編輯導(dǎo)語：流程，對于產(chǎn)品人來說，是至關(guān)重要的一個(gè)名詞。無論采取什么行動(dòng)之前，都需要花些時(shí)間進(jìn)行流程梳理，確保后續(xù)工作的有序進(jìn)行。那么如何優(yōu)化流程呢？本篇文章作者結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)對此展開講述，希望對你有所幫助。

在生活中我們經(jīng)常會(huì)遭遇各種政策和規(guī)則的影響，去遵循一定的流程解決問題。

大到公司的組建如何申報(bào)，小到解決一日三餐的溫飽如何訂餐。

我們作為產(chǎn)品經(jīng)理，無論是在戰(zhàn)略規(guī)劃上還是產(chǎn)品設(shè)計(jì)中，也會(huì)涉及到關(guān)于流程的設(shè)計(jì)，從來我們都是按事務(wù)去專門解決某一個(gè)目標(biāo)達(dá)成而設(shè)計(jì)流程，那到底流程是什么呢？

一、什么是流程

如果我們要探究什么是“流程”？就必須從它的定義開始。

而我們上述的很多流程其實(shí)可以歸類于「業(yè)務(wù)流程」，來看劉潤老師在《底層邏輯》書中的定義：

流程是基于時(shí)間先做完一件事的整個(gè)過程。流程是線性的、連貫的、客觀的。

從上述的定義中我們可以發(fā)現(xiàn)，流程其實(shí)就是達(dá)到一個(gè)目標(biāo)所需經(jīng)歷的一些步驟，可以把【現(xiàn)狀】理解為起始點(diǎn)，而【目標(biāo)】理解為終點(diǎn)，也就是從起始點(diǎn)到達(dá)終點(diǎn)的一條線段路徑。

二、流程是如何形成的

從古至今無論是原始人生活還是我們當(dāng)下現(xiàn)代生活，可以說，我們做任何一件事都是有流程的，只不過流程的產(chǎn)生是分為兩種形式產(chǎn)生的：

（1）被動(dòng)自發(fā)

有些目標(biāo)是突發(fā)的，人們會(huì)根據(jù)自己的認(rèn)知自發(fā)去進(jìn)行探索實(shí)驗(yàn)，去找到達(dá)成目標(biāo)的路徑。

例如：剛出生的嬰兒，會(huì)根據(jù)本能尋求外界的幫助，無論是饑渴還是不舒服都會(huì)用哭啼來向外界發(fā)出交互信號，從而得到需求的滿足；

（2）主動(dòng)規(guī)劃

如果說被動(dòng)自發(fā)是探索型達(dá)到目標(biāo)的方法，那么主動(dòng)規(guī)劃就是人類的智慧了，人類會(huì)將重復(fù)類似的路徑總結(jié)歸納，然后形成方法論和知識傳遞共享給其他人。

例如：原始社會(huì)的狩獵，不再是本能的與怪獸搏斗，達(dá)成路徑是：觀察蹤跡 → 對比實(shí)力 → 規(guī)劃戰(zhàn)略 → 完成狩獵。

「被動(dòng)自發(fā)」和「主動(dòng)規(guī)劃」的形式區(qū)別只不過是有些流程是被設(shè)計(jì)過的，有些流程是自發(fā)的，有些流程是經(jīng)過實(shí)踐后總結(jié)出來的。

相對來講「被動(dòng)自發(fā)」大多是依賴于個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)，如何將個(gè)人經(jīng)驗(yàn)沉淀為「主動(dòng)規(guī)劃」更合理的方法，是我們需要去思考總結(jié)的。

三、如何優(yōu)化流程

俗話說，“一個(gè)和尚挑水喝，兩個(gè)和尚抬水喝，三個(gè)和尚沒水喝?！?/p>

因?yàn)樗幍沫h(huán)境和時(shí)機(jī)不同，現(xiàn)實(shí)中往往我們?yōu)榱诉_(dá)到目標(biāo)需要走很多彎路，這些路徑其實(shí)是低效的，本質(zhì)上說，流程管理與優(yōu)化都是為了更高效率地完成某件事情而進(jìn)行的一些改變和優(yōu)化。

我們可以將流程的優(yōu)化也分為幾個(gè)步驟：

1. 梳理流程（發(fā)現(xiàn)問題）

如果想要去解決問題，我們首先要去識別發(fā)現(xiàn)問題所在，第一步要做的不是馬上動(dòng)手改進(jìn)，而是先梳理當(dāng)前解決問題的路徑都有哪些，將這些都擺在桌面上一一個(gè)一個(gè)去評審不同路徑的優(yōu)劣。

那么如何梳理流程呢？這里推薦一種方法論：

Event Storming輕量級建模工具，來幫助我們較短的時(shí)間內(nèi)快速理解業(yè)務(wù)的全景圖，達(dá)到統(tǒng)一的認(rèn)知。Event Storming是按照DDD（Domain Driven Design）的思想所派生出來的建模工具，當(dāng)我們使用Event Storming去探索業(yè)務(wù)全景的同時(shí)，也產(chǎn)出了對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建模設(shè)計(jì)，這是與User Journey 、用戶故事地圖（User Story Mapping）工具的最大區(qū)別。

2. 評審流程（分析問題）

既然解決問題的路徑不同，那么有些路徑是不合理的，需要評審流程的有效性。同時(shí)流程應(yīng)該還加入一些變量，在某段時(shí)間可能是合理的，隨著時(shí)間和環(huán)境演變就需要調(diào)整改進(jìn)！評審流程環(huán)節(jié)的建議：

（1）識別目標(biāo)

來自大衛(wèi)·馬凱特《授權(quán)》書中的案例：圣塔菲號潛艇正在進(jìn)行火災(zāi)演練。

最佳的救火時(shí)機(jī)是火災(zāi)發(fā)生后的兩分鐘內(nèi)，所以船員們需要在兩分鐘內(nèi)，趕緊拿到消防軟管撲滅大火。

但是令人奇怪的是，火災(zāi)警報(bào)響起后，許多靠近消防軟管的船員們只顧著往外跑，而負(fù)責(zé)消防工作的當(dāng)天值班船員們，卻拿不到那些軟管，因?yàn)檫@些往外跑的人堵住了他們往里進(jìn)去救火的通道。

馬凱特指揮官不理解，為什么這些靠近消防軟管的船員不能直接滅火呢？難道他們不知道滅火的緊急性嗎？

結(jié)果調(diào)研之后才發(fā)現(xiàn)，并不是，原來是工作流程中規(guī)定，當(dāng)日值班人員才是應(yīng)急消防人員，可以滅火。

我們的真正目標(biāo)是盡快滅火，但是這些工作流程卻束縛了人們的做法，讓他們在毫無意識的情況下偏離了真正目標(biāo)。

事實(shí)上，出現(xiàn)這樣的問題也在提醒管理者，需要排查自己的組織中，是否存在這樣限制員工做法的流程規(guī)定。

我們要設(shè)定目標(biāo)，而不是具體的做法，只有這樣，團(tuán)隊(duì)成員的潛力，才有可能不受束縛真正被激發(fā)出來。

在整理流程的過程中，發(fā)現(xiàn)有很多流程在逐步偏離了目標(biāo)，為了達(dá)成一些外因的前置條件不得不走一些歧路，重拾初心查看流程最終要解決的問題目標(biāo)是什么，以目標(biāo)為核心去度量流程的合理性。

（2）關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)

在流程中有些節(jié)點(diǎn)是可以系統(tǒng)自動(dòng)化的，有些是需要人為干預(yù)的，無論是自動(dòng)化還是人工都需要評估所實(shí)現(xiàn)的路徑是否合理，可否找到最優(yōu)解。

（3）評審人

邀請參與全流程的人參與規(guī)劃是十分重要的，在梳理流程的過程中邀請用戶使用局部視野看待問題是不合適，容易站在自己的立場對流程進(jìn)行改進(jìn)建議。

以上幾個(gè)環(huán)節(jié)都是幫助我們一起來分析問題的卡點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，識別目標(biāo)找到關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的問題后，讓專家評審團(tuán)們一起共創(chuàng)治理方案才是我們的目標(biāo)，接下來我們聊一聊如何優(yōu)化流程。

3. 優(yōu)化流程（解決問題）

文章開篇距離流程是從起始點(diǎn)到終點(diǎn)的一條路徑：

根據(jù)物理知識，物體在做勻速直線運(yùn)動(dòng)狀態(tài)下的一個(gè)關(guān)系式s=v·t，其中s表示路程，標(biāo)準(zhǔn)單位m；v表示速度，標(biāo)準(zhǔn)單位m/s；t表示時(shí)間，標(biāo)準(zhǔn)單位s，整個(gè)式子表示單位時(shí)間內(nèi)，物體在自身的速度下所經(jīng)過的路程。

這個(gè)公式同樣適用于我們流程管理中，在流程管理我們期望達(dá)成目標(biāo)是快速有效的，在最小單位時(shí)間內(nèi)如何能達(dá)到高速度呢？

這里的速度其實(shí)包括了幾點(diǎn)重要因素：

（1）步驟

如果在實(shí)現(xiàn)流程的過程中步驟卡點(diǎn)越多效率越慢，可以想象每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都會(huì)將路徑的距離或多或少的拉長，識別冗余環(huán)節(jié)有效提高流程的執(zhí)行效率。

因?yàn)椴煌?、不同的業(yè)務(wù)所涉及到的流程不同，需要根據(jù)實(shí)際的情況具體問題具體分析，還是借鑒大衛(wèi)·馬凱特《授權(quán)》書中的案例：

士兵的休假請求需要經(jīng)過 14 步請假流程，好多位不同級別的長官簽字?？赡芤呀?jīng)到了士兵請假外出那天，系統(tǒng)里的流程還沒走完。

所以一個(gè)士兵和員工的請假到底需要多少人審批？

有的同學(xué)覺得直屬主管和HR就可以，一般情況下是這樣，但是如果涉及到婚假、病假、長時(shí)間的年假呢？

根據(jù)不同的場景其實(shí)我們可以設(shè)置不同的審批流程，給不同的場景找出最優(yōu)解減少其他冗余步驟，將流程合理縮短提升效率；

（2）審批

剛剛的案例中我們提到了「審批」，你會(huì)發(fā)現(xiàn)大多數(shù)審批流還依賴于人的決策，不是說人來跟蹤決策不好，而是作為制定流程或者管理者的角色沒有參與到流程設(shè)置中。

一個(gè)低效的流程不僅申請人苦不堪言，對于每天面對海量審批單的決策人來講也是一個(gè)繁重的負(fù)擔(dān)，最終變?yōu)椤昂灻麢C(jī)器”。

那么如何優(yōu)化審批呢？剛才的案例已經(jīng)簡單提到了關(guān)鍵詞：

• 場景：審批流程我們需要甄別當(dāng)前的業(yè)務(wù)流程目標(biāo)是什么，所處在的環(huán)境是什么，哪些可以提高效率，是否可以對于這類場景進(jìn)行合理的歸類，將同類的問題的解決方案進(jìn)行不斷的迭代優(yōu)化；
• 條件：業(yè)務(wù)流程中會(huì)涉及到一些關(guān)鍵的判斷條件，例如請假出差的天數(shù)、采購和報(bào)銷的金額等，可以根據(jù)不同的條件做判斷分支，這樣就可以有效減少不同場景下的步驟了；
• 授權(quán)：如果決策者對于審批也覺得是負(fù)擔(dān)的話就需要學(xué)會(huì)授權(quán)，無論是授權(quán)系統(tǒng)還是協(xié)作者，識別1場景和 2條件關(guān)鍵環(huán)節(jié)是否可以總結(jié)成方法論，對于同類申請就可以減少重復(fù)性的審批了。

（3）持續(xù)迭代

上文中多次提到業(yè)務(wù)流程是根據(jù)當(dāng)前的環(huán)境給出的最佳解，在某段時(shí)間區(qū)間可能是合理的，隨著時(shí)間和環(huán)境演變就需要調(diào)整改進(jìn)。

這里就需要產(chǎn)品經(jīng)理來持續(xù)跟進(jìn)更新業(yè)務(wù)流程全景圖，收集用戶反饋和系統(tǒng)迭代情況，遵循初心目標(biāo)，不斷完善迭代流程。

作者：larens；公眾號：悟思品

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