本篇文章我們討論的主題是資料歸檔管理。文章只針對(duì)工作過(guò)程中的業(yè)務(wù)資料，談一下個(gè)人是如何進(jìn)行歸檔管理的，希望能夠?qū)δ兴鶐椭?/p>

為什么要進(jìn)行歸檔管理？

從項(xiàng)目的角度來(lái)說(shuō)

大多數(shù)的新需求都需要迭代幾個(gè)版本后才能走向成熟穩(wěn)定的階段，如果沒(méi)有歸檔管理，在大型項(xiàng)目中，需求的迭代變更將變的無(wú)據(jù)可循。

從產(chǎn)品汪的角度來(lái)說(shuō)

我們先來(lái)看一下這個(gè)場(chǎng)景：

“他們要的黑不是黑，而是五彩斑斕的黑”（需求評(píng)審后，產(chǎn)品小哥仰天長(zhǎng)嘯……）

“內(nèi)容評(píng)審了好幾版，最終還是決定用第一版”（論產(chǎn)品小哥是如何猝死的……）

好了，皮一下，我們回到主題當(dāng)中來(lái)。以上場(chǎng)景雖是玩笑話(huà)，但也是實(shí)實(shí)在在地源于生活。有些同學(xué)在工作中可能還未養(yǎng)成一些良好習(xí)慣，例如需求評(píng)審確定了新方案之后，修改原型或者文檔就直接在原來(lái)的基礎(chǔ)上進(jìn)行修改了，未留存歷史版本；再例如，在多次需求變更、方案優(yōu)化的過(guò)程中，沒(méi)有整理文件的習(xí)慣，文件一多，想找到某些內(nèi)容就需要逐個(gè)文件地去查，逐個(gè)文檔地去找。有木有對(duì)號(hào)入座的同學(xué)，請(qǐng)留言站位……

回到剛才說(shuō)的場(chǎng)景中，正如以上所述，我們無(wú)法確定領(lǐng)導(dǎo)或者客戶(hù)會(huì)最終會(huì)使用哪個(gè)方案，所以對(duì)于我們產(chǎn)品汪自身來(lái)說(shuō)，養(yǎng)成良好的歸檔管理習(xí)慣，是非常有必要的。

歸檔管理哪些內(nèi)容？

1. 獲取的需求一定要?dú)w檔

避免領(lǐng)導(dǎo)或者客戶(hù)前后所說(shuō)矛盾或者不認(rèn)賬，這是我們反駁的有力證明（雖然反駁不會(huì)有什么用…但是最起碼不用背鍋了，有木有）。都說(shuō)程序猿害怕需求變更，身處需求一線(xiàn)的產(chǎn)品汪，何嘗不是呢？

獲取的需求一般都是word文檔的形式，如果對(duì)于需求內(nèi)容較多的同學(xué)，或者是口頭需求的傳遞形式，大家一定要對(duì)需求進(jìn)行整理。

整理模板可參考如下文件：

鏈接：https://pan.baidu.com/s/1vKDXlwAmzn1cnrCSR8VQGg
提取碼：gcck
復(fù)制這段內(nèi)容后打開(kāi)百度網(wǎng)盤(pán)手機(jī)App，操作更方便哦

2. 思維導(dǎo)圖建議歸檔

思維導(dǎo)圖是屬于功能概設(shè)方面的內(nèi)容，是我們產(chǎn)品的整體框架。在后期來(lái)說(shuō)，我們會(huì)根據(jù)思維導(dǎo)圖來(lái)建立功能視圖，這也是需求接收方（開(kāi)發(fā)、測(cè)試、運(yùn)營(yíng)）了解產(chǎn)品的第一步。

3. 流程圖、用例圖需要?dú)w檔

需求變了，方案變了，我們的流程圖、用例圖肯定也會(huì)改變。如果不對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行歸檔，難道我們還一個(gè)個(gè)地重新畫(huà)一遍？（就算不累死，也會(huì)因?yàn)檠悠诒活I(lǐng)導(dǎo)祭天…）

4. 產(chǎn)品原型歸檔

Common sense，無(wú)需解釋?zhuān)绻幸蓡?wèn)或者異議的，建議轉(zhuǎn)行……

5. 需求文檔歸檔

Common sense，無(wú)需解釋?zhuān)绻幸蓡?wèn)或者異議的，建議轉(zhuǎn)行……

6. 模板文件歸檔

所謂模板文件，是指系統(tǒng)中可能存在的導(dǎo)入模板、導(dǎo)出模板這些內(nèi)容。歸檔一下，后期肯定能用的到。

7. 測(cè)試文檔歸檔

產(chǎn)品上線(xiàn)之前，一般都會(huì)由產(chǎn)品汪測(cè)試驗(yàn)收的。這份測(cè)試文檔可就重要了，從公司層面來(lái)說(shuō)，產(chǎn)品汪需要保證開(kāi)發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品按照原先的設(shè)想進(jìn)行實(shí)現(xiàn)；從個(gè)人層面來(lái)說(shuō)，這不就是開(kāi)發(fā)們的小辮子么，讓我們產(chǎn)品汪抓住了，我們就嘿嘿嘿……

8. 參考資料歸檔

我們?cè)谒伎荚O(shè)計(jì)的過(guò)程中，肯定會(huì)或多或少地對(duì)一些其他內(nèi)容進(jìn)行參考借鑒，這些內(nèi)容可以歸檔保留一下，歸檔的方式也很簡(jiǎn)單，往這個(gè)文件夾里面塞即可……

歸檔管理的方式方法

歸檔管理的核心要素包括兩點(diǎn)：通過(guò)建立文檔目錄控制分類(lèi)，通過(guò)設(shè)立命名規(guī)范控制版本。

還有一個(gè)橫切面也需要注意一下：也就是我們待評(píng)審的內(nèi)容和需求評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的內(nèi)容，這個(gè)也需要區(qū)分開(kāi)。

文檔目錄控制分類(lèi)

不廢話(huà)，直接上圖：

命名規(guī)范控制版本

我們逐個(gè)列舉以上內(nèi)容的命名規(guī)范，如有異議，歡迎探討。

需求：

格式：系統(tǒng)名稱(chēng)/項(xiàng)目名稱(chēng)-需求名稱(chēng)-時(shí)間-需求源

釋義：需要從文件名稱(chēng)上面可以直觀地看出來(lái)，這是哪個(gè)系統(tǒng)或者項(xiàng)目的什么需求，是什么時(shí)間，誰(shuí)發(fā)送給我的。

示例：用戶(hù)管理-動(dòng)態(tài)標(biāo)簽-20190520-人名

思維導(dǎo)圖：

格式：系統(tǒng)名稱(chēng)/項(xiàng)目名稱(chēng)-功能結(jié)構(gòu)圖-時(shí)間

釋義：功能結(jié)構(gòu)圖一般改動(dòng)起來(lái)比較簡(jiǎn)單，命名規(guī)范能達(dá)到便于檢索的目的即可。

示例：用戶(hù)管理-功能結(jié)構(gòu)圖-20190520

流程圖：

格式：系統(tǒng)名稱(chēng)/項(xiàng)目名稱(chēng)-（功能模塊-）時(shí)間

釋義：一般情況下，我們的文檔是在原型完成后進(jìn)行編寫(xiě)的，所以好多時(shí)候不同模塊的流程圖就在同一個(gè)Visio文件中完成了。此時(shí)我們?cè)谖募麜r(shí)，只需要命名到系統(tǒng)名稱(chēng)/項(xiàng)目名稱(chēng)即可，關(guān)于功能模塊的列表，可以在Visio中進(jìn)行區(qū)分。

格式：用戶(hù)管理-（登錄模塊-）流程圖-20190520

用例圖：

同流程圖

原型：

格式：系統(tǒng)名稱(chēng)/項(xiàng)目名稱(chēng)-產(chǎn)品原型-版本號(hào)-日期

釋義：RP文檔也會(huì)有不同的分類(lèi)，例如交互原型，所以對(duì)于我們產(chǎn)品汪來(lái)說(shuō)，“產(chǎn)品原型”幾個(gè)字還是需要標(biāo)注一下的。因?yàn)檫@些文件最終還需要上傳git或者svn，可能會(huì)跟其他部門(mén)的文件混淆。

注意將未評(píng)審和已評(píng)審的文件放在不同的文件夾中。

示例：用戶(hù)管理-產(chǎn)品原型-V1.0-20190520

PRD文檔：

格式：系統(tǒng)名稱(chēng)/項(xiàng)目名稱(chēng)-PRD文檔-版本號(hào)-日期

釋義：注意將未評(píng)審和已評(píng)審的文件放在不同的文件夾中即可。

示例：用戶(hù)管理-PRD文檔-V1.0-20190520

測(cè)試文檔：

格式：系統(tǒng)名稱(chēng)/項(xiàng)目名稱(chēng)-測(cè)試文檔-版本號(hào)-日期

釋義：我們都是以版本為單位進(jìn)行測(cè)試的，此處只需留存底稿即可，因?yàn)樵擃?lèi)文檔，基本上不會(huì)存在來(lái)回修改的情況。

示例：用戶(hù)管理-測(cè)試文檔-V1.0-20190520

結(jié)語(yǔ)

好了，這就是筆者今天分享的內(nèi)容。每個(gè)公司環(huán)境不同，每個(gè)人的習(xí)慣也會(huì)不同，筆者這篇文章的重點(diǎn)在于說(shuō)明一下，資料的歸檔管理對(duì)我們大家很重要。

如果對(duì)大家有所幫助的話(huà)，也希望大家能夠點(diǎn)贊打賞一下，筆者在此叩謝。

還是借用我特別喜歡的一句話(huà)結(jié)尾吧：“一個(gè)人能夠走多遠(yuǎn)，關(guān)鍵在于與誰(shuí)同行！”

本文由 @曉莊同學(xué) 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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