作為入庫(kù)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)類(lèi)型，采購(gòu)入庫(kù)的存在具有一定重要意義，那么你對(duì)采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)及相應(yīng)的設(shè)計(jì)策略，又了解多少？在本篇文章里，作者就結(jié)合采購(gòu)入庫(kù)的各類(lèi)場(chǎng)景及方面，對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單做了綜合拆解，一起來(lái)看一下吧。

一、概述

ERP中的庫(kù)存管理是個(gè)龐大的模塊，它囊括了入庫(kù)業(yè)務(wù)、出庫(kù)業(yè)務(wù)、調(diào)撥業(yè)務(wù)、到貨計(jì)劃、發(fā)貨業(yè)務(wù)、庫(kù)存管理（基礎(chǔ)設(shè)置、庫(kù)存量邏輯、庫(kù)存分配策略、預(yù)警機(jī)制等）。而采購(gòu)入庫(kù)，作為最基礎(chǔ)的入庫(kù)業(yè)務(wù)類(lèi)型，能幫助我們快速了解入庫(kù)相關(guān)的邏輯和概念。

本文我將從采購(gòu)入庫(kù)的業(yè)務(wù)流程、場(chǎng)景、單據(jù)結(jié)構(gòu)、對(duì)庫(kù)存的影響等幾方面闡述采購(gòu)入庫(kù)單。

二、采購(gòu)入庫(kù)單的作用

入庫(kù)單是確認(rèn)貨物入庫(kù)的正式文件，同時(shí)采購(gòu)入庫(kù)單也是所有權(quán)實(shí)際轉(zhuǎn)移的重要標(biāo)志。

三、采購(gòu)入庫(kù)所在的業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)

四、采購(gòu)入庫(kù)單的場(chǎng)景

以下用金蝶上常用的幾種采購(gòu)入庫(kù)類(lèi)型大概講解下業(yè)務(wù)場(chǎng)景：

1）標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)

2）零散采購(gòu)

零散采購(gòu)常用于低價(jià)值的物料，通常不需要下達(dá)采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)訂單，而是直接入庫(kù)。

3）委外入庫(kù)

委外入庫(kù)指企業(yè)有委外加工業(yè)務(wù)，商品經(jīng)過(guò)工廠加工完成后回到本倉(cāng)。

4）分銷(xiāo)購(gòu)銷(xiāo)入庫(kù)

一般是分公司找總部要貨，總部發(fā)貨給分公司?？偛繉?duì)客戶，為分公司下銷(xiāo)售訂單，總部發(fā)貨，通知總部出庫(kù)。相當(dāng)于總部走銷(xiāo)售流程，分公司走采購(gòu)流程。

5）資產(chǎn)入庫(kù)

企業(yè)將固定資產(chǎn)登記入庫(kù)進(jìn)行管理。

6）VMI入庫(kù)

VMI（Vendor Managed Inventory）即供應(yīng)商管理庫(kù)存。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，在VMI模式中，企業(yè)給供應(yīng)商提供銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，供應(yīng)商負(fù)責(zé)維持在客戶端一定數(shù)量的庫(kù)存。供應(yīng)商來(lái)決定補(bǔ)貨的品種、數(shù)量和頻次。

五、使用前提

定義單據(jù)類(lèi)型、供應(yīng)商、業(yè)務(wù)組織、幣別、物料、單位、倉(cāng)庫(kù)、倉(cāng)位等基礎(chǔ)資料 按實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)設(shè)置采購(gòu)參數(shù) 如果進(jìn)行批號(hào)、序列號(hào)管理，還要設(shè)置批號(hào)規(guī)則和序列號(hào)規(guī)則。

六、單據(jù)的結(jié)構(gòu)

文末附xmind圖。

采購(gòu)入庫(kù)單的幾大模塊分別是：基本信息、供應(yīng)商信息、財(cái)務(wù)信息、明細(xì)、其他信息，其中明細(xì)每一分錄行又可對(duì)應(yīng)有物料明細(xì)、物料明細(xì)、序列號(hào)明細(xì)、其他明細(xì)。

1. 基本信息

基本信息中主要是記錄采購(gòu)方、供應(yīng)商的信息，以及入庫(kù)的基本信息，如入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)備注等。

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)規(guī)模不大時(shí)，需求方、采購(gòu)方、收料方都是同一個(gè)組織。但企業(yè)規(guī)模達(dá)到一定程度，例如有了總公司與分公司，那么以上三個(gè)組織可能會(huì)有所不同。

舉個(gè)例子：一家企業(yè)有總部，底下有分公司，分公司下有門(mén)店。分公司的客戶需要的貨物，由總部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，貨物直接送到門(mén)店中等客戶自提。那么需求方是分公司，采購(gòu)方是總部，收料方是門(mén)店。

2. 供應(yīng)商信息

記錄來(lái)料的供應(yīng)商信息，包括聯(lián)系人、電話等。同樣，供應(yīng)商信息涉及到3個(gè)組織：供貨方、結(jié)算方、收款方。

3. 財(cái)務(wù)信息

定義結(jié)算方式、付款條件、幣種、折扣、定價(jià)時(shí)點(diǎn)等信息。本次僅對(duì)結(jié)算方式、付款條件、定價(jià)時(shí)間展開(kāi)講講。

1）結(jié)算方式

即約定的付款方式。常用結(jié)算方式有：現(xiàn)金、支票、商業(yè)承兌匯票、銀行承兌匯票、本票、匯兌、信用證、委托收款、托收承付、匯票、銀行匯票、電子支付、光票托收、承兌交單、遠(yuǎn)期付款交單、即期付款交單、票匯、信用卡。

2）付款條件

約定的到期日、以及到期日應(yīng)付的比例或金額。

其中，到期日的確定方式常用有以下幾種：

1. 交易日：業(yè)務(wù)發(fā)生當(dāng)天；
2. 按天數(shù)結(jié)算：xx天后；
3. 固定日：可設(shè)置每月的固定日（可多個(gè)），并可額外設(shè)置月數(shù)、天數(shù)，計(jì)算邏輯為：到期日 = （業(yè)務(wù)日期+月數(shù)+天數(shù)），然后再根據(jù)向后原則匹配到的固定日期；
4. 月結(jié)：當(dāng)月發(fā)生的業(yè)務(wù)，于下N個(gè)月的某一天結(jié)算，一般是月結(jié)30天、60天、90天，可設(shè)置是嚴(yán)格按天數(shù)還是按月底。

另外，根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型不同，用于計(jì)算到期日的業(yè)務(wù)日期選擇也可能不同，有可能是采購(gòu)訂單日期、入庫(kù)日期、收料日期等。

（這塊后面再單獨(dú)出一篇詳細(xì)闡述。）

3）定價(jià)時(shí)間

即選取的價(jià)目表節(jié)點(diǎn)，一般來(lái)說(shuō)，單據(jù)操作較為及時(shí)，或價(jià)目較穩(wěn)定不常變化時(shí)，選擇系統(tǒng)日期即可，若經(jīng)常滯后補(bǔ)單，或價(jià)格變動(dòng)頻繁，則需要選擇單據(jù)日期。但這就需要系統(tǒng)將每一次價(jià)格變化以及對(duì)應(yīng)生效的周期都記錄下來(lái)。

4. 明細(xì)

來(lái)料的明細(xì)，主要是物料的信息、應(yīng)收數(shù)量、實(shí)數(shù)數(shù)量、計(jì)價(jià)數(shù)量、單價(jià)等，以及入庫(kù)的倉(cāng)庫(kù)、倉(cāng)位、庫(kù)存狀態(tài)（在途、可用、凍結(jié)），若需要做成本核算還可生成批號(hào)。

如果是涉及到保質(zhì)期的物料，如食品，那么明細(xì)中需要對(duì)保質(zhì)期相關(guān)也做登記：

一般來(lái)說(shuō)入庫(kù)的倉(cāng)儲(chǔ)人員對(duì)關(guān)于價(jià)格的信息是無(wú)權(quán)限的，可做相關(guān)權(quán)限控制。

5. 序列號(hào)

序列號(hào)即為某種物料具體到每一件的詳細(xì)信息，例如重量、長(zhǎng)度等。

6. 其他信息

與創(chuàng)建、提交、審核、作廢、修改相關(guān)的操作人、時(shí)間信息。

七、庫(kù)存影響

入庫(kù)單審核后，增加庫(kù)存，反審核對(duì)應(yīng)扣減庫(kù)存。

有時(shí)業(yè)務(wù)上不一定是審核時(shí)才觸發(fā)庫(kù)存更新，也有可能是提交/保存，那么相對(duì)應(yīng)作廢/取消/刪除時(shí)對(duì)應(yīng)扣減庫(kù)存。

帶入庫(kù)存的信息每個(gè)行業(yè)不同，根據(jù)實(shí)際所處行業(yè)具體分析定義即可。

八、上下游單據(jù)

1）上游單據(jù)

1. 采購(gòu)訂單，入庫(kù)單將入庫(kù)數(shù)量反寫(xiě)回采購(gòu)訂單；
2. 若業(yè)務(wù)中需要有收料環(huán)節(jié)，則上游也可以是收料單。

2）下游單據(jù)

1. 退貨單，退料單將退料數(shù)量反寫(xiě)回入庫(kù)單；
2. 扣款單：入庫(kù)物料質(zhì)量達(dá)不到訂單要求時(shí)可做部分扣款；
3. 應(yīng)付單：應(yīng)付單生成后，入庫(kù)單對(duì)應(yīng)分錄行的應(yīng)付關(guān)閉為true。

九、其他

1）關(guān)于入庫(kù)狀態(tài)

入庫(kù)時(shí)，針對(duì)本次入庫(kù)的物料情況，我們還可以使用一些狀態(tài)進(jìn)行區(qū)分，如合格入庫(kù)、不合格入庫(kù)、讓步接受入庫(kù)、工廢入庫(kù)、料廢入庫(kù)等。根據(jù)所處行業(yè)的具體情況，可利用這一狀態(tài)，對(duì)單據(jù)流程做設(shè)計(jì)。

例如讓步接受入庫(kù)時(shí)，說(shuō)明貨物并沒(méi)有達(dá)到指定標(biāo)準(zhǔn)，可能需要對(duì)供應(yīng)商做扣款處理，那么我們可以讓客戶選擇是否需要扣款，若需要，可自動(dòng)生成一張質(zhì)量扣款單，由質(zhì)量扣款單再生成紅字費(fèi)用單或應(yīng)付單等。

2）思考如何提升入庫(kù)效率

入庫(kù)的工作繁瑣但重復(fù)，我們應(yīng)當(dāng)從使用者的角度，針對(duì)行業(yè)特性，思考如何降低重復(fù)性工作量。

在某些行業(yè)，序列號(hào)可借助PDA掃描工具快捷錄入。有些供應(yīng)商來(lái)料時(shí)也可能會(huì)附上二維碼，入庫(kù)時(shí)通過(guò)掃碼的形式將序列號(hào)批量錄入。

此外，整單復(fù)制、批量操作、允許自定義字段默認(rèn)值、盡可能多的使用計(jì)算公式等方式，都能一定程度上提升操作效率。

3）避免重復(fù)入庫(kù)

單據(jù)之間有關(guān)聯(lián)關(guān)系時(shí)，下推需要做勾稽關(guān)系的處理，將下游單據(jù)的數(shù)量信息反寫(xiě)回源單，以此來(lái)避免無(wú)限制的下推。

與此相對(duì)應(yīng)，可提供單據(jù)下查功能，可查詢(xún)出本單下推過(guò)的所有單據(jù)。

十、結(jié)束語(yǔ)

以上淺淺與大家探討了采購(gòu)入庫(kù)單，實(shí)際上要完成這張采購(gòu)入庫(kù)單，許多使用前提也值得研究，例如組織機(jī)構(gòu)類(lèi)型、組織業(yè)務(wù)類(lèi)型、價(jià)目表、折扣表等，下次有機(jī)會(huì)再共同研究。

附采購(gòu)入庫(kù)單xmind：