在客戶服務(wù)領(lǐng)域，尤其是投訴處理環(huán)節(jié)，我們的表達(dá)方式往往決定了問題能否順利解決。今天，就讓我們聊聊客服人員如何用合作型表達(dá)替代對抗型表達(dá)，將投訴危機(jī)轉(zhuǎn)化為提升客戶滿意度和忠誠度的機(jī)會。

作為一名客服人員，你是否曾經(jīng)面對過這樣的場景：電話那頭的客戶情緒激動，語速飛快地抱怨產(chǎn)品或服務(wù)問題，而你感到壓力倍增，不知如何應(yīng)對？又或者，你嘗試用公司標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)回應(yīng)，卻發(fā)現(xiàn)客戶的情緒更加激烈？

一、為什么客服人員容易陷入對抗式溝通？

首先，讓我們正視一個事實(shí)：處理投訴是客服工作中最具挑戰(zhàn)性的環(huán)節(jié)之一。根據(jù)某調(diào)研機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)，超過75%的客服人員承認(rèn)在處理激烈投訴時會感到壓力和焦慮。而這種壓力很容易導(dǎo)致以下對抗型反應(yīng)：

• 防御姿態(tài)：面對指責(zé)，人的本能反應(yīng)是自我防御，尤其當(dāng)你代表公司時
• 情緒傳染：客戶的負(fù)面情緒容易感染客服人員
• 腳本依賴：過度依賴標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)，忽視了客戶的個體需求
• 解決問題vs解決客戶：過于專注于技術(shù)層面的問題解決，忽視情感維度

二、對抗型vs合作型：客服表達(dá)的兩種模式

我們先來直觀對比一下兩種表達(dá)方式的差異：

看出區(qū)別了嗎？對抗型表達(dá)往往是在”辯解”，而合作型表達(dá)則是在”理解并尋求解決方案”。

合作型表達(dá)的五大核心技巧

1.技巧一：確認(rèn)-理解-行動（ACT法則）

• 確認(rèn)(Acknowledge)：明確表示你聽到了客戶的問題
• 理解(Comprehend)：表達(dá)對客戶感受的理解
• 行動(Takeaction)：提出明確的行動計(jì)劃

例如，客戶投訴訂單配送錯誤：

?”您確定是我們配送錯了嗎？請您再檢查一下訂單號。”

?”我收到您關(guān)于訂單配送錯誤的反饋了(確認(rèn))，收到不符合預(yù)期的商品確實(shí)很令人失望(理解)。請您提供一下訂單號，我立即為您核查并安排重新配送(行動)。”

這種結(jié)構(gòu)化的回應(yīng)方式讓客戶感到被重視，同時也展示了你解決問題的專業(yè)態(tài)度。

2.技巧二：語言框架轉(zhuǎn)換

學(xué)會將對抗性語言轉(zhuǎn)換為合作性語言，這不是簡單的”換句話說”，而是思維模式的轉(zhuǎn)變：

比如，客戶強(qiáng)烈要求超出政策的退款，盡量不說”公司規(guī)定不允許”，而是說：”我理解您希望全額退款的心情。讓我們看看，在現(xiàn)有條件下，哪種方案能最大程度滿足您的需求。”

3.技巧三：情緒識別與調(diào)節(jié)（ERT技術(shù)）

客戶投訴時的情緒往往比問題本身更需要被處理。ERT技術(shù)包括：

• 識別(Recognize)：辨認(rèn)客戶的情緒狀態(tài)
• 驗(yàn)證(Validate)：確認(rèn)客戶的情緒是合理的
• 轉(zhuǎn)化(Transform)：幫助客戶從情緒狀態(tài)轉(zhuǎn)向解決方案

例如，面對一位因產(chǎn)品多次故障而憤怒的客戶：

“我能聽出您現(xiàn)在非常失望和著急(識別)，連續(xù)遇到故障確實(shí)令人沮喪，換做是我也會不滿(驗(yàn)證)?，F(xiàn)在，為了盡快解決您的問題，我想了解一下具體的故障表現(xiàn)，這樣我們才能找到最合適的解決方案(轉(zhuǎn)化)。”

研究表明，當(dāng)客戶的情緒得到適當(dāng)確認(rèn)后，解決問題的效率可提高40%以上。這不是心理學(xué)技巧，而是真誠的人際交流。

4.技巧四：解決導(dǎo)向的提問

提問的方式能夠巧妙地將對話從對抗引向合作：

?封閉式、防御性問題：“您確定按照說明書操作了嗎？””您有沒有嘗試重啟設(shè)備？”

?開放式、解決導(dǎo)向問題：“能請您描述一下您是如何使用這個功能的？””為了更好地理解情況，能否告訴我您期望的結(jié)果是什么？”

這類提問不僅能獲取更多有用信息，還能讓客戶感到你真心想解決問題，而不是在找借口或推卸責(zé)任。

5.技巧五：換位思考表達(dá)法

在回應(yīng)前，先問自己：”如果我是客戶，我希望聽到什么？”

舉個例子，當(dāng)客戶抱怨產(chǎn)品使用不便時：

?”我們的產(chǎn)品設(shè)計(jì)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)客戶都能很快適應(yīng)。”

?”感謝您的反饋。作為用戶體驗(yàn)的第一手資料，您的感受非常寶貴。請問具體是哪些操作讓您感到不便？我們希望產(chǎn)品能真正滿足客戶需求。”

前者聽起來像是在教育客戶，后者則表現(xiàn)出尊重和真誠改進(jìn)的態(tài)度。

三、應(yīng)對不同類型投訴的合作表達(dá)策略

1.場景一：產(chǎn)品質(zhì)量投訴

背景：客戶收到的產(chǎn)品有明顯瑕疵

對抗型回應(yīng)：“我們的產(chǎn)品出廠前都經(jīng)過嚴(yán)格檢查，可能是運(yùn)輸過程中造成的損壞。”

合作型回應(yīng)：“非常抱歉您收到了有瑕疵的產(chǎn)品，這與我們的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不符。感謝您及時反饋這個問題。為了盡快解決，我想確認(rèn)幾個細(xì)節(jié)…(詢問具體情況)?；谀峁┑男畔?，我可以為您安排以下解決方案…(提供選項(xiàng))。同時，我會將這個質(zhì)量問題反饋給相關(guān)部門，以改進(jìn)我們的質(zhì)檢流程。”

2.場景二：服務(wù)態(tài)度投訴

背景：客戶投訴某分店服務(wù)人員態(tài)度差

對抗型回應(yīng)：“我們定期對員工進(jìn)行培訓(xùn)，如果您能提供具體是哪位員工，我們會進(jìn)行調(diào)查。”

合作型回應(yīng)：“首先，真誠感謝您的反饋。良好的服務(wù)體驗(yàn)是我們的核心承諾，您遇到的情況確實(shí)不符合我們的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。能否請您分享更多細(xì)節(jié)，比如大致時間和具體遭遇？這些信息將幫助我們有針對性地改進(jìn)。我們會認(rèn)真處理這個問題，并確保類似情況不再發(fā)生。作為我們的誠意，我想為您提供…(補(bǔ)償方案)。”

3.場景三：政策爭議投訴

背景：客戶對退款政策不滿

對抗型回應(yīng)：“抱歉，根據(jù)我們的政策規(guī)定，超過7天的商品不能退款，這在購買時已經(jīng)明確告知。”

合作型回應(yīng)：“我理解您對退款政策感到困擾。雖然我們確實(shí)有7天退款的政策限制，但您的情況確實(shí)特殊。讓我看看在政策框架內(nèi)，有哪些靈活處理的可能性。雖然可能無法提供全額退款，但我們可以考慮商品折價回收或等值服務(wù)補(bǔ)償?shù)忍娲桨?。您認(rèn)為這些選項(xiàng)中哪一個更符合您的需求？”

四、如何習(xí)得合作型表達(dá)技巧

1.作型表達(dá)的心理學(xué)基礎(chǔ)

為什么合作型表達(dá)更有效？這背后有幾個重要的心理學(xué)原理：

• 鏡像神經(jīng)元效應(yīng)：當(dāng)客服展示合作態(tài)度時，客戶的神經(jīng)系統(tǒng)會自然產(chǎn)生模仿反應(yīng)
• 確認(rèn)偏見：客戶會更容易接受那些確認(rèn)而非否定他們感受的信息
• 心理所有權(quán)：讓客戶參與解決方案的制定，增強(qiáng)他們對結(jié)果的接受度
• 情感勞動認(rèn)同：客戶能感知到真誠的情感付出，這比機(jī)械回應(yīng)更有效

有個有趣的研究發(fā)現(xiàn)，使用合作型表達(dá)的客服團(tuán)隊(duì)，其投訴解決率比使用標(biāo)準(zhǔn)話術(shù)的團(tuán)隊(duì)高出23%，客戶滿意度高出35%。這些數(shù)據(jù)告訴我們，表達(dá)方式不僅影響單次溝通效果，還直接關(guān)系到企業(yè)的客戶忠誠度和口碑。

2.合作型表達(dá)的日常訓(xùn)練

要使合作型表達(dá)成為自然反應(yīng)，需要日常訓(xùn)練：

• 角色扮演練習(xí)：與同事模擬各種投訴場景
• 語言替換訓(xùn)練：列出常用的對抗型表達(dá)，練習(xí)替換為合作型表達(dá)
• 情緒日志：記錄處理投訴過程中的情緒變化，找出觸發(fā)點(diǎn)
• 反饋循環(huán)：定期回聽通話錄音，分析改進(jìn)點(diǎn)
• 表達(dá)模板建設(shè)：團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)合作型表達(dá)模板庫

建議團(tuán)隊(duì)每周有一個”語言改造”小時，大家一起分析近期的投訴案例，討論如何用更合作的方式表達(dá)。

3.管理層如何支持合作型表達(dá)文化

作為客服團(tuán)隊(duì)管理者，如何打造合作型表達(dá)文化？

• 調(diào)整考核指標(biāo)：不僅看解決效率，也看客戶滿意度和問題解決質(zhì)量
• 授權(quán)靈活處理：給予一線客服一定的決策權(quán)，使他們能提供更靈活的解決方案
• 壓力管理機(jī)制：提供情緒減壓渠道，防止負(fù)面情緒積累
• 案例分享機(jī)制：定期分享成功案例，讓團(tuán)隊(duì)互相學(xué)習(xí)
• 語言工具箱：提供情境化的合作型表達(dá)工具箱，便于客服參考

4.應(yīng)對極端情況的合作型表達(dá)

即使掌握了合作型表達(dá)技巧，有時仍會遇到極端困難的投訴情況。此時可采用：LAST方法

• L(Listen)：保持傾聽，不打斷
• A(Apologize)：真誠道歉，不辯解
• S(Solve)：提出具體解決方案
• T(Thank)：感謝客戶的反饋和耐心

升級但不對抗：“我理解這個問題對您非常重要，為了確保能給您最好的解決方案，我們公司內(nèi)部討論后再回復(fù)您，這樣我們能有更多資源幫助您，可以嗎？”

情緒暫停技術(shù)：“我能聽出您現(xiàn)在非常失望，這完全可以理解。為了更好地解決問題，我們可以稍作休息，我用5分鐘整理一下解決方案，然后回電給您，這樣可以嗎？”

一位資深客服曾分享，她處理過一位連續(xù)投訴15次的客戶。最終通過堅(jiān)持合作型表達(dá)，不僅解決了問題，還將這位客戶轉(zhuǎn)化為品牌忠實(shí)粉絲。她的秘訣是：“永遠(yuǎn)記住，我們處理的不是投訴，而是有需求的人。”

5.數(shù)字化溝通中的合作型表達(dá)

隨著客服渠道多元化，文字溝通（如微信消息、在線客服）中的合作型表達(dá)同樣重要：

• 結(jié)構(gòu)清晰：問題確認(rèn)→表達(dá)理解→解決方案→后續(xù)跟進(jìn)
• 情感符號適度使用：在恰當(dāng)場合使用表情符號傳達(dá)友好感
• 個性化元素：使用客戶名字，引用客戶描述
• 可視化工具：適當(dāng)使用圖表、截圖輔助解釋
• 回應(yīng)速度：即使無法立即解決，也要快速確認(rèn)收到

對比以下兩種文字回復(fù)：

?”您好，您反映的問題我們已記錄，將按流程處理，請耐心等待。”

?”張先生您好，非常感謝您反饋關(guān)于手機(jī)充電緩慢的問題。這確實(shí)會影響日常使用體驗(yàn)，我完全理解您的困擾。

根據(jù)您提供的信息，我已聯(lián)系技術(shù)部門進(jìn)行分析，初步判斷可能有以下幾種原因：

[原因一]

[原因二]

為了盡快解決問題，我們建議您可以先嘗試以下步驟：[具體步驟]

同時，我已為您預(yù)約了免費(fèi)的上門檢修服務(wù)，技術(shù)人員將于明天下午2-4點(diǎn)之間到訪。如果時間不便，請隨時告知我們調(diào)整。

您的用戶體驗(yàn)對我們至關(guān)重要。如有任何疑問，您可以直接回復(fù)此消息或撥打我的直線電話[電話號碼]。

祝您工作順利！”

哪個更讓人感到被重視？答案顯而易見。

五、結(jié)語：合作表達(dá)，創(chuàng)造共贏

客戶投訴處理不應(yīng)是對抗的戰(zhàn)場，而是合作解決問題的機(jī)會。通過合作型表達(dá)，客服人員不僅能更高效地解決問題，還能將投訴轉(zhuǎn)化為提升客戶忠誠度的契機(jī)。

記住，合作型表達(dá)不是簡單的話術(shù)技巧，而是一種真誠溝通的態(tài)度。它的核心是：尊重、理解、合作解決。

當(dāng)你下次接到投訴電話時，不妨嘗試運(yùn)用這些合作型表達(dá)方式。你可能會驚訝地發(fā)現(xiàn)，原來解決問題可以如此高效而不傷感情。

最后，我想分享我最喜歡的一句客服格言：“客戶記住的不是你說了什么，而是你讓他們感受到了什么。”

你有哪些處理客戶投訴的經(jīng)驗(yàn)或困惑？歡迎在評論區(qū)分享交流。