老大說，我們要做個(gè)新功能。還沒定下來到底做成啥樣，就已經(jīng)定了個(gè)上線時(shí)間，還是個(gè)不可能的最后期限。所以，直接倒退時(shí)間就得了，還做啥估算啊，然并卵啊。這場(chǎng)景好熟?。〔贿^，辦法總比問題多。當(dāng)項(xiàng)目管理遇上最后期限時(shí)，我們可以做些什么？與您分享時(shí)間管理的百寶箱。

時(shí)間管理百寶箱

在拿出工具寶貝之前，咱們先講個(gè)基礎(chǔ)項(xiàng)目管理概念，那就是項(xiàng)目管理鐵三角：時(shí)間——范圍——質(zhì)量。最后交付的產(chǎn)品，由這三個(gè)方面組合決定。而這三個(gè)方面，本身又是此消彼長(zhǎng)的關(guān)系，比如，削減項(xiàng)目時(shí)間，勢(shì)必帶來產(chǎn)品范圍的削減或者質(zhì)量的下降。

因此，首要的是明確對(duì)產(chǎn)品來說，這三個(gè)維度的重要性排序，也就是產(chǎn)品最看重的到底是按期交付、還是穩(wěn)定的質(zhì)量、還是確定的范圍？這樣，在遇到時(shí)間管理問題時(shí)，我們才能對(duì)百寶箱中的工具做取舍，來選擇最合適項(xiàng)目的工具。

我們以緊急項(xiàng)目A為例進(jìn)行具體討論。

百寶工具0. 真的是最后期限嗎？

我們習(xí)慣于被給定一個(gè)命題，而不去質(zhì)疑這個(gè)命題是否成立。無論是否能夠改變命題，我們至少應(yīng)該問一下“為什么”。并且可以嘗試去做一些爭(zhēng)取，了解所謂的“保守底線”和“真實(shí)底線”。大多數(shù)合作項(xiàng)目中，看起來需求方設(shè)定的交付時(shí)間是最后期限，但溝通具體的方案以及實(shí)際用途后，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)是有余地的。不爭(zhēng)取，你怎么知道那就是“最后”的期限呢？

百寶工具1. 負(fù)荷度

在我們準(zhǔn)備任何時(shí)間管理措施之前，我們需要先來看看團(tuán)隊(duì)目前的工作負(fù)荷。如果大家都處于相對(duì)寬松的工作負(fù)荷情況下，我們一上來就開始砍范圍壓質(zhì)量，顯然沒有說服力。但是，要讓大家開始齊心協(xié)力開始奮斗，也不是項(xiàng)目經(jīng)理一兩句話就能鼓搗起來的。

我們?cè)?jīng)提過“透明”的力量。

所謂“透明”，就是從項(xiàng)目背景、目標(biāo)，到項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度過程、風(fēng)險(xiǎn)問題等信息，都和團(tuán)隊(duì)共享。了解了項(xiàng)目的重要性和緊迫性，看到了具體的項(xiàng)目計(jì)劃，實(shí)時(shí)了解了我們的進(jìn)度位置以及和計(jì)劃的偏差，很多東西就不用再多講了，大家都懂的。先是把全體項(xiàng)目成員都喊來開了個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，項(xiàng)目總監(jiān)從商務(wù)背景到價(jià)值意義，再到可能的影響和布局，都給大家做了介紹，也做了現(xiàn)場(chǎng)的問答解釋；之后，向大家介紹了項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行方式。會(huì)后，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己的具體計(jì)劃還沒發(fā)出郵件，大家已經(jīng)紛紛行動(dòng)起來開始準(zhǔn)備了。這就是“透明”的力量！

除此之外，用白板和每日站會(huì)，并且每天在popo群上貼出燃盡圖來展示進(jìn)度偏差?？吹酱蠹視?huì)因?yàn)檫M(jìn)度落后而紛紛喊著“好緊張啊”，看到大家會(huì)因?yàn)橼s上進(jìn)度而感慨“執(zhí)行力爆棚”，你就會(huì)覺得大家的士氣被無形中調(diào)動(dòng)起來了。

在“透明”的執(zhí)行方式下，直接的作用就是團(tuán)隊(duì)負(fù)荷度提高了。在緊急項(xiàng)目A中，啟動(dòng)之前團(tuán)隊(duì)的負(fù)荷度在90%-100%之間，而兩個(gè)迭代下來，團(tuán)隊(duì)負(fù)荷度一直是超飽和的，分別達(dá)到了112%和117%。當(dāng)然，超飽和的工作負(fù)荷是特殊時(shí)期的短期狀態(tài)，也是應(yīng)對(duì)特殊項(xiàng)目情況下不得已而為之。

百寶工具2. 計(jì)劃緩沖

項(xiàng)目經(jīng)理做計(jì)劃的時(shí)候，并不是簡(jiǎn)單的把大家的估算做個(gè)合計(jì)就可以了，必須根據(jù)產(chǎn)品和團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況，考慮項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)，留下一定的緩沖。

大家對(duì)緩沖容易有幾個(gè)誤區(qū)：

1. 因?yàn)橛芯彌_，所以開發(fā)是否認(rèn)真估算就不重要了，大不了用緩沖！
2. 項(xiàng)目時(shí)間壓力太大，太緊張了，沒余地留緩沖！
3. 上次的緩沖我們沒怎么用，這次我們也不用留了！

緩沖究竟是用來干什么的？它既可以用來應(yīng)對(duì)無預(yù)期的請(qǐng)假情況，也可以用來承載需求蔓延或需求變動(dòng)引起的任務(wù)增加，也可以用來對(duì)沖因前期調(diào)研不足而導(dǎo)致工作量加大的任務(wù)等等。

緩沖的預(yù)留量因團(tuán)隊(duì)和產(chǎn)品各異，我們的一般經(jīng)驗(yàn)值是20%-30%。

在緊急項(xiàng)目A中，我們?cè)谟?jì)劃里做了兩層的緩沖設(shè)置。首先將整個(gè)產(chǎn)品一期開發(fā)分成了7個(gè)迭代，平均每個(gè)迭代5-10個(gè)工作日。第一層緩沖留在了各個(gè)迭代內(nèi)部，比例是20%-30%，主要目的用途在于承載需求蔓延以及全新系統(tǒng)的聯(lián)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)；第二層緩沖留在了第四個(gè)迭代之后，設(shè)置了一個(gè)緩沖迭代（見下圖），用以承載可能的系統(tǒng)優(yōu)化需求。這主要是因?yàn)楫a(chǎn)品是全新系統(tǒng)，在前期風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別時(shí)，認(rèn)為對(duì)全新系統(tǒng)的需求分析和策劃交互很難一步到位，需要留有調(diào)整優(yōu)化的空間。這其實(shí)本身就是一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的措施。

不要因?yàn)楸旧頃r(shí)間就不夠了而忽略緩沖，這并不是在解決問題，而是在回避真正的風(fēng)險(xiǎn)。

百寶工具3. 范圍縮減預(yù)案

在完成了上面兩步基本計(jì)劃的制定之后，才開始真正的考慮最后期限可行性問題。通過對(duì)業(yè)務(wù)、技術(shù)、后勤三方面風(fēng)險(xiǎn)的完整考察后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成既定范圍的風(fēng)險(xiǎn)被列為了項(xiàng)目A最高的三項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)之一。因此，必須為這項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)留一定的緊急預(yù)案。

在時(shí)間被限定死的前提下，大家都很容易想到一個(gè)方案，那就是范圍縮減。于是，分析了現(xiàn)有的產(chǎn)品需求，和策劃討論了分批實(shí)現(xiàn)的可能性。之后，在與合作方的需求確認(rèn)會(huì)上，就提出了這一風(fēng)險(xiǎn)，以及建議制定應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的緊急預(yù)案：部分用戶2個(gè)月之后才會(huì)用到的功能延后到二期實(shí)現(xiàn)。合作方欣然接受了在風(fēng)險(xiǎn)情況下啟動(dòng)預(yù)案的提議。

系統(tǒng)往往是越完整越好，但面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)情況下的預(yù)案準(zhǔn)備，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)事實(shí)上是可以被分解的。那么計(jì)劃的安排可以對(duì)應(yīng)做些準(zhǔn)備，預(yù)案中可能被縮減的模塊，可以放到晚些的迭代來做，這樣可以在前期更好地對(duì)風(fēng)險(xiǎn)狀況做個(gè)判斷，并為預(yù)案的啟動(dòng)留下了空間。

百寶工具4. 需求簡(jiǎn)化預(yù)案

縮減了范圍，但看上去還是做不完，怎么辦？我們還有寶貝嗎？

我們又仔細(xì)研究了需求，發(fā)現(xiàn)其中部分模塊是系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)所用，并非終端用戶所用，也就意味著，功能是必須的，但是，方案可能是可以簡(jiǎn)化的。于是，和策劃做了討論，又追加了簡(jiǎn)化運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)的緊急預(yù)案，同樣在溝通后得到了合作方的理解。

所以，面對(duì)“范圍”維度，我們能做的不僅僅是“砍”一個(gè)字，也許還有“化繁為簡(jiǎn)”的方案，原則是盡可能去挖掘那個(gè)真正的“最小集”。

還有個(gè)血淚教訓(xùn)，永遠(yuǎn)別忘了那些被你砍掉或者簡(jiǎn)化了的功能。我們經(jīng)常會(huì)在達(dá)到最后期限之后，就只記得繼續(xù)前行，而不記得去撿起那些為了趕工而犧牲了的功能或者體驗(yàn)，結(jié)果就是打造了一個(gè)滿是傷疤的不完美不精致的產(chǎn)品。所以，要在范圍縮減時(shí)，及時(shí)做好被縮減掉范圍的需求管理，制定計(jì)劃把它們補(bǔ)上！

面對(duì)這些百寶工具，您有沒有下述疑問？

問：質(zhì)量可以被縮減嗎？

前面的工具里，既有“時(shí)間”縮減的工具，也有“范圍”縮減的工具，那么，“質(zhì)量”可以同樣被縮減嗎？

這個(gè)問題的答案并不是一語概之的。一般來說，互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品的終端用戶就是千萬網(wǎng)民，所以，并不存在可以妥協(xié)的產(chǎn)品質(zhì)量。因而“質(zhì)量”往往是我們最謹(jǐn)慎去碰觸的縮減維度。但這個(gè)問題并不是絕對(duì)和毫無商量余地的。比如，針對(duì)運(yùn)營(yíng)后臺(tái)，因?yàn)橛脩羰沁\(yùn)營(yíng)管理員，用戶數(shù)有限且是內(nèi)部可控的，我們可能可以只覆蓋主路徑測(cè)試即可。在項(xiàng)目經(jīng)理的百寶箱里，有一些寶貝是帶著“邪惡”力量的，它們的使用可能會(huì)造成比較嚴(yán)重的負(fù)面效果，質(zhì)量相關(guān)的工具就屬于這類，輕易不用。

問：你怎么不說加人？

不可否認(rèn)，不少項(xiàng)目是靠加人來趕進(jìn)度的，但這并不是一種可以推廣的方法。少量加熟練工，確實(shí)可以緩解部分進(jìn)度壓力。但單純希望靠增加人數(shù)來縮短工期，無疑是個(gè)焦油坑，我們的項(xiàng)目曾經(jīng)就遇到過短時(shí)間內(nèi)加了兩倍人，但生產(chǎn)率反而降低的情況。而附加帶來的歸屬感、團(tuán)隊(duì)文化、溝通問題，更是讓項(xiàng)目根本無法前行。

問：如果還是趕不上進(jìn)度呢？

即使機(jī)器貓本領(lǐng)萬千，康夫依然可能通不過考試。同樣的，即使項(xiàng)目經(jīng)理使出渾身解數(shù)，即使團(tuán)隊(duì)很拼命，可能項(xiàng)目延期依然難以避免。那是不是項(xiàng)目延期就意味著失敗呢？我們是不是依然有辦法讓項(xiàng)目“成功”起來呢？我們是不是依然有辦法讓合作方滿意呢？

其實(shí)有一套方法是萬變不離其宗的有效工具，無論延期能否避免，我們都能夠讓路走得更順一些。那，就是，過程同步——風(fēng)險(xiǎn)預(yù)告——及時(shí)坦誠(chéng)。這是伴隨著時(shí)間管理的很重要的溝通管理。

• 過程同步：是為了讓重要干系人了解項(xiàng)目進(jìn)展以及團(tuán)隊(duì)有效的工作。大家在同樣的進(jìn)度信息面前，討論問題有了同樣的前提，也更容易讓干系人或者合作方和團(tuán)隊(duì)能夠站在同樣的戰(zhàn)壕里共同應(yīng)對(duì)問題。
• 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)告：我們并不需要粉飾太平，尤其在挑戰(zhàn)性項(xiàng)目面前。相反的，干系人或合作方的心里同樣有風(fēng)險(xiǎn)的問號(hào)，及早把風(fēng)險(xiǎn)預(yù)告出來，可以建立大家類似的心理預(yù)期，也為未來的緊急預(yù)案實(shí)施做好了準(zhǔn)備鋪墊。
• 及時(shí)坦誠(chéng)：風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控顯示風(fēng)險(xiǎn)即將顯現(xiàn)時(shí)，不妨及時(shí)、坦誠(chéng)地和干系人或合作方溝通。當(dāng)然，必須有前兩步的鋪墊和溝通，這時(shí)坦然啟動(dòng)緊急預(yù)案即可，即使是延期的預(yù)案，大家也是有預(yù)期的和可接受的了。

壓箱寶貝

接下來，壓箱底的寶貝來啦！就是三個(gè)字：穩(wěn)！悲！樂！

對(duì)于“時(shí)間”這個(gè)問題來講，項(xiàng)目經(jīng)理事實(shí)上是團(tuán)隊(duì)的依靠所在。而只要項(xiàng)目經(jīng)理做好了上一節(jié)所說的“過程同步——風(fēng)險(xiǎn)預(yù)告——及時(shí)坦誠(chéng)”，那么，天其實(shí)是塌不下來的，也沒有什么坎是無法逾越的。因此，項(xiàng)目經(jīng)理必須有一個(gè)“穩(wěn)”的心態(tài)，讓團(tuán)隊(duì)相信，有你在，沒問題！

在“穩(wěn)”的基本心態(tài)之上，項(xiàng)目經(jīng)理要具備：以“悲”觀的心態(tài)看風(fēng)險(xiǎn)，以“樂”觀的心態(tài)對(duì)團(tuán)隊(duì)。時(shí)間管理的問題，歸根到底是風(fēng)險(xiǎn)的問題，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是謹(jǐn)慎的全面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別者和監(jiān)控者，并為之盡早制定各種預(yù)案；同時(shí)，對(duì)團(tuán)隊(duì)所承受的壓力應(yīng)該有所把握控制，在展示風(fēng)險(xiǎn)“施壓”的同時(shí)，善于觀察團(tuán)隊(duì)狀態(tài)，及時(shí)給出舒緩，確保團(tuán)隊(duì)樂觀前行。

壓箱寶貝，說到底是項(xiàng)目經(jīng)理的修煉所在，及時(shí)觀察分析能力，又是經(jīng)驗(yàn)判斷，更是平衡把握，實(shí)屬不易。

寶貝會(huì)被用盡嗎？

當(dāng)機(jī)器貓一件件掏出自己的百寶工具時(shí)，我們不禁要問，會(huì)不會(huì)有一天，寶貝被用盡了呢？同樣的，會(huì)不會(huì)有一天，項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)時(shí)間問題用盡了所有的辦法，一籌莫展了呢？

只要大家沒有看到可愛的機(jī)器貓?zhí)涂湛诖?，那么一樣，不?huì)看到項(xiàng)目經(jīng)理用盡寶貝的那一刻。今天我們只是列出了百寶工具的幾個(gè)方向以及幾個(gè)簡(jiǎn)單的例子，而事實(shí)上我們面對(duì)的項(xiàng)目狀況復(fù)雜多變，項(xiàng)目經(jīng)理們一定能掏出更多的方法來應(yīng)對(duì)。無論是一定程度的并行，還是迭代變化組合等等，都是可能應(yīng)用的更多百寶工具。

正所謂“辦法總比問題多”，只要我們秉持這樣的信念，再加上我們的壓箱寶貝，那就真的是無堅(jiān)不摧的了！

作者：曹智清，網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理部總監(jiān)。曾經(jīng)感受過IBM的專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)，領(lǐng)略過ASK搜索的起起伏伏，體會(huì)過創(chuàng)業(yè)中的酸甜苦辣。目前致力于在線教育行業(yè)的探索，同時(shí)關(guān)注項(xiàng)目管理在互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品全生命周期的應(yīng)用，專注于敏捷精神的滲透和實(shí)踐?！毒W(wǎng)易一千零一夜》主要作者之一。

本文由 @網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理（微信公眾號(hào)：NetEasePM） 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。