對(duì)企業(yè)而言，計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)是相對(duì)基礎(chǔ)和重要的一個(gè)系統(tǒng)，那么，怎么搭建計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)呢？你了解計(jì)費(fèi)系統(tǒng)的主要功能嗎？這篇文章里，作者就進(jìn)行了總結(jié)和拆解，一起來看一下。

引子

筆者從事業(yè)財(cái)融合產(chǎn)品經(jīng)理10年有余，最近賦閑在家，想對(duì)過往做過產(chǎn)品進(jìn)行整理，做過系統(tǒng)太多一時(shí)竟不知從何說起，思來想去，還是從業(yè)財(cái)一體化系列-計(jì)費(fèi)管理開始說。

日常生活中我們會(huì)遇到很多計(jì)費(fèi)場景，衣食住行吃喝玩樂購，打車、停車、水、電、煤、租金、物業(yè)費(fèi)、購物、物流、快遞、跑腿、幫忙等各種各樣業(yè)務(wù)都會(huì)涉及到計(jì)費(fèi)，當(dāng)我們接觸到這些服務(wù)時(shí)，我們的潛意識(shí)：這個(gè)要付費(fèi)嗎，收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)是什么，預(yù)估費(fèi)用，服務(wù)結(jié)束時(shí)會(huì)計(jì)算是否按服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)來計(jì)費(fèi)，如果被多收費(fèi)是非常讓人不爽的一件事。

企業(yè)是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主體，以營利為目的，通過提供產(chǎn)品或服務(wù)獲取收入。產(chǎn)品和服務(wù)計(jì)費(fèi)是獲取依據(jù)，由此可見，計(jì)費(fèi)系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)來說是非?；A(chǔ)和重要的一個(gè)系統(tǒng)，計(jì)費(fèi)系統(tǒng)能力強(qiáng)弱直接影響業(yè)務(wù)拓展，計(jì)費(fèi)結(jié)果準(zhǔn)確性至關(guān)重要，一方面，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，另外一方面，有助于取得客戶信賴和費(fèi)用收取。

下面筆者通過過往經(jīng)歷來談?wù)勛约簩?duì)計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)的理解。

一、計(jì)費(fèi)管理流程

二、計(jì)費(fèi)系統(tǒng)架構(gòu)

三、計(jì)費(fèi)相關(guān)術(shù)語

業(yè)務(wù)計(jì)量：交易或服務(wù)信息訂單中商品或服務(wù)數(shù)量，不限于使用量/消耗量/長度/重量/體積/面積/時(shí)長/次/個(gè)/件/瓶/罐/桶/箱/盒的數(shù)量等。

計(jì)費(fèi)因子：交易或服務(wù)信息訂單中商品參與計(jì)費(fèi)因素（字段），主要有二類計(jì)費(fèi)匹配因素，計(jì)費(fèi)因素。例如：

• 快遞費(fèi)：重量/體積，距離（出發(fā)地、目的地）。
• 計(jì)費(fèi)單據(jù)：涉及到計(jì)費(fèi)業(yè)務(wù)單據(jù)，銷售訂單、采購訂單、出庫單、入庫單、庫存單、盤點(diǎn)單等。
• 計(jì)費(fèi)公式：費(fèi)用計(jì)算公式。
• 計(jì)費(fèi)模型：具體某類費(fèi)用計(jì)費(fèi)規(guī)則抽象，包含計(jì)費(fèi)單據(jù)，計(jì)費(fèi)條件，費(fèi)率模板和計(jì)費(fèi)公式。例如：快遞費(fèi)可用抽象出快遞訂單重量，體積，件數(shù)三大模型。
• 計(jì)費(fèi)引擎：對(duì)符合計(jì)費(fèi)觸發(fā)條件業(yè)務(wù)單據(jù)，按照計(jì)費(fèi)模型執(zhí)行計(jì)費(fèi)，并生成計(jì)費(fèi)結(jié)果。
• 計(jì)費(fèi)主體：提供產(chǎn)品或服務(wù)業(yè)務(wù)主體。
• 計(jì)費(fèi)對(duì)象：獲取產(chǎn)品或服務(wù)的對(duì)象。相對(duì)計(jì)費(fèi)主體而言，通常計(jì)費(fèi)主體為計(jì)費(fèi)對(duì)象提供商品或服務(wù)，并向其收取相關(guān)費(fèi)用。
• 結(jié)算方向：計(jì)費(fèi)主體和計(jì)費(fèi)對(duì)象之前費(fèi)用結(jié)算方向，應(yīng)收（計(jì)費(fèi)主體應(yīng)向計(jì)費(fèi)對(duì)象收取的費(fèi)用）或應(yīng)付（計(jì)費(fèi)主體應(yīng)向計(jì)費(fèi)對(duì)象應(yīng)付的費(fèi)用）。
• 費(fèi)用類型：一次性費(fèi)用或周期性費(fèi)用。
• 計(jì)費(fèi)科目：具體計(jì)費(fèi)的費(fèi)用名稱，快遞費(fèi)，電費(fèi)，燃?xì)赓M(fèi)，支付服務(wù)費(fèi)等。
• 計(jì)量單位：交易或服務(wù)信息訂單中商品或服務(wù)數(shù)量度量單位，1kg/1m3/1箱/1件/1G等。
• 批價(jià)：根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)計(jì)量數(shù)據(jù)或費(fèi)率信息中具體計(jì)費(fèi)單價(jià)。
• 進(jìn)位方式：計(jì)量數(shù)據(jù)/金額精度處理方式，常見向下取整，向上取整，四舍五入，0.1進(jìn)位（不足0.1按照0.1計(jì)算，大于則向進(jìn)1位，例如：0.05計(jì)費(fèi)數(shù)量則為0.1,0.34計(jì)費(fèi)數(shù)量0.4），0.5進(jìn)位。
• 費(fèi)率/價(jià)格/收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)：產(chǎn)品或服務(wù)對(duì)應(yīng)價(jià)格表。
• 計(jì)價(jià)方式：度量價(jià)格的方法和價(jià)格計(jì)算緊密相關(guān)。

四、計(jì)費(fèi)系統(tǒng)主要功能介紹

1. 計(jì)費(fèi)模型設(shè)置

針對(duì)不同費(fèi)用建立計(jì)費(fèi)規(guī)則抽象，形成計(jì)費(fèi)模型，這個(gè)是計(jì)費(fèi)系統(tǒng)核心，也是比較考驗(yàn)計(jì)費(fèi)管理人員對(duì)業(yè)務(wù)理解或抽象能力地方，通過幾種計(jì)費(fèi)模型涵蓋該業(yè)務(wù)主要的計(jì)費(fèi)，能夠根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展，不斷的豐富或拓展新模型來支撐業(yè)務(wù)需求。

計(jì)費(fèi)科目、計(jì)費(fèi)單據(jù)、計(jì)費(fèi)條件、計(jì)費(fèi)方式、費(fèi)率模板、計(jì)費(fèi)公式。

費(fèi)率模板：設(shè)置計(jì)費(fèi)科目價(jià)格，主要有列表式、表單式、組合式（列表+表單）。

費(fèi)率信息較多適合使用列表式，支持生成模板，可以下載模板導(dǎo)入，可用大大提升報(bào)價(jià)配置效率。

例如：快遞費(fèi)報(bào)價(jià)。

費(fèi)率相對(duì)簡單適合使用表單式，例如：租金或電費(fèi)。

費(fèi)率模板就是講求的靈活自定義能夠根據(jù)費(fèi)率特點(diǎn)配置不同模板，無需技術(shù)人員二次開發(fā)。

計(jì)費(fèi)公式：

能夠從計(jì)費(fèi)單據(jù)中選取計(jì)費(fèi)因子，條件匹配、循環(huán)判斷和數(shù)據(jù)處理，對(duì)于符合條件單據(jù)計(jì)量對(duì)應(yīng)價(jià)格進(jìn)行加減乘除，計(jì)算出對(duì)應(yīng)的費(fèi)用，異常輸出錯(cuò)誤原因。設(shè)計(jì)一個(gè)好的計(jì)費(fèi)公式模型需要有比較強(qiáng)的邏輯思維和編程基礎(chǔ)。系統(tǒng)建設(shè)初期主要是通過研發(fā)編程設(shè)計(jì)常用公式，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)展到一定階段則需要支持可視化配置計(jì)費(fèi)公式。

研發(fā)編程：

大部分企業(yè)是讓研發(fā)coding公式，不提供配置頁面。優(yōu)點(diǎn)在于計(jì)費(fèi)管理人員操作簡單，缺點(diǎn)相應(yīng)慢，研發(fā)周期長。

可視化配置：

提供配置頁面編寫偽代碼，優(yōu)點(diǎn)：快速靈活支持業(yè)務(wù)需求，缺點(diǎn)：入門門檻比較高，需要有技術(shù)功底，上手慢。

例如：出庫操作費(fèi)計(jì)算：

If 出庫單.件數(shù)<=3

return 操作費(fèi)=單價(jià)

Else 操作費(fèi)=數(shù)量*單價(jià)

圖一 銳特BMS計(jì)費(fèi)公式

圖二 物聯(lián)BMS計(jì)費(fèi)公式

圖三 極致物業(yè)管理系統(tǒng)計(jì)費(fèi)公式

圖四 用友HR系統(tǒng)計(jì)費(fèi)公式

結(jié)算規(guī)則：

計(jì)費(fèi)結(jié)果（費(fèi)用）的結(jié)算規(guī)則，包含費(fèi)用名稱、計(jì)費(fèi)主體、計(jì)費(fèi)對(duì)象、結(jié)算方向，結(jié)算方式，賬期、出賬日期、結(jié)算日、發(fā)票日等。

一般合同中都此類描述，例如賬期為一個(gè)自然月，甲方每月1日出賬，出賬后乙方需要在7個(gè)自然日期內(nèi)確認(rèn)，超期自動(dòng)確認(rèn)，確認(rèn)后，甲方10個(gè)自然日內(nèi)給乙方開票，乙方確認(rèn)發(fā)票后無誤后7日給甲方結(jié)款，超期甲方將向乙方收滯納金按待結(jié)算金額計(jì)費(fèi)，費(fèi)率0.05%，按日計(jì)息等諸如此類描述。

一個(gè)邏輯嚴(yán)密賬期規(guī)則還是比較復(fù)雜的，例如：非自然月變更自然月/季/年，工作日和自然日交替使用，這里先拋個(gè)磚，后面再專門抽章節(jié)來引玉。

2. 業(yè)務(wù)計(jì)量

對(duì)交易過程產(chǎn)品或服務(wù)準(zhǔn)確計(jì)量，保障數(shù)據(jù)完整性和及時(shí)性，計(jì)費(fèi)先決條件，計(jì)費(fèi)模型配置完成后沒有計(jì)量數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)就無法進(jìn)行計(jì)費(fèi)，就會(huì)出現(xiàn)巧婦難為無米之炊的尷尬。

這塊坑比較多，筆者過往工作經(jīng)歷中感受特別深刻，先來講幾個(gè)坑，

• 1.計(jì)費(fèi)業(yè)務(wù)操作未計(jì)量、缺少計(jì)量支撐，按照體積計(jì)費(fèi)不測量體積，耗材未錄入型號(hào)；
• 2.計(jì)量單位和計(jì)費(fèi)單位不統(tǒng)一，按照箱計(jì)費(fèi)，訂單上顯示件數(shù)，沒有對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)化規(guī)則；
• 3.業(yè)務(wù)單據(jù)計(jì)費(fèi)因子缺失，按照作業(yè)類型計(jì)費(fèi)，未錄入作業(yè)類型，或作業(yè)類型錄入錯(cuò)誤；
• 4.業(yè)務(wù)計(jì)量單據(jù)數(shù)字質(zhì)量不高，出現(xiàn)非法值，地址信息不完整或錯(cuò)誤，匹配不到價(jià)格；
• 5.計(jì)費(fèi)后業(yè)務(wù)單據(jù)計(jì)量數(shù)據(jù)變更，錄錯(cuò)計(jì)量數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)更改原始單據(jù)此時(shí)已計(jì)費(fèi)完成。

所以，客戶洽談簽訂合作協(xié)議時(shí)一定要考慮，企業(yè)運(yùn)營能力和技術(shù)能力，該報(bào)價(jià)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)計(jì)量的數(shù)據(jù)操作可行性和收集統(tǒng)計(jì)難易程度，非典型客戶結(jié)算方案投入產(chǎn)出不成正比。

3. 業(yè)務(wù)單據(jù)

公司新客戶接入時(shí)，要明確計(jì)費(fèi)業(yè)務(wù)單據(jù)和計(jì)量要求，檢查計(jì)量數(shù)據(jù)完整性和規(guī)范性。

例如：快遞計(jì)費(fèi)模型主要有計(jì)費(fèi)因子：距離+重量/體積/件數(shù)。

快遞單必須包含：出發(fā)城市或到達(dá)城市，稱重重量/測量體積/件數(shù)等計(jì)費(fèi)因子準(zhǔn)確和完整。

地區(qū)信息：區(qū)分、國家、省、市、區(qū)縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等主數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，業(yè)務(wù)和計(jì)費(fèi)應(yīng)用一套，外部接入數(shù)據(jù)需要先進(jìn)行數(shù)據(jù)處理（補(bǔ)全改為）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范數(shù)據(jù)。

計(jì)量數(shù)據(jù)：需要按重量計(jì)費(fèi)需要進(jìn)行稱重、涉及體積，則需要測量體積、（長寬高的最大邊計(jì)算體積），涉及計(jì)泡話，需要轉(zhuǎn)化計(jì)泡重量，計(jì)量單位和計(jì)費(fèi)單位統(tǒng)一，數(shù)據(jù)精度處理一致。現(xiàn)實(shí)中倉庫缺少專業(yè)設(shè)備一般沒有測量體積，基本上都按照稱重重量計(jì)費(fèi)。

數(shù)據(jù)同步：

理想狀態(tài)是終態(tài)再進(jìn)行數(shù)據(jù)同步/抓取，給計(jì)費(fèi)記錄數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確且不會(huì)變化的?，F(xiàn)實(shí)中往往會(huì)發(fā)現(xiàn)操作錯(cuò)誤或異常數(shù)據(jù)需要更新。數(shù)據(jù)同步及時(shí)性，數(shù)據(jù)唯一，避免重復(fù)或覆蓋到賬原始計(jì)量數(shù)據(jù)找不到。

異步計(jì)費(fèi)：

計(jì)費(fèi)作為中臺(tái)能力，業(yè)務(wù)操作過程中定時(shí)批量計(jì)費(fèi)，費(fèi)用定期結(jié)算。

同步計(jì)費(fèi)：

業(yè)務(wù)符合計(jì)費(fèi)條件觸發(fā)計(jì)費(fèi)，傳入調(diào)用計(jì)費(fèi)接口傳入計(jì)量數(shù)據(jù)獲取實(shí)時(shí)獲取計(jì)費(fèi)結(jié)果。應(yīng)用于需要及時(shí)結(jié)算費(fèi)用場景。

4. 結(jié)算單/計(jì)費(fèi)費(fèi)用單

計(jì)費(fèi)費(fèi)用單是計(jì)費(fèi)結(jié)果，結(jié)算明細(xì)信息，可以查看計(jì)費(fèi)結(jié)果，計(jì)費(fèi)正確性和數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)單據(jù)信息，需要提供下載（計(jì)費(fèi)結(jié)果和關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)單據(jù)）和調(diào)整功能。

計(jì)費(fèi)費(fèi)用單主要字段如下：

5. 計(jì)費(fèi)異常排查與處理

計(jì)費(fèi)異常排查非常繁瑣，也非常必要，優(yōu)先通過系統(tǒng)監(jiān)控發(fā)現(xiàn)計(jì)費(fèi)異常，這塊需要對(duì)異常報(bào)錯(cuò)信息易理解性要求比較高，針對(duì)不同異常，制定對(duì)應(yīng)自動(dòng)化處理方案，自動(dòng)分配工單給相關(guān)處理人，其次，人工排查，查看報(bào)錯(cuò)信息，分析計(jì)費(fèi)失敗原因。

常見原因有：合同到期，報(bào)價(jià)配置錯(cuò)誤，計(jì)費(fèi)模型配置錯(cuò)誤，系統(tǒng)異?；蛴?jì)量缺少或錯(cuò)誤等。

一般按照如下順序檢查：合同報(bào)價(jià)—計(jì)費(fèi)配置—計(jì)費(fèi)單據(jù)—計(jì)費(fèi)結(jié)果。

6. 重新計(jì)費(fèi)

計(jì)費(fèi)系統(tǒng)運(yùn)行過程難免會(huì)出現(xiàn)這樣哪樣的異常，由操作不規(guī)范、數(shù)據(jù)質(zhì)量和系統(tǒng)異常引起的，通常操作原因糾正錯(cuò)誤或修復(fù)數(shù)據(jù)后，需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行重新計(jì)費(fèi)。系統(tǒng)重試和人工計(jì)費(fèi)。

7. 計(jì)費(fèi)調(diào)整

在某些特殊情況下不適用重新計(jì)費(fèi)或無法重新計(jì)費(fèi)，可對(duì)計(jì)費(fèi)結(jié)果進(jìn)行調(diào)整，支持調(diào)整或調(diào)減，調(diào)整建議需要審核。

五、總結(jié)

計(jì)費(fèi)管理好壞能夠體現(xiàn)一個(gè)公司管理水平，越成熟的公司計(jì)費(fèi)越規(guī)范，快速成長企業(yè)財(cái)務(wù)一塌糊涂，要做好計(jì)費(fèi)絕非一件易事。

業(yè)務(wù)層面：銷售報(bào)價(jià)和合同管理、業(yè)務(wù)管理、計(jì)費(fèi)結(jié)算等業(yè)務(wù)緊密相關(guān)、需要各方明確權(quán)責(zé)利、按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范操作。

技術(shù)層面：業(yè)務(wù)財(cái)一體時(shí)（負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)產(chǎn)品又負(fù)責(zé)計(jì)費(fèi)）業(yè)務(wù)容易推動(dòng)，業(yè)財(cái)分離時(shí)（負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)產(chǎn)品不負(fù)責(zé)計(jì)費(fèi)）推動(dòng)難度較大，出現(xiàn)管殺不管埋現(xiàn)象，一個(gè)本位主義，另外是不了解計(jì)費(fèi)，變更或迭代時(shí)無意識(shí)和計(jì)費(fèi)相關(guān)，相互了解相互協(xié)同，產(chǎn)品規(guī)劃步調(diào)盡量一致。

管理層面：計(jì)費(fèi)準(zhǔn)確直接關(guān)系到公司利益得失，定期復(fù)盤匯報(bào)計(jì)費(fèi)異常，引起重視和關(guān)注，借助管理層力量推動(dòng)計(jì)費(fèi)相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化，保障公司利益最大化。