導(dǎo)語：TO B產(chǎn)品的目標(biāo)是管理直達(dá)、效率提優(yōu)，是技控替代人控，是流程驅(qū)動(dòng)運(yùn)行。待辦是企業(yè)效率的典型場景，本文從待辦的“理念”、“閉環(huán)”、“中臺(tái)”、“運(yùn)營”四個(gè)維度，對(duì)TO B產(chǎn)品的設(shè)計(jì)理念進(jìn)行了闡述，與大家分享。

一、專題概述

待辦中心是TO B產(chǎn)品中最為常見的功能模塊，其體現(xiàn)了企業(yè)服務(wù)中“管理直達(dá)、效率提優(yōu)”的核心目標(biāo)。

縱觀多個(gè)SAAS產(chǎn)品和踐行多個(gè)項(xiàng)目，個(gè)人愈發(fā)感覺、在未深度實(shí)踐企業(yè)經(jīng)營，是無法設(shè)計(jì)好待辦中心產(chǎn)品功能的；也愈發(fā)察覺，市場的SAAS產(chǎn)品也并未真正圍繞“待辦”這個(gè)企業(yè)經(jīng)營常態(tài)做好產(chǎn)品架構(gòu)。

本文圍繞“待辦”這個(gè)企業(yè)經(jīng)營常態(tài)做產(chǎn)品專題，共分為“理念”、“閉環(huán)”、“中臺(tái)”和“運(yùn)營”4篇文章，本文為待辦專題第二篇。

1. 待辦專題(1)：3個(gè)待辦中心理念構(gòu)建TO B待辦價(jià)值殺手锏（專題篇）
2. 待辦專題(2)：閉環(huán)思維構(gòu)建待辦中心業(yè)務(wù)價(jià)值鏈（閉環(huán)篇）
3. 待辦專題(3)：1個(gè)待辦中臺(tái)實(shí)現(xiàn)TO B待辦服務(wù)生態(tài)（中臺(tái)篇）
4. 待辦專題(4)：GSM在TO B待辦運(yùn)營中的探索與實(shí)踐（運(yùn)營篇）

二、無閉環(huán)管理的企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀

人性七宗罪中、懶惰是罪之一；所以辦公環(huán)境其實(shí)對(duì)抗的是人的惰性之源；其二就是職場中人的職業(yè)素養(yǎng)千差萬別，有強(qiáng)自驅(qū)力、事業(yè)心特強(qiáng)的員工；也有被動(dòng)執(zhí)行、小富即安的員工。

所以一條待辦的生命周期實(shí)際是坎坷顛簸、效率堪憂。比如，我們就有這樣的情況發(fā)生：

1. CEO有一條單、一直在出差，又不好意思去催促，影響了業(yè)務(wù)運(yùn)行；
2. 營銷中心要求所有銷售必須學(xué)習(xí)的一門產(chǎn)品課程，各營銷部門完成比率是多少？
3. 審批鏈條中到底是那幾個(gè)節(jié)點(diǎn)最影響效率，能不能透視出來？
4. 在部門任務(wù)下達(dá)時(shí)，能不能隨時(shí)發(fā)起待辦，且可看到待辦完成進(jìn)度？
5. 一個(gè)部門的待辦完成一直排名倒數(shù)，高層領(lǐng)導(dǎo)能不能一鍵發(fā)起溝通，而不要通過秘書傳達(dá)或月例會(huì)傳達(dá)？
6. 能不能隨時(shí)看到整個(gè)公司的待辦完成情況，透視部門管理效率？

如上情況，將會(huì)通過本篇的閉環(huán)管理得到解決，現(xiàn)在進(jìn)入正題。

三、為何需PDCA管理閉環(huán)

在阿尼塔.S.霍蘭德的《現(xiàn)代會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》中對(duì)企業(yè)經(jīng)營有抽象的定義，企業(yè)在為顧客創(chuàng)造價(jià)值的過程中，都是由業(yè)務(wù)循環(huán)、管理循環(huán)和信息循環(huán)進(jìn)行相互協(xié)作、共同運(yùn)轉(zhuǎn)，從而構(gòu)成企業(yè)從戰(zhàn)略制定到行為修正的PDCA循環(huán)。

企業(yè)管理必須要有循環(huán)、否則管理就會(huì)無序和失控；預(yù)算管理、績效考評(píng)、營銷推進(jìn)、制造排班等企業(yè)管理動(dòng)作也都必須有管理閉環(huán)。同理，待辦是“必須做的任務(wù)”，也是企業(yè)管理中的一個(gè)關(guān)鍵動(dòng)作，也必然需要管理閉環(huán)。

四、待辦管理事務(wù)特點(diǎn)

PDCA是管理閉環(huán)的基礎(chǔ)元件，依據(jù)唯物主義的發(fā)展觀，事務(wù)有其普適性也有其特殊性。待辦需滿足PDCA的普適性，也擁有其個(gè)性化的特點(diǎn)。

我總結(jié)待辦有兩個(gè)個(gè)性化特點(diǎn)：一為標(biāo)準(zhǔn)化、二為實(shí)時(shí)化；標(biāo)準(zhǔn)化助力計(jì)控、實(shí)時(shí)化突破香農(nóng)定理。

五、特點(diǎn)解說1：標(biāo)準(zhǔn)化助力技控

績效改進(jìn)之父，吉爾伯特的行為工程模型(BEM)提到，影響績效的關(guān)鍵因素除了員工個(gè)人的知識(shí)、能力有關(guān)的因素外，還有環(huán)境因素。而且環(huán)境因素導(dǎo)致的績效差距占75%，只有25%的績效差距是由個(gè)人因素產(chǎn)生的。

技控就是通過簡化事、賦能人，通過改進(jìn)環(huán)境因素，構(gòu)建簡單快捷的數(shù)據(jù)、資源、流程、工具和考評(píng)策略，從而大踏步的改進(jìn)績效。

待辦任務(wù)是企業(yè)經(jīng)營的管理動(dòng)作、人控的策略就是用人力成本去堆砌、關(guān)注的是人的個(gè)體（企業(yè)人員異動(dòng)率居然被很多人所忽視），人控動(dòng)作不外乎一遍一遍的宣導(dǎo)培訓(xùn)、一次一次的催促跟蹤、建議專崗去通報(bào)管理。

而在技控思維下，一切則變得簡單高效。在待辦中心價(jià)值鏈中，我通過將如上問題落實(shí)成系統(tǒng)去管理。

比如：

1. 若出現(xiàn)超期未處理，以前需要管理人員導(dǎo)出表格去通報(bào)、現(xiàn)在系統(tǒng)自動(dòng)通報(bào)待辦人，若7天未處理則升級(jí)到該待辦人的直屬領(lǐng)導(dǎo)，讓直屬領(lǐng)導(dǎo)去處理；
2. 若領(lǐng)導(dǎo)看到哪個(gè)部門不達(dá)標(biāo)，以前領(lǐng)導(dǎo)通過微信去告知秘書找到該部門負(fù)責(zé)人，現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)直接在統(tǒng)計(jì)報(bào)表上點(diǎn)擊負(fù)責(zé)人頭像，就可以發(fā)起語音、撥打電話、發(fā)送郵件；
3. 若出現(xiàn)要一群人做待辦，以前則需要拉一個(gè)群，或抄送郵件，然后做跟蹤；現(xiàn)在則直接一鍵發(fā)起待辦，選擇責(zé)任人；然后待辦自動(dòng)形成一個(gè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每天自動(dòng)發(fā)給管理員。

并且，為了形成待辦技控的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，我們還構(gòu)建了5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)制度，所有接入待辦平臺(tái)的服務(wù)均均簽署這5個(gè)服務(wù)協(xié)議，如下是協(xié)議：

六、特點(diǎn)解說2：實(shí)時(shí)化突破香農(nóng)定理

信息傳遞遵循的基本規(guī)律（香農(nóng)定理）中提到：有限的資源是無限的，而無限的資源卻是有限的。

無線信道并不是可以任意增加傳送信息的速率，它受其固有規(guī)律的制約，就比如城市道路上的車一樣并不能想開多快就開多快，還受到道路寬度，其他車輛數(shù)量等因素影響。

企業(yè)經(jīng)營中的待辦任務(wù)傳遞也遵循信息傳遞規(guī)律，一個(gè)任務(wù)是否可快速得到執(zhí)行，并不完全決定于執(zhí)行人的個(gè)人能力，還和任務(wù)下達(dá)人的關(guān)注頻次、執(zhí)行人所處的環(huán)境、所用的工具有關(guān)。

換言之：以往的任務(wù)推進(jìn)工具，不外乎就是月例會(huì)、項(xiàng)目管理人的周期性統(tǒng)計(jì)通報(bào)、管理者的耳提面命。這些推進(jìn)工具，就如同城市道路一樣，無論是跑車、卡車、自行車，都受限于這個(gè)環(huán)境。

而若將任務(wù)管理工具線上化、移動(dòng)化后，提供實(shí)時(shí)可見的看板、鉆取分析報(bào)表；提供早報(bào)晚報(bào)的實(shí)時(shí)通知服務(wù)；提供嵌入待辦進(jìn)入IM工具、一鍵下達(dá)任務(wù)指令；提供統(tǒng)一的待辦列表頁面、移動(dòng)PC隨時(shí)可見；提供標(biāo)準(zhǔn)實(shí)時(shí)的超期通知和超期管理通報(bào)。

這些實(shí)時(shí)化工具就如同將城市道路換上了高速路，沒有紅綠燈、沒有60碼限速、沒有穿插的電動(dòng)車。信息傳遞不再受限于香農(nóng)定理。

也就是說、待辦的實(shí)時(shí)化，就是將管理動(dòng)作變得隨時(shí)可觸達(dá)、沒有秘書、沒有郵件、沒有PPT、沒有月例會(huì)。實(shí)時(shí)化的標(biāo)準(zhǔn)就是：管理動(dòng)作高頻、信息鏈條縮短、通知激發(fā)動(dòng)作。

本文由 @ boyka? 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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