在完成了項(xiàng)目計(jì)劃階段，進(jìn)行了項(xiàng)目計(jì)劃的任務(wù)分解、優(yōu)先級(jí)排序、計(jì)劃呈現(xiàn)和風(fēng)險(xiǎn)控制之后，就到了項(xiàng)目的執(zhí)行和監(jiān)控階段了。這個(gè)階段主要是針對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行的情況進(jìn)行溝通，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，使其在時(shí)間、質(zhì)量、成本之間取得一定的平衡。

項(xiàng)目執(zhí)行和監(jiān)控

主要來(lái)說(shuō)，這個(gè)階段會(huì)包含下面這么幾件事情：

• 過(guò)程跟蹤：主要是對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的跟蹤和監(jiān)控，防止團(tuán)隊(duì)成員對(duì)計(jì)劃理解產(chǎn)生偏差，導(dǎo)致執(zhí)行階段出現(xiàn)一些問(wèn)題，跟蹤的事物包含團(tuán)隊(duì)成員、任務(wù)、開(kāi)支情況等；
• 例行項(xiàng)目會(huì)議：所謂的例行會(huì)議，其實(shí)就是要給一個(gè)項(xiàng)目制定一個(gè)固定的溝通渠道，這樣才能讓團(tuán)隊(duì)成員溝通效率變高；
• 階段性交付物的審核：對(duì)于一個(gè)長(zhǎng)期的項(xiàng)目計(jì)劃，一定是會(huì)拆解為好幾個(gè)實(shí)施階段的，那么對(duì)于階段性的交付物就有必要進(jìn)行審核了，這也是非常重要的一個(gè)監(jiān)控手段；
• 里程碑報(bào)告：項(xiàng)目達(dá)到了一個(gè)里程碑，那么就可以來(lái)一次里程碑的報(bào)告；
• 變更管理：為了適應(yīng)項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中與項(xiàng)目相關(guān)的各種因素的變化，保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行的一些調(diào)整，我們稱之為變更管理；

第一件事情，過(guò)程跟蹤

產(chǎn)品經(jīng)理為了掌握項(xiàng)目的進(jìn)展，掌握各項(xiàng)工作的狀況，就不得不進(jìn)行項(xiàng)目過(guò)程的一個(gè)監(jiān)控和跟蹤。只有這樣，出現(xiàn)了問(wèn)題，我們才能進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y源調(diào)整和進(jìn)度計(jì)劃調(diào)整，重新規(guī)劃某一個(gè)任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，并記錄實(shí)際的進(jìn)度情況。

那么，產(chǎn)品經(jīng)理在實(shí)際的工作過(guò)程中，到底如何進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤呢，主要可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行考慮：

1、管事——監(jiān)控項(xiàng)目的任務(wù)

有很多產(chǎn)品經(jīng)理都有一個(gè)習(xí)慣，那就是在每天來(lái)到公司的第一件事情，就是跑到項(xiàng)目開(kāi)發(fā)組那邊去溜達(dá)一圈，把大家召集到一個(gè)地方進(jìn)行項(xiàng)目站立會(huì)的召開(kāi)，例會(huì)花不了多長(zhǎng)時(shí)間，但是在監(jiān)控項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)展方面起的作用卻很大。一方面可以避免有些同事在項(xiàng)目過(guò)程中沉浸在自己的世界里，方向走偏了自己沒(méi)有發(fā)現(xiàn)。另外一方面是能幫助大家克服人性上的懶惰因素，在每天匯報(bào)工作進(jìn)度中給大家形成適度的壓力。

每日站立會(huì)在同樣的時(shí)間和同樣的地點(diǎn)召開(kāi)，會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，最好不要超過(guò)15分鐘，每一個(gè)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的成員都必須發(fā)言，會(huì)議中不進(jìn)行討論，發(fā)言內(nèi)容需提供以下信息：

• 昨天完成了什么
• 今天即將做什么
• 遇到了什么困難

很多團(tuán)隊(duì)在召開(kāi)每日站會(huì)的時(shí)候，還會(huì)結(jié)合看板來(lái)進(jìn)行任務(wù)梳理，如下圖這樣的：

每日站會(huì)看板

通過(guò)這樣一種簡(jiǎn)單的會(huì)議形式，就可以讓項(xiàng)目組的所有成員知曉各任務(wù)的最新進(jìn)展。這樣才能監(jiān)控哪些任務(wù)的進(jìn)度落后于計(jì)劃，并采取相應(yīng)的措施給予糾正（通常就是加班啦），盡量不使項(xiàng)目的進(jìn)度受到影響。當(dāng)然，我們不光要知道任務(wù)的進(jìn)度落后，還需要去了解落后的原因是什么，這樣才能根據(jù)具體情況采取不同的措施來(lái)使得項(xiàng)目恢復(fù)到正常軌道上來(lái)。

比如，某一個(gè)任務(wù)的進(jìn)度落后于計(jì)劃，發(fā)現(xiàn)原來(lái)是任務(wù)分解的時(shí)候漏掉了這個(gè)任務(wù)或者這個(gè)任務(wù)沒(méi)有責(zé)任到人，那么在發(fā)現(xiàn)了這一情況之后，可以采取的措施有：讓開(kāi)發(fā)加班搞定、增加人力投入、延長(zhǎng)時(shí)間、或者更換效率較高的成員來(lái)完成任務(wù)。這些都是補(bǔ)救措施，我們?cè)傺a(bǔ)救完了之后，其實(shí)還可以進(jìn)一步的思考，是不是我們的項(xiàng)目管理流程上面哪里有什么欠缺，是否可以改進(jìn)工作流程、方法和工具，這樣就減少上述情況的發(fā)生概率。

2、管人——監(jiān)控項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員

大家不要誤解為是讓產(chǎn)品經(jīng)理去做間諜之類的角色，混跡于項(xiàng)目組成員中偷取情報(bào)什么的。其實(shí)，這里所謂的監(jiān)控項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員，更多的是去記錄下項(xiàng)目組每個(gè)成員的表現(xiàn)，對(duì)表現(xiàn)突出的給予贊賞和肯定，對(duì)表現(xiàn)不好的則應(yīng)提出相應(yīng)的批評(píng)（當(dāng)然，很多時(shí)候產(chǎn)品經(jīng)理其實(shí)并不是開(kāi)發(fā)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，措辭什么的還是注意一下為好）。

另外一點(diǎn)，產(chǎn)品經(jīng)理要去多和項(xiàng)目組的成員進(jìn)行溝通，這種溝通不僅僅是工作上的溝通，還可以聊聊生活方面的東西，這樣不僅可以促進(jìn)你和項(xiàng)目成員之間的關(guān)系，還能及時(shí)知曉他們的生活狀態(tài)，也是有利于項(xiàng)目管理的。

3、管錢(qián)——監(jiān)控項(xiàng)目的開(kāi)支

一般的軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)并不會(huì)涉及到項(xiàng)目開(kāi)支的問(wèn)題，因?yàn)榛舅械拈_(kāi)支都是人力成本。但也有特殊情況，尤其是運(yùn)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的項(xiàng)目管理，就經(jīng)常會(huì)涉及到項(xiàng)目開(kāi)支的問(wèn)題，這里的監(jiān)控其實(shí)主要是記錄下所有的開(kāi)支流水，看下與項(xiàng)目計(jì)劃初始階段的預(yù)算相比是否有超出的情況。這個(gè)時(shí)候可以好好和運(yùn)營(yíng)的相關(guān)同事進(jìn)行溝通，找出具體的費(fèi)用超出項(xiàng)，分析原因找到相應(yīng)的解決方案。

第二件事情，例行項(xiàng)目會(huì)議

管理學(xué)大師彼得德魯克有一句名言，叫做“管理就是溝通，溝通，再溝通”。事實(shí)上，我們細(xì)想一下，在項(xiàng)目管理的實(shí)踐過(guò)程中，我們是不是經(jīng)常會(huì)碰到下面這些情況：

比如說(shuō)項(xiàng)目老板隔三差五就跑來(lái)詢問(wèn)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，其實(shí)是因?yàn)闆](méi)有人給他匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展，但老板又比較擔(dān)心；

再比如說(shuō)，你把需求的第一部分通過(guò)郵件發(fā)出去后，沒(méi)有人回郵件提出自己的意見(jiàn)和疑問(wèn)，你也以為這個(gè)需求會(huì)很順利的走下去，但是那天無(wú)意間和團(tuán)隊(duì)成員聊起需求，那個(gè)成員馬上提出來(lái)自己的異議，巴拉巴拉說(shuō)了一通。有的時(shí)候你不去問(wèn)，別人是不會(huì)主動(dòng)來(lái)告訴你他的想法的，這個(gè)時(shí)候可能自己才意識(shí)到，其實(shí)是需要給團(tuán)隊(duì)一個(gè)溝通的機(jī)會(huì)來(lái)聊這些東西；

還有，在項(xiàng)目實(shí)踐中，問(wèn)題早就已經(jīng)出現(xiàn)了，但是過(guò)了一段時(shí)間才通知項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的所有成員，這樣就導(dǎo)致了大家對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)展的信息不對(duì)稱，很容易導(dǎo)致工期滯后的情況發(fā)生；

所以，在項(xiàng)目管理的過(guò)程中，溝通是不能忽視的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。再說(shuō)的直白一點(diǎn)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人最重要的工作之一就是溝通，所要花費(fèi)的時(shí)間可能要占到工作的75%～90%。因?yàn)橹挥辛己玫臏贤?，才能獲取足夠多的信息，才能發(fā)現(xiàn)潛在的問(wèn)題，這樣才能更好的控制項(xiàng)目的各個(gè)方面。

前面我們提到了項(xiàng)目有相關(guān)干系成員，但由于每個(gè)成員的崗位和職責(zé)不同，所以每個(gè)人關(guān)注的項(xiàng)目信息不一樣，他們關(guān)注信息的頻率其實(shí)也不一樣，有的比較頻繁，有的則可能整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程就問(wèn)那么兩三次。由于每個(gè)人的習(xí)慣不同，所以他們獲取信息的手段也不太一樣，有些人喜歡微信、QQ，有些人喜歡郵件，還有些人喜歡以會(huì)議的形式獲取信息。

這樣的話，就很有必要建立起一套屬于本項(xiàng)目的一個(gè)溝通機(jī)制，統(tǒng)一一下溝通的方法和渠道，比如說(shuō)最緊急的事情可以通過(guò)電話溝通，比較緊緊的事情則通過(guò)微信或者QQ溝通，而不是那么重要的事情，則放在每日站會(huì)或者是項(xiàng)目周會(huì)的會(huì)議上進(jìn)行解決。同時(shí)，還應(yīng)該在團(tuán)隊(duì)里提倡主動(dòng)溝通的精神，這樣不僅能建立團(tuán)隊(duì)之間的親密關(guān)系，更能表明成員參與者對(duì)項(xiàng)目的一個(gè)重視程度。

第三件事情，階段性交付物的審核

在項(xiàng)目進(jìn)展的過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生不少的交付產(chǎn)物，產(chǎn)品經(jīng)理在管理項(xiàng)目的過(guò)程中，可以對(duì)以下幾項(xiàng)階段性的交付物進(jìn)行審核，以確保整體項(xiàng)目的計(jì)劃和執(zhí)行不會(huì)出現(xiàn)大的偏差：

1、需求清單

產(chǎn)品需求清單是一個(gè)排序的功能需求列表，是一個(gè)持續(xù)完善的清單，包含所有產(chǎn)品需要的東西，也是產(chǎn)品需求變動(dòng)的唯一來(lái)源。產(chǎn)品需求清單包含所有的模塊、功能、特性、需求描述、商業(yè)價(jià)值、優(yōu)先級(jí)描述等。

需求清單的內(nèi)容、可用性、優(yōu)先級(jí)等僅由產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)管理。

2、任務(wù)清單

任務(wù)清單是一份足夠具體的計(jì)劃，包含對(duì)需求清單的任務(wù)分解。開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)在整個(gè)迭代過(guò)程中都會(huì)修改這份清單，比如開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)對(duì)需求有了更多的了解，需要增加一些新的開(kāi)發(fā)任務(wù)到清單中去。

任務(wù)清單的修改只能由項(xiàng)目經(jīng)理（產(chǎn)品經(jīng)理）負(fù)責(zé)，該列表是用來(lái)明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的任務(wù)的。

3、項(xiàng)目周報(bào)

項(xiàng)目周報(bào)是對(duì)項(xiàng)目組本周工作內(nèi)容的總結(jié)、以及下周的工作計(jì)劃安排的匯報(bào)，同時(shí)項(xiàng)目周報(bào)需要及時(shí)反饋本周工作中存在的問(wèn)題以及需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的資源。

項(xiàng)目周報(bào)中切忌報(bào)喜不報(bào)憂，要反映項(xiàng)目的真實(shí)情況。

第四件事情，里程碑報(bào)告

當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)展到一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，這個(gè)時(shí)候出現(xiàn)了一個(gè)里程碑式的事件，里程碑代表項(xiàng)目生命周期中的重大事件，是衡量項(xiàng)目總體進(jìn)展的一種高層次的方法，能用于向項(xiàng)目利害關(guān)系者和項(xiàng)目組報(bào)告高層次的進(jìn)展情況。

另一個(gè)方面來(lái)說(shuō)，在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中，通過(guò)讓項(xiàng)目組成員了解他們?yōu)閷?shí)現(xiàn)里程碑付出的努力，而里程碑的實(shí)現(xiàn)對(duì)鼓團(tuán)隊(duì)成員也是非常有用的。

比如說(shuō)，在每個(gè)迭代結(jié)束后，項(xiàng)目組成員聚在一起召開(kāi)總結(jié)會(huì)議，回顧一下在本次迭代過(guò)程中，哪些是做的好的，哪些是做的不好的，找出潛在的可以改進(jìn)的事項(xiàng)，作為將來(lái)的改進(jìn)計(jì)劃。迭代總結(jié)會(huì)議記錄就是這樣一份將會(huì)議過(guò)程記錄下來(lái)的清單已經(jīng)后續(xù)跟進(jìn)的依據(jù)。

通常的里程碑事件有這么一些：需求分析、詳細(xì)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、正式發(fā)布等，產(chǎn)品經(jīng)理在管理自己的項(xiàng)目時(shí)，可以根據(jù)自身項(xiàng)目的一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)來(lái)做一下里程碑式的總結(jié)，達(dá)到項(xiàng)目匯報(bào)的目的。

系列文章：

《【萬(wàn)字干貨】在高級(jí)產(chǎn)品經(jīng)理眼中，好的項(xiàng)目管理流程是怎樣的（上）》

#專欄作家#

壹百度，微信公眾號(hào)：倒退集，人人都是產(chǎn)品經(jīng)理專欄作家。在線教育企業(yè)服務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)品經(jīng)理，創(chuàng)業(yè)公司Team Leader。曾主導(dǎo)多款重量級(jí)產(chǎn)品的產(chǎn)品策劃和設(shè)計(jì)工作。

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