編輯導(dǎo)語：表單作為數(shù)據(jù)采集的工具，在日常職場中運用十分廣泛。本文從客戶的方面進(jìn)行了思考，就表單的定義、錄入、設(shè)計、目的及存在的問題進(jìn)行了詳細(xì)的梳理。推薦職場需要使用表單的同學(xué)閱讀。

表單，在B端產(chǎn)品中是非常常見的元素，在各類B端產(chǎn)品設(shè)計中幾乎都有應(yīng)用。那么在設(shè)計表單時，我們應(yīng)該從哪些方面著手呢？這個也是我在最近負(fù)責(zé)的新項目中才考慮到的。之前負(fù)責(zé)的項目只是把客戶方需要填寫的字段直接堆砌上去，并沒有進(jìn)行一個梳理，進(jìn)而也無從考量，用戶在填寫時是否順手？是否滿足他們的業(yè)務(wù)需求？會不會對需要填寫的字段有疑問？以及填寫的時候該注意什么？故在項目結(jié)束后，對表單這個部分進(jìn)行一次梳理。

一、什么是表單？

在某B端系統(tǒng)開展初期，通過和客戶接觸溝通，之前的業(yè)務(wù)都是通過線下完成的，通過郵件的方式發(fā)起和審批，隨著業(yè)務(wù)量的逐漸增多，導(dǎo)致某些問題顯現(xiàn)。梳理了業(yè)務(wù)員通過郵件開展業(yè)務(wù)遇到的問題，如下所示：

1. 存在業(yè)務(wù)跟進(jìn)過程困難

（1）查詢某一業(yè)務(wù)信息比較困難

郵件信息中，不僅含有與業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，也含有其他業(yè)務(wù)的信息，業(yè)務(wù)信息比較雜亂，很難找到業(yè)務(wù)信息 。在多業(yè)務(wù)信息混雜的場景下，通過關(guān)鍵詞搜索，也很難通過郵件列表顯示的字段【發(fā)件人、主題、日期、郵件大小】，快速且精準(zhǔn)的找到某一條想要了解的業(yè)務(wù)信息，往往要耗費一些時間。

舉個列子：查詢A業(yè)務(wù)下某單據(jù)的狀態(tài)與進(jìn)度時，在收件箱中，搜索“王者榮耀”關(guān)鍵詞，在郵件相關(guān)的標(biāo)題中進(jìn)行查詢，查詢的結(jié)果會將郵件標(biāo)題中有關(guān)王者榮耀的信息都進(jìn)行展示，其中有A業(yè)務(wù)的，B業(yè)務(wù)的，C業(yè)務(wù)的，D業(yè)務(wù)的。尤其是搜索之后，仍然還需要從多業(yè)務(wù)信息中將與A業(yè)務(wù)的、王者榮耀相關(guān)的肉眼甄別出來，才能找到具體的業(yè)務(wù)信息。

（2）在業(yè)務(wù)審批過程中，沒有獨立的字段顯示審批的狀態(tài)

郵件信息僅顯示【發(fā)件人、主題、日期、郵件大小】，根據(jù)郵件回復(fù)的信息，才能判斷業(yè)務(wù)的狀態(tài)，需要進(jìn)入郵件詳情中才能查看，無法直觀明了的在列表中查看業(yè)務(wù)單據(jù)的狀態(tài)，降低單據(jù)跟進(jìn)的效率。

（3）考慮到郵件長時間使用及后續(xù)維護(hù)

每個用戶的郵箱一般會有2GB或者5GB，當(dāng)郵件的儲存空間已滿，將無法收取郵件，有關(guān)業(yè)務(wù)郵件的信息，將不會再收到。如果不對郵件空間進(jìn)行處理，會無法跟進(jìn)業(yè)務(wù)信息。如果對郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除較舊的業(yè)務(wù)郵件，保證郵件的正常收取功能，刪除舊的業(yè)務(wù)郵件勢必會造成歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的丟失。對業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計不完整；其次若后續(xù)執(zhí)行業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)問題，也無法對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行追溯。

2. 業(yè)務(wù)管理效率低

業(yè)務(wù)管理：廣義上，業(yè)務(wù)管理是對實現(xiàn)某業(yè)務(wù)目標(biāo)的這一活動過程的管理。但在此文章中，是指對業(yè)務(wù)文件信息（分類及保存、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總）的管理。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人或者管理者對業(yè)務(wù)進(jìn)行管理，是為了提升業(yè)務(wù)人員的效率，讓業(yè)務(wù)人員跟進(jìn)業(yè)務(wù)、統(tǒng)計業(yè)務(wù)、查找業(yè)務(wù)更方便。對業(yè)務(wù)的管理不便，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）不利于對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計分析：郵件中，很難統(tǒng)計某業(yè)務(wù)的全部數(shù)據(jù)

其一，由于郵件保存時間限制問題，可能會存在歷史數(shù)據(jù)丟失；其二，某業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分布在各業(yè)務(wù)員的郵件中，統(tǒng)計較為耗費時間。例如：業(yè)務(wù)管理者想要查看2020年業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)量以及業(yè)務(wù)的預(yù)算金額花費的統(tǒng)計，需要統(tǒng)計每個業(yè)務(wù)員發(fā)起的A業(yè)務(wù)的單，再整理加總。統(tǒng)計數(shù)據(jù)耗時耗精力，可能還存在數(shù)據(jù)不全的問題。

（2）業(yè)務(wù)無法分類管理

郵件中包含各種各樣的業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)不是單一的，雖然郵件中可以通過打標(biāo)簽的方式對每個單據(jù)進(jìn)行分類，可以對業(yè)務(wù)進(jìn)行信息判斷和歸類，但無法讓業(yè)務(wù)更加有序。有序可以幫助業(yè)務(wù)建立分類標(biāo)準(zhǔn)，分門別類，讓業(yè)務(wù)變得更有條理，可控制。讓業(yè)務(wù)員遇到問題，可以參考同一類業(yè)務(wù)信息，進(jìn)行快速解決，提升業(yè)務(wù)問題的解決效率。

因此，為了讓業(yè)務(wù)人員更好的跟進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)展、管理業(yè)務(wù)信息。通過定制化的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，可以針對性的解決業(yè)務(wù)現(xiàn)存的各種問題。而表單，在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)存在的目的，就是為了收集業(yè)務(wù)信息。將業(yè)務(wù)信息電子化、線上化，也便于數(shù)據(jù)傳輸。由此可見：表單主要負(fù)責(zé)收集業(yè)務(wù)信息、進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸、為管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)。

二、表單錄入存在的問題？

1. 字段表述清晰，但用戶不理解字段需要填寫的內(nèi)容

在表單填寫過程中，字段表述清晰的情況下，有時候還是會給用戶造成疑惑。原因在于：其一，字段本身表示的含義不夠具體，有想象的空間；其二，因為人是主觀的，對一個詞的理解以及所能聯(lián)想到的內(nèi)容是不同的。

例如：在采購系統(tǒng)中，【預(yù)算金額】這個字段。知道這個字段是需要填寫采購需要花費的金額，但是輸入的金額是代表人民幣呢？還是代表美元？日元？歐元？以及這個預(yù)算是稅前的？稅后的？包不包含服務(wù)費等等，填單人對此是存在疑惑的。

預(yù)算金額作為一個字段，它的意義是信息的傳遞。要確保用戶能夠理解它所表達(dá)的意思。但是我們無法把所有的信息都飽含在字段里，一個將所有信息都包含的字段，是復(fù)雜的，它會匯總成一句話。像案例中的采購金額會變成這樣：包含所有花費在內(nèi)的稅前預(yù)算金額（RMB）。讓產(chǎn)品變的無法使用。

所以作為一個字段，如果本身的含義不夠具體，或者有聯(lián)想的空間?？梢赃x擇通過增加提示的方式，對字段進(jìn)行描述性的概括，幫助用戶進(jìn)行理解，”提示”盡可能的簡潔明了。

之所以提示要簡潔，是因為：用戶看到復(fù)雜內(nèi)容的時候很容易忽略，找不到重點，因為不夠簡潔。在認(rèn)知科學(xué)中，人腦天生喜歡“簡潔”。任何時候，如果同時存在“簡潔”和“復(fù)雜”兩個版本，簡潔的東西一定更容易讓人們記住。簡潔比復(fù)雜更有力量，更能抓住用戶的注意力。

我們自己也有這樣的體驗，如果是很簡單的一頁紙，你可能立刻就拿起來讀了，如果是一本報告，那么總是本能的存在“閱讀恐懼”的。

2. 字段表述不清晰，用戶理解有偏差

表單字段表述不清晰，用戶理解有偏差，就會導(dǎo)致用戶在該字段下填寫的內(nèi)容與預(yù)期不符，造成業(yè)務(wù)信息有誤，成為無效字段。原因在于：有些詞，意義模糊，會出現(xiàn)歧義。同一語言表達(dá)形式，在具體的業(yè)務(wù)場景中表達(dá)出兩種或多種意思的現(xiàn)象，產(chǎn)生歧義的原因有很多，針對表單而言，原因是語義歧義。

例如：在某B端系統(tǒng)中，【上傳附件】這個字段，在不同的業(yè)務(wù)場景下，需要上傳的文件是不一樣的。工程報價中，需要提供工程報價單，必要時，需對附件做字段化區(qū)分，符合當(dāng)下的業(yè)務(wù)場景，減少用戶的思考。

針對這種情況，可以通過語境消除。根據(jù)具體的業(yè)務(wù)場景，以及業(yè)務(wù)信息收集的目的對其進(jìn)行區(qū)分，將語義有歧義的字段增加業(yè)務(wù)相關(guān)方進(jìn)行明確。

三、如何設(shè)計表單？

1. 表單框架選擇

根據(jù)業(yè)務(wù)字段的數(shù)量不同，表單需要的展示的形式也不同，需要對表單內(nèi)容進(jìn)行合理化展示。常見的表單形式有彈窗、頁面（分組頁面）、分步頁面。彈窗彈窗更適合字段較少、臨時性、補(bǔ)充性或突發(fā)性的情況展示。比如：在審批信息時，可彈出審批信息進(jìn)行填寫；在設(shè)置用戶角色時，彈出用戶配置進(jìn)行選擇。彈窗作為當(dāng)前窗口的信息補(bǔ)充，或獨立于用戶主任務(wù)外的必須流程，往往承載的信息量較小。

頁面：

頁面承載的內(nèi)容很多，當(dāng)業(yè)務(wù)字段到達(dá)一定的數(shù)量后，用戶處理起來會有壓力。根據(jù)7±2法則，需要對信息進(jìn)行分組展示，這樣整體看起來更加有組織性。分組可以將表單信息分類展示給用戶，字段信息之間的強(qiáng)關(guān)聯(lián)性，可以更容易的幫助用戶填寫表單。

而且，接近性（格式塔原理）原則告訴我們：相互靠近的物體被認(rèn)為比相互距離較遠(yuǎn)的物體更有關(guān)聯(lián)性，這樣能使設(shè)計界面層次有序，視覺清晰，減少視覺噪音。

分步頁面：

頁面承載的內(nèi)容很多，業(yè)務(wù)本身具有流程化特性，需要對表單進(jìn)行分步展示，將一個冗長或用戶不熟悉的表單任務(wù)拆分成3到4個步驟，指導(dǎo)用戶完成。

2. 表單信息梳理

3. 表單錄入效率提升

通過減少用戶的操作步驟、減少輸入字節(jié)、縮短用戶的操作路徑等方式，來提升用戶錄入表單的效率。默認(rèn)字段設(shè)置在預(yù)約會議時，預(yù)約時間默認(rèn)為當(dāng)下的整數(shù)時間，比如當(dāng)前時間為19：14，可默認(rèn)為19：30。當(dāng)用戶時間與默認(rèn)時間一致時，減少用戶輸入。

自動補(bǔ)全信息：

在輸入郵箱時，用戶輸入數(shù)字時，自動補(bǔ)全郵箱后綴，減少用戶輸入。

按鈕懸浮置低：

在一定程度上，縮短了用戶填寫內(nèi)容與操作按鈕的路徑，降低了用戶的操作成本，及思考時間。更容易的打開一個新的表單

便于用戶自查：

在填寫金額時，為用戶輸入的數(shù)字，自動增加分位符；在輸入電話號碼時，為用戶輸入的數(shù)字，增加電話號碼的隔位符，便于用戶檢查數(shù)字填寫的是否正確。

4. 容錯：用戶可控，來去自由

填寫前的告知與引導(dǎo)，填寫中的校驗與幫助，填寫后的反饋與引導(dǎo)。都是對用戶提供填寫單據(jù)的幫助。初此之外，還有其他場景，也要考慮用戶如何面對。異常情況下，需將具體原因提示給用戶在出現(xiàn)異常時需予以用戶必要的狀態(tài)提示，并告知解決方案，使其有路可退，緩解用戶沮喪情緒，為用戶提供幫助。

保存草稿與刪除：

保存和刪除按鈕，在一定程度上也緩解用戶填單的壓力，給到用戶可控的感覺。

四、表單的目的

1. 業(yè)務(wù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，信息填寫更準(zhǔn)確

針對不同的業(yè)務(wù)訴求，提煉業(yè)務(wù)中的必要字段（即字段對業(yè)務(wù)梳理有意義的，缺乏該字段，對收集業(yè)務(wù)信息，有影響，或者無法展示該業(yè)務(wù)的全貌。）并對字段進(jìn)行梳理，以準(zhǔn)確的詞進(jìn)行簡短概括。挖掘業(yè)務(wù)本質(zhì)，抽象化業(yè)務(wù)信息，進(jìn)行歸納與整理，形成標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)格式，以便收集業(yè)務(wù)信息。對于瀏覽業(yè)務(wù)信息的人而言，標(biāo)準(zhǔn)化的格式，可以提高瀏覽的效率，也能準(zhǔn)確找到信息的位置。

2. 信息收集與追溯

通過填寫者對單據(jù)的填寫，可以有效收集業(yè)務(wù)信息，并對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行保留，便于業(yè)務(wù)信息的追溯。

3. 統(tǒng)計分析

通過對信息的收集，進(jìn)而可以對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行統(tǒng)計分析。便于發(fā)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)問題，優(yōu)化業(yè)務(wù)模型。

總結(jié)：

表單的目的主要負(fù)責(zé)收集業(yè)務(wù)信息、進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸、為管理系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)。

表單的設(shè)計注意事項：

• 形式：框架選擇，以數(shù)為主
• 錄入：用戶體驗，效率為主
• 文案：簡單易懂，表述清晰
• 反饋：反饋及時，減少焦慮
• 容錯：用戶可控，來去自由

表單的信息梳理：

• 簡化表單，聚焦核心
• 先易后難，循序漸進(jìn)
• 信息分組，一目了然

作者：鯨魚，微信公眾號：鯨魚

本文由 @鯨魚 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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