通俗來(lái)說(shuō)，采購(gòu)就是指企業(yè)從供應(yīng)商處購(gòu)買公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需要的貨品，而采購(gòu)管理是指對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過(guò)程。本文作者分析了如何從0到1搭建采購(gòu)管理系統(tǒng)，希望對(duì)你有幫助。

采購(gòu)管理系統(tǒng)能夠讓企業(yè)規(guī)范好采購(gòu)工作的組織實(shí)施，有效提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本。本文將分享筆者從0搭到1建公司自營(yíng)采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)思路（本次只分享采購(gòu)入庫(kù)，不包括采購(gòu)?fù)素洠?/p>

一、產(chǎn)品方案設(shè)計(jì)

在進(jìn)行方案設(shè)計(jì)之前，首先對(duì)公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了一番調(diào)研分析。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)公司的采購(gòu)管理主要是基于OA的審批流程及Excel表格，信息協(xié)同也是以線下溝通為主；協(xié)同及管理效率低、數(shù)據(jù)無(wú)法規(guī)范留檔、前期業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)后期業(yè)務(wù)規(guī)劃無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。結(jié)合調(diào)研收集到的信息，便可以梳理公司的業(yè)務(wù)流程及關(guān)鍵問(wèn)題，進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)及方案設(shè)計(jì)。

二、產(chǎn)品能力建設(shè)

從0到1的產(chǎn)品，一方面要考慮系統(tǒng)主數(shù)據(jù)的管理能力，另一方面就是支撐業(yè)務(wù)流程的管理能力。上面的業(yè)務(wù)流程清晰的反映了公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)為：采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)計(jì)劃單、采購(gòu)訂單、入庫(kù)管理、采購(gòu)結(jié)款。下面就基于這幾個(gè)模塊分析下如何建設(shè)相應(yīng)的產(chǎn)品能力（本文只是簡(jiǎn)要介紹思路，不詳盡所有能力）。

1. 主數(shù)據(jù)管理

主數(shù)據(jù)主要包括供應(yīng)商、貨品、倉(cāng)庫(kù)、組織等，進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，可以從兩方面進(jìn)行：一是，對(duì)這些主數(shù)據(jù)的增刪改查能力；二是基于公司整體系統(tǒng)架構(gòu)，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間主數(shù)據(jù)是如何同步或關(guān)聯(lián)映射的。

比如采購(gòu)系統(tǒng)上更新貨品信息后，需要將貨品信息同步下發(fā)給WMS系統(tǒng)；再比如不同系統(tǒng)各自維護(hù)貨品信息，但是能夠通過(guò)貨品的商家編碼進(jìn)行關(guān)聯(lián)映射。

2. 采購(gòu)申請(qǐng)單管理

業(yè)務(wù)部門依據(jù)市場(chǎng)情況及運(yùn)營(yíng)計(jì)劃，提前做好需求預(yù)測(cè)。采購(gòu)申請(qǐng)單是業(yè)務(wù)部門正式向采購(gòu)部門提交采購(gòu)需求的憑證。采購(gòu)申請(qǐng)單由部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)之后，便流轉(zhuǎn)給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門將依據(jù)該采購(gòu)申請(qǐng)制定采購(gòu)計(jì)劃。

采購(gòu)申請(qǐng)單需要清楚填寫(xiě)申請(qǐng)部門、采購(gòu)貨品、貨品數(shù)量及要貨時(shí)間。

3. 采購(gòu)計(jì)劃單管理

采購(gòu)計(jì)劃是庫(kù)存管理的一個(gè)必要過(guò)程，采購(gòu)部門將結(jié)合業(yè)務(wù)需求、供應(yīng)商生產(chǎn)能力、庫(kù)存成本等因素制定采購(gòu)計(jì)劃。

1）人工創(chuàng)建采購(gòu)計(jì)劃單

采購(gòu)可以手動(dòng)選擇采購(gòu)申請(qǐng)單后生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃單，也可以直接新建采購(gòu)計(jì)劃單。

2）自動(dòng)創(chuàng)建采購(gòu)計(jì)劃單

很多情況下，公司會(huì)做月度、季度、年度維度的采購(gòu)計(jì)劃，或者對(duì)于某些品類或某個(gè)品牌會(huì)固定為多久補(bǔ)一次貨。對(duì)于上述定期采購(gòu)的場(chǎng)景，產(chǎn)品上可以規(guī)劃自動(dòng)創(chuàng)建采購(gòu)計(jì)劃單的能力——由系統(tǒng)自動(dòng)匯總相應(yīng)的采購(gòu)申請(qǐng)單并生成采購(gòu)計(jì)劃單。落到產(chǎn)品設(shè)計(jì)上便是提供采購(gòu)計(jì)劃自動(dòng)生成規(guī)則，用戶可以自定義規(guī)則內(nèi)容。規(guī)則的配置要素主要包括：

• 生成時(shí)間：什么時(shí)候自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃單，每周幾？每月幾號(hào)？……
• 采購(gòu)商品：匯總哪些商品的采購(gòu)申請(qǐng)，指定品類？指定貨品？……

采購(gòu)計(jì)劃單的處理是確定采購(gòu)訂單的前提，一方面，采購(gòu)部門可以結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)情況，平衡各業(yè)務(wù)部門的采購(gòu)申請(qǐng)，對(duì)采購(gòu)數(shù)量做出一定的調(diào)整；另一方面，采購(gòu)部門也是依據(jù)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行尋源詢價(jià)。根據(jù)業(yè)務(wù)情況，這里產(chǎn)品上可以考慮設(shè)計(jì)采購(gòu)詢價(jià)的能力，用于直接向供應(yīng)商下發(fā)詢價(jià)單或者記錄詢價(jià)過(guò)程及結(jié)果。

采購(gòu)計(jì)劃單是最終采購(gòu)決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在采購(gòu)計(jì)劃單維度記錄采購(gòu)決策過(guò)程及決策依據(jù)可便于業(yè)務(wù)上進(jìn)行采購(gòu)復(fù)盤。

4. 采購(gòu)訂單管理

當(dāng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃處理完成之后，便可以確定將要向哪些供應(yīng)商以什么樣的價(jià)格采購(gòu)哪些貨品采購(gòu)多少數(shù)量。接下來(lái)的就是執(zhí)行采購(gòu)這件事情，執(zhí)行的第一步就是正式下采購(gòu)訂單。

采購(gòu)訂單的關(guān)鍵信息包括：

• 采購(gòu)類型：比如標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)、樣品采購(gòu)、贈(zèng)品采購(gòu)
• 收貨倉(cāng)庫(kù)：采購(gòu)貨品后續(xù)可以送入到哪個(gè)或哪些倉(cāng)庫(kù)
• 供應(yīng)商：向哪個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)
• 結(jié)算幣種
• 采購(gòu)負(fù)責(zé)人
• 采購(gòu)商品信息：包括商品、商品數(shù)量、商品價(jià)格、計(jì)劃到貨時(shí)間等，比如下圖所示：

采購(gòu)訂單審批通過(guò)之后，就可以與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。簽訂合同的方式一般是電子合同或紙質(zhì)合同，根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況，此處提供合同上傳或發(fā)起電簽流程的能力即可。

5. 采購(gòu)入庫(kù)管理

出于庫(kù)存成本、供應(yīng)商產(chǎn)能、業(yè)務(wù)方要貨時(shí)間等方面的因素，一個(gè)采購(gòu)訂單的貨可能會(huì)分多次送到倉(cāng)庫(kù)。采購(gòu)與供應(yīng)商溝通好送貨入庫(kù)計(jì)劃之后，可在采購(gòu)系統(tǒng)上向倉(cāng)庫(kù)發(fā)起一個(gè)入庫(kù)預(yù)約（對(duì)于采購(gòu)系統(tǒng)與倉(cāng)庫(kù)WMS系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接的情況），倉(cāng)庫(kù)將依據(jù)該入庫(kù)單進(jìn)行收貨并回傳入庫(kù)數(shù)量。

若采購(gòu)系統(tǒng)未與WMS對(duì)接，為了保證采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的完整及庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確，產(chǎn)品上仍然需要提供手工錄入入庫(kù)單及入庫(kù)數(shù)量的能力。

在實(shí)際入庫(kù)中，供應(yīng)商送來(lái)的貨可能與預(yù)約數(shù)量不一致，也可能存在額外贈(zèng)送一些的情況，在入庫(kù)詳情中都需要能夠詳細(xì)記錄。對(duì)應(yīng)的需求場(chǎng)景為：入庫(kù)總金額將依據(jù)實(shí)際入庫(kù)數(shù)量進(jìn)行計(jì)算；額外贈(zèng)送的貨品是無(wú)需給供應(yīng)商付款，但公司財(cái)務(wù)在進(jìn)行成本核算時(shí)是要納入進(jìn)來(lái)計(jì)算的。

6. 采購(gòu)結(jié)款管理

企業(yè)與供應(yīng)商之間的款項(xiàng)通常有預(yù)付款、分期貨款等。

1）預(yù)付款

預(yù)付款是在合同簽訂后就需要向供應(yīng)商支付的金額，采購(gòu)直接依據(jù)采購(gòu)訂單發(fā)起請(qǐng)款。

2）分期款

分期款則是在倉(cāng)庫(kù)收貨后才可以向供應(yīng)商支付已入庫(kù)貨品對(duì)應(yīng)的全部或部分金額。

收貨入庫(kù)后，系統(tǒng)將根據(jù)采購(gòu)實(shí)際結(jié)算單價(jià)及已入庫(kù)的數(shù)量，計(jì)算已入庫(kù)總金額。采購(gòu)可向財(cái)務(wù)申請(qǐng)不超過(guò)已入庫(kù)金額的貨款結(jié)算給供應(yīng)商（若財(cái)務(wù)要求收票打款，那么請(qǐng)款前或請(qǐng)款時(shí)還需提交發(fā)票信息）。

另外，由市場(chǎng)無(wú)時(shí)不在變化，即使之前已經(jīng)談好了價(jià)格，在實(shí)際進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算時(shí)，還可能會(huì)調(diào)整結(jié)算金額。因此，還需要考慮增加調(diào)賬功能，用于調(diào)整采購(gòu)訂單的金額。基于財(cái)務(wù)需求，調(diào)整金額需落到具體貨品上，便于后續(xù)成本核算，調(diào)賬大概如下圖所示。

三、總結(jié)

從0到1的目標(biāo)是信息化、提高協(xié)同效率、保證數(shù)據(jù)留檔可分析。當(dāng)前，各個(gè)企業(yè)紛紛都在加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型，從0到1正是企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一步。