受今年疫情影響，職場(chǎng)的上暗流涌動(dòng)、人來人往、交替更換，這些現(xiàn)象都離不開人員的離職和入職。本文就是圍繞“產(chǎn)品經(jīng)理如何快速接手一個(gè)新系統(tǒng)”這個(gè)話題進(jìn)行討論。

背景回顧

受今年疫情影響，公司之前負(fù)責(zé)××產(chǎn)品的人員準(zhǔn)備離職了，然后領(lǐng)導(dǎo)安排你來與他做工作交接，后面產(chǎn)品的工作就交給你來負(fù)責(zé)了。系統(tǒng)的地址和資料某某一會(huì)發(fā)給你，可以去看看。

那么產(chǎn)品經(jīng)理如何交接工作，盡量最大程度的接收信息，以便快速接手一個(gè)新系統(tǒng)？

此時(shí)，我們可以擼起袖子就開干么？此時(shí)我們面對(duì)的是一個(gè)全新的系統(tǒng)，在還沒有了解這個(gè)系統(tǒng)的情況下，很難安排后面的工作計(jì)劃。在正式開展工作之前，我們還需要做一些準(zhǔn)備工作來迎接這個(gè)新系統(tǒng)。

如何接手一個(gè)新系統(tǒng)

做產(chǎn)品經(jīng)理，時(shí)刻要有主人翁心態(tài)，即使是接手一個(gè)現(xiàn)有的系統(tǒng)，也不要等著別人來帶領(lǐng)我們，記住是產(chǎn)品經(jīng)理帶領(lǐng)他們做產(chǎn)品。

此時(shí)，你需要列一份交接清單，需要經(jīng)過以下5步階段，來全面需要了解系統(tǒng)。

內(nèi)容包括：背景了解、系統(tǒng)資料、經(jīng)辦工作，其他需交接事宜，每項(xiàng)需注明具體交接內(nèi)容及說明。

• 主動(dòng)了解系統(tǒng)的建設(shè)背景、干系人，獲取系統(tǒng)資料信息。
• 基于現(xiàn)有資料，進(jìn)行結(jié)構(gòu)化梳理，從產(chǎn)品經(jīng)理角度還原產(chǎn)品全貌。
• 經(jīng)辦工作：需要對(duì)產(chǎn)品情況進(jìn)一步摸底，包括項(xiàng)目銜接，未完事宜等。了解目前進(jìn)展，了解現(xiàn)在存在的問題及歷史未解決的問題。
• 其他需交接事宜：產(chǎn)品工作流程，接了新系統(tǒng)，需要了解該系統(tǒng)的發(fā)布流程，團(tuán)隊(duì)日程工作等情況。

前面做了這些功課之后，我們就可以正式接手產(chǎn)品后續(xù)的工作了。

1. 主動(dòng)了解系統(tǒng)情況

我們可以通過系統(tǒng)的背景、涉及到的干系人、目前的建設(shè)工作3個(gè)方面建立對(duì)系統(tǒng)的認(rèn)知，整體掌握系統(tǒng)情況。

（1）背景了解

由于這個(gè)系統(tǒng)已經(jīng)存在了，我們?cè)诮邮忠粋€(gè)新系統(tǒng)的時(shí)候，往往還不了解這個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)背景、設(shè)計(jì)思路，現(xiàn)在既然要接手了，就得了解他的過去，才能決定他的未來！

首先系統(tǒng)了解這個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)背景：站在公司的角度，為啥公司要做這個(gè)項(xiàng)目，業(yè)務(wù)核心是什么，最大的盈利點(diǎn)是什么；如果是工具類，就站在用戶的角度，用戶最想解決什么。

比如之前接手TMS同類題管理平臺(tái)，這個(gè)平臺(tái)已經(jīng)使用多年。剛看到這個(gè)系統(tǒng)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)非常的臃腫，邏輯耦合性強(qiáng)。第一反應(yīng)就是這個(gè)系統(tǒng)如果繼續(xù)維護(hù)，那么研發(fā)和測(cè)試的代價(jià)很高。但是如果把這個(gè)系統(tǒng)全部重構(gòu)，成本也是非常大的。

后來去調(diào)研了這個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)背景，發(fā)現(xiàn)里面有2條業(yè)務(wù)線，一個(gè)是同類題資源的管理，另一個(gè)是錨題資源的管理。錨題資源的管理，目前已經(jīng)很少使用了，只是給之前的老客戶提供支撐。

最后我們決定把同類題資源的管理，單獨(dú)剝離出來進(jìn)行維護(hù)。而錨題資源就在老系統(tǒng)中使用。

新來的產(chǎn)品經(jīng)理要對(duì)每一個(gè)老產(chǎn)品抱有敬畏之心。老的版本不管你覺得多不合理，都有他存在的理由。

可以找該項(xiàng)目涉及到的部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行討論和請(qǐng)教，從頭到尾全面了解業(yè)務(wù)，請(qǐng)教時(shí)可以選擇去公司附近的咖啡店請(qǐng)對(duì)方喝咖啡。從心理學(xué)角度來說，讓對(duì)方會(huì)覺得吃人嘴短，會(huì)和你說更多內(nèi)容且容易較有耐心，或者在請(qǐng)教后請(qǐng)對(duì)方喝咖啡或請(qǐng)吃飯。剛來公司沒多久同時(shí)也能通過這種方式搞好同事關(guān)系，讓自己迅速融入團(tuán)隊(duì)中。

（2）干系人信息

我們需要了解這個(gè)系統(tǒng)涉及到的干系人，比如這個(gè)系統(tǒng)的上層負(fù)責(zé)人是誰，需求對(duì)接人是誰，研發(fā)團(tuán)隊(duì)是誰，客戶或者用戶是誰等。

了解他們對(duì)在這個(gè)系統(tǒng)的參與角色之后，是希望當(dāng)我們遇到問題后，能找到合適解決這個(gè)問題的人，這個(gè)人可能是你的領(lǐng)導(dǎo)，但更多應(yīng)該是和你合作的各部門相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。

例如：由于系統(tǒng)功能已經(jīng)建設(shè)完了，若需要了解歷史需求情況，但是目前只接觸到了研發(fā)和測(cè)試，如果一味的去找研發(fā)和測(cè)試進(jìn)行溝通，一方面他們是從系統(tǒng)功能角度去思考，而不是用戶需要方面出發(fā)，可能會(huì)誤導(dǎo)產(chǎn)品的思考。

尤其是你想推翻之前的功能，這會(huì)讓研發(fā)和測(cè)試覺得否定以前的工作重新帶來任務(wù)量，由于信息都是他們提供的，他們會(huì)過多的干涉，會(huì)讓團(tuán)隊(duì)質(zhì)疑你的需求以及能力。

產(chǎn)品經(jīng)理是需要多人協(xié)作的角色，所以理清新公司的組織架構(gòu)能幫我們迅速開展工作。例如：

• 這個(gè)系統(tǒng)的上級(jí)負(fù)責(zé)人，有的是項(xiàng)目經(jīng)理。
• 各部門的職責(zé)、權(quán)利、分工.
• 部門成員、部門Leader都是誰，坐在哪兒。
• 自己部門和其他部門的交叉合作關(guān)系、合作方式、合作流程都是什么。

務(wù)必讓自己的Leader帶自己去認(rèn)識(shí)一圈，先混個(gè)臉熟，尤其是會(huì)有緊密合作的技術(shù)、設(shè)計(jì)、測(cè)試、運(yùn)營(yíng)部門同學(xué)，以后好辦事。

（3）系統(tǒng)資料

最后就是需要拿到系統(tǒng)的資料信息，例如需求文檔、用戶手冊(cè)、設(shè)計(jì)文檔等，有些項(xiàng)目還有合同、招投標(biāo)文件信息，當(dāng)然還需要新系統(tǒng)的體驗(yàn)地址和賬號(hào)信息。

通過第一步的系統(tǒng)情況了解，我們需要明確系統(tǒng)的方向：針對(duì)這個(gè)現(xiàn)有的系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度是希望重構(gòu)這個(gè)系統(tǒng)，還是保留系統(tǒng)，讓產(chǎn)品跟進(jìn)后面的需求繼續(xù)開展工作。

2. 基于現(xiàn)有資料和舊系統(tǒng)，還原產(chǎn)品全貌

有需求文檔：

通過前面收集到的資料信息，如果過去有比較完備成體系的產(chǎn)品文檔，那么我們可以快速?gòu)倪@些資料進(jìn)行梳理，了解產(chǎn)品的定位，解決了用戶哪些問題，客戶群定位等，獲得我們想要的信息。

如何系統(tǒng)的收集的資料比較多，不是需要我們把所有資料都看完，需要分個(gè)優(yōu)先級(jí)了解，不要過早陷入到系統(tǒng)的細(xì)節(jié)情況。

沒有需求文檔：

如果沒有資料，我們可以通過直接使用系統(tǒng)，把舊產(chǎn)品已實(shí)現(xiàn)的功能結(jié)構(gòu)和核心邏輯全部理出來，整理成一個(gè)產(chǎn)品體驗(yàn)報(bào)告文檔，跟原本最了解這個(gè)產(chǎn)品的人們（研發(fā)/測(cè)試）對(duì)一遍，糾正有偏差的部分。

在這個(gè)階段，我們需要了解這個(gè)系統(tǒng)的目標(biāo)用戶、核心業(yè)務(wù)、系統(tǒng)功能。這是需要花費(fèi)大量時(shí)間精力的事情，要帶著極大的熱情和求知欲去做，了解產(chǎn)品的前世今生，了解競(jìng)品做到了什么程度，學(xué)習(xí)產(chǎn)品相關(guān)行業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)……

這是我曾經(jīng)針對(duì)一個(gè)新系統(tǒng)《AI標(biāo)客》做的產(chǎn)品體驗(yàn)報(bào)告。左側(cè)是文章的目錄結(jié)構(gòu)，對(duì)系統(tǒng)從戰(zhàn)略層、范圍層、結(jié)構(gòu)層、框架層、表現(xiàn)層進(jìn)行體驗(yàn)分析。

在這個(gè)過程中，肯定是有一些疑問的，我們可以把問題歸納整理，然后再找相關(guān)人員進(jìn)行溝通答疑。討論請(qǐng)教完畢后，需要自己進(jìn)行復(fù)盤，可以在自己已理解的基礎(chǔ)上畫出業(yè)務(wù)流程圖，一方面幫助自己理清整個(gè)業(yè)務(wù)的來龍去脈，一方面，當(dāng)業(yè)務(wù)流程圖畫完可以找同事確認(rèn)，以免產(chǎn)生自己理解錯(cuò)誤。

3. 產(chǎn)品情況摸底

找別人的錯(cuò)，總是要容易些；理解別人的套路，總是費(fèi)點(diǎn)神。

我們?cè)诮邮诌@個(gè)系統(tǒng)之前，還需要深入摸底產(chǎn)品情況：

• 核心功能完成度：是否現(xiàn)有的需求已經(jīng)包含了全部核心功能？如果包含，實(shí)現(xiàn)進(jìn)度是否可控？如果不包含，是否還可以調(diào)整需求？
• 了解目前的系統(tǒng)細(xì)節(jié)：系統(tǒng)的里程碑計(jì)劃、關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)、現(xiàn)在的進(jìn)度、問題都是啥？
• 過去遇到過的問題及原因、解決方案，對(duì)于常見的問題重點(diǎn)說明。
• 平時(shí)工作中的一些事項(xiàng)，比如項(xiàng)目進(jìn)度的控制，最有可能耽誤在哪環(huán)節(jié)；項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)的制定；接口的設(shè)計(jì)人員、開發(fā)人員的情況，能力強(qiáng)弱；。
• 風(fēng)險(xiǎn)：有哪些坑。，出多少，取決于你在短期內(nèi)與大家熟悉和建立信任的本事，也取決于你對(duì)業(yè)務(wù)理解的能力。

深入細(xì)節(jié)了解，經(jīng)過了解到上面的信息之后，基本大的邏輯就會(huì)比較清晰，剩下一堆細(xì)節(jié)的邏輯，很難一次性全部了解全。即使了解全，真正用的時(shí)候也比較容易遺忘，更好的辦法是做一塊的功能，細(xì)化了解一塊細(xì)的邏輯。

畢竟歷史前人留下的隱藏邏輯很多，如果開發(fā)還是之前的還容易些，如果開發(fā)也全部換了，就大家一起補(bǔ)邏輯，留好產(chǎn)品文檔和技術(shù)文檔，以便自己后續(xù)查閱以及下一任來查閱；

4. 產(chǎn)品工作要求

在新的公司做產(chǎn)品，需要關(guān)注產(chǎn)品的工作流程。

權(quán)限申請(qǐng)申請(qǐng)：

項(xiàng)目管理軟件，比如SVN、teambition項(xiàng)目管理軟件的權(quán)限申請(qǐng)和加入。

原型和文檔規(guī)范：

可以參考前輩的工作流程，PRD格式、原型設(shè)計(jì)規(guī)范，比如PRD格式目前是用的word、excel、還是原型中直接標(biāo)注。在開始階段，我們先復(fù)用，不要馬上用自己之前的格式！先模仿，適應(yīng)公司再創(chuàng)新，讓大家接收新的方式！

產(chǎn)品發(fā)布流程：

產(chǎn)品工作環(huán)境中，需要了解一些上線流程、緊急流程、會(huì)議流程等等“潛規(guī)則”。系統(tǒng)版本發(fā)布之后，是否需要郵件通知。尤其是客戶所在的QQ群和微信群，版本發(fā)布之后，需要通知給哪些人員。

團(tuán)隊(duì)日程會(huì)議：

了解團(tuán)隊(duì)的成員，系統(tǒng)的需求提出非、研發(fā)負(fù)責(zé)人、測(cè)試人員、運(yùn)營(yíng)人員等等。參與團(tuán)隊(duì)的每日站會(huì)和周會(huì)，了解當(dāng)前的狀態(tài)和進(jìn)度是什么情況，當(dāng)前負(fù)責(zé)的日常工作，以及對(duì)應(yīng)的具體要求，比如定期舉行的會(huì)議、每月更新的報(bào)告等等。

5. 正式接手產(chǎn)品

稍微成熟一點(diǎn)的產(chǎn)品人首先在自我要求上會(huì)是產(chǎn)品輸出導(dǎo)向，而非進(jìn)度導(dǎo)向的。換言之，會(huì)花比較長(zhǎng)時(shí)間去了解、再認(rèn)識(shí)產(chǎn)品，調(diào)查業(yè)務(wù)瓶頸，查看用戶反饋，摸清企業(yè)戰(zhàn)略和產(chǎn)品的生命周期到了哪一階段，再針對(duì)產(chǎn)品出現(xiàn)的問題，分清哪些是產(chǎn)品本身問題，哪些是技術(shù)問題，哪些是業(yè)務(wù)問題。

我們把前面的工作完成之后，可以把召集相關(guān)人員（老板、技術(shù)負(fù)責(zé)人、運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人等），一起討論，互相糾正，達(dá)成共識(shí)。這個(gè)也是向領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)，表明對(duì)產(chǎn)品工作的重視，在團(tuán)隊(duì)中樹立威信，以便開展后續(xù)的工作。

總結(jié)

我們?cè)诮邮忠粋€(gè)新系統(tǒng)的時(shí)候，前期及時(shí)做了這些工作，還后續(xù)的工作中還是會(huì)遇到困難，例如：

• 由于之前的歷史沒有參加，還是會(huì)遇到不清楚的問題，這個(gè)時(shí)候不要不懂裝懂，大膽的去和團(tuán)隊(duì)溝通清楚。
• 在前期還會(huì)遇到團(tuán)隊(duì)不信任的情況，他們會(huì)質(zhì)疑你的需求，我們還是需要有理走天下。
• 一開始不要輕易否定系統(tǒng)的功能，我們總是認(rèn)為產(chǎn)品經(jīng)理把系統(tǒng)當(dāng)做孩子，其實(shí)從0到1參與的研發(fā)也是有這樣的心態(tài)，不愿意輕易接收推翻現(xiàn)有系統(tǒng)。

遇到這些問題，首先不要著急，前期大家是需要彼此磨合，平時(shí)一起吃飯，拉攏人心，順便認(rèn)識(shí)下這些人，尤其是技術(shù)骨干等核心，搞好關(guān)系。后面把自己的工作計(jì)劃、想法發(fā)出來，多和領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)和團(tuán)隊(duì)的支持，便于順利開展工作。

本文由 @瓜子 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。