編輯導(dǎo)語：在工作中，經(jīng)常需要接手一些遺留下來的項目，這些項目往往存在著不少問題。本篇文章作者結(jié)合親身經(jīng)歷，根據(jù)項目中存在的問題，一一拆解解決過程，與大家分享如何快速有效的接手項目。

一、項目背景

中途接手一個已經(jīng)在開發(fā)中的ERP項目，收集到的信息如下：

• 該項目原本由不存在相關(guān)經(jīng)驗的產(chǎn)品和技術(shù)進行跟進，且短期內(nèi)不會有專業(yè)供應(yīng)鏈開發(fā)入職；
• 業(yè)務(wù)方非常不滿意，認(rèn)為開發(fā)進度緩慢，無法有效支持開展業(yè)務(wù)；
• 當(dāng)前庫存混亂且長期無法解決，財務(wù)做賬困難，且無法進一步分析該項目運營情況；
• 運營該項目的團隊此前沒有類似經(jīng)驗，相關(guān)業(yè)務(wù)流程及規(guī)范不完善；
• 收銀系統(tǒng)為外購部分，生態(tài)比較閉環(huán)，不適用我司實際情況；
• 第三方倉庫為外包，倉庫管理混亂，倉庫賬面庫存和實物不準(zhǔn)確。

基于以上情況，該項目目前產(chǎn)出的成果質(zhì)量問題嚴(yán)重，人力儲備不足且不專業(yè)，運營管理及倉儲管理混亂，可謂是內(nèi)憂外患；因此優(yōu)先考慮收尾并關(guān)閉項目，重新外購一套成熟系統(tǒng)；但最終出于成本的考慮，公司還是決定繼續(xù)自研。

二、項目開展規(guī)劃

既然已經(jīng)定下繼續(xù)自研，因此進行以下方面準(zhǔn)備：

• 收集當(dāng)前所有相關(guān)方的業(yè)務(wù)瓶頸及功能述求，提出相關(guān)解決方案；
• 結(jié)合已有成果及業(yè)務(wù)述求，對系統(tǒng)功能框架，數(shù)據(jù)流，表結(jié)構(gòu)進行整理，重新制定整體框架；
• 向公司申請更多產(chǎn)品及技術(shù)資源，包括招聘專業(yè)的人才；確保有足夠且有經(jīng)驗的人力。
• 進行以上準(zhǔn)備工作后，開始著手對系統(tǒng)進行優(yōu)化及完善；整體方向以穩(wěn)定原有業(yè)務(wù)功能為主，其次開發(fā)新功能滿足業(yè)務(wù)剛需。

三、庫存問題根本原因分析

目前已知的實際情況為：門店與ERP系統(tǒng)庫存不一致，倉庫與ERP系統(tǒng)庫存不一致，門店賬面與實物庫存不一致且差異較大，倉庫賬面與實物庫存不一致且差異較大。

對于門店系統(tǒng)或倉庫系統(tǒng)實物與賬面不一致的情況，可以通過對門店/倉庫進行盤點，找出盤點差異數(shù)值比較大的庫存記錄，通過與業(yè)務(wù)及三方系統(tǒng)開發(fā)核實查找問題；這里不詳細(xì)展開。

對于ERP系統(tǒng)與門店或倉庫庫存不一致的情況，理論上可以通過對比兩邊系統(tǒng)的庫存變動明細(xì)，來發(fā)現(xiàn)庫存變動確實或數(shù)量有差異的場景；但由于缺少庫存變動明細(xì)數(shù)據(jù)，因此我們決定對比庫存差異變動趨勢來發(fā)現(xiàn)問題，若兩邊庫存的差異在逐步擴大，則該商品庫存在兩邊系統(tǒng)的庫存處理可能會存在問題。

1. 門店庫存差異分析

庫存對比監(jiān)控：拉取每天凌晨門店庫存數(shù)據(jù)與ERP門店庫存進行對比，計算當(dāng)天庫存差異值，第二天再次拉取數(shù)據(jù)并計算差值；相鄰的兩天庫存差異純在的變動即delta值；當(dāng)delta值不等于0的情況下，則代表該商品的庫存處理在門店系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)存在差異。

通過對異常庫存的商品出入庫記錄進行分析，發(fā)現(xiàn)庫存差異原因如下：

1）門店部分收貨，但是門店系統(tǒng)回傳的實際收貨數(shù)量=應(yīng)收數(shù)量，導(dǎo)致ERP庫存偏小

根本原因：部分收貨時，門店系統(tǒng)回傳數(shù)值錯誤。

2）門店負(fù)庫存銷售，但是ERP系統(tǒng)不允許負(fù)庫存出庫，且相關(guān)單據(jù)未做進一步處理

根本原因1：門店日常實物與賬面不一致，但為了保持正常業(yè)務(wù)進行，需要臨時負(fù)賣。

根本原因2：配貨單下發(fā)到門店系統(tǒng)，門店未驗收即開始上架銷售。

根本原因3：由于系統(tǒng)記錄的商品條碼錯誤，導(dǎo)致商品無法掃碼出庫，重新建一個商品用于出庫。

根本原因4：倉庫送錯貨，門店從不知來源渠道收貨并銷售。

根本原因5：門店入庫大包裝商品，但按照小包裝出售。

3）門店盤點及報損數(shù)據(jù)未處理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)偏大

根本原因：門店系統(tǒng)進行報損和盤點，但是相關(guān)單據(jù)并未被拉回ERP處理。

2. 倉庫庫存差異分析

同門店差異分析方法，對ERP和倉庫庫存差異變動進行分析，發(fā)現(xiàn)庫存差異原因如下：

1）倉庫部分發(fā)貨時，EPR凍結(jié)庫存未釋放，可用庫存偏小

根本原因：ERP采購單未能同步WMS采購單完結(jié)狀態(tài)，并釋放凍結(jié)庫存。

2）ERP不允許庫存為負(fù)數(shù)，兩邊庫存總數(shù)不一致

根本原因：WMS出庫單重復(fù)回傳至ERP處理，導(dǎo)致庫存偏小。

3）WMS自建單據(jù)的其他出庫操作，數(shù)據(jù)未同步至ERP

根本原因：WMS系統(tǒng)進行報損和盤點，但是相關(guān)業(yè)務(wù)未同ERP進行對接。

四，庫存問題優(yōu)化

1. 問題優(yōu)化方向

經(jīng)過以上差異數(shù)據(jù)監(jiān)控對比及根本原因分析，從以下幾個方面進行處理：

• 對于倉庫和門店系統(tǒng)產(chǎn)生的問題提出，并要求三方系統(tǒng)進行優(yōu)化或規(guī)范。如：數(shù)據(jù)回傳不能重復(fù)，部分收貨時回傳數(shù)據(jù)修正等。
• 對于系統(tǒng)已有功能的問題進行修復(fù)，包括：凍結(jié)庫存處理，負(fù)庫存處理等。
• 為各種異常場景梳理業(yè)務(wù)流程，提出系統(tǒng)解決方案，并進行相關(guān)功能開發(fā)。

由于前期缺少監(jiān)控措施，導(dǎo)致庫存出現(xiàn)異常，相關(guān)問題未及時排查，最終庫存差異越來越大；因此需對監(jiān)控措施進行完善。

2. 監(jiān)控措施完善

結(jié)果層面：通過每日定時導(dǎo)或拉取wms及門店系統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，記錄相關(guān)庫存差異值，delta值，生成庫存異常記錄，并將匯總對比結(jié)果推送至企業(yè)微信；技術(shù)每日檢查相關(guān)數(shù)據(jù)，若已處理則提交處理結(jié)果并修改狀態(tài)。

過程層面：對重復(fù)回傳出/入庫單結(jié)果，回傳出/入庫單且可能導(dǎo)致ERP庫存為負(fù)，兩種情況做監(jiān)控，監(jiān)控到異常情況，則直接推送告警信息至企業(yè)微信；此外由于門店負(fù)賣情況比較多，所以對于無法出庫的單，增加頁面集中展示，便于業(yè)務(wù)集中查看及處理（理論上門店系統(tǒng)自動生成調(diào)整單更合適）。

3. 庫存問題解決方案

1）商品多規(guī)格/中小包裝方案混賣方案

入庫時，確定可能最小售賣單位，庫存即以該最小規(guī)格進行存儲；（防止可能出現(xiàn)的中包裝賣到一半，需要轉(zhuǎn)換成小包裝去賣的場景—該場景下只能換一個商品去銷售了）—這里的最小售賣單位原則上是能劃分多細(xì)就多細(xì)，以防止后期可能出現(xiàn)問題。

以上最小規(guī)格商品創(chuàng)建后，若后續(xù)需要按照中包裝或多種商品組合出售時，可以創(chuàng)建組合商品；組合商品由上述最小規(guī)格的商品組成，但可以獨立設(shè)置價格及商品信息進行出售；當(dāng)商品下發(fā)至門店系統(tǒng)時，組合商品也需要下發(fā)。

2）門店負(fù)賣解決方案

銷售排隊出庫，庫存足夠則直接出庫，并生成出庫單；庫存不足則狀態(tài)為待出庫，定時輪詢直到庫存滿足再進行出庫，并生成出庫單和扣減庫存（考慮到出庫單也需要取成本價，因此取不到成本價的情況下，也不能生成出庫單）。

此外為了確保庫存能準(zhǔn)確體現(xiàn)，可采取類似于在途庫存的形式，在相關(guān)庫存匯總報表里面，展示“待出庫數(shù)”（考慮增加“待出庫庫存”表，便于頁面展示時匯總統(tǒng)計待出庫庫存）。

對移動加權(quán)平均價的影響：庫存總價值還是為正（因為還沒真實出庫），移動加權(quán)平均價也為正；計算移動加權(quán)平均價的時候，不考慮在途和待出庫庫存（若直接允許庫存為負(fù)數(shù)，則會同時存在正數(shù)和負(fù)數(shù)的庫存明細(xì)，影響移動加權(quán)平均價的計算）。

3）門店在途庫存和凍結(jié)庫存

重新檢查并設(shè)計在途庫存和凍結(jié)庫存邏輯。

在途庫存：倉庫或門店入庫業(yè)務(wù)單據(jù)生效后，即增加在途庫存（總庫存不變）；當(dāng)業(yè)務(wù)單據(jù)取消或完成入庫后，減少對應(yīng)數(shù)量的在途庫存（總庫存伴隨入庫單回傳后增加）。

凍結(jié)庫存：倉庫或門店出庫業(yè)務(wù)單據(jù)生效后，即增加凍結(jié)庫存（總庫存不變，凍結(jié)庫存增加）；當(dāng)業(yè)務(wù)單據(jù)取消或完成出庫后，減少對應(yīng)數(shù)量的凍結(jié)庫存（總庫存減少，可用庫存=總庫存-凍結(jié)庫存）。

4）商品資料存儲及下發(fā)方案

商品下發(fā)跟采購單/調(diào)撥單/配貨單走，否則沒有入過庫的商品，就會被業(yè)務(wù)盤點等，導(dǎo)致無緣無故增加庫存，或在被盤盈/盤虧時，對應(yīng)的盤盈入庫單無法取到成本價，此外還可以避免門店在門店沒有收貨的情況下，就直接銷售出庫了。

正常使用商品名稱，規(guī)格，條形碼，生產(chǎn)廠家，批準(zhǔn)文號其中的一項或多項來確定商品的唯一性，但是商品ID需要與這些信息區(qū)分開來，便于必要時刻對商品信息進行修改（如商品條碼錄入錯誤）；商品ID一般用商品分類+固定長度數(shù)字的組合，作為通信的唯一ID。

4. 系統(tǒng)功能完善

1）門店收貨異常

門店入庫單回傳至erp系統(tǒng)時，拉取原倉庫配貨出庫單，對比數(shù)據(jù)并自動生成差異記錄，對于差異記錄可在倉管進行定責(zé)后，自動生成入庫單和出庫單下發(fā)至wms系統(tǒng)（可根據(jù)單據(jù)類型對不同單據(jù)進行虛擬出入庫）。

2）倉庫報損

由于倉庫那邊不支持上傳報損數(shù)據(jù)，因此，從erp系統(tǒng)推送報損數(shù)據(jù)至wms系統(tǒng)；業(yè)務(wù)操作層面由倉庫確定報損的商品后，發(fā)郵件至倉管員，倉管員在erp系統(tǒng)上創(chuàng)建報損單，經(jīng)過相關(guān)審批流后，通過出庫單的形式推送至倉庫進行出庫。

3）倉庫盤點

由于倉庫那邊不支持上傳盤點數(shù)據(jù)，因此，從erp系統(tǒng)推送盤點數(shù)據(jù)至wms系統(tǒng)；業(yè)務(wù)操作層面由倉庫確定盤點的商品后，發(fā)郵件至倉管員，倉管員在erp系統(tǒng)上創(chuàng)建盤點單，經(jīng)過相關(guān)審批流后，通過出庫單+入庫單的形式推送至倉庫進行出/入庫。

4）倉庫內(nèi)移庫

良品/殘次品切換：為了便于倉庫的作業(yè)，同時提供更精準(zhǔn)的庫存給業(yè)務(wù)方參考；庫存分為兩種：良品，不良品；其中良品可用于正常出庫作業(yè)，不良品可用于報損及退貨等；對于ERP系統(tǒng)來說，需要區(qū)分以上兩種商品狀態(tài)（也有用庫存來區(qū)分的），所以當(dāng)倉庫做移庫或庫存調(diào)整導(dǎo)致商品狀態(tài)變更的情況下，WMS相關(guān)單據(jù)同步回ERP進行變更。

商品批次控制：為了精準(zhǔn)控制倉庫的不同批次不同效期的商品數(shù)量，庫存按照批號（有效期至）進行存儲。

5. 庫存處理框架

對庫存相關(guān)處理框架進行改造，分為業(yè)務(wù)單據(jù)-出/入庫單-庫存的結(jié)構(gòu)；在業(yè)務(wù)單據(jù)產(chǎn)生后，可以直接下發(fā)至下游倉庫和門店系統(tǒng)，門店和倉庫出入庫單回傳，必須先生成出/入庫單，并根據(jù)出/入庫單對庫存進行調(diào)整。

對于業(yè)務(wù)發(fā)生在其他系統(tǒng)的（如門店銷售，倉庫報損及盤點等），統(tǒng)一拉取業(yè)務(wù)單據(jù)存儲并排隊進行出庫，若庫存滿足則生成出庫單后再進行庫存調(diào)整操作。

五、結(jié)語

經(jīng)過以上的問題查找-分析-解決，基本完成對庫存的處理框架的優(yōu)化，但是整個過程還是比較艱辛且阻力比較大。

由于項目前期嚴(yán)重質(zhì)量問題，需要重新樹立團隊信心，取得業(yè)務(wù)方諒解并降低其期望值；在詳細(xì)的解決方案上，落實到具體的業(yè)務(wù)操作流程及管理規(guī)范，以確保最終方案最終能落地；此外，需要持續(xù)對使用方進行培訓(xùn)及考核，包括集中培訓(xùn)及考核（制作問題并給業(yè)務(wù)方進行填寫）等。

#專欄作家#

本文由 @不橈 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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