日本的一項(xiàng)研究公式揭示了會(huì)議成本的驚人真相，而超過半數(shù)的會(huì)議時(shí)間被浪費(fèi)的現(xiàn)象，更是讓企業(yè)面臨效率的挑戰(zhàn)。本文將探討如何利用釘釘平臺(tái)，通過全鏈路的解決方案，從會(huì)前準(zhǔn)備到會(huì)后執(zhí)行，提升會(huì)議的質(zhì)量和效率，讓每一次討論都轉(zhuǎn)化為企業(yè)前進(jìn)的動(dòng)力。

?會(huì)議是企業(yè)中最昂貴的商業(yè)活動(dòng)

會(huì)議是企業(yè)管理和決策的重要工具。在企業(yè)經(jīng)營過程中，無論是高層還是一線員工都需要組織或參與很多會(huì)議。

但會(huì)議也是企業(yè)中最昂貴的商業(yè)活動(dòng)。日本一家公司提出的公式（會(huì)議成本 = 2S x Q x T）可以幫助企業(yè)量化會(huì)議成本，其中 S 為員工平均時(shí)薪的三倍，Q 為參會(huì)人數(shù)，T 為會(huì)議時(shí)長。簡單估算一下，一場有六人參加的一小時(shí)會(huì)議的成本大約是1711元。會(huì)議成本是隨著會(huì)議的參與人數(shù)和會(huì)議時(shí)間增加而成倍增加的。（* S 數(shù)據(jù)計(jì)算采用2023年中國規(guī)模以上企業(yè)就業(yè)人員年平均工資為98096元）

然而，研究數(shù)據(jù)表明超過 50% 的會(huì)議時(shí)間其實(shí)都被浪費(fèi)了：開會(huì)沒有節(jié)奏，一小時(shí)的會(huì)議開成了一場沒有盡頭的馬拉松；會(huì)議充滿了不同人的發(fā)言，卻鮮少能達(dá)成共識(shí)；好不容易總結(jié)出了會(huì)議結(jié)論，卻沒有制定行動(dòng)計(jì)劃……這樣的會(huì)議不僅浪費(fèi)了寶貴時(shí)間，還讓團(tuán)隊(duì)成員在日常工作中感到格外疲憊。

?什么是高質(zhì)量會(huì)議

A meeting is when two or more people come together to discuss one or more topics, often in a formal or business setting, but meetings also occur in a variety of other environments. Meetings can be used as form of group decision making.    

——Wikipedia

引用一段維基百科的解釋，無論是小到2-3個(gè)人的碰頭會(huì)，還是大到幾百上千人的洽談會(huì)，無論是單方輸出的分享會(huì)，還是多方討論的腦暴會(huì)，會(huì)議的核心就圍繞著：Discussion（討論）和 Decision（結(jié)論）。

釘釘通過服務(wù)大量的客戶發(fā)現(xiàn)，很多企業(yè)通過會(huì)議產(chǎn)生了很多結(jié)論/決策，卻不能很好的落地，這是企業(yè)開會(huì)質(zhì)量低的重要原因。我們認(rèn)為，高質(zhì)量會(huì)議的核心就是討論的高效性和結(jié)論的有效性。高質(zhì)量的會(huì)議不僅要提升會(huì)中的討論效率，更要在會(huì)后把結(jié)論執(zhí)行落實(shí)，才是真正地把會(huì)開好了。?用釘釘開一場高質(zhì)量會(huì)議

為助力不同規(guī)模、不同行業(yè)、不同文化的企業(yè)都能從理論到實(shí)踐切實(shí)落地高質(zhì)量會(huì)議，釘釘打通了 IM、日歷、音視頻、釘閃會(huì)和釘釘項(xiàng)目（Teambition），打造了串聯(lián)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全鏈路場景的高質(zhì)量會(huì)議解決方案。

讓企業(yè)的會(huì)議有主題、有準(zhǔn)備、有紀(jì)律、有記錄、有結(jié)論、有跟蹤、有結(jié)果。會(huì)前 | 有主題、有準(zhǔn)備1. 智能會(huì)邀，鎖定最佳會(huì)議時(shí)間

組織者在釘釘日歷發(fā)起會(huì)邀，根據(jù)參會(huì)人的日程忙閑情況，智能為參會(huì)者推薦最佳會(huì)議時(shí)間方案和對(duì)應(yīng)空閑會(huì)議室，輔助快速鎖定最佳會(huì)議時(shí)間。

2. 會(huì)議模板，議題準(zhǔn)備清晰有序

企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況配置會(huì)議類型，支持會(huì)議類型關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)會(huì)議模板議程，通過模板規(guī)范企業(yè)會(huì)議流程。

組織者為每個(gè)議題設(shè)置負(fù)責(zé)人和計(jì)劃討論時(shí)長，負(fù)責(zé)人在釘閃會(huì)中填寫會(huì)議材料，將所有信息聚攏在一處，會(huì)議資產(chǎn)在線化便于存檔回顧。

3. 劃詞評(píng)論，提前閱讀聚焦重點(diǎn)

所有參會(huì)人在會(huì)前閱讀會(huì)議材料，通過劃詞評(píng)論互動(dòng)，快速聚焦定位重點(diǎn)問題，節(jié)約會(huì)中討論時(shí)間。

會(huì)中 | 有紀(jì)律、有記錄、有結(jié)論1. 演講計(jì)時(shí)，沉浸式討論把控時(shí)間

開啟演示模式，參會(huì)人自動(dòng)跟隨演講者全屏視角，模擬沉浸式投屏體驗(yàn)。倒計(jì)時(shí)提醒輔助組織者嚴(yán)格把控會(huì)議進(jìn)程，避免會(huì)議超時(shí)。

2. 在線會(huì)議，字幕翻譯提效異地協(xié)同

釘釘視頻會(huì)議保障異地會(huì)議線上線下體驗(yàn)一致，線上參會(huì)人可實(shí)時(shí)查看當(dāng)前演講的議題，無縫加入討論。

自動(dòng)字幕和多國語言實(shí)時(shí)翻譯體驗(yàn)，能夠讓來自不同國家的參會(huì)人輕松地參與討論，確保信息交流準(zhǔn)確高效，大大提升了跨國會(huì)議的溝通效率。

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3. 任務(wù)記錄，責(zé)任到人分工明確

會(huì)議中產(chǎn)生的決策待辦可以指派給具體執(zhí)行成員和設(shè)置截止時(shí)間，事事責(zé)任到人，避免相互推諉。

4. 定稿分享，會(huì)議結(jié)論快速同步

會(huì)中達(dá)成的共識(shí)和結(jié)論沉淀到會(huì)議紀(jì)要中，支持會(huì)議紀(jì)要定稿不可編輯和發(fā)起審批。紀(jì)要文檔可一鍵通過聊天分享給所有參會(huì)人，規(guī)避口頭上傳下達(dá)的信息損耗風(fēng)險(xiǎn)。

會(huì)后 | 有跟蹤、有結(jié)果1. 會(huì)議督辦，任務(wù)自動(dòng)匯總便于跟進(jìn)

會(huì)議過程中產(chǎn)生的所有待辦項(xiàng)自動(dòng)匯總至統(tǒng)一看板，不散落在各處，避免遺漏。任務(wù)狀態(tài)一目了然，在一張表格中即可操作搞定任務(wù)的創(chuàng)建—拆解—分配—執(zhí)行—完成。

2. 任務(wù)提醒，多渠道觸達(dá)執(zhí)行人

會(huì)議結(jié)束后，日程中會(huì)顯示待執(zhí)行人處理的任務(wù)信息，提醒執(zhí)行人按時(shí)完成。重要任務(wù)更新可同步到群聊和系統(tǒng)號(hào)，讓所有人第一時(shí)間了解任務(wù)進(jìn)展情況。項(xiàng)目日報(bào)可自動(dòng)總結(jié)任務(wù)推進(jìn)情況、逾期風(fēng)險(xiǎn)等重要信息。

3. 進(jìn)展記錄，管理者隨時(shí)隨地關(guān)注

會(huì)議決策任務(wù)化管理，依靠強(qiáng)大的任務(wù)引擎，任務(wù)字段靈活配置（添加備注、拆分子任務(wù)、上傳交付文件、評(píng)論互動(dòng)……），一張卡片匯總了「待辦」的所有信息，管理者在手機(jī)端也能實(shí)時(shí)掌握所有任務(wù)進(jìn)展情況。

4. 升級(jí)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理會(huì)議決策

顆粒度較大的重要會(huì)議決策還可通過 釘釘項(xiàng)目（Teambition）落地。詳細(xì)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)報(bào)表，豐富的進(jìn)展視圖選擇，完整的OPEN API開放能力將助力企業(yè)系統(tǒng)化管理、分析、跟蹤會(huì)議決策落地情況。

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結(jié)語

我們認(rèn)為一場高質(zhì)量的會(huì)議能夠提升信息傳遞、整合觀點(diǎn)和實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，從而推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。提高會(huì)議質(zhì)量是每個(gè)企業(yè)面臨的重要課題，而高質(zhì)量會(huì)議的核心是討論(Discuss)的高效性和決策/結(jié)論(Decision)的有效性。

釘釘提供的高質(zhì)量會(huì)議解決方案，通過會(huì)前有主題、有準(zhǔn)備，會(huì)中有紀(jì)律、有記錄、有結(jié)論幫助企業(yè)會(huì)議實(shí)現(xiàn)高效討論，通過會(huì)后有跟蹤、有結(jié)果幫助企業(yè)會(huì)議實(shí)現(xiàn)高效決策。