資源分配是項(xiàng)目能否按計(jì)劃順利進(jìn)行的關(guān)鍵所在，它涉及到人員、設(shè)備、資金等多方面的協(xié)調(diào)和管理。那么什么是項(xiàng)目管理中的資源分配呢？項(xiàng)目經(jīng)理又該如何進(jìn)行資源分配？有哪些注意點(diǎn)？希望這篇內(nèi)容能給大家一些啟發(fā)。

資源分配是項(xiàng)目能否按計(jì)劃順利進(jìn)行的關(guān)鍵所在

在前面的兩篇內(nèi)容中，我聊到了項(xiàng)目管理中的范圍定義和時(shí)間表的制定，這兩項(xiàng)奠定了項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)。這篇我們來聊聊項(xiàng)目管理過程中的另一個(gè)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)——資源分配。

01 項(xiàng)目管理中的資源分配是什么？

在項(xiàng)目管理中，資源分配，也稱為資源調(diào)度，是為了實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)而采購和分配資金和材料的過程。

做過項(xiàng)目的大家應(yīng)該都知道，一般上面給一個(gè)項(xiàng)目撥的資源或者說預(yù)算是有限的，所以必須將這些資源合理地分配到正確的位置，以最大限度地減少浪費(fèi)并最大限度地提高投資回報(bào)，專業(yè)一點(diǎn)叫“ROI”。

而資源分配，則是在項(xiàng)目規(guī)劃過程開始時(shí)的一次性動(dòng)態(tài)任務(wù)。

也就是說，一個(gè)項(xiàng)目的總資源量是基本固定的，不會(huì)輕易調(diào)整，但到底該怎么分配，需要項(xiàng)目管理者在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中不斷監(jiān)控資源的使用情況，并根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整調(diào)配。

以下是項(xiàng)目管理中的一些典型資源類型：

• 勞動(dòng)力資源：項(xiàng)目資源分配中最關(guān)鍵的組成部分之一，即將員工的才能、資歷和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)充分利用起來，并將合適的任務(wù)和職位分配給技能水平相匹配的員工。
• 設(shè)備：對(duì)于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要，指公司用于制造產(chǎn)品、提供服務(wù)或完成其他業(yè)務(wù)相關(guān)任務(wù)的任何機(jī)器、工具、硬件或軟件。
• 空間：有的項(xiàng)目需要空間來完成工作、開發(fā)產(chǎn)品和提供服務(wù)，這可能涉及租賃或購買實(shí)體設(shè)施和辦公場(chǎng)所等等。
• 材料：確保生產(chǎn)過程的連續(xù)性和產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定，包括任何幫助公司生產(chǎn)產(chǎn)品或提供服務(wù)的實(shí)物供應(yīng)。
• 資金：資源分配中不可或缺的一部分。項(xiàng)目管理者需要將預(yù)算和資金合理地分配給不同的業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目階段。

02 項(xiàng)目管理中如何分配資源？

資源分配涉及多個(gè)步驟，從制定項(xiàng)目計(jì)劃到實(shí)際分配資源，每一步都需要細(xì)心規(guī)劃和執(zhí)行，一般我們將資源分配拆為4步：

1. 制定項(xiàng)目計(jì)劃

首先，制定一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃是資源分配的基礎(chǔ)。

這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該包括項(xiàng)目的總體想法、目標(biāo)以及參與的團(tuán)隊(duì)成員，同時(shí)將項(xiàng)目劃分為幾個(gè)重點(diǎn)領(lǐng)域、階段和任務(wù)，并為每個(gè)部分創(chuàng)建一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。

通過WBS可以詳細(xì)列出所有需要完成的任務(wù)和交付成果，幫助項(xiàng)目經(jīng)理更好地理解項(xiàng)目的整體需求和進(jìn)度。

舉個(gè)例子：

在一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目中，可以將項(xiàng)目劃分為需求分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試和部署等階段。

每個(gè)階段再進(jìn)一步細(xì)分為具體任務(wù)，如編寫需求文檔、創(chuàng)建原型設(shè)計(jì)、開發(fā)核心模塊、進(jìn)行單元測(cè)試等。

2. 確定每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)的資源需求

在創(chuàng)建了包含每個(gè)項(xiàng)目任務(wù)的詳細(xì)計(jì)劃后，接下來需要確定每個(gè)任務(wù)的資源需求。

資源需求可以分為人力資源和非人力資源兩類。

1）對(duì)于人力資源，需要明確團(tuán)隊(duì)成員需要具備的技能和能力。

例如，如果某個(gè)任務(wù)需要進(jìn)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)分析，就需要一個(gè)有數(shù)據(jù)分析經(jīng)驗(yàn)的成員來負(fù)責(zé)這項(xiàng)任務(wù)。

除此之外，還要考慮每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的工作負(fù)荷和可用性，確保他們?cè)陧?xiàng)目進(jìn)度中的每個(gè)階段都有足夠的時(shí)間和精力投入。

2）對(duì)于非人力資源，需要詳細(xì)描述所需設(shè)備和用品的規(guī)格。

例如，在一個(gè)建筑項(xiàng)目中可能需要特定型號(hào)的挖掘機(jī)、推土機(jī)，以及相應(yīng)的建筑材料如鋼筋和混凝土。

注意：列出這些資源需求時(shí)，務(wù)必預(yù)測(cè)每個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段的預(yù)算，確保資源分配能夠在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行。

3. 尋找資源和資金

確認(rèn)資源需求后，下一步是尋找資源和資金。到這一步，就可以利用項(xiàng)目管理軟件來確定公司內(nèi)部或外部資源的可用性。

例如我上面給大家演示的就是用的簡(jiǎn)道云項(xiàng)目管理系統(tǒng)，可以通過甘特圖+日歷排期查看哪些員工有空閑時(shí)間可以參與項(xiàng)目，哪些設(shè)備可以租借或者購買，等等。

在一些情況下可能需要雇用新員工或租用額外設(shè)備來支持項(xiàng)目進(jìn)展。這時(shí)需要將這些資源的成本納入項(xiàng)目和業(yè)務(wù)的整體財(cái)務(wù)計(jì)劃中，確保資源分配的可行性和經(jīng)濟(jì)性。

比如項(xiàng)目成員根據(jù)實(shí)際支出需求，進(jìn)行付款申請(qǐng)，上級(jí)審批同意后，由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行付款：

4. 按計(jì)劃分配資源

在確保資源安全后，就需要按照計(jì)劃進(jìn)行資源分配了。

確保所有業(yè)務(wù)主管都清楚了解可用的資源，并使用項(xiàng)目管理工具監(jiān)控資源的使用情況和進(jìn)度。通過使用儀表板和數(shù)據(jù)分析報(bào)表，可以實(shí)時(shí)跟蹤資源的分配和使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整。

比如如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的工作負(fù)荷過重，影響了項(xiàng)目進(jìn)度，這時(shí)可以考慮調(diào)整任務(wù)分配，將部分任務(wù)轉(zhuǎn)移給其他有空閑時(shí)間的成員。或者某個(gè)設(shè)備出現(xiàn)故障或無法滿足項(xiàng)目需求，也需要及時(shí)更換或租借新的設(shè)備，確保項(xiàng)目能夠順利進(jìn)行。

03 資源配置中的常見問題

最后給大家整理了幾個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理在做資源配置時(shí)候可能會(huì)遇到的一些常見挑戰(zhàn)，以及一些預(yù)防或解決這些挑戰(zhàn)的想法：

1. 過時(shí)的軟件

對(duì)于項(xiàng)目管理這種變化性非常大且不可控的業(yè)務(wù)來說，使用基于云的軟件會(huì)比傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)更值得。

因?yàn)榛谠频捻?xiàng)目管理軟件它本身就足夠靈活，能夠滿足項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)時(shí)進(jìn)行調(diào)整修改的需求，可以很好的避免誤差和溝通不暢，而且云項(xiàng)目管理軟件自帶的數(shù)據(jù)分析能力，也能夠滿足“實(shí)時(shí)監(jiān)控”的需求。

2. 員工才能管理不善

項(xiàng)目經(jīng)理必須要做到對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的能力”心里有數(shù)“，將正確的任務(wù)分配給正確的團(tuán)隊(duì)成員。

確保經(jīng)驗(yàn)豐富的員工承擔(dān)與其技能水平相符的職責(zé)，以培養(yǎng)員工的參與度和興趣，并指導(dǎo)初級(jí)員工完成初級(jí)任務(wù)，以防止員工倦怠。

3. 資源可用性的變化

在任何項(xiàng)目中，人力或非人力資源可用性都可能會(huì)發(fā)生意外變化，因?yàn)閱T工可能會(huì)生病、機(jī)器可能會(huì)損壞或出現(xiàn)其他問題，記得提前為這些情況制定B計(jì)劃。

4. 缺乏溝通

有效的溝通是確保項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，對(duì)于管理人員來說，確保所有參與者都能了解資源計(jì)劃和需求非常重要。

關(guān)于這部分就可以使用基于云的項(xiàng)目管理軟件來共享文檔、日歷和時(shí)間表，并允許團(tuán)隊(duì)成員實(shí)時(shí)協(xié)作。