在上一篇文章中，我們分享了excel的導(dǎo)入功能設(shè)計(jì)。那文件的導(dǎo)出，是不是也有這么多需要注意的點(diǎn)呢？確實(shí)是。這篇文章，我們就來詳細(xì)看看，在做導(dǎo)出功能時(shí)，都有哪些需要注意的點(diǎn)。

導(dǎo)出功能也是相當(dāng)常見，需要關(guān)注的點(diǎn)也很常規(guī)。

但是，只有小功能，沒有小需求。

往細(xì)了摳，注意點(diǎn)也是有很多的，我們展開說說。

01 導(dǎo)出前

最重要的一點(diǎn)：是否涉及到敏感數(shù)據(jù)？

• 個(gè)人信息相關(guān)的：身份證號(hào)、手機(jī)號(hào)、住址、姓名等
• 機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵性數(shù)據(jù)：這就多了，金融類中的交易流水、客戶信息等，教育類中的學(xué)生信息、醫(yī)療類的患者病歷、處方信息等等。

比如我之前做醫(yī)院業(yè)務(wù)的時(shí)候，院方不定期讓我們導(dǎo)出很大量處方數(shù)據(jù)，系統(tǒng)導(dǎo)出時(shí)都是掛，所以我們只能數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出。

但是「處方數(shù)據(jù)」完全是敏感數(shù)據(jù)，涉及到統(tǒng)方。

讓我們導(dǎo)敏感數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)泄露就會(huì)有很大風(fēng)險(xiǎn)，所以每次導(dǎo)出，我們都會(huì)讓現(xiàn)場實(shí)施人員找藥劑科、信息科簽字，然后我司內(nèi)部再找領(lǐng)導(dǎo)們簽字。最后將數(shù)據(jù)加密后提供出去。

02 為什么導(dǎo)出？

導(dǎo)出數(shù)據(jù)的目的是對(duì)導(dǎo)出的內(nèi)容進(jìn)行二次處理，絕對(duì)不是導(dǎo)出完成就結(jié)束了。

比如：

1、導(dǎo)出后數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析

比如導(dǎo)出excel后后然后進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，查詢功能無法滿足需求時(shí)，則導(dǎo)出數(shù)據(jù)，人工進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。B端數(shù)據(jù)導(dǎo)出是一個(gè)非常常見的功能。

2、導(dǎo)出數(shù)據(jù)處理后再導(dǎo)入

我之前做醫(yī)療數(shù)據(jù)時(shí)，醫(yī)院需要每月上傳數(shù)據(jù)至國家監(jiān)管平臺(tái)。我們系統(tǒng)可以按照監(jiān)管平臺(tái)支持的導(dǎo)入格式進(jìn)行導(dǎo)出，然后醫(yī)院工作人員再將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到國家監(jiān)管平臺(tái)中。

3、導(dǎo)出數(shù)據(jù)打印

比如導(dǎo)出word單，然后打印出來進(jìn)行留存或者是線下填寫。

4、導(dǎo)出數(shù)據(jù)后分享數(shù)據(jù)

比如剪映剪輯完視頻后，將視頻再發(fā)送到抖音。

總之，導(dǎo)出只是其中一個(gè)階段，接著會(huì)跨系統(tǒng)進(jìn)行處理，使用其它的處理軟件二次處理數(shù)據(jù)，涉及到使用其它軟件，就需要按照其他軟件能夠支持的方式進(jìn)行處理。

最基本的一點(diǎn)就是導(dǎo)出格式。

03 導(dǎo)出格式

導(dǎo)出的格式太多了，docx、xlsx、pptx、pdf、jpg、mp4等等~

文件格式有哪些，導(dǎo)出的格式就有哪些。

我們看下常見的導(dǎo)出格式：

docx、doc、xlsx、xls、csv、pdf

我們需要根據(jù)導(dǎo)出文件的應(yīng)用場景，以及每個(gè)格式的特性、使用頻率、兼容型等方面，確定導(dǎo)出的格式。

這就涉及到 2 種方式：

1）固定導(dǎo)出格式

導(dǎo)出的格式固定，如導(dǎo)出excel就是導(dǎo)出xlsx格式。這種方式是最常見的，對(duì)于后臺(tái)產(chǎn)品，當(dāng)涉及到導(dǎo)出報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，直接使用xlsx，問題都不大。

2）用戶自定義導(dǎo)出

格式結(jié)合能用戶滿足二次處理的格式，讓用戶選擇自己想要的格式。對(duì)于很多工具類產(chǎn)品，為了支持用戶多樣化的處理方式，導(dǎo)出的格式都是可以選擇的。

我之前遇到過一個(gè)場景，有些醫(yī)院的電腦還是xp系統(tǒng)，只有Excel2003。我們系統(tǒng)只能導(dǎo)出xlsx格式，但是Excel2003打不開xlsx格式。

再結(jié)合其它原因，最后我們做了個(gè)可以選擇導(dǎo)出 xls 或 xlsx 格式的功能。

04 導(dǎo)出文件劃分

是指把文件劃分出層級(jí)。比如導(dǎo)出excel，可以同時(shí)導(dǎo)出多個(gè)文件，每個(gè)文件內(nèi)1個(gè)sheet頁。也可以導(dǎo)出一個(gè)文件、文件中有多個(gè)excel。

對(duì)于文件層架劃分，可以分為2種情況：

1）從需求設(shè)計(jì)考慮

根據(jù)需求方案，確定導(dǎo)出文件的層級(jí)。

如導(dǎo)出時(shí)需要同時(shí)導(dǎo)出2份表格數(shù)據(jù)，一份是統(tǒng)計(jì)結(jié)果，一份是統(tǒng)計(jì)明細(xì)，我們可以導(dǎo)出一份Excel文件，文件內(nèi)有2個(gè)sheet頁。

當(dāng)同時(shí)導(dǎo)出多個(gè)文件時(shí)，可以采用導(dǎo)出壓縮包zip的方式。

我曾經(jīng)遇到個(gè)需求：藥師在查房時(shí)，需要使用紙質(zhì)的「臨床藥師查房記錄表」。先打印出含有患者信息的記錄表，然后再查房時(shí)拿筆填寫。這就要求我們系統(tǒng)可以導(dǎo)出記錄表，由于藥師還會(huì)存在編輯電子版的需求。

所以我們將導(dǎo)出格式定為docx。

對(duì)于導(dǎo)出word的層級(jí)，這就涉及到2種情況：

1. 多個(gè)患者信息導(dǎo)出到一個(gè)word文件，涉及到跨頁時(shí)，每個(gè)患者通過分頁符另起一個(gè)新頁。
2. 一個(gè)患者導(dǎo)出一個(gè)word文件，同時(shí)導(dǎo)出多個(gè)時(shí)，導(dǎo)出壓縮包。

最終我們使用的是多個(gè)患者導(dǎo)出到同一個(gè)word文件中，滿足用戶批量打印，同時(shí)在一個(gè)word文件可編輯電子版信息，不用打開很多個(gè)。

2）從性能考慮

在導(dǎo)出文件時(shí)不可避免的會(huì)有很大數(shù)據(jù)量的情況，會(huì)存在導(dǎo)出時(shí)間過長，導(dǎo)出文件體積過大的情況。

我們以「導(dǎo)出excel」需求為例，在導(dǎo)出時(shí)，研發(fā)一定會(huì)問最大可以導(dǎo)出多少行？

這個(gè)時(shí)候產(chǎn)品經(jīng)理可以評(píng)估，導(dǎo)出數(shù)據(jù)量的會(huì)有多少行，確定一個(gè)最大行數(shù)。

對(duì)于行數(shù)，我提需求都是最多5000行，但是這個(gè)并不是標(biāo)準(zhǔn)，需要結(jié)合導(dǎo)出是同步還是異步、服務(wù)器性能等角度一起判斷 。

但是這個(gè)時(shí)候存在一個(gè)問題：當(dāng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)超過最大行數(shù)時(shí)如何處理？

可以只導(dǎo)出前5000行，或者是后5000行。可是這樣導(dǎo)出的數(shù)據(jù)就缺了一部分，保證不了數(shù)據(jù)完整性。

對(duì)于這種情況，我們可以采用2種方式：

1）當(dāng)超過最大行時(shí)，再導(dǎo)出一個(gè)文件1-5000行數(shù)據(jù)是一個(gè)文件，5001-10000行是另一個(gè)文件，?最終導(dǎo)出一個(gè)含有多個(gè)文件的壓縮包。適合導(dǎo)出列數(shù)較多的情況，每個(gè)文件體積較小。

2）超過行數(shù)時(shí)，劃分sheet頁。sheet頁1是1-5000行數(shù)據(jù)，sheet2頁是5001-10000行數(shù)據(jù)，最終導(dǎo)出一個(gè)xlsx文件。適合需要通過來回對(duì)比的數(shù)據(jù)，通過切換sheet頁即可。

最終選擇的方式，大家根據(jù)實(shí)際需求自己判斷就好。

在這個(gè)時(shí)候，需要確定導(dǎo)出文件的默認(rèn)名稱，我一般是默認(rèn)名稱 + 導(dǎo)出時(shí)間。

05 導(dǎo)出權(quán)限

在剛開始我就就提到了數(shù)據(jù)的敏感性，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，不可避免的涉及到數(shù)據(jù)的權(quán)限。

對(duì)于數(shù)據(jù)權(quán)限分為：

1）角色功能權(quán)限

權(quán)限控制到按鈕級(jí)別，確定哪些用戶或角色有權(quán)進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)出操作。

2）數(shù)據(jù)范圍限制

確保用戶只能導(dǎo)出其具有權(quán)限的數(shù)據(jù)?？梢酝ㄟ^基于角色或數(shù)據(jù)所有者的權(quán)限進(jìn)行限制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)范圍的過濾，確保用戶只能導(dǎo)出其特定范圍的數(shù)據(jù)。比如說店長只能導(dǎo)出自己店鋪的數(shù)據(jù)；區(qū)域管理員可以導(dǎo)出所管區(qū)域的數(shù)據(jù)。

3）導(dǎo)出字段限制

限制用戶在導(dǎo)出文件中可以看到的字段。

如導(dǎo)出Excel時(shí)只能導(dǎo)出權(quán)限范圍內(nèi)的列數(shù)據(jù)，讓導(dǎo)出的數(shù)據(jù)不具備完整性。

比如說銷售數(shù)據(jù)，普通店員可以看到銷量，對(duì)于店長，可以看到銷量、毛利率。

同時(shí)，還有對(duì)導(dǎo)出頻次的限制，導(dǎo)出數(shù)據(jù)的日期范圍限制、導(dǎo)出日志記錄等，大家都可以考慮在內(nèi)，在這不贅述了。

06 導(dǎo)出模板的制定

當(dāng)導(dǎo)出的內(nèi)容涉及到固定格式的時(shí)候，產(chǎn)品經(jīng)理有必要明確最終導(dǎo)出內(nèi)容的格式。

確定具體的格式排版，導(dǎo)出的字段名稱、每個(gè)字段的取值來源、每個(gè)字段顯示的格式等等。

提供出一個(gè)含有解釋說明的導(dǎo)出模板，讓研發(fā)對(duì)著導(dǎo)出模板開發(fā)，讓測試對(duì)著導(dǎo)出模板測試。

對(duì)于Excel導(dǎo)出：

1、確定導(dǎo)出的內(nèi)容有什么：

1. 文件內(nèi)是否有報(bào)表名稱？
2. 文件內(nèi)是否要添加導(dǎo)出數(shù)據(jù)的導(dǎo)出范圍、字段解釋？
3. 如果導(dǎo)出的數(shù)據(jù)用于批量修改再重新導(dǎo)入，是否需要把導(dǎo)入模板中的說明同步在導(dǎo)出模板里也加上。
4. 確定導(dǎo)出表格的表頭，列名是什么？列名如何排列？

2、確定每行數(shù)據(jù)展示邏輯是什么：

1. 當(dāng)查出多行時(shí)，是否需要合并上下行？
2. 數(shù)據(jù)在excel中的排序是什么？

3、每個(gè)字段的展示邏輯是什么：

1）當(dāng)一個(gè)字段中會(huì)有多個(gè)值時(shí)是分單元格展示，還是拼接展示在一個(gè)單元格中。

2）如果單元格字段需要拼接，拼接的格式是什么？

3）當(dāng)數(shù)據(jù)庫中存的是枚舉值，需要怎么轉(zhuǎn)換？如「是否刪除」，數(shù)據(jù)庫存的是0、1，0代表否，1代表是；那導(dǎo)出的excel中展示為「是、否」還是展示成「已刪除、未刪除」。

對(duì)于Word格式：我采用的方式是確定好導(dǎo)出模板，然后通過「文檔內(nèi)說明 + 批注」的方式，對(duì)每個(gè)字段進(jìn)行解釋說明。示例如下圖：

07 導(dǎo)出的交互方式

在確定導(dǎo)出的功能交互方式前，會(huì)直接影響交互方式的就是導(dǎo)出的處理方式：

同步下載 or 異步下載

同步：

導(dǎo)出開始后，用戶只能等待導(dǎo)出完成后才能進(jìn)行其它操作。適合文件較小、導(dǎo)出時(shí)間較短的情況。

開發(fā)周期短。

異步：

導(dǎo)出開始后，可以去進(jìn)行其它操作，不會(huì)影響在頁面中的其它操作。

適合大文件下載、下載過程中需要進(jìn)行其它操作時(shí)，可以選用這種方法。但是開發(fā)周期比同步下載開發(fā)周期長。

另外，在web瀏覽器的導(dǎo)出和客戶端的導(dǎo)出也會(huì)有些不同，一般有以下方式：

1）交互方式1：

同步下載 +?web端：

選擇數(shù)據(jù) → 導(dǎo)出數(shù)據(jù) → 調(diào)用瀏覽器下載  →  頁面加載 → 下載完成

同步下載 + 客戶端：

選擇數(shù)據(jù) → 選擇存入的系統(tǒng)文件夾 → 客戶端下載數(shù)據(jù)  →  頁面加載 → 下載完成

2）方式2：

異步下載 +?web端：

選擇數(shù)據(jù) → 導(dǎo)出數(shù)據(jù) → 程序后臺(tái)進(jìn)行處理數(shù)據(jù) → 處理完成后發(fā)出通知 → 用戶選擇下載 → 調(diào)用瀏覽器下載

異步下載?+?客戶端：

選擇數(shù)據(jù) → 導(dǎo)出數(shù)據(jù) → 程序后臺(tái)進(jìn)行處理數(shù)據(jù) → 處理完成后發(fā)出通知 → 用戶選擇下載 → 選擇存入的系統(tǒng)文件夾 → 下載完成

常規(guī)的交互方式一般是這些，當(dāng)涉及到修改導(dǎo)出文件名稱、選擇導(dǎo)出字段范圍、導(dǎo)出格式的選擇時(shí)，在流程中添加步驟即可。

總結(jié)

我們說了導(dǎo)出文件的一些內(nèi)容，在實(shí)際場景中還是有很多情況要注意，我一直堅(jiān)定的相信：只有小功能，沒有小需求。

在做產(chǎn)品設(shè)計(jì)時(shí)，再小的功能也需要好好思考。