對財務人員來說，記賬是一項非常繁瑣又麻煩的工作，每天/月重復，要求還高；如果能實現(xiàn)自動化入賬，絕對能提高不少工作效率。這篇文章，我們就來討論下這個問題。

在企業(yè)的財務管理中，會計工作是核心環(huán)節(jié)，會計是基于經(jīng)濟業(yè)務活動的根據(jù)會計法、會計準則等法律法規(guī)，通過記賬、算賬、報賬等一系列持續(xù)來提供反映企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成功。

而記賬工作對應會計人員來說，記賬有完整性、及時性、準確性的要求，并且屬于每天/月重復的、細致的、繁瑣的工作。因此，實現(xiàn)會計人員的自動化入賬，提高財務入賬效率，是公司內(nèi)部系統(tǒng)的一個核心功能。

一、賬務集成系統(tǒng)：業(yè)務與會計的紐帶

解決的是業(yè)務數(shù)據(jù)向賬務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的問題。賬務集成系統(tǒng)是會計系統(tǒng)的前置系統(tǒng)，解決業(yè)務數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)問題，將業(yè)務數(shù)據(jù)生產(chǎn)業(yè)務憑證，進而推送給會計系統(tǒng)生成記賬憑證或會計分錄。

其價值體現(xiàn)在以下三個方面：

• 提高財務人效：財務每月月初需要對當月經(jīng)濟活動進行財務做賬，這項重復的、有一定規(guī)律的工作可以由系統(tǒng)來完成，提高財務人效
• 縮短結(jié)賬日期：系統(tǒng)替代人工實現(xiàn)賬務集成，可以縮短財務每月的結(jié)賬日期。公司做本系統(tǒng)就實現(xiàn)了原來中下旬才完成入賬的，到月初5號之前就完成
• 提高做賬準確性完整性：通過規(guī)范的數(shù)據(jù)處理流程和嚴格的校驗機制，且減少了人為錯誤，確保生成的賬務數(shù)據(jù)準確無誤

舉例說明：業(yè)務流程與會計憑證之間轉(zhuǎn)換

業(yè)務流程：

公司收到一筆支付寶的流水5000元，用于X客戶-O訂單-購買ABC商品（案例簡單處理，不分拆到具體商品預收）

會計憑證：

以下的說明中即以此案例進行配置說明

二、架構(gòu)示意

三、業(yè)務碼：業(yè)務場景梳理

區(qū)分不同的業(yè)務場景及業(yè)務數(shù)據(jù)，將業(yè)務場景分類，對交易過程做細力度的拆分，區(qū)分不同的業(yè)務以及業(yè)務數(shù)據(jù)。

定義規(guī)則：按不同業(yè)務單據(jù)不同的賬務處理要求定義不同的業(yè)務碼。業(yè)務碼可根據(jù)實際業(yè)務需要，設(shè)置一級或多級，多級。

以下，以某軟件類SaaS公司自動化入賬為例：

四、集成系統(tǒng)：自動化生成憑證

賬務集成系統(tǒng)，憑證數(shù)據(jù)的集成一般包括5個流程：

1. 業(yè)務源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務集成數(shù)據(jù)
2. 入賬規(guī)則配置
3. 自動生成憑證
4. 系統(tǒng)效驗
5. 人工效驗

4.1 業(yè)務源數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為業(yè)務集成數(shù)據(jù)

確認源數(shù)據(jù)：滿足什么樣條件的場景定義為該業(yè)務碼。每個業(yè)務碼的規(guī)則都不一樣：

• 第一層：對應的業(yè)務是什么
• 第二層：對應業(yè)務需要入賬的范圍定義，比如訂單審批通過，回款單對賬等業(yè)務狀態(tài)判斷

按照不同的業(yè)務碼設(shè)置不同業(yè)務集成規(guī)則。即將業(yè)務源數(shù)據(jù)，轉(zhuǎn)化成業(yè)務集成的數(shù)據(jù)。

這個部分就會有業(yè)務數(shù)據(jù)效驗，比如數(shù)據(jù)邏輯自洽、必填項完整等，如果業(yè)務數(shù)據(jù)有問題，需要有預警或看板進行呈現(xiàn)。不同類型的業(yè)務數(shù)據(jù)，會區(qū)分為未入賬、已入賬、入賬失敗等狀態(tài)，以便于業(yè)務數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的核對。

4.2 匹配入賬規(guī)則

4.2.1 會計科目配置

會計科目配置，一般會涉及到的字段配置：科目類別、科目編號、科目名稱、余額方向、默認幣種編碼、默認幣種等。

在系統(tǒng)實現(xiàn)上，可以選擇以下方案之一：

• 方案一：可以選擇搭建會計科目配置功能
• 方案二：對接到用友或金蝶入賬的情況下，可以直接從第三方系統(tǒng)定時同步科目數(shù)據(jù)到賬務集成系統(tǒng)，減少兩個系統(tǒng)配置的成本和配置差

4.2.2 入賬規(guī)則配置

（1）概念

入賬規(guī)則要實現(xiàn)的能力是業(yè)務數(shù)據(jù)以業(yè)務碼映射后，會計系統(tǒng)要生成什么會計分錄，即創(chuàng)建什么會計憑證。業(yè)務碼與入賬規(guī)則之間存在一一對應關(guān)系，按業(yè)務碼和入賬規(guī)則配置

為什么入賬規(guī)則要實現(xiàn)配置化：

• 公司業(yè)務復雜，不同的類別比如資產(chǎn)類、負債類、收入類等等的憑證生成規(guī)則都不同，在賬務集成系統(tǒng)中不應該每一種類別、每一種業(yè)務場景進行單獨實現(xiàn)
• 業(yè)務變化快，財務是真實反應業(yè)務的，業(yè)務的變化會帶來財務入賬規(guī)則的變化，從賬務集成系統(tǒng)的角度需要考慮兼容性，且可以滿足企業(yè)的個性化需求
• 產(chǎn)品敏捷迭代，在一般的公司，不會一次性將所有的賬務集成自動化一次性實現(xiàn)，所以架構(gòu)設(shè)計時需要進行考慮兼容性，分不同的時間段分業(yè)務進行接入賬務集成系統(tǒng)
• 支持憑證與業(yè)務單據(jù)的聯(lián)查，方便做到憑證或分析數(shù)據(jù)的可追溯

入賬規(guī)則配置，需要實現(xiàn)以下內(nèi)容的自動生成：

（2）憑證生成邏輯

• 觸發(fā)條件：滿足什么樣的條件會觸發(fā)入賬。以常規(guī)回款為例：正向資金流水交易日期在自然月，在當月1號至本月結(jié)賬日止完成對賬，即【資金流水】=【已對賬】
• 生成時間：每天定時，還是每月定時
• 生成條數(shù)：業(yè)務數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的條數(shù)關(guān)系，一般包括：1對1 （ 一條業(yè)務數(shù)據(jù)對應一條憑證數(shù)據(jù)）；n對1 （多條業(yè)務數(shù)據(jù)匯總成一條憑證）

（3）分錄模板

除了入賬基本信息（如對應賬簿、憑證類別、制單人等）配置外，還需要按照不同的業(yè)務碼，分錄模板需要配置的字段包括：分錄生成條件、憑證摘要、會計科目、分錄方向、原幣金額、輔助項等。

4.3 憑證管理：自動生成憑證數(shù)據(jù)

依據(jù)入賬觸發(fā)條件+入賬規(guī)則配置，業(yè)務在運行過程中，會生成業(yè)務憑證數(shù)據(jù)：

如果要對接至第三方會計系統(tǒng)，制單日期、憑證編號，可第三方系統(tǒng)生成之后返回。

4.4 系統(tǒng)效驗+人工效驗

4.4.1 系統(tǒng)效驗

依據(jù)賬賬相符、賬證相符以及賬實相符等，對生成憑證數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)自動效驗。

即包括基本的數(shù)量、金額的效驗，也包括會計層面的借貸等效驗。

產(chǎn)品在給研發(fā)提需求，一般會包括效驗依據(jù)、效驗規(guī)則、報錯處理、處理結(jié)果幾個部分的需求說明。

4.4.2 人工效驗

財務人員對系統(tǒng)校驗后的憑證進行最后的人工復核，確保所有會計處理的正確性。