本文提供了一份詳盡的會議紀(jì)要編寫指南，旨在幫助項目團隊有效記錄會議內(nèi)容并促進項目順利進行。文章解釋了編寫會議紀(jì)要的重要性，并提供了一份專業(yè)的會議紀(jì)要模板，包含項目基本信息、會議目標(biāo)、參與人員、發(fā)放資料、發(fā)言記錄、會議決議以及發(fā)放范圍等關(guān)鍵模塊。對于希望提升會議效率和確保項目信息準(zhǔn)確傳達的專業(yè)人士來說，本文是一份寶貴的資源。

引言

在項目的正常開展過程中，我們經(jīng)常會通過一些會議溝通來了解整個項目的開展情況。然而，開會只是一種形式，我們需要將開會達成的事宜以及形成的結(jié)論同步給項目相關(guān)方。因此，在開會中就需要用到會議紀(jì)要這樣的模板，通過會議紀(jì)要來記錄整個會議的若干細節(jié)。

一、為什么要做會議紀(jì)要

在回答這個問題之前，我們先來回答為什么要開會？一般來說開會的目的是需要將一些項目事項同步相關(guān)方，以此來做到信息互通，避免因為信息不互通導(dǎo)致的項目問題。

在開會過程中，會存在各方不同人員的互相發(fā)言，總是會呈現(xiàn)你一句我一句，如果只是簡單的通過談話和聊天的形式進行會議溝通，其實是很難做到信息沉淀，因此，在開會過程中就需要采用一些記錄會議內(nèi)容的工具，比如，會議紀(jì)要。

通過會議紀(jì)要這種比較正式的文檔記錄可以幫助我們解決如下這些問題。

1、避免漏掉會議的重要結(jié)論

小型的會議因為涉及的范圍不廣，可能對于會議紀(jì)要的依賴沒有那么重要，一旦涉及到不同項目組，以及外部客戶的組會討論就需要用到會議紀(jì)要，因為在會議中大家會形成一些會議記錄和待辦事情，我們需要清晰的記錄這些內(nèi)容和待辦事項，以此來在會議結(jié)束后，各項目相關(guān)方根據(jù)會議內(nèi)容進行執(zhí)行。

2、會議決議有記錄可查詢

我們?nèi)说挠洃洉r長是有限的，不可能所有事項我們都能時時刻刻的記住，因此，在我們沒法全部記住所有內(nèi)容時，其實會議紀(jì)要就顯得尤為重要，當(dāng)我們把每次會議形成的重要結(jié)論進行匯總記錄后，就算我們后面忘記了，也可以通過這份會議紀(jì)要來找到當(dāng)初形成的決議，增加項目的成功性。

3、減少不必要的項目矛盾

無論是多大的項目，其實我們在開展過程中，都會遇到各種因為溝通不清楚，或者是沒有形成一些文檔資料的情況項目組之間產(chǎn)生矛盾，甚至于是劍拔弩張。而有了會議紀(jì)要之后，會議形成的結(jié)論就可以做到有據(jù)可查，就算后面因為某些個人原因沒有按會議精神進行執(zhí)行，我們都可以通過會議紀(jì)要追究責(zé)任。

二、一份會議紀(jì)要模板

一份會議紀(jì)要包含如下幾個模塊內(nèi)容，如下圖。

項目基本信息。

• 會議目標(biāo)
• 參加人員
• 發(fā)放資料
• 發(fā)言記錄
• 會議決議
• 會議紀(jì)要發(fā)放內(nèi)容

1、項目基本信息

項目基本信息包含：

• 項目名稱：用來填寫具體的項目名稱，便于知道此次會議是針對哪個項目展開的。
• 項目編號：用來填寫項目的編號，一般可以根據(jù)需要自定義編號。
• 會議名稱：用來填寫本次會議是針對什么內(nèi)容展開的會議討論。
• 主持人：本次會議的具體主持人。
• 會議日期：寫清楚會議展開的具體時間，便于時間追溯。
• 開始時間：會議具體從什么時間開始。
• 會議地點：會議是在什么地方召開的，可以快速聚集參會人員。
• 持續(xù)時間：記錄本次會議一共用時多久。
• 記錄人：本次會議是誰進行會議內(nèi)容記錄。
• 審核人：會議內(nèi)容審核人，一般為部門負責(zé)人，以及召開本次會議的發(fā)起者。

2、會議目標(biāo)

會議目標(biāo)一般是用來提前預(yù)設(shè)本次會議想要實現(xiàn)什么樣的目標(biāo)，達成什么樣的結(jié)果，因為只有目標(biāo)清晰，我們才能更好的組織會議的流程，以及會議討論的內(nèi)容，因此來減少會議流于形式，只是泛泛而談。比如，一場會議想要溝通項目的上線事宜，那我們就得提前預(yù)設(shè)本次會議具體的項目上線時間目標(biāo)，以及項目上線的計劃方案。

3、參與會員

用來填寫參與會議人員的名單，盡量寫的詳細寫，比如與會人員名字，具體頭銜，以及負責(zé)的具體業(yè)務(wù)，便于后面可根據(jù)人員頭銜找到具體相關(guān)方解決問題。

4、發(fā)放資料

一般為列出會議討論的所有項目資料。

5、發(fā)言記錄

用來記錄會議中人員的發(fā)言記錄，一般記錄模式為發(fā)言人的觀點，意見和建議，盡可能用概括性文字進行不記錄，便于后面的結(jié)論觀點整理。

6、會議決議

會議決議是整個會議紀(jì)要中最重要的部分，也是需要詳細寫清楚的部分，具體內(nèi)容詳見上述表格，主要包含有：

行動事項：即會議形成的具體要做的事情。

責(zé)任人：該行動事項具體的責(zé)任人誰？

要求完成日期：該行動事項具體在什么時間節(jié)點完成。

備注：一些未盡事宜可以在備注模塊進行詳細說明清楚。

7、發(fā)會紀(jì)要發(fā)放范圍

會議紀(jì)要發(fā)放范圍主要有三個：

1. 報送：會議行動的決議是否需要上送上級部門，如果需要，需要在這里寫清楚。
2. 主送：將會議紀(jì)要同步發(fā)給參會人員的主要核心人員。
3. 抄送：一般為將會議紀(jì)要發(fā)送給核心人員的領(lǐng)導(dǎo)以及和該會議有關(guān)聯(lián)的相關(guān)干系人。

最后的話

總的來說，會議紀(jì)要是我們在開會中不可缺少的一個核心文檔，記錄完備的會議紀(jì)要可以幫助我們減少項目中的溝通問題，從而提升項目的成功概率。