下面這篇文章是筆者整理分享的關(guān)于在詢價招標(biāo)環(huán)節(jié)中，主要的設(shè)計思路和流程的相關(guān)內(nèi)容，有想要了解的同學(xué)可以進(jìn)來看看哦！

今天分享一下關(guān)于在詢價招標(biāo)環(huán)節(jié)中，主要的設(shè)計思路和流程。在開始之前，先簡單引述介紹一下采購業(yè)務(wù)中常見的詢價術(shù)語。

實際業(yè)務(wù)過程中，生產(chǎn)部門總是想要最優(yōu)質(zhì)的的物料，銷售部門總是想要最低廉的價格。面對不同的需求，采購需要堅持用合理的價格購買匹配的物料，并以此為原則與利益相關(guān)方進(jìn)行溝通，并最終達(dá)成一致。

在詢價時，采購經(jīng)常會用到四個術(shù)語，分別是：RFI、RFQ、RFP和RFB。

• RFI（Request for Information）信息邀請書：用來取得產(chǎn)品、價格、服務(wù)或供應(yīng)商一般信息的請求文件。RFI是一種非正式的詢問信息或者調(diào)查價格的方式，不是正式詢價，不代表供應(yīng)商在提供產(chǎn)品、價格等信息后會有真實的業(yè)務(wù)跟進(jìn)。例如，采購需要對某個品類的市場價格進(jìn)行調(diào)查以編制來年的預(yù)算時，可以使用RFI明確詢價的目的。
• RFQ（Request for Quotation）報價邀請書：用來取得供應(yīng)商對甲方所需產(chǎn)品或服務(wù)的承諾的請求文件。RFQ是一種正式的詢價文件。在RFQ中，采購需要對產(chǎn)品或服務(wù)提出具體的數(shù)量、時間、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期等要求。而供應(yīng)商的書面回復(fù)受法律約束，不得隨意更改。例如，在接到采購申請時，采購需要通過RFQ完成比價，把訂單發(fā)給最優(yōu)供應(yīng)商。
• RFP（Request for Proposal）方案邀請書：采購要求供應(yīng)商提供最優(yōu)解決方案的請求文件。采購?fù)ǔ⑿枰鉀Q的問題或者模糊的需求提交給供應(yīng)商，由供應(yīng)商提出設(shè)計方案或選型方案，再與需求部門一起評價哪種方案最可行而且價格最低。如果沒有合適的方案，采購就不需要對供應(yīng)商提供的方案承擔(dān)責(zé)任和義務(wù)。例如，在一輪LED照明電路板的設(shè)計方案評比中，其他供應(yīng)商都提出用5顆LED燈珠才能達(dá)到照明要求，只有一家供應(yīng)商提出用4顆LED燈珠的方案，因此它的報價也是最低的。經(jīng)甲方的設(shè)計人員評估，該方案可行，該供應(yīng)商隨即中標(biāo)。
• RFB（Request for Bid）投標(biāo)邀請書：采購向所有被邀請參與投標(biāo)的供應(yīng)商保證招標(biāo)公平性的文件。RFB是對供應(yīng)商和采購方都有約束力的投標(biāo)請求。公司必須具備完善的、透明的招標(biāo)流程，而且已經(jīng)定義了產(chǎn)品規(guī)范書和工作說明書。一般在金額較大、政府或企業(yè)強(qiáng)制要求的情況下，采購才會選用RFB，因為其耗時長、缺乏靈活性。例如，在大型土建招標(biāo)前，企業(yè)為了杜絕貪腐問題，往往會要求采購進(jìn)行正規(guī)邀標(biāo)。

當(dāng)理解了上述的幾個術(shù)語后，便可基于業(yè)務(wù)需求梳理具體的詢價和招標(biāo)管理流程及設(shè)計要點。

一、詢價管理

一般詢報價流程為：采購員將需要尋源的物料需求信息通過郵件等方式發(fā)送給相關(guān)供應(yīng)商進(jìn)行報價，供應(yīng)商再通過郵件回復(fù)報價和報價單附件，采購員收集各供應(yīng)商報價信息進(jìn)行匯總比價后提交審批。

通過SRM協(xié)同流程為：采購員在SRM系統(tǒng)上創(chuàng)建詢價單或者引用需求轉(zhuǎn)詢價單，選擇已配置好的詢價模板、需求物料信息及相應(yīng)供應(yīng)商后發(fā)布詢價單。供應(yīng)商接收詢價單后再線上報價回復(fù)采購方，采購員通過系統(tǒng)進(jìn)行比價、議價或核價等操作。

詢價過程中，如果因為采購方的報價邀請書信息不完整，常常會導(dǎo)致選擇的供應(yīng)商并非最優(yōu)，因此在發(fā)布報價邀請書時，通常需包含以下信息：

• 報價有效期和報價截止日：報價有效期是由供應(yīng)商提交給采購，用來決定中標(biāo)價格的有效期限。例如，供應(yīng)商提供了一份價格很低的鋼材報價單并明確告知報價有效期是30天，但由于種種原因，采購在30天后才發(fā)出訂單。在這段時間，由于鋼材價格上漲，供應(yīng)商無法維持之前的報價，于是提出漲價。因報價有效期已過，采購只能接受。報價截止日是供應(yīng)商向采購提交報價的截止日。如果供應(yīng)商未能在報價截止日前提交報價，則被視為退出。但是在實際工作中，經(jīng)常會有供應(yīng)商在報價截止日過后報出比其他各家都低的價格，此時采購應(yīng)該怎么辦呢？筆者建議，遇到這種情況時，采購不要自己做決定，一定要向上級領(lǐng)導(dǎo)請示，由領(lǐng)導(dǎo)或者團(tuán)隊集體決定。
• 對投標(biāo)人的資質(zhì)要求：政府對特殊行業(yè)有資質(zhì)要求，例如，土建招標(biāo)需要供應(yīng)商提供建筑資質(zhì)，電控柜招標(biāo)需要供應(yīng)商提供配電資質(zhì)，化學(xué)品招標(biāo)需要供應(yīng)商提供危化品經(jīng)營許可。一些行業(yè)會有特殊的質(zhì)量體系要求，例如，汽車行業(yè)要求制造商通過IATF16949認(rèn)證，醫(yī)療器械行業(yè)要求制造商通過ISO13485認(rèn)證，一般制造業(yè)要求制造商通過ISO9001認(rèn)證。對于MRO類物資，有些公司根據(jù)自身需要，可能會要求供應(yīng)商是原廠或者具備代理資質(zhì)。
• 商品描述和需求信息：商品描述說簡單也簡單，說復(fù)雜也復(fù)雜。對于標(biāo)準(zhǔn)品，采購只要知道品牌和規(guī)格即可。但是，定制件往往涉及圖紙或功能要求。在詢價階段，設(shè)計工程師常常沒有完成圖紙或者材料清單（Bill Of Material，BOM），采購只能依靠功能描述讓供應(yīng)商報價。采購要在報價邀請書中盡可能完整地描述需求信息，包括樣件數(shù)量和需求時間，量產(chǎn)開始時間和爬坡計劃，年度采購峰值和最小值，項目結(jié)束時間和產(chǎn)品生命周期總量等。
• 項目時間節(jié)點：項目時間節(jié)點是對甲方需求信息的進(jìn)一步明確，包括樣品的圖紙和BOM何時完成，樣品的模具何時開具，樣品何時提交，模具多久完成修改，量產(chǎn)條件何時具備等。
• 賬期：賬期一定要在報價邀請書里寫清楚，否則很容易產(chǎn)生爭議。例如，從表面上看，某供應(yīng)商的價格略低于其他供應(yīng)商，但是在產(chǎn)品定點后它未必會同意甲方提出的賬期。比較賬期差異后，該供應(yīng)商未必是最優(yōu)選擇。
• 交貨地點和貿(mào)易條款：交貨地點和貿(mào)易條款關(guān)系到物權(quán)轉(zhuǎn)移和物流成本轉(zhuǎn)移。如果不在報價邀請書中寫明，有的供應(yīng)商按照出廠價報價，有的供應(yīng)商按照到門價報價，采購就可能會選錯供應(yīng)商。
• 質(zhì)量要求：在新產(chǎn)品的詢價階段，采購?fù)茈y從設(shè)計工程師或者質(zhì)量工程師處拿到完整的質(zhì)量要求。這就要求采購在報價邀請書中詳盡地描述外購件的使用環(huán)境、使用要求和所要實現(xiàn)的功能，以防將來明確質(zhì)量要求時供應(yīng)商提出漲價。
• 特殊要求：很多公司對供應(yīng)商的售后服務(wù)有特殊要求。例如，針對設(shè)備，生產(chǎn)部門會要求供應(yīng)商提供培訓(xùn)服務(wù)，工藝部門會要求供應(yīng)商在設(shè)備出現(xiàn)問題后24小時內(nèi)提供診斷服務(wù)，維修部門會要求供應(yīng)商定義備件并且備庫。
• 在供應(yīng)商處的投資：很多時候，采購需要支付在供應(yīng)商處的工具、工裝或模具等資產(chǎn)的費用，以便限制這些資產(chǎn)只生產(chǎn)自己公司的外購件。在制作報價邀請書時，采購要羅列在供應(yīng)商處可能發(fā)生的投資，以便各家供應(yīng)商統(tǒng)一報價、公平比價。
• 合同模板（含質(zhì)保協(xié)議）：這是很多采購在詢價時容易忽略的關(guān)鍵點。不少采購常常在選定供應(yīng)商后才向供應(yīng)商提供合同模板，供應(yīng)商卻突然說法務(wù)不同意簽署這份合同，需要做很多修改。結(jié)果雙方僵持不下，最后采購只能妥協(xié)。正確的做法是，采購應(yīng)該把合同模板（含質(zhì)保協(xié)議）作為附件一起發(fā)出，讓供應(yīng)商在報價前確認(rèn)是否接受，如供應(yīng)商不接受，則不給供應(yīng)商報價的機(jī)會。
• 最小起訂量和訂貨周期：如果采購不在報價邀請書中提出最小起訂量和訂貨周期，就會產(chǎn)生不公平和不好談的問題。例如，一家供應(yīng)商按照最小起訂量100個報價，而另一家按照1 000個報價，后者的報價略低于前者。在這種情況下，采購會選錯供應(yīng)商。
• 報價聯(lián)系人、地址、電話和郵箱：這是報價邀請書的必備信息。在報價期間，采購應(yīng)當(dāng)要求所有的供應(yīng)商只允許把報價發(fā)給自己，即甲方唯一授權(quán)的報價聯(lián)系人。如果供應(yīng)商把報價同時發(fā)給別人，如項目經(jīng)理，即被視為有串標(biāo)嫌疑，采購可以酌情決定廢標(biāo)。

對于可配合線上報價的協(xié)同供應(yīng)商，支持引用采購申請轉(zhuǎn)詢價單以及手動創(chuàng)建詢價單兩種方式向供應(yīng)商詢價。供應(yīng)商接收詢價單后需登錄SRM進(jìn)行報價后回復(fù)給采購方；采購員在線進(jìn)行比價、議價、核價，確認(rèn)選用的價格（注：一般需內(nèi)部流程審批，審批通過后寫入價格庫）。

對于不配合線上報價的供應(yīng)商或者臨時價格，支持線下與供應(yīng)商確認(rèn)后由采購員人工維護(hù)進(jìn)SRM（注：一般需內(nèi)部流程審批，審批通過后寫入價格庫）；SRM作為詢價結(jié)果的來源系統(tǒng)，在生成價格主數(shù)據(jù)后，可選擇將價格信息同步至其他平臺，如SAP、PLM等。

二、招標(biāo)管理

一般招投標(biāo)流程為：現(xiàn)場進(jìn)行招投標(biāo)全過程管理，或通過郵件邀請供應(yīng)商，供應(yīng)商再報價到加密郵箱，只有公司專人才能開標(biāo)。

通過SRM協(xié)同流程為：招投標(biāo)業(yè)務(wù)線上化，SRM內(nèi)提供立項、邀標(biāo)、應(yīng)標(biāo)與投標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等全流程記錄管理。

公開招標(biāo)場景，采購員可引用申請創(chuàng)建招標(biāo)項目，再引用立項創(chuàng)建信息征詢書并發(fā)布，可以公開發(fā)布也可以邀請發(fā)布。供應(yīng)商進(jìn)入系統(tǒng)查看招標(biāo)信息并選擇是否參與本次招標(biāo)。

招標(biāo)專員在SRM上引用信息征詢書創(chuàng)建招標(biāo)單并維護(hù)招標(biāo)信息、招標(biāo)文件和規(guī)則，發(fā)布給供應(yīng)商，供應(yīng)商按照招標(biāo)規(guī)則在截止時間內(nèi)應(yīng)標(biāo)并投標(biāo)，上傳商務(wù)和技術(shù)文件回復(fù)給采購方。

采購方招標(biāo)專員開標(biāo)后，內(nèi)部專家進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)評分，最終根據(jù)評分結(jié)果選擇中標(biāo)供應(yīng)商，如需添加多輪次，可發(fā)起下一輪投標(biāo)，直至選定中標(biāo)供應(yīng)商后提交內(nèi)部審批，審批通過后在SRM系統(tǒng)上生成價格信息記錄。

招標(biāo)結(jié)果發(fā)送給供應(yīng)商，供應(yīng)商查看是否中標(biāo)。

以上即為詢價和招投標(biāo)管理和協(xié)同流程的設(shè)計分享，下一篇文章將介紹「訂單協(xié)同」的流程設(shè)計思路。