編輯導(dǎo)語：采購一直以來都不被重視，很多人認(rèn)為采購就只是買東西，不需要技術(shù)，還總是拿回扣……事實(shí)上真的是這樣嗎？一起來看看作者是怎么說的吧。

一、采購概念與分類

企業(yè)不重視采購由來已久：

• 采購不就是花錢買東西嗎
• 干采購油水很大，是肥差
• 做采購的人，人品靠得住就行
• 讓自己親戚做采購
• 要想辦法別讓采購拿回扣
• 采購不懂技術(shù)，需要什么就去買什么，就是個(gè)辦事員

這里談到的“采購”指的是生產(chǎn)制造型企業(yè)的采購，所謂采購，是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動(dòng)正常開展的一項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)。

在采購的發(fā)展歷程中，經(jīng)歷了從傳統(tǒng)采購到戰(zhàn)略采購的發(fā)展過程。在傳統(tǒng)采購中，人們對(duì)采購工作的認(rèn)識(shí)普遍存在以下幾個(gè)誤區(qū)：

誤區(qū)一：認(rèn)為采購就是“殺價(jià)”，價(jià)格越低越好

有些人認(rèn)為，做采購就要熱衷于同供應(yīng)商打價(jià)格戰(zhàn)，把價(jià)格一再壓低，并將獲得最低的采購價(jià)格視為采購的“成功”。這往往是采購工作中一個(gè)典型的誤區(qū)，采購人員之所以這樣做，是因?yàn)楹雎粤瞬少彽目偝杀尽?/p>

俗話說“買的沒有賣的精”，供應(yīng)商看似在價(jià)格上已經(jīng)沒有了盈利的空間，但是他會(huì)通過其他渠道來挽回?fù)p失，比如降低材料質(zhì)量、交貨時(shí)間不準(zhǔn)、服務(wù)水準(zhǔn)下降等。結(jié)果，采購人員看起來“占了便宜”的交易卻飽經(jīng)磨難，甚至在后續(xù)使用中要付出更大的代價(jià)。

所以，采購人員不僅要關(guān)注單價(jià)，更要關(guān)注采購的總成本。

誤區(qū)二：認(rèn)為做采購就可以“吃、拿、卡、要”，不吃白不吃，不拿白不拿

有些人認(rèn)為，采購是一個(gè)“肥差”，很大程度上掌握著選擇哪家供應(yīng)商的“權(quán)力”，供應(yīng)商有“求”于自己，認(rèn)為“有權(quán)不用，過期作廢”，所以在采購過程中為自己牟取私利。

這種觀念和行為不僅有違采購的職業(yè)道德，還加劇了采購中的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于任何一個(gè)管理規(guī)范的企業(yè)而言，都不會(huì)允許上述現(xiàn)象發(fā)生，企業(yè)在強(qiáng)化內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，總會(huì)致力于打造一支堅(jiān)守道德規(guī)范的采購團(tuán)隊(duì)，從而防止采購中的“貪腐”現(xiàn)象發(fā)生。

誤區(qū)三：認(rèn)為企業(yè)要經(jīng)常更換采購人員，以預(yù)防“采購腐敗”

有些企業(yè)認(rèn)為，采購工作不過是花錢買貨，容易成為滋生問題的溫床，為了控制采購人員的不道德交易給企業(yè)帶來損害，會(huì)經(jīng)常更換采購人員，以防止“采購腐敗”。

為此，一些企業(yè)甚至明文規(guī)定，采購人員不得連續(xù)任職超過3年，期滿要轉(zhuǎn)崗到其他部門工作等。

二、采購業(yè)務(wù)流程

一般來說，我們選擇不同的采購方式，在相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)流程上也會(huì)有所不同，但總的來說，作為一個(gè)完整的采購業(yè)務(wù)過程，其所遵循的業(yè)務(wù)流程又具有共性。

俗話說“萬變不離其宗”，我們通過圖1-2來認(rèn)識(shí)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行中的一個(gè)共同模式：

上圖從“接受采購任務(wù)”開始，到“付款并結(jié)清票據(jù)”止，將采購業(yè)務(wù)分為九個(gè)步驟；另外，采購業(yè)務(wù)在企業(yè)內(nèi)是一項(xiàng)持續(xù)開展的業(yè)務(wù)，每一次的采購業(yè)務(wù)結(jié)束，又將在若干時(shí)間后進(jìn)入再一輪的采購之中。

我們接下來了解采購業(yè)務(wù)中的各個(gè)步驟：

1．接受采購任務(wù)

可以說，接受采購任務(wù)是一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)開始的任務(wù)來源。通常情況下，企業(yè)內(nèi)的各個(gè)部門會(huì)把采購任務(wù)報(bào)到采購部，采購部把所要采購的物資予以匯總，再將采購任務(wù)分配給各位采購職員并下達(dá)相應(yīng)的采購任務(wù)單。

有時(shí)，采購部還會(huì)主動(dòng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與銷售情況，主動(dòng)提出各種物資的采購計(jì)劃，并交由企業(yè)各部門以及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)后，形成采購任務(wù)。

本步驟主要解決了“為什么采購”的問題。

2．制訂采購計(jì)劃

采購人員在接到采購任務(wù)后，要制訂出具體的工作計(jì)劃。

具體來說，采購人員要對(duì)所采購的物資進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，包括對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、規(guī)格、供應(yīng)商等因素進(jìn)行調(diào)查分析，從而確定采購方式、采購時(shí)間，以及貨物運(yùn)輸方法、貨款支付方法等。

本步驟主要從宏觀上解決了“怎么做采購”的問題。

3．提出采購需求

這里的采購需求，主要包括三個(gè)方面：

1. 對(duì)采購的產(chǎn)品做出清晰而準(zhǔn)確的規(guī)定，同時(shí)也有助于供應(yīng)商準(zhǔn)確地理解
2. 詳細(xì)地制定產(chǎn)品的檢驗(yàn)程序和規(guī)范
3. 形成完整的采購文件，如采購合同、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)協(xié)議等資料

總的來說，本步驟主要解決了“采購物品要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)”以及相關(guān)采購文件的問題。

4．選擇供應(yīng)商

每個(gè)企業(yè)都會(huì)處于一定的供應(yīng)鏈之中。對(duì)于企業(yè)本身供應(yīng)鏈中處于合作關(guān)系的供應(yīng)商，采購人員可以將采購信息直接發(fā)給對(duì)方；對(duì)于非供應(yīng)鏈中的供應(yīng)商，采購人員可以通過信息搜集，選擇質(zhì)量好、價(jià)格低、交貨及時(shí)、服務(wù)周到的供應(yīng)商予以合作。

本步驟主要解決了“從哪個(gè)供應(yīng)商處進(jìn)行采購”的問題。

5．談判與簽訂合同

在選擇了意向供應(yīng)商后，采購人員還要與供應(yīng)商進(jìn)行反復(fù)談判，討論價(jià)格、質(zhì)量、貨期、售后服務(wù)等合作條件，最后以合同的形式將這些條件規(guī)定下來，從而形成采購合同。

供需雙方簽訂采購合同，意味著供需雙方正式進(jìn)入采購合作程序。

6．訂購和發(fā)出訂單

一般來說，供需雙方簽了采購合同后，采購人員就可以向供應(yīng)商發(fā)出訂單；有時(shí)，采購合同本身就規(guī)定了采購訂單的內(nèi)容，使得采購合同就是訂單。

采購人員在向供應(yīng)商發(fā)出購貨訂單時(shí)，一定要詳細(xì)、具體地說明有關(guān)信息，諸如購貨訂單上的訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、單價(jià)、需求數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地址等信息都要準(zhǔn)確無誤。

7．貨運(yùn)及按時(shí)交付

采購人員在向合作的供應(yīng)商發(fā)出采購訂單后，接下來要面臨貨物運(yùn)輸及按時(shí)交付的問題。

在實(shí)際工作中，貨物可以由供應(yīng)商運(yùn)輸，也可以由第三方運(yùn)輸公司運(yùn)輸，還可以由采購方自己提貨。不管采取什么樣的貨運(yùn)方式，采購人員都要密切關(guān)注貨運(yùn)過程，確保按時(shí)交貨，以免影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營。

8．驗(yàn)收入庫

貨物運(yùn)到后，采購人員要配合倉儲(chǔ)部門按照供需雙方所簽合同的規(guī)定，對(duì)貨物數(shù)量、質(zhì)量等做好驗(yàn)收工作，一旦發(fā)現(xiàn)貨物存在未達(dá)到合同規(guī)定或者違反合同規(guī)定的問題，采購人員就要及時(shí)向供應(yīng)商反映。

必要時(shí)采購人員還可以向本企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)反映，一定要確保貨物符合合同規(guī)定。

9．付款并結(jié)清票據(jù)

在采購過程中，付款往往是供應(yīng)商最為關(guān)心的問題。如果采購方收到貨物后，在付款環(huán)節(jié)找各種非正當(dāng)理由拒付或者拖延付款，必然會(huì)引起供應(yīng)商的不滿，從而導(dǎo)致供應(yīng)商停止供貨，甚至訴諸法律來解決。

從表面上來看，雖然付款問題是采購方財(cái)務(wù)部門的工作，但在現(xiàn)實(shí)中，供應(yīng)商會(huì)認(rèn)準(zhǔn)自己被采購人員“坑”了，并且投訴采購人員，這不利于采購人員以后工作的正常開展。

因此，采購人員也要關(guān)注付款環(huán)節(jié)的如約開展，也可以通過有序的付款行為給供應(yīng)商留下好的印象，使得企業(yè)的采購行為對(duì)供應(yīng)商形成吸引力。另外，采購方在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行付款時(shí)，要結(jié)清相應(yīng)的票據(jù)，使得付款行為有據(jù)可查。

三、采購與各部門的關(guān)系

在一個(gè)企業(yè)中，采購業(yè)務(wù)牽涉范圍較廣泛。

比如，企業(yè)的生產(chǎn)部門需要采購部提供優(yōu)質(zhì)、足量的原材料，否則就會(huì)影響正常的生產(chǎn)經(jīng)營；銷售部門在制訂競(jìng)爭(zhēng)策略時(shí)，往往會(huì)考慮到產(chǎn)品原材料中的“亮點(diǎn)”；倉儲(chǔ)部門要知道采購的貨物何時(shí)進(jìn)倉庫等。

可以說，采購業(yè)務(wù)與企業(yè)內(nèi)各部門有著密切的關(guān)系。實(shí)際上，企業(yè)規(guī)模大小不同，所設(shè)置的部門多寡方面也會(huì)有區(qū)別。一般來說，規(guī)模大的企業(yè)，部門劃分?jǐn)?shù)量會(huì)比較多，職能分工也會(huì)更細(xì)化；規(guī)模較小的企業(yè)，部門劃分?jǐn)?shù)量會(huì)偏少，各部門的功能集成度會(huì)更高。

我們接下來以企業(yè)內(nèi)常見的職能部門為例，來看看采購部與相關(guān)職能部門的關(guān)系。

1．采購與企業(yè)管理層的關(guān)系

我們知道，采購部門對(duì)企業(yè)內(nèi)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的成本節(jié)省以及足質(zhì)、足量的供應(yīng)，會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)產(chǎn)生直接而重要的影響。所以，管理層要重視采購部門與平行部門的橫向聯(lián)系，重視采購人員職業(yè)素質(zhì)的持續(xù)提升。

具體來說，在必要情況下，采購部要將與供應(yīng)商接觸中獲得的市場(chǎng)資訊及時(shí)地提供給管理層，使這些信息成為企業(yè)經(jīng)營上的參考；管理層也可以將對(duì)市場(chǎng)行情的預(yù)測(cè)等信息資源提供給采購部，從而在一定程度上幫助采購部做好采購。

2．采購與生產(chǎn)部門的關(guān)系

為了確保原材料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購部要與生產(chǎn)部門經(jīng)常交換信息，以便有足夠的時(shí)間尋找資源，以及與供應(yīng)商進(jìn)行談判。

同時(shí)，采購部還要將原料采購的周期和訂購后可能發(fā)生的變化及時(shí)地告知生產(chǎn)部門，以便于雙方適當(dāng)?shù)卣{(diào)整與配合。

3．采購與銷售部門的關(guān)系

銷售部門不僅要根據(jù)產(chǎn)品產(chǎn)量進(jìn)行銷售預(yù)測(cè)及制定銷售目標(biāo)，還要考慮到采購周期，以避免無法如期交貨的問題。

另外，采購部應(yīng)把從供應(yīng)商處獲悉的有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的用料信息及時(shí)提供給本公司的銷售部門，以協(xié)助銷售部門做好競(jìng)爭(zhēng)策略。

再者，為了商業(yè)互惠，企業(yè)通常會(huì)要求供應(yīng)商購買本企業(yè)的產(chǎn)品，在具體落實(shí)中，銷售部門需要與采購部門做好配合。

4．采購與產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門的關(guān)系

一般來說，原材料越是基于標(biāo)準(zhǔn)化和通用化設(shè)計(jì)，相應(yīng)的采購成本就會(huì)越低；如果產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門在設(shè)計(jì)原材料規(guī)格時(shí)，為了追求創(chuàng)意與個(gè)性，而忽略了標(biāo)準(zhǔn)化和通用化設(shè)計(jì)，就會(huì)在一定程度上提高材料的采購成本。

為此，產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門不可過分追求“創(chuàng)意”，而忽視了價(jià)格和市場(chǎng)因素；同樣，采購部門也不可過于強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化和通用化設(shè)計(jì)，而忽略品質(zhì)創(chuàng)新與技術(shù)創(chuàng)新的要求。

所以，產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門要多征詢采購部門的意見和建議；采購部門也要根據(jù)市場(chǎng)行情，為產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門提供適當(dāng)?shù)囊?guī)格標(biāo)準(zhǔn)做參考。

5．采購與品管部門的關(guān)系

通常來說，采購人員必須熟悉有關(guān)品質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能從供應(yīng)商手上買到合適有用的東西。

同時(shí)，采購部門同供應(yīng)商的頻繁接觸，有助于品管部門制定一套切實(shí)高效的品質(zhì)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。

再者，品管部門還會(huì)在物料驗(yàn)收方面給予采購部門必要的支持，使得采購部門與品管部門密切合作，采購到優(yōu)質(zhì)的物料。

6．采購與倉儲(chǔ)部門的關(guān)系

一般情況下，批量采購可以降低采購的單位成本，但是庫存量的增加，又反過來提高了倉儲(chǔ)成本，甚至使得企業(yè)面臨“去庫存”的壓力。

為此，采購部門要與倉儲(chǔ)部門密切溝通與協(xié)調(diào)，共同設(shè)計(jì)最低的存量與最佳的訂購點(diǎn)，從而降低總成本。

7．采購與財(cái)會(huì)部門的關(guān)系

由于采購成本在產(chǎn)品成本中占有較大的比重，因此采購預(yù)算成為企業(yè)資金預(yù)算中一個(gè)重要的組成部分。

采購人員在選擇物料的品質(zhì)時(shí)，要考慮到成本因素以及企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)能力；采購人員在議定付款方案時(shí)要考慮到企業(yè)財(cái)務(wù)部門支持的付款策略（如現(xiàn)金結(jié)算、刷卡支付、網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬等）；每一項(xiàng)采購交易，從訂購開始到交貨、付款，都需要做相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理等。

可見，采購部與財(cái)會(huì)部門存在著頻繁的聯(lián)系。

8．采購與公關(guān)部門的關(guān)系

一般情況下，采購人員會(huì)經(jīng)常與外界人士接觸，從某種程度上來說，采購人員向外界展示了企業(yè)的形象，起到了一定的“公關(guān)”作用。

因此，對(duì)于設(shè)有公關(guān)部門的企業(yè)來說，采購部可以與公關(guān)部門密切合作，通過采購作業(yè)的開展，向外界展示良好的企業(yè)形象。比如，采購人員可以攜帶企業(yè)的宣傳性視聽資料、文案等，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)宣傳企業(yè)品牌，為樹立企業(yè)的良好形象而努力。

9．采購與法務(wù)部門的關(guān)系

在采購業(yè)務(wù)中，經(jīng)常會(huì)伴隨關(guān)于“權(quán)利和義務(wù)”方面的法務(wù)問題。比如，由于供需雙方簽訂的采購合同屬于經(jīng)濟(jì)合同的范疇，因而合同雙方要受“經(jīng)濟(jì)合同法”的保護(hù)并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

在實(shí)際工作中，在處理采購合同、糾紛、索賠等方面的問題時(shí)，采購部要與企業(yè)內(nèi)的法務(wù)部門協(xié)商，尚未建立法務(wù)部門的企業(yè)必要時(shí)可以從外界聘請(qǐng)法律顧問來協(xié)助。

四、戰(zhàn)略采購特征

一般來說，每個(gè)企業(yè)都處于特定的供應(yīng)鏈之中，如果企業(yè)只顧自己的私利，不管上游供應(yīng)商的死活，那么，企業(yè)就會(huì)動(dòng)搖甚至喪失其良性可持續(xù)發(fā)展的根基。

隨著社會(huì)的發(fā)展以及采購工作重要性的凸顯，從傳統(tǒng)采購走向戰(zhàn)略采購，成為當(dāng)前采購發(fā)展的趨勢(shì)。我們判斷一家企業(yè)是否具備戰(zhàn)略采購的思想，主要基于下述關(guān)鍵特征：

1．從關(guān)注單價(jià)到關(guān)注采購總成本

一般來說，采購總成本的本質(zhì)是采購材料的生命周期成本。

也就是說，材料的生命周期從與供應(yīng)商談好單價(jià)，到材料交付、運(yùn)輸、檢驗(yàn)、儲(chǔ)存、使用，轉(zhuǎn)化成相應(yīng)的產(chǎn)品，直至產(chǎn)品被客戶接受或者被客戶投訴并處理完投訴的整個(gè)過程，在這個(gè)過程中，附加在材料單價(jià)之上的各種費(fèi)用支出之和構(gòu)成了材料整個(gè)生命周期的成本。

2．企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系由短期交易到長(zhǎng)期合作

傳統(tǒng)采購只關(guān)注單價(jià)，使得企業(yè)會(huì)基于價(jià)格因素而頻繁地更換供應(yīng)商，不利于同供應(yīng)商形成穩(wěn)定的伙伴關(guān)系。

在戰(zhàn)略采購中，企業(yè)與供應(yīng)商彼此視為伙伴關(guān)系，雙方致力于長(zhǎng)期合作，有助于雙方實(shí)現(xiàn)共贏式發(fā)展。

3．供應(yīng)商由分散到集中，數(shù)目由多到少

傳統(tǒng)采購只關(guān)注單價(jià)，誰的材料價(jià)格便宜就買誰的，使得供應(yīng)商很分散，數(shù)目也很多。而戰(zhàn)略采購，一般強(qiáng)調(diào)高度集中的采購，供應(yīng)商的數(shù)目也會(huì)隨之變少。

我們知道，采購追求的是質(zhì)量?jī)?yōu)、成本低、交貨準(zhǔn)、服務(wù)好。

從質(zhì)量方面來看，由于不同的供應(yīng)商遵循著不同的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，而且在質(zhì)量水平上參差不齊，因此如果供應(yīng)商數(shù)量過多，就會(huì)使得材料質(zhì)量波動(dòng)大、不穩(wěn)定，同時(shí)加大了檢驗(yàn)次數(shù)和檢驗(yàn)費(fèi)用，倘若從供應(yīng)商中確定出表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，就會(huì)讓質(zhì)量有更好的表現(xiàn)；從成本方面來看，供應(yīng)商數(shù)量多、貨源多，會(huì)使得企業(yè)采購數(shù)量分散，不便于形成數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)和規(guī)模效應(yīng)。

4．采購部門的角色由被動(dòng)執(zhí)行到主動(dòng)參與

傳統(tǒng)采購將采購視為一項(xiàng)簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，主要是簡(jiǎn)單的下單、跟催、驗(yàn)貨、付款等事項(xiàng)，采購只是被動(dòng)地執(zhí)行需求部門提出的采購需求；戰(zhàn)略采購則高度重視采購對(duì)于企業(yè)經(jīng)營的重要性，強(qiáng)調(diào)采購的專業(yè)性，將采購作為企業(yè)的一項(xiàng)戰(zhàn)略職能，使得采購人員積極主動(dòng)地參與到企業(yè)的經(jīng)營中來。

本文由@山人小道 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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