編輯導(dǎo)語(yǔ)：不管是剛剛?cè)肼毜男』锇檫€是已經(jīng)入職工作很久的小伙伴，在重構(gòu)系統(tǒng)的時(shí)候都應(yīng)該會(huì)有一些問題，在本文中，作者總結(jié)了他的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了如何在舊系統(tǒng)上進(jìn)行升級(jí)的方法，一起來看看。

我目前在一家傳統(tǒng)醫(yī)療企業(yè)，為實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，領(lǐng)導(dǎo)期望將使用多年的舊系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。因系統(tǒng)擴(kuò)展性不高，只能推翻重做。我司和德勤有戰(zhàn)略合作，所以請(qǐng)他們團(tuán)隊(duì)來協(xié)助重構(gòu)系統(tǒng)。

在重構(gòu)的過程中，我在德勤的需求分析師身上學(xué)到了很多做事方法，受益匪淺。因此，把這個(gè)關(guān)于重構(gòu)系統(tǒng)的實(shí)例分享出來，希望對(duì)大家有啟發(fā)。

一、重構(gòu)老系統(tǒng)我們碰到的三大問題

1. 信息架構(gòu)混亂且重復(fù)，業(yè)務(wù)流程復(fù)雜且不合理

早期的系統(tǒng)沒有專門的產(chǎn)品經(jīng)理規(guī)劃，一味圖快，有需求就加功能，留下了非常多問題。比如：

流程復(fù)雜：舊系統(tǒng)存在非常多的不必要流程，導(dǎo)致使用者為了達(dá)成業(yè)務(wù)目標(biāo)，經(jīng)常要在系統(tǒng)里操作多次，這嚴(yán)重影響實(shí)際工作效率。

展示復(fù)雜：現(xiàn)在的系統(tǒng)包含 900 多個(gè)頁(yè)面，頁(yè)面之間的重復(fù)度高。本可將信息整合為一個(gè)頁(yè)面，實(shí)際卻用多個(gè)頁(yè)面展示。有的頁(yè)面有 50-60 個(gè)按鈕，且每個(gè)按鈕都會(huì)觸發(fā)不一樣的場(chǎng)景。

培訓(xùn)難度大：使用者很容易忘記功能的作用和操作順序，導(dǎo)致學(xué)習(xí)成本巨大。經(jīng)調(diào)研，剛?cè)肼毜耐乱炀毷褂孟到y(tǒng)，一般要 2-3 個(gè)月。

2. 缺少需求、設(shè)計(jì)文檔

舊系統(tǒng)沒有完整的需求說明文檔，概要設(shè)計(jì)，更不用說詳細(xì)設(shè)計(jì)了。文檔更新不連貫，最新的文檔還是幾年以前的，這幾年新增的業(yè)務(wù)功能則完全沒有記錄。且文檔內(nèi)容都非常簡(jiǎn)單，無(wú)法呈現(xiàn)完整的業(yè)務(wù)流程和核心細(xì)節(jié)，很多地方都是簡(jiǎn)單帶過。

3. 沒有人了解系統(tǒng)全部功能

文檔不全，我們還寄希望于有“活文檔”，但是這個(gè)希望也落空了。老系統(tǒng)的使用角色有近 20 個(gè)，因?yàn)楣δ軓?fù)雜，每種角色只會(huì)操作跟自己業(yè)務(wù)相關(guān)的幾個(gè)頁(yè)面，但也只了解主流程，對(duì)于細(xì)節(jié)部分還是模棱兩可。

系統(tǒng)運(yùn)行了 10 多年，一直有開發(fā)工程師在維護(hù)。但因?yàn)楣救藛T不斷有變動(dòng)，文檔、交接程序都不完善和規(guī)范，經(jīng)過幾手傳遞，公司內(nèi)沒有一個(gè)人了解系統(tǒng)全部功能。

二、面對(duì)挑戰(zhàn)必須要有整體且細(xì)致的規(guī)劃

情況就是這么個(gè)情況，挑戰(zhàn)非常巨大。

經(jīng)驗(yàn)尚淺的產(chǎn)品經(jīng)理面對(duì)這種場(chǎng)景，可能會(huì)急于動(dòng)手，在還沒有思考清楚工作流程的時(shí)候，就直接研究系統(tǒng)功能，看舊系統(tǒng)如何設(shè)計(jì)，然后在這基礎(chǔ)上做部分優(yōu)化。但是這種工作方式并沒有大局觀，只知道要做但不知道要做哪些，且需求梳理完的截止時(shí)間也不確定，無(wú)疑不利于整個(gè)項(xiàng)目的落地。

有一陣子，工作進(jìn)入了停滯期，一時(shí)找不到入手點(diǎn)，不知該如何處理工作。后來，在德勤的協(xié)助下，我們并沒有著急開始動(dòng)手，而是先思考再做！

在動(dòng)手前會(huì)認(rèn)真討論和思考怎么做更有效率，并且能達(dá)到一個(gè)最好的效果。畢竟我們不可能花幾年時(shí)間才把需求全部整理出來，到時(shí)候競(jìng)爭(zhēng)公司早走在前面了。

以下是我們后來的規(guī)劃方案：

1. 確定工作的目標(biāo)，范圍，截止時(shí)間

首先就是確定工作的目標(biāo)，范圍，截止時(shí)間。

目標(biāo)已經(jīng)很明確，就是需要把需求全都整理一遍，然后重新進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)。而工作的范圍即梳理全量需求：系統(tǒng)里的功能都需要我們?nèi)渴崂?。截止時(shí)間我們是倒推的，因?yàn)樾孪到y(tǒng)計(jì)劃年底上線，所以需求梳理的時(shí)間要早于上線幾個(gè)月。開始動(dòng)工前，梳理這三個(gè)事項(xiàng)非常重要。梳理完還要和領(lǐng)導(dǎo)做同步和確認(rèn)，這樣才能明確工作方向和重心。

2. 量化需求梳理工作

確定第一步的內(nèi)容后，第二步是對(duì)接下來的工作進(jìn)行量化。

安排幾個(gè)同事把系統(tǒng)的所有菜單都用 Excel 整理出來，包括一級(jí)菜單，二級(jí)菜單，三級(jí)菜單等，最后統(tǒng)計(jì)下來有 900+ 頁(yè)面。

為什么只按頁(yè)面統(tǒng)計(jì)，不按功能統(tǒng)計(jì)呢？因?yàn)樯婕绊?yè)面太多，有的頁(yè)面功能甚至高達(dá) 100+ 個(gè)，如果按功能整理就需要花費(fèi)大量時(shí)間，但我們得嚴(yán)格控制需求梳理的進(jìn)度。且我們對(duì)功能不了解，也不了解實(shí)際的業(yè)務(wù)含義，所以前期整理的顆粒度就僅僅按照頁(yè)面劃分。

Excel-V0.1

有的伙伴可能會(huì)有疑問：為什么需要列一個(gè)這樣的Excel表格去整理頁(yè)面菜單呢？對(duì)于后臺(tái)產(chǎn)品，前期不應(yīng)該直接進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)研嗎?

因?yàn)檫@是個(gè)重構(gòu)系統(tǒng)的項(xiàng)目，上層領(lǐng)導(dǎo)只知道要重構(gòu)，卻并不知道重構(gòu)的難度有多少。前期制定的系統(tǒng)梳理至上線時(shí)間為 6 個(gè)月。但梳理完以后，我們對(duì)工作量和工作難度有了新的認(rèn)知，6 個(gè)月是絕對(duì)完成不了的。

有了這樣的梳理和量化的結(jié)果，我們和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作難度并且調(diào)整重構(gòu)時(shí)間為 12 個(gè)月。

3. 確定頁(yè)面梳理優(yōu)先級(jí)

完成第2步的量化工作，我們是不是就開始著手梳理這 900+ 頁(yè)面了？不，這還不夠，還得深挖！

梳理那些沒人用的頁(yè)面，根本就是浪費(fèi)時(shí)間。我們要搞清楚用戶到底常用哪些頁(yè)面，壓根不用的頁(yè)面就不梳理。于是，我們繼續(xù)梳理頁(yè)面優(yōu)先級(jí)。將之前整理的頁(yè)面菜單Excel的列后，再加上目前主要使用系統(tǒng)的各大用戶組。

用戶組是由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人提供，大概有近20個(gè)用戶組，每個(gè)用戶組都有對(duì)應(yīng)組長(zhǎng)。所以，我們前期就和各大業(yè)務(wù)組組長(zhǎng)進(jìn)行溝通，逐個(gè)詢問當(dāng)前所有頁(yè)面的使用情況，是否使用以及使用的頻率。

Excel-V0.2

統(tǒng)計(jì)下來：高頻使用的頁(yè)面有200+，中頻使用有100+，低頻使用100+，幾乎不用頁(yè)面 500+。

不過，業(yè)務(wù)發(fā)生頻率和需求優(yōu)先級(jí)還有一定區(qū)分，經(jīng)常使用的頁(yè)面肯定是需要優(yōu)先梳理的，但業(yè)務(wù)不經(jīng)常使用的頁(yè)面不一定優(yōu)先級(jí)低。因?yàn)榈皖l使用的頁(yè)面，可能也會(huì)涉及到一些核心流程的流轉(zhuǎn)。不過不要緊，深入調(diào)研的時(shí)候去了解詳情即可，初期階段就優(yōu)先梳理把高頻使用的頁(yè)面的需求。

4. 進(jìn)行需求梳理

需求梳理我們大概分為三步：需求調(diào)研，需求梳理，需求分析。

4.1 如何進(jìn)行需求調(diào)研

前期業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人給我們提供了15個(gè)用戶組的組長(zhǎng)資源，于是我們就以用戶組作為突破口，采取線下逐個(gè)調(diào)研用戶組的方式來了解需求。

因?yàn)椴煌脩艚M在系統(tǒng)中都承擔(dān)著各自的職能，所以我們只要滿足各個(gè)用戶組的核心需求，那么整個(gè)系統(tǒng)就相當(dāng)于是調(diào)研成功了。

調(diào)研前：我們會(huì)在舊系統(tǒng)看該用戶組的主要使用頁(yè)面，根據(jù)頁(yè)面大概了解用戶組的特征；與此同時(shí)也會(huì)準(zhǔn)備自己不明白的問題。

調(diào)研時(shí)：整個(gè)系統(tǒng)的功能特別復(fù)雜，在調(diào)研時(shí)對(duì)調(diào)研人員也進(jìn)行了一定的責(zé)任安排。每場(chǎng)用戶調(diào)研下，都有一位同事負(fù)責(zé)了解主流程，一位負(fù)責(zé)了解異常流程，一位負(fù)責(zé)做筆記/錄音，一位負(fù)責(zé)技術(shù)評(píng)估等。

那調(diào)研為什么要以主要流程和異常流程來進(jìn)行劃分呢？主要流程是支撐用戶組的正常職能操作，調(diào)研必不可少；但異常流程也十分重要。我們做需求梳理的時(shí)候肯定也是要把這些異常場(chǎng)景考慮上，需要給用戶提供一些撤銷的功能來結(jié)束整個(gè)流程。

調(diào)研的方式為在用戶的工作區(qū)域進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪談。因?yàn)樯婕傲鞒绦缘沫h(huán)節(jié)我們需要結(jié)合線下用戶的實(shí)際操作才會(huì)理解更深，避免出現(xiàn)大的偏差。

調(diào)研后：前期對(duì)調(diào)研人員有了具體安排，那調(diào)研后也就需要有對(duì)應(yīng)輸出。

在此階段我們主要輸出的文檔為：主要流程圖，異常流程圖，用戶訪談?dòng)涗洝?/strong>