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IT的小伙伴想必都聽過或使用過Kanban（看板），今天我們要聊一聊，如何從Kanban方法中找到高效管理時(shí)間的思路。

Kanban（看板，意為“公告牌”或“信號(hào)板”）是一種可視化管理工具，它通過看板顯示工作項(xiàng)的狀態(tài)和流動(dòng)情況，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和流程透明化。在互聯(lián)網(wǎng)開發(fā)領(lǐng)域，Kanban方法也是一種敏捷開發(fā)框架，一種視覺化的流程管理方法，它強(qiáng)調(diào)的是“流動(dòng)性和持續(xù)改進(jìn)”。

Kanban方法的大致步驟如下：

• 定義流程：明確團(tuán)隊(duì)的工作流程，將流程拆分為若干個(gè)階段，并在看板上創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的列來表示這些階段。
• 可視化工作流程：通過視覺化的展示，清晰展示出所有工作項(xiàng)及其當(dāng)前所處的狀態(tài)或階段，讓團(tuán)隊(duì)成員能夠?qū)崟r(shí)了解整體項(xiàng)目的進(jìn)度。
• 拉動(dòng)系統(tǒng)：只有在下游階段有足夠的產(chǎn)能（代碼開發(fā)所需的人力、硬件資源等）時(shí)才從上游階段“拉動(dòng)”任務(wù)，這樣可以避免過度生產(chǎn)或堆積過多未完成的工作。
• 限制在制品：設(shè)置WIP限制”Work in Progress”（進(jìn)行中的工作，在制品）以減少多任務(wù)并行導(dǎo)致的效率下降，迫使團(tuán)隊(duì)集中精力完成手頭工作后再接手新的任務(wù)。（在敏捷開發(fā)和項(xiàng)目管理中，WIP通常指的是團(tuán)隊(duì)正在進(jìn)行中但尚未完成的工作項(xiàng)的數(shù)量。包括待辦事項(xiàng)、任務(wù)、需求、缺陷等。）
• 持續(xù)改進(jìn)：隨著團(tuán)隊(duì)對(duì)流程理解的加深，團(tuán)隊(duì)通過定期回顧和分析看板數(shù)據(jù)，持續(xù)地識(shí)別流程中的問題和改進(jìn)點(diǎn)，并采取行動(dòng)優(yōu)化流程。

以上步驟，我們可以看出Kanban方法的大致思路是這樣的：

1. 收集（Capture）：在看板方法中，所有的待處理工作項(xiàng)（如用戶故事、任務(wù)、bug修復(fù)等）會(huì)被記錄在看板系統(tǒng)的“待辦事項(xiàng)”或“需求池”列表中。
2. 整理（Clarify）：在看板方法中，任務(wù)被提取到看板系統(tǒng)的“待處理”或“待開發(fā)”列之前，這一步包括任務(wù)的澄清和細(xì)化，明確任務(wù)的目標(biāo)、期望結(jié)果以及實(shí)現(xiàn)路徑等等。
3. 組織（Organize）：通過工作流程看板可視化工作流的各個(gè)階段，如“待開發(fā)”、“開發(fā)中”、“待測(cè)試”、“已測(cè)試”、“待部署”和“已完成”。每個(gè)階段代表了任務(wù)的不同狀態(tài)，團(tuán)隊(duì)成員可以清晰地看到每個(gè)任務(wù)所在的位置和各個(gè)階段任務(wù)的數(shù)量。
4. 執(zhí)行（Do）：團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)看板指示，從左側(cè)的列開始逐個(gè)執(zhí)行任務(wù)，直到任務(wù)完成并移動(dòng)到右側(cè)的“已完成”列。
5. 回顧（Reflect）：通過定期召開回顧會(huì)議，團(tuán)隊(duì)成員可以回顧過去一段時(shí)間的工作流程，識(shí)別瓶頸、發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，確?？窗逑到y(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化和完善。

這個(gè)思路也同樣適用于我們?nèi)粘５臅r(shí)間管理，尤其是GTD時(shí)間管理法，他們?cè)谒伎己蛨?zhí)行層面有著異曲同工之妙。

GTD時(shí)間管理法（Getting Things Done）的核心理念是清空大腦，通過一個(gè)系統(tǒng)的流程將生活和工作中的一切事務(wù)轉(zhuǎn)化為清晰的下一步行動(dòng)，從而減少壓力、提高生產(chǎn)力和實(shí)現(xiàn)工作生活的平衡。它主張全面捕捉、明確意義、組織整理、及時(shí)回顧和堅(jiān)定執(zhí)行五個(gè)步驟來管理日常任務(wù)和項(xiàng)目。它的具體步驟如下：

• 收集（Collect）：全面捕獲所有想法、任務(wù)、項(xiàng)目等信息，不論是想法、任務(wù)、會(huì)議、郵件還是電話，要確保大腦不會(huì)因記憶負(fù)載過大而分心或焦慮。
• 處理（Process）：對(duì)收集的信息逐一進(jìn)行處理，決定下一步行動(dòng)，如是否需要立即采取行動(dòng)、轉(zhuǎn)交給他人處理，還是暫時(shí)擱置或廢棄。對(duì)于需要行動(dòng)的事項(xiàng)，進(jìn)一步將其轉(zhuǎn)化為具體的行動(dòng)步驟。
• 組織（Organize）：將行動(dòng)步驟和項(xiàng)目放在清單中，分別歸類和標(biāo)記。

1. 下一步行動(dòng)清單（Next Actions List）列出所有明確的、可以立即執(zhí)行的任務(wù)。
2. 等待清單（Waiting For List）記錄那些已經(jīng)委派出去但仍需追蹤的任務(wù)。
3. 項(xiàng)目清單（Projects List）匯總所有正在進(jìn)行的項(xiàng)目及其相關(guān)下一步行動(dòng)。
4. 將來也許清單（Someday/Maybe List）記錄暫時(shí)不緊急但可能在未來實(shí)施的想法或計(jì)劃。

• 回顧（Review）：定期檢查和更新任務(wù)列表，確保所有事項(xiàng)都在掌控之中，同時(shí)要審查項(xiàng)目的進(jìn)展和長(zhǎng)期目標(biāo)是否一致等。
• 執(zhí)行（Do）：根據(jù)情境、時(shí)間、精力和優(yōu)先級(jí)選擇合適的行動(dòng)去完成，并在整個(gè)過程中持續(xù)同步和更新清單。

同Kanban方法類似，GTD時(shí)間管理法，只是將項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)的任務(wù)轉(zhuǎn)變成了個(gè)人的任務(wù)，將個(gè)人不管是具體行動(dòng)的還是腦海中的想法都書面化呈現(xiàn)，從而達(dá)到減輕大腦記憶，并可以針對(duì)具體的想法或任務(wù)來提出相應(yīng)的解決方案或者放棄，轉(zhuǎn)交給他人等等，從而確保每一個(gè)想法都能被妥善安置，進(jìn)而讓自己的時(shí)間分配更聚焦，不散亂。

讓我們結(jié)合程序員的生活來舉個(gè)例子，程序員的工作生活通常會(huì)涉及：代碼的編寫、bug修復(fù)、需求討論、技術(shù)研究、技術(shù)架構(gòu)、文檔撰寫等。他們可以按照以下方式應(yīng)用GTD：

• 收集（Collect）：使用在線筆記工具或項(xiàng)目管理軟件（如Trello、Jira、Notion等）捕捉所有工作任務(wù)和想法。
• 處理（Process）：根據(jù)當(dāng)前階段的目標(biāo)和任務(wù)的性質(zhì)，看如何處理比較合適，比如有些bug具有依賴性，可以先等協(xié)作方修復(fù)好后，再安排時(shí)間修復(fù)，這個(gè)任務(wù)就是先記錄，等待后續(xù)跟進(jìn)。有些文檔的撰寫，可能需要但不是很緊急，就放到稍后處理中。對(duì)于一些大型的模塊開發(fā)，可以將其拆解成子任務(wù)，再跟進(jìn)依賴性、重要性確定各個(gè)子任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。
• 組織（Organize）：創(chuàng)建不同的清單來管理各類任務(wù)，如編程任務(wù)清單、文檔編寫清單等，并標(biāo)注任務(wù)的預(yù)計(jì)完成時(shí)間、所需的資源等。
• 回顧（Review）：每周或每日定時(shí)回顧任務(wù)列表，更新進(jìn)度，確認(rèn)哪些任務(wù)已完成、哪些需要延期或者有突發(fā)情況，需要重新安排優(yōu)先級(jí)等。
• 執(zhí)行（Do）：在擼代碼期間，根據(jù)情境和優(yōu)先級(jí)選擇當(dāng)前最適合完成的任務(wù)。例如，當(dāng)?shù)却幾g時(shí)，可以處理一些需要較少集中精力的零碎任務(wù)，而在整塊的工作時(shí)間段，則可以專注于編寫復(fù)雜的代碼或解決某個(gè)技術(shù)難題。

思考框架大致如上，具體的內(nèi)容大家可以各自填充。

其實(shí)工作中的很多方法都可以嘗試應(yīng)用到個(gè)人的生活中，從提升團(tuán)隊(duì)的效率轉(zhuǎn)為提升個(gè)人的效率，大家也可自己多觀察，找到更適合自己的方法或思路。

總的來說，通過GTD時(shí)間管理法，程序員可以有效的減輕大腦負(fù)擔(dān)，讓自己更關(guān)注在當(dāng)前重要的事情上，而且有了可視化的內(nèi)容，讓自己做事更能聚焦，從而提高了工作效率，減少了由于任務(wù)過多和壓力過大帶來的困擾。