隨著協(xié)同時(shí)代的到來(lái)，需要用到協(xié)同的場(chǎng)景也逐漸增多。本文從協(xié)同實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，總結(jié)出兩類典型協(xié)同辦公產(chǎn)品的系列特性，結(jié)合實(shí)際案例展現(xiàn)這些特性的設(shè)計(jì)思考，希望對(duì)你有所啟發(fā)。

在「協(xié)同」辦公場(chǎng)景越來(lái)越豐富，功能越來(lái)越強(qiáng)大的今天，只要有網(wǎng)絡(luò)，人們就能夠?qū)崿F(xiàn)多?、跨地域、多終端實(shí)時(shí)溝通協(xié)作。這其中，協(xié)同辦公產(chǎn)品起到了關(guān)鍵性的作用。

除了易學(xué)性、效率、實(shí)用性、容錯(cuò)性等通用的設(shè)計(jì)原則之外，協(xié)同辦公產(chǎn)品在設(shè)計(jì)上還有什么特別要關(guān)注的嗎？

我們從多個(gè)協(xié)同辦公產(chǎn)品的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出兩類典型協(xié)同辦公產(chǎn)品的系列特性，并通過(guò)實(shí)際案例闡述了針對(duì)這些特性的設(shè)計(jì)思考。他們分別是: 以在線協(xié)同文檔（美事文檔）為代表的實(shí)時(shí)協(xié)同工具，和以項(xiàng)目協(xié)同（58云效）和任務(wù)協(xié)同EHR為代表的流程類協(xié)同工具。

由于他們既存在協(xié)同辦公產(chǎn)品特有的共性，又在各自的場(chǎng)景中體現(xiàn)出明顯的差異性，為了能講述得更加詳盡，我們的文章會(huì)分成上中下三篇。今天要分享的是第二篇——實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性。

一、實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性

實(shí)時(shí)協(xié)同，也就是在線協(xié)同，是指多人在同一工作界面達(dá)成同一目標(biāo)或完成某一事件。常見(jiàn)的協(xié)同工具有協(xié)同文檔、協(xié)同繪圖軟件等。作為協(xié)同工具，有復(fù)雜而繁多的功能，具有一定的學(xué)習(xí)成本，因此需要設(shè)計(jì)清晰簡(jiǎn)潔的協(xié)同編輯界面，幫助用戶更好地理解和使用協(xié)同編輯功能。

實(shí)時(shí)協(xié)同工具的操作界面布局通常分為頂部或左右的導(dǎo)航或工具欄（圖中1、2、4），根據(jù)協(xié)同工具的能力承載用戶經(jīng)常使用的功能操作；中間區(qū)域則是編輯工作界面（圖中3），為用戶提供協(xié)同編輯交互的主要區(qū)域。

本文通過(guò)設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)針對(duì)實(shí)時(shí)協(xié)同工具的研究，為大家總結(jié)了以下四大設(shè)計(jì)特性，以此保證在設(shè)計(jì)過(guò)程中充分考慮到用戶使用體驗(yàn)，提高協(xié)同編輯效率和質(zhì)量，供大家參考。

01 成員狀態(tài)可見(jiàn)性

與其他協(xié)作工具不同的是，實(shí)時(shí)協(xié)作需要用戶在同一工作界面完成工作。當(dāng)工作界面承載多人協(xié)作時(shí)，需要保證所有人操作時(shí)間、所在位置、操作狀態(tài)、用戶進(jìn)出工作界面狀態(tài)的可視性，以此來(lái)追蹤和跟進(jìn)所有用戶的進(jìn)度和內(nèi)容，保證工作順利推進(jìn)，我們可以通過(guò)設(shè)計(jì)手段來(lái)保證狀態(tài)的可見(jiàn)性。

（1）參與協(xié)作的用戶

我們可以設(shè)計(jì)一些視覺(jué)元素來(lái)關(guān)聯(lián)用戶，讓用戶了解工作界面中操作進(jìn)行中的用戶都分別對(duì)應(yīng)哪些視覺(jué)元素，能簡(jiǎn)潔清晰幫助用戶了解其他用戶的狀態(tài)。例如：在導(dǎo)航上通過(guò)頭像、色塊等關(guān)聯(lián)關(guān)系動(dòng)態(tài)展示當(dāng)前工作界面內(nèi)的用戶，讓協(xié)作用戶掌握當(dāng)前工作界面內(nèi)“人”的基本情況，并承載所有協(xié)作用戶的管理、操作時(shí)間、位置記錄。

（2）協(xié)作內(nèi)容定位設(shè)計(jì)

對(duì)于協(xié)作人共同產(chǎn)出的內(nèi)容，需要用戶快速分辨出哪些部分是誰(shuí)產(chǎn)出的，需要對(duì)協(xié)作人的操作位置、操作內(nèi)容進(jìn)行定位和查找，才能達(dá)成高效協(xié)作的目標(biāo)?？梢允褂妙伾珮?biāo)記或動(dòng)態(tài)圖標(biāo)等方式，突出顯示正在編輯的區(qū)域。同樣，內(nèi)容和位置的定位也可以通過(guò)設(shè)計(jì)進(jìn)行可視化來(lái)幫助用戶在工作界面內(nèi)將“內(nèi)容”與“人”進(jìn)行關(guān)聯(lián)，突出顯示正在編輯、已完成編輯的區(qū)域。

02 互不干擾性

多人協(xié)作時(shí)，存在操作互相干擾的可能性。對(duì)比操作后內(nèi)容的丟失，我們需要提前防止操作的干擾給用戶帶來(lái)?yè)p失，盡可能保證用戶在工作界面操作的專注性和操作沖突的容錯(cuò)性。多個(gè)用戶同時(shí)編輯同一個(gè)內(nèi)容時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)操作的沖突，我們需要明確地給用戶提示正在沖突操作，通過(guò)合理的布局提示、引導(dǎo)信息信息展示，甚至可以為用戶提供沖突后的解決方案或者容錯(cuò)提示，幫助用戶快速了解沖突的情況，做出正確的操作選擇。

（1）編輯提示

在編輯界面中，我們可以增加編輯狀態(tài)的前置提示，例如，當(dāng)在表格中明確提示哪個(gè)用戶正在操作的單元格，設(shè)計(jì)清晰的狀態(tài)提醒，讓其他用戶避免操作沖突。

（2）沖突提醒

如果無(wú)法避免雙方操作的沖突，要為用戶提供損失最小的解決方案，并且告知用戶后續(xù)如何操作，避免用戶因干擾帶來(lái)的損失。例如，操作后的彈窗提醒等。

03 溝通及時(shí)性

協(xié)作狀態(tài)下會(huì)產(chǎn)生多種形態(tài)的溝通方式，需要根據(jù)不同的協(xié)作場(chǎng)景選擇，能利用文本、圖片或是音視頻等能力打造高效的協(xié)作生態(tài)，以此來(lái)減少用戶頻繁跳出工作界面溝通，保證合作中信息交換和消息觸達(dá)。

（1）工作界面內(nèi)的即時(shí)溝通

當(dāng)協(xié)作用戶共創(chuàng)時(shí)，音視頻功能和協(xié)同定位進(jìn)行設(shè)計(jì)，可以幫助用戶在界面內(nèi)快速完成多人的溝通，減少內(nèi)容輸出后的反復(fù)溝通。

（2）工作界面內(nèi)的留言

當(dāng)協(xié)作用戶分別創(chuàng)作時(shí)，可以通過(guò)留言、批注、提醒等方式完成信息交換，便于協(xié)作用戶更快地推進(jìn)工作。

04 操作預(yù)判性

協(xié)同工具包含很多復(fù)雜功能，協(xié)作人要在繁多的功能找到需要的不是一件容易的事情。因此在設(shè)計(jì)中，需要預(yù)判協(xié)作人在工作界面中使用到的工具和場(chǎng)景，為協(xié)作人提供合適工具，縮減查找路徑，以此提升協(xié)作的效率。

（1）“懂你的”工具欄

協(xié)同工具的功能繁且多，不同內(nèi)容的操作工具也不同，在設(shè)計(jì)中可以根據(jù)用戶當(dāng)前的任務(wù)，聚焦場(chǎng)景，預(yù)判用戶目的，為用戶提供便捷工具。例如：在文本中插入表格時(shí)，工具欄調(diào)整為表格操作工具。

（2）手邊的工具條

除了用戶熟悉且固定位置的工具，還有需要很多輕量便捷的手邊工具。手邊工具不需要用戶移動(dòng)很遠(yuǎn)的位置進(jìn)行工具的查找，即能為用戶提供輕量便捷的操作。例如：在編輯狀態(tài)下的選中文本，預(yù)判用戶可能會(huì)進(jìn)行文字、格式等編輯的操作。

二、小結(jié)

實(shí)時(shí)協(xié)同工具在使用過(guò)程中因?yàn)槟繕?biāo)不同，會(huì)有產(chǎn)生出很多場(chǎng)景如：編輯、管理、演示等。針對(duì)不同的目標(biāo)場(chǎng)景我們?cè)O(shè)計(jì)的側(cè)重點(diǎn)也不相同，需要設(shè)計(jì)師們根據(jù)目標(biāo)導(dǎo)向來(lái)使用設(shè)計(jì)原則。

綜上所述，在「實(shí)時(shí)協(xié)同」這一主題的設(shè)計(jì)上具有很多獨(dú)有的特性，包括：

1. 成員狀態(tài)可見(jiàn)性；
2. 互不干擾性；
3. 溝通及時(shí)性；
4. 操作預(yù)判性。

我們分享了協(xié)同產(chǎn)品的共性、實(shí)時(shí)協(xié)同產(chǎn)品的特性，在后面的章節(jié)中，會(huì)還分享流程類協(xié)同產(chǎn)品所具備的個(gè)性以及在設(shè)計(jì)過(guò)程中的一些心得，敬請(qǐng)期待。