編輯導語：合同不論對于誰來說都是十分重要的，因此，合同文本編寫及管理過程的規(guī)范也尤為重要。在本篇文章中，作者介紹和講解了如何建立合同范本庫，推薦想要學習智能合同管理產(chǎn)品設(shè)計的群體閱讀。

本文主要面向大型企業(yè)自建合同范本庫。

合同的重要性無論對于企業(yè)的法律人還是業(yè)務人員都是顯而易見的，但因合同文本編寫及管理過程不規(guī)范，也是大部分企業(yè)而引起糾紛案件的主要原因（根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，進三分之二的民事案件其實是由于合同糾紛產(chǎn)生的）。

美國如今大熱的已上市法律科技公司Axiom，他老板接受采訪，坦誠地說自己的絕大部分業(yè)務是在線審查、起草合同。

作為提高合同文本質(zhì)量降低合同風險重要手段之一，合同范本庫的建立也是極其重要，它不僅在事前階段規(guī)范合同文本編寫，起到降低合同履約風險的作用，而且在提高了合同起草審核的效率，更為合同的數(shù)字化、智能化管理夯實了基礎(chǔ)。

一、內(nèi)在邏輯

建立企業(yè)級合同范本的內(nèi)在邏輯是以合同范本為載體（整合+智能+服務），整合企業(yè)內(nèi)外法律專家資源，沉淀合同文本經(jīng)驗知識，連接合同相關(guān)知識（制度合規(guī)要求、風險內(nèi)控手冊等），以智能化方式生成、推薦、提示，高質(zhì)量完成合同文本編寫工作，并能夠在具體工作和業(yè)務場景便捷地連接到提供服務的內(nèi)部法律顧問或是外部專業(yè)律師。

二、設(shè)計參考

企業(yè)合同范本設(shè)計中有一些值得注意的實現(xiàn)，比如范本分類、范本屬性、內(nèi)容的產(chǎn)生、條款庫的建立、關(guān)聯(lián)知識的鏈接、合同生成等，在這里做了簡要說明，以供參考。

1. 范本分類

如何分類才能更好的滿足企業(yè)不同業(yè)務的需求呢？

目前企業(yè)主要是以常見法律關(guān)系為基礎(chǔ)，以業(yè)務發(fā)展和經(jīng)營管理為向?qū)澐趾贤侗镜姆诸?，以便于整個合同與業(yè)務的融合，為企業(yè)管理提供更有價值合同數(shù)據(jù)維度。

如：如能源企業(yè)，包括供用能源合同、購銷/買賣合同、建設(shè)工程合同、技術(shù)合同、租賃合同、承攬合同、借款合同投融資類合同、意向、框架協(xié)議等；房地產(chǎn)企業(yè)合同一級分類，包括項目準備階段、項目建設(shè)階段、營銷類合同、運營類合同、物業(yè)服務類合同、公司法類合同、融資擔保合同、知識產(chǎn)權(quán)類合同、行政管理類合同等。

2. 范本屬性

合同范本屬性一般包括范本分類（一般與企業(yè)合同分類保持一致），范本的名稱、修訂版本號、應用的組織范圍、使用的時間期限（有些合同范本根據(jù)業(yè)務淡旺季不同優(yōu)惠力度不同）、范本的來源、復雜程度（每個細類合同范本可以分為簡單、常規(guī)、復雜）、適用主體地位（甲方、乙方，很重要！）、制定人、最新修訂人、最新修訂時間等。

另外，在涉及合同范本數(shù)據(jù)庫模型時，需要考慮到范本歷史版本、評價（建議支持條款級）、必備條款、審查清單、關(guān)聯(lián)法律法規(guī)、司法案例及行政處罰等。

3. 內(nèi)容產(chǎn)生

目前企業(yè)重要是每一年或半年組織制定修訂企業(yè)統(tǒng)一合同范本，或是借助外聘律師進行完善企業(yè)范本，但對于需要完善修訂的點仍然缺少數(shù)據(jù)支撐，同時，也有少部分企業(yè)購買外部合同范本庫，使用時還需要進一步的裁剪。

隨著合同管理數(shù)字化建設(shè)，一方面，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分從實際簽訂的合同文本中，提煉出實際履行中低風險“合同范本”；另一方面，分析出糾紛案件頻發(fā)的合同，以案由進行歸納為修訂提供數(shù)據(jù)支撐。

同時，可以考慮逐步將PGC、UGC等方式逐步引入到企業(yè)內(nèi)容管理中，通過鼓勵更多專業(yè)及一線人員進行評價、產(chǎn)生內(nèi)容優(yōu)化合同范本質(zhì)量。

4. 條款庫

合同范本管理用不用做到條款級別？根據(jù)企業(yè)的管理和數(shù)字化建設(shè)水平而定，條款庫是合同數(shù)字化發(fā)展的一個趨勢，甚至要做到要素化管理，要素即合同當事人名稱（或姓名）和住所、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款（或者報酬）、履行期限（地點和方式）、違約責任、解決爭議的方法等。

針對合同每個條款進行標簽化管理，不僅能夠更加精確的進行優(yōu)化，便捷靈活組合應對更多業(yè)務場景，而且對于合同分工審核、智能審核提供幫助。如：合同起草中通過通過智能方式檢索類似條款，將合同中強勢條款，修改為中性條款；財務部門只負責審核合同財務部分條款；發(fā)現(xiàn)合同中缺少的必備條款等。

5. 知識連接

合同范本是從外部法律合規(guī)要求、內(nèi)部合規(guī)要求、到實際合同文本、風險內(nèi)控、違法違規(guī)案例的結(jié)合點，因此，可以以合同范本為基礎(chǔ)，按照條款級別建立法律法規(guī)、行業(yè)標準、內(nèi)部制度（集團型企業(yè)可數(shù)字化的合規(guī)要求在百條級別）、到實際風險事件、行政處罰、司法案例的知識圖譜。

這樣有助于企業(yè)感知內(nèi)外部變化，及時將變化有可能產(chǎn)生的風險傳導到相應的責任人處，從事后被動防御轉(zhuǎn)型事前的主動防控。

6. 合同生成

根據(jù)業(yè)務人員提供的要素自動生成合同文本，是合同范本應用的主要功能。所以，合同范本一定要具備自動生成的功能，通過填空或是問答方式生成合同是最常見的生成合同的方式。也可以通過選擇合同類型，推薦合同條款，在線生成合同文本。

總體上可以根據(jù)使用方式或是管理要求，將合同范本分類制式合同范本（經(jīng)專業(yè)人員審核只能填空不能修改）、參考合同范本（經(jīng)專業(yè)人員審核可以的進行調(diào)整）、其他合同范本（三種類型，每個企業(yè)的叫法可能不一樣）。

同時，合同范本還是智能合同審核重要訓練語料，是以范本為基礎(chǔ)的智能審核的對照基礎(chǔ)。

三、拓展思考

面向中小企業(yè)的合同范本庫管理邏輯上大同小異，以合同范本為載體，做整合+智能+服務，可以建立SaaS版合同范本庫，為中小企業(yè)提供服務。中小企業(yè)也可以建立自己合同范本庫，沒有必要建立成套的管理系統(tǒng)，通過共享文檔的方式等方式完全可以到達管理目的。

一般中小企業(yè)在業(yè)務上乙方思維更多一些，但可以對甲方范本進行匯集管理并動態(tài)跟蹤比較分析將其納入合同范本庫進行管理，達到接受和合理控制風險目的。

我們應該認識到控制風險是一門平衡的藝術(shù)，合同范本的最終目的是符合自身企業(yè)最大利益化，降低企業(yè)交易和合規(guī)風險，而不是為了高質(zhì)量而高質(zhì)量。

本文由 @Being4 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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