入產(chǎn)品升級(jí)規(guī)劃中。

二、「自定義單據(jù)」具體要實(shí)現(xiàn)什么

• 實(shí)現(xiàn)用戶自定義單據(jù)界面：如單據(jù)頁面中內(nèi)容的格式與顯示方式。
• 實(shí)現(xiàn)對(duì)各類單據(jù)的操作功能，如增、刪、改、查、導(dǎo)出打印等。
• 實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)共享：如填寫報(bào)銷單時(shí)，實(shí)時(shí)反饋是否超出當(dāng)期可用預(yù)算；在填寫還款單時(shí)，能夠選擇前置借款單；同時(shí)也包含對(duì)于信息的提?。ㄈ绨l(fā)票的OCR識(shí)別、掃碼識(shí)別；系統(tǒng)初始化時(shí)對(duì)歷史單據(jù)臺(tái)賬的批量導(dǎo)入）。
• 實(shí)現(xiàn)根據(jù)員工權(quán)限限制功能操作和數(shù)據(jù)訪問：某些單據(jù)頁面、操作功能對(duì)沒有權(quán)限的用戶屏蔽，如倉管部門只能設(shè)計(jì)出庫單、入庫單，不能設(shè)計(jì)合同和物流單據(jù)。

三、「自定義單據(jù)」的業(yè)務(wù)流程

如圖所示：

（1）管理員

管理員或軟件實(shí)施人員根據(jù)企業(yè)需求，配置某項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中所需的業(yè)務(wù)單據(jù)（如報(bào)銷單、借款單、還款單等），以及單據(jù)包含的信息（單據(jù)屬性、流程定義、入口定義、字段信息、功能鍵按鈕等）；

（2）開發(fā)人員

• 開發(fā)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，在數(shù)據(jù)庫中定義存儲(chǔ)單據(jù)頁面數(shù)據(jù)字段的表結(jié)構(gòu)；
• 當(dāng)管理員使用「自定義單據(jù)應(yīng)用程序」對(duì)單據(jù)頁面進(jìn)行增刪改查等操作時(shí)，實(shí)際上是對(duì)字段信息（頁面標(biāo)識(shí)、文本框、單選框、附件上傳、功能鍵按鈕等）進(jìn)行相應(yīng)的操作。

（3）普通用戶

• 系統(tǒng)應(yīng)用程序和「自定義單據(jù)應(yīng)用程序」會(huì)同時(shí)部署在同一臺(tái)服務(wù)器上；
• 當(dāng)普通用戶登錄系統(tǒng)后，系統(tǒng)會(huì)通過識(shí)別用戶角色和擁有權(quán)限來限制對(duì)單據(jù)頁面的操作和數(shù)據(jù)訪問；「自定義單據(jù)應(yīng)用程序」也會(huì)實(shí)時(shí)監(jiān)控用戶通過瀏覽器發(fā)送的請(qǐng)求；
• 當(dāng)服務(wù)器接收到用戶請(qǐng)求后，服務(wù)器會(huì)向數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)達(dá)這一請(qǐng)求，從而讀取并將數(shù)據(jù)庫中相關(guān)單據(jù)及頁面信息實(shí)時(shí)反饋到瀏覽器（用戶終端）；
• 此外，系統(tǒng)應(yīng)用程序還可以內(nèi)置一系列有效性校驗(yàn)規(guī)則，當(dāng)用戶輸入信息與數(shù)據(jù)類型不符，或輸入信息不滿足預(yù)設(shè)條件時(shí)，能夠彈出錯(cuò)誤提示幫助用戶改正。

四、「自定義單據(jù)」的功能框架與界面草圖

1. 權(quán)限管理和系統(tǒng)管理

• 權(quán)限管理主要指：根據(jù)用戶權(quán)限對(duì)功能操作和數(shù)據(jù)訪問進(jìn)行限制，常見的方式有隱藏菜單、隱藏按鈕、字段屏蔽等；
• 系統(tǒng)管理主要指：對(duì)系統(tǒng)的日常維護(hù)。如數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出接口、日志更新、數(shù)據(jù)庫同步等；

以上兩部分一般都沿用系統(tǒng)原有設(shè)計(jì)，此處不再展開介紹。

2. 提示信息管理

• 用戶在進(jìn)行實(shí)際操作時(shí)可能會(huì)違反系統(tǒng)操作規(guī)范，也可能遇到系統(tǒng)本身出錯(cuò)的情況，因此需要為用戶提供錯(cuò)誤信息提示，以便幫助用戶更正操作；
• 該部分設(shè)計(jì)工作因產(chǎn)品而異，大型ERP產(chǎn)品會(huì)以接口的形式，把錯(cuò)誤信息提示的編輯功能放在前端，管理員可以自定義信息提示；小型ERP一般都是寫死在系統(tǒng)；
• 不過是哪種情況，產(chǎn)品經(jīng)理都需要把給予提示的內(nèi)容整理出來，說明何種情況下需要提示，提示什么內(nèi)容，給予何種引導(dǎo)（最好以表格的形式來整理，看起來比較清晰）。

3. 單據(jù)模板設(shè)計(jì)

單據(jù)模板設(shè)計(jì)是「自定義單據(jù)」功能最重要的部分，決定了用戶在前端會(huì)看到什么，如何操作。如下圖所示：

「單據(jù)模板設(shè)計(jì)」一共分為三部分，也可以說是由三個(gè)頁面（或彈窗）組成：

1）列表頁

首先是列表頁，通過該頁面，用戶可以查詢并看到已設(shè)計(jì)的單據(jù)模板；同時(shí)該頁面還為用戶提供了「新增」「編輯」「刪除」等操作按鈕。

需要注意：

• 雖然提供刪除按鈕，但是已經(jīng)生效過的單據(jù)模板是不可以刪除的，可以通過取消對(duì)所有用戶的授權(quán)來達(dá)到廢棄單據(jù)的目的；
• 在編輯已生效單據(jù)時(shí)，只可以增加字段，不可以刪除字段；可通過字段維護(hù)頁面的“隱藏字段”來達(dá)到“刪除”的目的。

2）單據(jù)模板設(shè)計(jì)頁面

單據(jù)模板設(shè)計(jì)頁面可以直接放在菜單欄，也可以做成彈窗的樣式隱藏在「列表頁」之后。該頁面主要包含五個(gè)部分：

1. 模板定義：模板屬性（單據(jù)名稱、單據(jù)類別、單據(jù)首位、頁面地址等）；流程定義（單據(jù)的審批流程）；入口定義（通過哪個(gè)菜單或按鈕可以訪問單據(jù)頁面）。
2. 字段維護(hù)：即單據(jù)內(nèi)包含的字段名稱（含控件類型、占位規(guī)格、校驗(yàn)規(guī)則等）；提供增、刪、改、排序等操作；點(diǎn)擊“編輯”，跳轉(zhuǎn)至字段維護(hù)的詳情頁。
3. 組件維護(hù)：即包含多個(gè)字段的組件維護(hù)，提供“新增”“展開”等交互按鈕；例如一張報(bào)銷單可能包含多筆費(fèi)用，而管理員并不知道每個(gè)報(bào)銷人會(huì)報(bào)幾筆，因此需要提供一個(gè)“新增”的按鈕，報(bào)銷人可以自行選擇新增幾筆費(fèi)用（一筆費(fèi)用由多個(gè)字段組成）。
4. 字段查詢：一張單據(jù)可能包含很多字段，因此需要提供一個(gè)簡(jiǎn)單的查詢功能。
5. 單據(jù)預(yù)覽：可以放置在操作界面的右側(cè)，也可以提供“預(yù)覽”按鈕，方便用戶隨時(shí)查看自己設(shè)計(jì)的單據(jù)外觀。

3）字段/組件/功能按鈕維護(hù)頁面

該頁面包含的信息相對(duì)比較瑣碎，因?yàn)樯婕暗綌?shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，非技術(shù)出身的產(chǎn)品可能搞不定。建議提前跟開發(fā)溝通設(shè)計(jì)思路，待數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)初步完成后再進(jìn)行具體的界面設(shè)計(jì)。

關(guān)于界面草圖中具體名詞的解釋，本文不再贅述。大概可以理解設(shè)計(jì)思路即可，具體情況要視業(yè)務(wù)需求而定。

字段維護(hù)

組件維護(hù)

功能按鈕維護(hù)

作者：產(chǎn)品路漫漫；微信公眾號(hào)：產(chǎn)品路漫漫

本文由 @產(chǎn)品路漫漫 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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