在供應(yīng)鏈管理中，各種單據(jù)是業(yè)務(wù)流程的核心紐帶，但它們之間的區(qū)別和聯(lián)系常常讓新手感到困惑。本文從采購和銷售兩大業(yè)務(wù)場景出發(fā)，詳細(xì)拆解了“計劃單、訂單、通知單、入庫/出庫單”等常見單據(jù)的定義、作用及相互關(guān)系。

在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，經(jīng)常會聽到一些名字相近，但是意思可能略有區(qū)別的單據(jù)。對于初次接觸的新人來說，這些業(yè)務(wù)單據(jù)的名稱往往會讓他們感覺很困惑，感覺自己懂了，可能實(shí)際上卻理解錯了意思，不僅會影響自己的學(xué)習(xí)效率，嚴(yán)重的可能會給團(tuán)隊造成一些損失。

本文從“采購”和“銷售”這兩個業(yè)務(wù)場景出發(fā)，為大家拆解一下供應(yīng)系統(tǒng)中經(jīng)常見到的“計劃單、訂單、通知單，入庫 / 出庫單”分別指代什么意思，有什么作用，新手小白們該怎么理解和串聯(lián)起這背后的業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)場景。

一、采購場景下的單據(jù)

1.1 采購計劃單：需求的 “預(yù)告片”

在采購的開場階段，計劃單率先登場。它就像是企業(yè)內(nèi)部發(fā)出的一份關(guān)于需求的預(yù)告，基于生產(chǎn)計劃、銷售預(yù)測或是日常運(yùn)營所需，提前規(guī)劃出在未來一段時間內(nèi)，企業(yè)需要采購哪些物資、大概需要多少數(shù)量。

結(jié)合企業(yè)的需求情況與企業(yè)資金、預(yù)算等各方面的要求，對采購責(zé)任人、采購時間、采購周期、采購數(shù)量、采購方式、推薦供應(yīng)商等多方面進(jìn)行計劃性處理的過程。

例如，一家汽車制造企業(yè)，根據(jù)市場訂單情況和生產(chǎn)排期，生產(chǎn)部門制定了未來三個月的生產(chǎn)計劃。

依據(jù)這個計劃，采購部門生成了采購計劃單，詳細(xì)列出了所需的各種零部件，像發(fā)動機(jī)零件、車身鋼材、輪胎等，以及每個零部件預(yù)估的采購數(shù)量。

這份計劃單不會特別精確到具體的供應(yīng)商和交付日期，但它為企業(yè)采購活動勾勒出一個大致的框架，讓采購人員心里有數(shù)，提前做好市場調(diào)研、供應(yīng)商篩選等準(zhǔn)備工作。

1.2 采購訂單：與供應(yīng)商的 “正式契約”

當(dāng)采購計劃單確定下來后，采購人員便會與選定的供應(yīng)商展開深入溝通及商務(wù)談判。雙方就物資的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間等關(guān)鍵細(xì)節(jié)進(jìn)行協(xié)商，直至達(dá)成一致意見，此時便可生成采購訂單。

采購訂單堪稱采購業(yè)務(wù)流程的核心，它是采購組織與供應(yīng)商之間開展產(chǎn)品或服務(wù)交易的采購協(xié)議。采購訂單詳細(xì)記錄了企業(yè)采購貨物的規(guī)格說明、價格數(shù)量等信息。供應(yīng)商會依據(jù)采購訂單安排生產(chǎn)，并按時、保質(zhì)、保量地交付產(chǎn)品。

下游單據(jù)的執(zhí)行信息也會反映在采購訂單上，企業(yè)采購物資的循環(huán)流動軌跡由此清晰呈現(xiàn)，這對于積累企業(yè)管理決策所需的經(jīng)營運(yùn)作信息至關(guān)重要。

以汽車制造企業(yè)為例，采購部門與某零部件供應(yīng)商經(jīng)過多輪談判，最終敲定了發(fā)動機(jī)零件的采購事宜。隨后，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)了采購訂單，訂單上明確寫明了發(fā)動機(jī)零件的具體型號、數(shù)量、單價、交貨地點(diǎn)（即汽車制造企業(yè)的倉庫地址）、交貨日期（精確到年、月、日）以及質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息。 供應(yīng)商收到訂單后，會按照訂單要求安排生產(chǎn)與發(fā)貨。與此同時，采購方的企業(yè)也會依據(jù)訂單，做好接收貨物以及后續(xù)付款流程的準(zhǔn)備工作。

1.3 收貨通知單：讓倉庫提前準(zhǔn)備的“告知信”

當(dāng)供應(yīng)商按照采購訂單的要求完成貨物生產(chǎn)，即將發(fā)貨運(yùn)往倉庫時，采購部門需要提前通知倉庫做好相關(guān)準(zhǔn)備。具體而言，需告知倉庫供應(yīng)商的司機(jī)預(yù)計何時送貨到倉，所送貨物對應(yīng)哪個采購單，以及貨物的清單和明細(xì)。

此時，采購員可在系統(tǒng)中創(chuàng)建收貨通知單，并下推至倉庫WMS系統(tǒng)。倉庫便能依據(jù)收貨通知單上的時間和數(shù)量，安排好收貨時間，準(zhǔn)備好收貨空間。在WMS系統(tǒng)中，上游推送過來的收貨通知單，有的公司或系統(tǒng)稱之為ASN（預(yù)到貨通知單），也有的稱之為待入庫單，不同公司和系統(tǒng)的定義有所不同。

收貨通知單并非必不可少的單據(jù)，有些系統(tǒng)會直接用采購訂單代替收貨通知單，推送到倉庫。

在較為復(fù)雜的采購業(yè)務(wù)場景中，由于生產(chǎn)工期、運(yùn)輸條件等因素，供應(yīng)商可能會分批送貨到倉。如此一來，一個采購訂單中的貨物可能會分多次送達(dá)倉庫。若不引入“收貨通知單”或類似單據(jù)，無論是采購人員跟蹤訂單，還是倉庫進(jìn)行收貨，都將面臨不便，難以核對實(shí)物與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。

1.4 采購入庫單：物資歸位的 “確認(rèn)函”

當(dāng)供應(yīng)商按照訂單要求將貨物送到企業(yè)指定倉庫時，倉庫管理人員會對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，核對物資的種類、數(shù)量、質(zhì)量等信息是否與訂單相符。驗(yàn)收合格后，物資正式入庫，倉庫管理人員會開具入庫單，作為物資入庫的憑證。如果是采用WMS系統(tǒng)來管理倉庫的，那么WMS中會有已經(jīng)完結(jié)的入庫單信息，同時也會將這部分的信息通過接口回傳到ERP中，然后ERP會根據(jù)WMS回傳的入庫數(shù)據(jù)生成對應(yīng)的采購入庫單。

以汽車制造企業(yè)采購的輪胎為例，供應(yīng)商送貨到倉庫，倉庫人員仔細(xì)檢查輪胎的規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量等，確認(rèn)無誤后，將這批輪胎放置到倉庫的指定存儲位置，并開具入庫單。入庫單上會記錄輪胎的詳細(xì)信息，包括供應(yīng)商名稱、物資名稱、規(guī)格型號、入庫數(shù)量、入庫日期等。

采購入庫單是企業(yè)物資管理過程中的重要憑證，用于記錄外購物資進(jìn)入企業(yè)倉庫的情況。它詳細(xì)記錄了入庫物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息，是企業(yè)物資管理和財務(wù)核算的重要依據(jù)。

如果是分別站在ERP和WMS的角度來看待采購入庫這一業(yè)務(wù)場景，那么一般我們會偏向于認(rèn)為ERP生成的是“采購入庫單”，而WMS生成的是“預(yù)到貨通知單”或者是“入庫單”。這兩者雖然聽起來很相似，概念很類似，但是仔細(xì)琢磨之后會發(fā)現(xiàn)還是有不少的區(qū)別。

• ERP的采購入庫單：側(cè)重于業(yè)務(wù)流程和財務(wù)管理關(guān)注采購成本、供應(yīng)商信息、付款條件等主要用于財務(wù)核算、成本管理和賬務(wù)處理強(qiáng)調(diào)物資價值和財務(wù)影響
• WMS的入庫單：側(cè)重于倉庫實(shí)際操作和庫存管理關(guān)注物資的具體存放位置、批次、保質(zhì)期等主要用于指導(dǎo)實(shí)際入庫操作和庫存精細(xì)管理強(qiáng)調(diào)物資實(shí)物屬性和倉儲管理細(xì)節(jié)

在實(shí)際業(yè)務(wù)流程中，通常是先有采購訂單，然后是收貨，最后才是正式的入庫單。入庫單的生成標(biāo)志著物資的所有權(quán)和管理責(zé)任正式轉(zhuǎn)移到企業(yè)，同時也觸發(fā)相應(yīng)的財務(wù)處理。

二、銷售場景下的單據(jù)

2.1 銷售計劃單：市場導(dǎo)向的 “作戰(zhàn)地圖”

在銷售端，計劃單同樣是起始的關(guān)鍵單據(jù)。它是根據(jù)市場調(diào)研、銷售目標(biāo)、客戶需求預(yù)測等因素制定的，描繪了企業(yè)在未來一段時間內(nèi)計劃銷售的產(chǎn)品種類、預(yù)計銷售數(shù)量以及銷售策略等信息，就像是銷售團(tuán)隊的作戰(zhàn)地圖，為銷售活動指明方向。

比如，一家電子產(chǎn)品企業(yè)，通過對市場趨勢的分析和對消費(fèi)者需求的調(diào)研，制定了下一季度的銷售計劃單。計劃單上明確了主打產(chǎn)品是新款智能手機(jī)，預(yù)計銷售 10 萬臺，同時列出了不同配置的產(chǎn)品比例，以及針對不同市場區(qū)域、客戶群體的銷售策略，如促銷活動安排、渠道拓展重點(diǎn)等。銷售團(tuán)隊依據(jù)這份計劃單，合理分配資源，制定詳細(xì)的銷售行動計劃，與渠道商溝通合作，開展市場推廣活動。

2.2 銷售訂單：客戶的 “購買承諾”

當(dāng)客戶被企業(yè)的銷售推廣吸引，決定購買產(chǎn)品時，就會向企業(yè)下達(dá)訂單，此時就可以創(chuàng)建一個銷售訂單。銷售訂單是客戶購買意愿的正式表達(dá)，明確了客戶要購買的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息，對企業(yè)來說，它是客戶的一份購買承諾。

例如，一位經(jīng)銷商在電子產(chǎn)品企業(yè)的官方網(wǎng)站上下了一份智能手機(jī)的采購訂單，訂購了 1000 臺某款智能手機(jī)，訂單上注明了具體的配置要求、單價、總價，以及希望在一周內(nèi)送貨到其指定的倉庫地址。企業(yè)收到訂單后，銷售部門會將其流轉(zhuǎn)到生產(chǎn)部門（如果是定制化產(chǎn)品）或倉庫部門（如果是現(xiàn)貨產(chǎn)品），安排后續(xù)的生產(chǎn)和發(fā)貨工作，同時財務(wù)部門也開始準(zhǔn)備收款事宜。

2.3 發(fā)貨通知單：讓倉庫按要求做事的“通知函”

當(dāng)客戶確認(rèn)銷售訂單后，企業(yè)需要按照訂單要求準(zhǔn)備貨物并安排發(fā)貨。為了確保發(fā)貨流程的順暢高效，銷售部門需要提前通知倉庫做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。具體而言，銷售部門需告知倉庫發(fā)貨的具體時間要求、送貨地點(diǎn)、對應(yīng)的銷售訂單號以及需發(fā)貨物的清單和明細(xì)。

此時，銷售人員可在系統(tǒng)中創(chuàng)建發(fā)貨通知單，并下推至倉庫WMS系統(tǒng)。倉庫便能依據(jù)發(fā)貨通知單上的時間要求、目的地和貨物信息，合理安排揀貨、包裝和出庫時間，準(zhǔn)備好相應(yīng)的人力和物流資源。在WMS系統(tǒng)中，上游系統(tǒng)推送過來的發(fā)貨通知單，有的公司或系統(tǒng)稱之為出庫指令單，也有的稱之為待出庫單，不同公司和系統(tǒng)的命名各有不同。

發(fā)貨通知單雖非必不可少的單據(jù)，但在實(shí)際業(yè)務(wù)中具有重要作用。有些系統(tǒng)可能會直接用銷售訂單代替發(fā)貨通知單推送到倉庫，但這種做法在復(fù)雜業(yè)務(wù)場景中可能導(dǎo)致管理困難。

在較為復(fù)雜的銷售業(yè)務(wù)場景中，由于客戶要求、庫存情況或物流條件等因素，一個銷售訂單中的貨物可能需要分批次發(fā)貨。比如，部分商品可能需要優(yōu)先發(fā)出，或者不同倉庫的商品需要分別安排物流。如此一來，若不引入”發(fā)貨通知單”或類似單據(jù)，無論是銷售人員跟蹤訂單履行情況，還是倉庫進(jìn)行出庫作業(yè)，都將面臨操作不便、難以核對實(shí)物與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的問題。

2.4 銷售出庫單：商品發(fā)出的 “確認(rèn)函”

當(dāng)企業(yè)接到客戶訂單并安排發(fā)貨時，倉庫管理人員會根據(jù)銷售部門的發(fā)貨通知單進(jìn)行揀貨作業(yè)，準(zhǔn)備客戶所需的商品。倉庫人員會對出庫商品進(jìn)行最終檢查，核對商品的種類、數(shù)量、質(zhì)量等信息是否與銷售訂單相符。檢查無誤后，商品正式出庫，倉庫管理人員會開具出庫單，作為商品出庫的憑證。如果是采用WMS系統(tǒng)來管理倉庫的，那么WMS中會有已經(jīng)完結(jié)的出庫單信息，同時也會將這部分的信息通過接口回傳到ERP中，然后ERP會根據(jù)WMS回傳的出庫數(shù)據(jù)生成對應(yīng)的銷售出庫單。

以電子產(chǎn)品銷售企業(yè)出庫的智能手機(jī)為例，倉庫人員根據(jù)銷售訂單揀選出相應(yīng)型號的手機(jī)，仔細(xì)檢查手機(jī)的規(guī)格、數(shù)量、包裝完整性等，確認(rèn)無誤后，將這批手機(jī)交付給物流公司，并開具出庫單。出庫單上會記錄手機(jī)的詳細(xì)信息，包括客戶名稱、商品名稱、規(guī)格型號、出庫數(shù)量、出庫日期等。

銷售出庫單是企業(yè)商品管理過程中的重要憑證，用于記錄企業(yè)倉庫中商品發(fā)出的情況。它詳細(xì)記錄了出庫商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息，是企業(yè)銷售管理和財務(wù)核算的重要依據(jù)。

如果是分別站在ERP和WMS的角度來看待銷售出庫這一業(yè)務(wù)場景，那么一般我們會偏向于認(rèn)為ERP生成的是”銷售出庫單”，而WMS生成的是”發(fā)貨通知單”或者是”出庫單”。這兩者雖然聽起來很相似，概念很類似，但是仔細(xì)琢磨之后會發(fā)現(xiàn)還是有不少的區(qū)別。

• ERP的銷售出庫單：側(cè)重于業(yè)務(wù)流程和財務(wù)管理關(guān)注銷售收入、客戶信息、收款條件等主要用于財務(wù)核算、收入管理和賬務(wù)處理強(qiáng)調(diào)商品價值和財務(wù)影響
• WMS的出庫單：側(cè)重于倉庫實(shí)際操作和庫存管理關(guān)注商品的揀貨路徑、包裝要求、物流信息等主要用于指導(dǎo)實(shí)際出庫操作和物流配送管理強(qiáng)調(diào)商品實(shí)物流轉(zhuǎn)和配送管理細(xì)節(jié)

在實(shí)際業(yè)務(wù)流程中，通常是先有銷售訂單，然后是發(fā)貨通知，最后才是正式的出庫單。出庫單的生成標(biāo)志著商品的所有權(quán)和管理責(zé)任正式從企業(yè)轉(zhuǎn)移到客戶，同時也觸發(fā)相應(yīng)的財務(wù)處理。

三、另一種劃分方式：計劃單、執(zhí)行單、結(jié)果單

今天和一個供應(yīng)鏈技術(shù)大佬溝通，關(guān)于供應(yīng)鏈類系統(tǒng)的一些單據(jù)定義，可以進(jìn)行一波抽象、總結(jié)，這樣內(nèi)部在進(jìn)行產(chǎn)品定義，架構(gòu)設(shè)計，業(yè)務(wù)建模的時候可以有一定的邊界感和畫面感。

無論是內(nèi)部自研項目，還是對外的SaaS產(chǎn)品系統(tǒng)，無論是ERP，還是SRM，還是OTWB，還是金蝶用友浪潮云，其實(shí)都可以把核心的業(yè)務(wù)單據(jù)抽象成這三種：

1.計劃單據(jù)

2.執(zhí)行單據(jù)

3.結(jié)果單據(jù)

供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的復(fù)雜性往往源于其業(yè)務(wù)場景的多樣性和流程的耦合性，而如何通過抽象化的思維構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)模型，是提升系統(tǒng)靈活性和擴(kuò)展性的關(guān)鍵。仔細(xì)觀察和研究ERP、SRM或者OTWB等多個供應(yīng)鏈系統(tǒng)之后，我發(fā)現(xiàn)可以將核心的核心業(yè)務(wù)單據(jù)抽象為三類：計劃單、執(zhí)行單、結(jié)果單。

其中執(zhí)行單據(jù)和結(jié)果單據(jù)在很多場景下都是結(jié)合為一個單據(jù)，然后通過不同的狀態(tài)去區(qū)分的，這個是我們見的最多，最熟悉的。

而結(jié)果類單據(jù)相對來說是我們平時見的比較少的那種，比較典型的代表就是業(yè)財一體化ERP，例如金蝶，用友，SAP等。在實(shí)際的業(yè)務(wù)運(yùn)作中，往往是由下游的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在執(zhí)行完了各種單據(jù)之后，再將最后的結(jié)果推送到這類ERP中，重點(diǎn)讓它們?nèi)コ袚?dān)“記錄結(jié)果，沉淀結(jié)果”的作用，所以這類單據(jù)的狀態(tài)定義就比較簡單，基本上就是先保存，然后提交，接著就是審核，就會進(jìn)入到最終的狀態(tài)了。

3.1 計劃單：供應(yīng)鏈的“大腦”，驅(qū)動全局協(xié)同

計劃單是供應(yīng)鏈系統(tǒng)的頂層設(shè)計載體，承載著從需求預(yù)測、資源分配到時間規(guī)劃的全鏈路決策邏輯。它通過對市場數(shù)據(jù)、庫存水位、產(chǎn)能約束等多維度信息的綜合分析，生成可執(zhí)行的業(yè)務(wù)指令。例如，MRP（物料需求計劃）生成的采購計劃單、APS（高級計劃排程）生成的生產(chǎn)計劃單，均屬于典型的計劃單形態(tài)。

代表類型的單據(jù)：采購計劃單：規(guī)劃未來一段時間內(nèi)需要采購的物料種類、數(shù)量和時間銷售計劃單：預(yù)測未來銷售量，規(guī)劃銷售目標(biāo)和策略發(fā)貨計劃單：安排未來的發(fā)貨時間、地點(diǎn)和物流方式加工計劃單：規(guī)劃生產(chǎn)加工的物料需求、工序安排和時間節(jié)點(diǎn)盤點(diǎn)計劃單：安排庫存盤點(diǎn)的時間、范圍和執(zhí)行方式

3.2 執(zhí)行單：供應(yīng)鏈的“手腳”，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)落地

執(zhí)行單是將計劃轉(zhuǎn)化為具體業(yè)務(wù)操作的指令載體，直接驅(qū)動采購、生產(chǎn)、倉儲、物流等環(huán)節(jié)的物理動作。例如采購訂單、發(fā)貨單、生產(chǎn)工單等均屬于執(zhí)行單范疇。其核心價值在于將抽象的計劃轉(zhuǎn)化為可量化、可追蹤的操作單元。

代表類型的單據(jù)：采購訂單：向供應(yīng)商下達(dá)的正式采購訂單預(yù)到貨通知單(ASN)：通知倉庫WMS準(zhǔn)備接收并處理貨物的單據(jù)銷售訂單：客戶正式訂單，記錄銷售商品、價格等信息發(fā)貨通知單：指導(dǎo)倉庫執(zhí)行發(fā)貨操作的單據(jù)盤點(diǎn)單：執(zhí)行庫存盤點(diǎn)的操作單據(jù)

3.3 結(jié)果單：供應(yīng)鏈的“記憶”，沉淀閉環(huán)數(shù)據(jù)

結(jié)果單是業(yè)務(wù)執(zhí)行后的客觀記錄，承載著實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如入庫單記錄到貨數(shù)量、質(zhì)檢報告單記錄質(zhì)量狀態(tài)、結(jié)算單記錄財務(wù)金額等。其核心價值在于提供業(yè)務(wù)閉環(huán)的證據(jù)鏈，并為后續(xù)分析優(yōu)化提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

代表類型的單據(jù)：入庫單：確認(rèn)物料已驗(yàn)收入庫的憑證出庫單：確認(rèn)貨物已經(jīng)出庫的憑證調(diào)撥單：確認(rèn)庫存在不同倉庫間轉(zhuǎn)移的憑證差異處理結(jié)果：記錄實(shí)際執(zhí)行與計劃間差異的處理結(jié)果

四、總結(jié)與關(guān)聯(lián)

從采購場景和銷售場景來看，計劃單、訂單、通知單以及入庫 / 出庫單在供應(yīng)鏈系統(tǒng)中各自承擔(dān)著獨(dú)特的職責(zé)，它們相互關(guān)聯(lián)又有所區(qū)別。

計劃單是整個流程的起點(diǎn)，為企業(yè)采購和銷售活動提供規(guī)劃和方向；訂單是與外部合作伙伴（供應(yīng)商或客戶）之間確立交易關(guān)系的關(guān)鍵單據(jù)，明確了具體的交易內(nèi)容和要求；通知單則貫穿于采購和銷售的各個環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)信息的及時傳遞和溝通協(xié)調(diào)，確保各方能夠靈活應(yīng)對各種變化；而入庫/出庫單則是對物資和產(chǎn)品實(shí)際流動的記錄，為企業(yè)的庫存管理、財務(wù)管理等提供了重要的依據(jù)。

在實(shí)際的供應(yīng)鏈運(yùn)營中，這些單據(jù)相互配合，共同保障了企業(yè)采購和銷售業(yè)務(wù)的順暢進(jìn)行，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，提升運(yùn)營效率，滿足客戶需求，增強(qiáng)市場競爭力。只有深入理解它們之間的區(qū)別和聯(lián)系，才能更好地運(yùn)用這些單據(jù)，駕馭復(fù)雜的供應(yīng)鏈系統(tǒng)，讓企業(yè)在激烈的市場競爭中穩(wěn)健前行。

第三種的劃分方式，是我對多個供應(yīng)鏈系統(tǒng)中的多個單據(jù)的業(yè)務(wù)模式做出的抽象總結(jié)，并不一定能吻合所有的實(shí)際的場景，所以讀者朋友們不要過于糾結(jié)它是否遺漏了場景，是否有一些瑕疵等，而是應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注在如何站在更高維度去對供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)場景、流程、信息化系統(tǒng)等進(jìn)行建模和抽象總結(jié)。希望第三種劃分方式中的那個圖，能對你有所啟發(fā)。