在當(dāng)今數(shù)字化快節(jié)奏的時代，協(xié)同辦公成為了提效的重要途徑。如何提高流程類任務(wù)的效率和體驗(yàn)，成為了一個緊迫的問題。本文將探討如何在多人協(xié)作任務(wù)中提高效率和提升使用體驗(yàn)，希望對你有所啟發(fā)。

在當(dāng)今的數(shù)字化快節(jié)奏的時代，流程類任務(wù)已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ钪胁豢杀苊獾囊徊糠?。無論是申請辦理一項(xiàng)手續(xù)，還是參與一個的工作流程，都需要我們進(jìn)行多人協(xié)作來實(shí)現(xiàn)最終的目標(biāo)。然而，由于任務(wù)的復(fù)雜性和繁瑣性，效率低下和使用體驗(yàn)不佳常常成為我們面臨的挑戰(zhàn)。這不僅會影響我們的生產(chǎn)力和效率，還會增加我們的壓力和焦慮感。

因此，如何提高流程類任務(wù)的效率和體驗(yàn)，成為了一個緊迫的問題。在這個問題上，我們需要進(jìn)行深入的研究，以探索各種因素對任務(wù)效率和體驗(yàn)的影響，并提出相應(yīng)的解決方案和建議。這將不僅為支持流程類任務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計和實(shí)現(xiàn)提供指導(dǎo)，還將為組織和個人提供更好的解決方案，以實(shí)現(xiàn)更高效和更優(yōu)質(zhì)的任務(wù)執(zhí)行。

然而，目前業(yè)界尚未出現(xiàn)可供參考的研究工具和方法，這也成為了我們研究和解決的問題。在這篇文章中，我們將探討如何在多人協(xié)作任務(wù)中提高效率和提升使用體驗(yàn)，以便更好地滿足組織的需求和個人的期望。我們將從不同的角度進(jìn)行分析，涉及任務(wù)流程的拆解、角色之間的協(xié)作、任務(wù)體驗(yàn)的衡量、問題定位的可視化等方面，并提出系統(tǒng)優(yōu)化方向和建議。我們相信，這些研究成果將有助于為組織和個人提供更好的流程類任務(wù)執(zhí)行方案，提高效率和提升體驗(yàn)。

一、拆解流程

1. 流程可以拆解為不同的任務(wù)環(huán)節(jié)。流程的總時間=任務(wù)的時間+流轉(zhuǎn)的時間。

2. 每個任務(wù)環(huán)節(jié)都可以拆解為：什么人，要完成什么任務(wù)，用了什么工具，產(chǎn)出什么樣的交付物，通過什么樣的方式把流程向下流轉(zhuǎn)。

可以提煉出任務(wù)的五個要素：人、任務(wù)、工具、交付物、流轉(zhuǎn)方式。

3. 這些要素可以進(jìn)一步拆分為很多種因素，其中與工具產(chǎn)品設(shè)計相關(guān)的有：人做任務(wù)的熟練程度、任務(wù)的復(fù)雜性、工具的易用性、交付物的產(chǎn)出難度和通用性，以及流轉(zhuǎn)方式的通用性等。

4. 這些因素都影響著當(dāng)前任務(wù)環(huán)節(jié)的效率和體驗(yàn)。

任務(wù)的效率=各任務(wù)環(huán)節(jié)（包含流轉(zhuǎn)）的效率之和

角色的體驗(yàn)=角色參與的任務(wù)環(huán)節(jié)的體驗(yàn)之和

二、研究線索

所以我們找到了研究的線索：通過研究任務(wù)五要素的情況，分析各任務(wù)環(huán)節(jié)的任務(wù)、與產(chǎn)品的交互、效率、體驗(yàn)、痛點(diǎn)、機(jī)會點(diǎn)等，從而得出流程任務(wù)總體的效率、各個角色的體驗(yàn)、使用痛點(diǎn)以及產(chǎn)品存在的優(yōu)化方向和機(jī)會點(diǎn)。

三、研究過程

接下來就以人力資源系統(tǒng)中預(yù)入職流程為例，說明研究過程。

預(yù)入職包括錄用和入職，是指從一個候選人通過終面后HR向高層申請錄用，到候選人入職公司的這一過程。案例中涉及數(shù)據(jù)與細(xì)節(jié)已脫敏。

1.?調(diào)研

首先進(jìn)行調(diào)研?？赏ㄟ^桌面研究、專家訪談、用戶訪談、焦點(diǎn)小組、用戶觀察、設(shè)計走查等手段，了解各個角色用戶的工作任務(wù)、合作方式、使用習(xí)慣、任務(wù)用時、體驗(yàn)痛點(diǎn)等。

2. 任務(wù)流程圖

梳理出任務(wù)流程圖，包括任務(wù)階段、任務(wù)環(huán)節(jié)（一個階段可能包括多個環(huán)節(jié)）、參與角色等。

3. 任務(wù)拆解

把每個任務(wù)環(huán)節(jié)按五要素拆解展開，并對應(yīng)到任務(wù)流程圖中?？梢愿Ⅲw地去看每個任務(wù)節(jié)點(diǎn)。

注：這個case里涉及到多個產(chǎn)品系統(tǒng)，工具的顆粒度只顯示到系統(tǒng)。如果流程發(fā)生在同一系統(tǒng)內(nèi)或存在其他有必要的情況，則顆粒度可以細(xì)到模塊、功能，甚至頁面，更易凸顯問題。

4. 體驗(yàn)研究

聚焦到任務(wù)環(huán)節(jié)上，逐一進(jìn)行研究，記錄體驗(yàn)、痛點(diǎn)、使用習(xí)慣、產(chǎn)品優(yōu)劣勢和機(jī)會點(diǎn)等，并計算不同角色在任務(wù)流程中的滿意度。

這樣相當(dāng)于每個角色都有了一條體驗(yàn)曲線。這里借鑒了C端用戶體驗(yàn)地圖的方法，反應(yīng)出了用戶做任務(wù)時的真實(shí)感受，也為產(chǎn)品設(shè)計提供了線索。

5. 效率研究

把視野拉大，回到整個任務(wù)流程上，記錄任務(wù)階段的用時，以及流程中拖慢協(xié)作效率的一些阻塞卡點(diǎn)。

注：任務(wù)階段的用時通常為預(yù)估，并不十分精確，但仍有參考價值。實(shí)際操作時，可用批量任務(wù)的所用時長表示，以減小誤差。比如發(fā)放一個批次的offer所用的時間。

注：拖慢協(xié)作效率的卡點(diǎn)可以根據(jù)項(xiàng)目自行定義。比如在這個case中，我們發(fā)現(xiàn)有些環(huán)節(jié)無法自動流轉(zhuǎn)，依賴于人工去流轉(zhuǎn)，如果人未及時流轉(zhuǎn)，流程就卡住了，這是拖慢效率的一個卡點(diǎn)，所以標(biāo)出了需要人工流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)。另外多個系統(tǒng)切換使用，涉及到交付物在不同系統(tǒng)中的傳遞和轉(zhuǎn)換，有些會拖慢效率，也將這些卡點(diǎn)記錄下來。

四、角色全景圖

至此，我們就得到了一張圖，取名為「角色全景圖」，意為圍繞各個角色工作展開的全景地圖。這張圖像警察斷案一樣，將所有線索都擺出來，放在一張圖里，就很容易發(fā)現(xiàn)異常。

這張圖主要展示了四方面的信息：

1. 任務(wù)：整體流程、任務(wù)階段、任務(wù)環(huán)節(jié)（包含五要素）
2. 效率：任務(wù)用時、阻塞卡點(diǎn)
3. 體驗(yàn)：節(jié)點(diǎn)體驗(yàn)、角色體驗(yàn)、使用習(xí)慣、痛點(diǎn)
4. 其他：產(chǎn)品優(yōu)劣勢、優(yōu)化方向等

五、如何應(yīng)用

就像用戶體驗(yàn)地圖一樣，通過這張圖，我們可以很清晰地定位問題，與團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成共識，推動產(chǎn)品優(yōu)化和流程提效。

這里根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，可以從以下方面挖掘產(chǎn)品機(jī)會點(diǎn)：

1.?工具

整個任務(wù)流程中涉及到多少工具系統(tǒng)？工具越多，越容易出現(xiàn)協(xié)同性的問題。

整個任務(wù)流程中有多少環(huán)節(jié)是未線上化的？將適合的任務(wù)線上化甚至自動化，可以降低任務(wù)難度，提升效率和體驗(yàn)。

工具系統(tǒng)間是否有很好的協(xié)同性？包括功能協(xié)同、數(shù)據(jù)協(xié)同等。協(xié)同性差的話，頻繁切換工具或轉(zhuǎn)換交付物會降低效率。

比如這個case，有21個任務(wù)節(jié)點(diǎn)，6類角色參與，涉及線上線下、5類工具、7次系統(tǒng)切換。工具間未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)協(xié)同，有4個環(huán)節(jié)需要對交付物轉(zhuǎn)換才能使用。

2. 體驗(yàn)薄弱處

哪個環(huán)節(jié)任務(wù)最復(fù)雜？體驗(yàn)最差？哪個角色最重要？整體體驗(yàn)最差？這些往往是撬動體驗(yàn)杠桿的良好支點(diǎn)，解決后會帶來放大的體驗(yàn)收益。需要去深入挖掘體驗(yàn)薄弱處背后的原因。

這個case中，HR是流程的深度參與者，但體驗(yàn)最差。HR要做大量工作，其中信息采集和合同準(zhǔn)備任務(wù)涉及重復(fù)勞動，體驗(yàn)較差。

3. 阻塞卡點(diǎn)

哪些任務(wù)/規(guī)則/功能降低了任務(wù)的效率？阻礙了任務(wù)的流轉(zhuǎn)？這些也是要重點(diǎn)關(guān)注的點(diǎn)。需要挖掘背后的原因。

在這個case中，有5個環(huán)節(jié)不能自動流轉(zhuǎn)。原因是系統(tǒng)缺少流程化的視角，功能模塊獨(dú)立，無法串聯(lián)，需要人工流轉(zhuǎn)。

寫在最后

在本文中，我們聚焦于提高流程類任務(wù)的效率與體驗(yàn)的研究，通過案例深入探索任務(wù)的復(fù)雜性和角色之間的協(xié)作，并提出了多種解決方案和建議，希望能夠?yàn)榻M織和個人提供關(guān)于流程類系統(tǒng)設(shè)計與優(yōu)化的參考。

最后，我們相信，角色全景圖的研究方法可以幫助我們宏觀定位和描述流程各個階段的使用情況，挖掘流程中存在的痛點(diǎn)和產(chǎn)品的改進(jìn)機(jī)會，以進(jìn)一步提升流程類任務(wù)的效率和體驗(yàn)。