項(xiàng)目外包時(shí)，最大的問(wèn)題便是溝通，因?yàn)闇贤ㄇ烙邢?，看?wèn)題角度不同，所處立場(chǎng)不同，導(dǎo)致溝通總是容易出差錯(cuò)，所以一定要建立有效的溝通機(jī)制。

為節(jié)約成本，很多企業(yè)會(huì)選擇將項(xiàng)目外包出去。的確，相比于企業(yè)構(gòu)建一個(gè)自己的IT服務(wù)部門所投入的人力和物力而言，將IT開發(fā)與維護(hù)包給專業(yè)的IT服務(wù)供應(yīng)商所投入的費(fèi)用要低得多。項(xiàng)目外包雖然省時(shí)省力但最不省心，尤其是作為甲方的產(chǎn)品經(jīng)理，稍不注意，就會(huì)后患無(wú)窮。

跟了一年的外包項(xiàng)目，踩過(guò)無(wú)數(shù)坑后，總結(jié)出一套工作方法分享給大家：

1.需求調(diào)研該如何做？

前期做需求調(diào)研時(shí)，作為產(chǎn)品經(jīng)理，需求要盡量全面考慮，尤其是ToB產(chǎn)品，面向的是來(lái)自各方的用戶，需求也是各異，甚至?xí)嬖诿堋?/p>

產(chǎn)品經(jīng)理往往沒有時(shí)間跟著業(yè)務(wù)同事們一起接觸每一個(gè)客戶，所以得到的需求更多的是由業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)述，這就存在一個(gè)很大的問(wèn)題—需求不全面。

每個(gè)業(yè)務(wù)人員只接觸過(guò)自己負(fù)責(zé)對(duì)接的用戶，不了解其他，如果只是聽每個(gè)人的敘述，會(huì)發(fā)現(xiàn)不同的用戶需求之間會(huì)有很大的矛盾。這時(shí)候產(chǎn)品經(jīng)理就需要充當(dāng)一個(gè)組織者的角色，最好進(jìn)行會(huì)議討論，盡量把所有相關(guān)的業(yè)務(wù)人員聚到一起開需求討論會(huì)，每個(gè)人都提出自己的業(yè)務(wù)需求，有矛盾點(diǎn)大家一起討論解決，找出最優(yōu)解。

另外，會(huì)議中一定要有所記錄，會(huì)后發(fā)會(huì)議紀(jì)要給所有人，郵件確認(rèn)。

當(dāng)然確認(rèn)的方式不一定是郵件，但一定要每個(gè)人都確認(rèn)，保證之后能有依可查，不然林林總總的需求堆積，很容易遺忘和遺漏。在外包項(xiàng)目中，產(chǎn)品需求是要落實(shí)到合同中的，一旦不謹(jǐn)慎遺漏了需求，之后再和外包開發(fā)協(xié)調(diào)變更就很難了。

如果沒辦法總是開需求討論會(huì)，也一定要保證每一個(gè)需求都有所記錄，我個(gè)人的建議是設(shè)計(jì)一個(gè)需求申請(qǐng)表給業(yè)務(wù)人員，也叫作需求工單。這個(gè)申請(qǐng)表一是幫助業(yè)務(wù)人員了解需求調(diào)研的范圍，清楚自己該了解哪些方面，二是讓業(yè)務(wù)人員定位需求所屬分類，方便產(chǎn)品經(jīng)理自己做需求分析。

在與用戶接觸時(shí)，還會(huì)發(fā)現(xiàn)每接觸一個(gè)用戶都會(huì)產(chǎn)生新的需求，這會(huì)導(dǎo)致需求源源不斷地增加，這就要求產(chǎn)品經(jīng)理對(duì)業(yè)務(wù)需求有把控，對(duì)需求做好管理。首先要明確需求是提不完的，不可能做到一次就能開發(fā)出最完美的產(chǎn)品，所以絕對(duì)不能允許不斷增加與變更需求，拖延工期。

尤其是外包項(xiàng)目，產(chǎn)品需求是要落實(shí)到合同上的，產(chǎn)品的需求一定要有個(gè)明確的需求封板時(shí)間，這個(gè)時(shí)間點(diǎn)也要和業(yè)務(wù)人員明確，超過(guò)這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，就不接受大的需求變更了，可以放到迭代的版本。

2. 產(chǎn)品需求該怎么提？

很多甲方認(rèn)為給外包項(xiàng)目的開發(fā)提需求要盡量寬泛，給將來(lái)需求變更留有余地。但其實(shí)，給外包開發(fā)提需求更要足夠明確，這樣一是開發(fā)能夠準(zhǔn)確預(yù)估開發(fā)工期，而是避免開發(fā)的成果與需求有很大偏差。因?yàn)闀r(shí)間與場(chǎng)地的限制，我們的外包開發(fā)沒能在公司駐場(chǎng)做開發(fā)，這就導(dǎo)致開發(fā)與產(chǎn)品經(jīng)理沒辦法做到及時(shí)溝通，開發(fā)遇到問(wèn)題就靠自己的理解來(lái)做，與原本的需求出現(xiàn)很多偏差，等產(chǎn)品做出來(lái)再要求開發(fā)修改時(shí)，因?yàn)楣て诘脑?，雙方就會(huì)開始扯皮，這在項(xiàng)目外包中非常常見。

所以，甲方產(chǎn)品經(jīng)理提的需求還是要盡量明確。然而實(shí)際上產(chǎn)品提需求沒有固定的格式，我指的明確是讓你的開發(fā)能夠理解，最好是能提前和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通好，需要提供給他們哪些文檔（比如原型設(shè)計(jì)、字段表、導(dǎo)出文件模板等），以及這些文檔有沒有格式要求，如果在開發(fā)過(guò)程中需要對(duì)需求做調(diào)整時(shí)，應(yīng)調(diào)整哪些文檔等等。

其實(shí)，讓開發(fā)盡可能的了解業(yè)務(wù)場(chǎng)景是比較重要的。尤其是外包開發(fā)因?yàn)椴皇潜竟镜膯T工，對(duì)公司的整體規(guī)劃，業(yè)務(wù)流程都不了解，這樣開發(fā)很難了解你所提的產(chǎn)品需求。所以最好能給外包開發(fā)講一下公司的整體規(guī)劃。把外包開發(fā)暫時(shí)當(dāng)做是本公司的員工，這樣努力的方向才一致。也可以給外包開發(fā)看幾個(gè)競(jìng)品的參考，幫助理解產(chǎn)品設(shè)計(jì)。

3. 開發(fā)過(guò)程中如何建立有效的溝通機(jī)制？

項(xiàng)目外包時(shí)，最大的問(wèn)題便是溝通，因?yàn)闇贤ㄇ烙邢?，看?wèn)題角度不同，所處立場(chǎng)不同，導(dǎo)致溝通總是容易出差錯(cuò)，所以一定要建立有效的溝通機(jī)制。我總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

（1）雙方提前商定好溝通方式

雙方可以提前商定好溝通方式。比如有需求不明確的問(wèn)題時(shí)通過(guò)微信或QQ溝通，有重大需要決策的問(wèn)題時(shí)最好在有領(lǐng)導(dǎo)的群里溝通，線上溝通不清楚時(shí)可以電話溝通，但溝通后最好還是能在微信或QQ中將討論結(jié)果簡(jiǎn)短的記錄下來(lái)。

雙方傳遞一些類似需求文檔、協(xié)議等正式文件時(shí)，一定要通過(guò)郵件。

（2）有問(wèn)題及時(shí)溝通

有問(wèn)題要提前告知，多與乙方開發(fā)溝通。要求乙方每周提供開發(fā)進(jìn)度表，以方便跟蹤進(jìn)度。

（3）開發(fā)過(guò)程中也要做好驗(yàn)收工作

在乙方開發(fā)的過(guò)程中，最好也建立幾個(gè)里程碑，比如開發(fā)到50%、80%時(shí)能有個(gè)小規(guī)模的工作驗(yàn)收。可以去乙方公司要求乙方做開發(fā)成果的演示，甲方有需要調(diào)整的問(wèn)題及時(shí)提出，越早做調(diào)整，越不會(huì)耽誤工期。每一次的驗(yàn)收都要做好會(huì)議紀(jì)要，把會(huì)議中明確的需要調(diào)整的問(wèn)題，以及會(huì)議中待明確的問(wèn)題都記錄下來(lái)，并要有雙方的確認(rèn)郵件。

4. 項(xiàng)目驗(yàn)收該怎么做？

產(chǎn)品經(jīng)理做初步的項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)當(dāng)然不需要做反復(fù)驗(yàn)證bug這種專職測(cè)試的工作，而是要保證流程能夠走通，但是也是要制定盡量詳細(xì)的驗(yàn)收測(cè)試計(jì)劃。

首先要和領(lǐng)導(dǎo)盡量多爭(zhēng)取驗(yàn)收時(shí)間，盡量細(xì)的測(cè)試。我爭(zhēng)取的驗(yàn)收測(cè)試時(shí)間是一周，為了能在短時(shí)間內(nèi)盡量全面地測(cè)試，我制定了個(gè)測(cè)試計(jì)劃，計(jì)劃具體到每天要測(cè)試的功能有哪些，為了配合功能測(cè)試需要準(zhǔn)備哪些測(cè)試數(shù)據(jù)等等，這樣才能避免遺漏掉功能，也能準(zhǔn)確追蹤自己的測(cè)試進(jìn)度。且驗(yàn)收工作的難點(diǎn)在于很難量化，很難說(shuō)什么情況下就算驗(yàn)收通過(guò)，所以要為每一個(gè)功能制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，盡量去量化你的驗(yàn)收工作。

產(chǎn)品驗(yàn)收就是要保證整體流程跑通、各模塊的功能完整。由于采選系統(tǒng)的流程較復(fù)雜、功能較多，在測(cè)試的過(guò)程中，我邊測(cè)邊及時(shí)將bug提到bug系統(tǒng)中，催促?gòu)S商開發(fā)修復(fù)，雙方在這個(gè)過(guò)程中無(wú)法避免有意見沖突，會(huì)經(jīng)過(guò)反復(fù)的溝通確定，bug修復(fù)后還要進(jìn)行驗(yàn)證。

對(duì)于產(chǎn)品經(jīng)理而言，項(xiàng)目外包的難度比公司內(nèi)部開發(fā)更高，所以需求要足夠明確與準(zhǔn)確，并建立有效的溝通機(jī)制。

最重要的是，千萬(wàn)別天真的以為自己就是甲方爸爸了，你還是你，那個(gè)產(chǎn)品狗。

作者：大金子， 系統(tǒng)產(chǎn)品經(jīng)理，3年互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)

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