本文將深入探討項目計劃的基本要素，并提供實用的指南來幫助你制定有效的項目計劃，無論你是管理一個辦公室派對還是招聘新員工，這些原則都是適用的。

做不好項目計劃的項目管理，注定會失敗！

項目計劃是幫助管理人員有效實現(xiàn)目標(biāo)的非常重要的一環(huán)，在開始任何項目之前，制定一份詳細(xì)的計劃作為所有參與者的指導(dǎo)性文件非常重要。那么什么是項目計劃？項目計劃又該如何制定呢？

這篇文章跟大家嘮一嘮什么是項目計劃以及它包括哪些內(nèi)容，分享五個步驟來幫助大家編寫項目計劃，并且分享兩個實際應(yīng)用例子。

01 什么是項目計劃？

項目計劃是項目經(jīng)理用于規(guī)劃和組織工作的關(guān)鍵文件，里面詳細(xì)列出了項目的目標(biāo)，通常也會注明項目經(jīng)理是如何計劃實現(xiàn)這些目標(biāo)的。

項目計劃通常涵蓋時間表、必要資源的描述、預(yù)算、項目范圍的描述，以及各個階段和里程碑的信息。

注意：項目計劃不是一次性文件，它會隨著項目需求的發(fā)展而不斷更新，并作為所有相關(guān)方的集中指導(dǎo)資源。

02 項目計劃中應(yīng)包括哪些內(nèi)容？

一個完整的項目計劃根據(jù)項目的性質(zhì)有所不同，但無論項目類型如何，都應(yīng)包含幾個關(guān)鍵要素：

• 范圍：項目范圍明確了為完成項目需要完成的所有任務(wù)，確保團(tuán)隊了解具體工作內(nèi)容和范圍。
• 目標(biāo)：項目的最終目標(biāo)是希望在項目結(jié)束時實現(xiàn)的成果，同時可以設(shè)定較小的階段性目標(biāo)，確保每個步驟都有明確的方向。
• 資源：列出完成項目所需的所有資源，包括實物材料、數(shù)字軟件以及能夠在特定領(lǐng)域提供幫助的人員，以確保項目能順利進(jìn)行。
• 行動步驟：詳細(xì)概述每個階段的具體行動步驟，確保每個較小的目標(biāo)都有明確的實現(xiàn)路徑。
• 時間表：項目時間表將各個目標(biāo)與時間敏感的截止日期相結(jié)合，確保各個方面按時完成。
• 約束：約束是可能對項目的任何步驟構(gòu)成潛在挑戰(zhàn)并影響項目完成的因素，需要提前識別并制定應(yīng)對措施。
• 應(yīng)急計劃：應(yīng)急計劃是原始計劃的備用方案，當(dāng)項目流程的任何階段出現(xiàn)問題時，可以迅速實施該計劃以減少影響。

03 如何制定項目計劃？

在創(chuàng)建項目計劃時，可以按照以下五個步驟進(jìn)行，下面涉及到的相關(guān)項目管理工具來自：簡道云項目管理系統(tǒng)。

1. 確定項目范圍

首先，需要明確項目的范圍以及它可能涉及到的工作內(nèi)容。

項目范圍涵蓋為推進(jìn)項目進(jìn)展需要完成的所有任務(wù)，包括小的生產(chǎn)力目標(biāo)、資源列表、項目的持續(xù)時間及其完成期限。

2. 概述需要完成的工作

接下來概述項目成功所需完成的工作。

這包括列出完成每項任務(wù)的具體步驟、根據(jù)任務(wù)的重要性確定優(yōu)先級、為每個任務(wù)設(shè)定時間表和截止日期，并在需要時分配資源。

圖源：簡道云項目管理系統(tǒng)計劃表

3. 制定項目任務(wù)的時間表

根據(jù)項目范圍內(nèi)確定的目標(biāo)、持續(xù)時間和截止日期，使用前一步的工作大綱創(chuàng)建項目時間表。

時間表有助于跟蹤項目進(jìn)展，確定項目進(jìn)度是提前、落后還是按計劃完成。除了項目的整體時間表，為每個獨立階段創(chuàng)建具體的截止日期也非常重要。

4. 預(yù)設(shè)可能遇到的問題并制定應(yīng)急計劃

考慮執(zhí)行計劃時可能遇到的任何意料外的情況，例如材料或人員的可用性、天氣變化或其他突發(fā)問題。

一旦確定了項目的潛在挑戰(zhàn)，便可以制定應(yīng)急計劃，為每個問題挑戰(zhàn)制定解決方案。這樣，在遇到困難時，可以迅速實施備用方案，確保項目進(jìn)度不受大的影響。

5. 開始項目

指定完詳細(xì)的項目計劃后，就可以按照預(yù)定的計劃進(jìn)行項目，完成實現(xiàn)項目最終目標(biāo)所需的所有任務(wù)。

注意：在項目進(jìn)展過程中，項目計劃的完成情況一定要實時更新，以反映最新狀態(tài)，并確保團(tuán)隊成員了解最新情況，這里就建議用項目管理工具實時去呈現(xiàn)項目狀態(tài)了。

04 項目計劃示例

1. 舉辦辦公室節(jié)日派對的項目計劃

范圍：該項目的最終目標(biāo)是在元旦舉辦一場跨年派對。

持續(xù)時間：一個月用于籌劃活動，一天用于舉辦活動。

目標(biāo)：

• 確定主題和裝飾
• 選擇娛樂活動
• 訂購茶點
• 列出賓客名單

資源：

• 節(jié)日裝飾品
• 節(jié)日表演者
• 茶點、餐具和碗碟
• 游戲材料
• 邀請函
• 員工制作和發(fā)送邀請函以及裝飾辦公室

工作分解及時間表：

• 12月1日前確定主題
• 12月7日前收集裝飾品和游戲材料
• 12月15日前預(yù)訂娛樂節(jié)目
• 12月17日前發(fā)出邀請
• 12月25日前統(tǒng)計回復(fù)數(shù)量
• 12月26日前訂購茶點
• 12月30日下班后裝飾辦公室
• 12月31日舉辦派對

限制：

• 員工的時間和計劃（影響參與人數(shù)）
• 食物過敏

應(yīng)急方案：

• 如果大多數(shù)員工12月底無法參加，那么聚會可能會改在12月25日或12月27日舉行。
• 如果有員工對某些食物過敏，這些食材和菜肴將不會被列入菜單。

2. 招聘新接待員的項目計劃

范圍：該項目的最終目標(biāo)是本月底前為辦公室聘請一名新的接待員。

持續(xù)時間：不到一個月。

目標(biāo)：

• 列出職位空缺
• 評估候選人
• 進(jìn)行面試
• 向候選人提供職位
• 完成入職培訓(xùn)

資源：

• 員工撰寫招聘信息
• 發(fā)布招聘信息的平臺
• 員工收集申請和申請材料
• 員工查看申請
• 員工進(jìn)行面試

工作分解及時間表：

• 7月1日：發(fā)布招聘信息
• 7月10日：開始評估候選人
• 7月15日：完成初輪篩選
• 7月20日：安排并進(jìn)行面試
• 7月25日：選擇合適的候選人并提供職位
• 7月30日：完成所有入職培訓(xùn)和相關(guān)手續(xù)

限制：

• 候選人數(shù)量和質(zhì)量
• 招聘時間緊迫

應(yīng)急方案：

• 如果合適的候選人數(shù)量不足，可能會考慮延長招聘期限或使用獵頭服務(wù)。
• 如果在規(guī)定時間內(nèi)沒有找到合適的人選，可能需要暫時由現(xiàn)有員工輪流承擔(dān)接待員的職責(zé)。