低效的產(chǎn)品會(huì)議不僅不能做到促進(jìn)各方溝通，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力，使產(chǎn)品獲得成功還會(huì)耽誤工作進(jìn)程，損耗團(tuán)隊(duì)心力。那么，如何做才能使產(chǎn)品會(huì)議高效進(jìn)行呢？本篇文章將為你解答。

團(tuán)隊(duì)合作是我們天性中根深蒂固的一部分。人類之所以在群體中進(jìn)化，是因?yàn)槿后w才能產(chǎn)生更大的影響力。對(duì)產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)來說，道理也是一樣的。那些經(jīng)常開會(huì)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)（無論是遠(yuǎn)程還是面對(duì)面）最有可能獲得成功。

然而矛盾的是：大部分產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)覺得開會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間，有些甚至討厭開會(huì)。

這究竟是怎么回事呢？

大部分團(tuán)隊(duì)的問題在于：沒想清楚就開會(huì)，這會(huì)帶來潛在的危害。

對(duì)設(shè)計(jì)師、開發(fā)者、作家等創(chuàng)作者來說，會(huì)議會(huì)打斷他們的工作安排——以小時(shí)為單位是難以設(shè)計(jì)出好作品，編出好程序或?qū)懗龊梦恼碌?；也就是說日程表里分散的會(huì)議對(duì)他們而言弊大于利。

對(duì)管理者來說，那些組織匆忙、計(jì)劃不周的“碰頭會(huì)”牽涉了太多人員，難以產(chǎn)生任何推進(jìn)作用，處在這樣的會(huì)議中同樣是在不斷浪費(fèi)時(shí)間。

而對(duì)企業(yè)而言，開會(huì)的成本很高。假如一個(gè)80人的團(tuán)隊(duì)每周開會(huì)5個(gè)小時(shí)，那公司每年就要為此支付60萬美元（以IT界平均薪水來計(jì)算），這無疑是一項(xiàng)巨大的投入。

所以，如果會(huì)議安排不當(dāng)，消耗的人力和成本是顯而易見的。當(dāng)然，這并不是說不要開會(huì)，如果會(huì)議安排得好，它可以起到幫助傳遞想法和策略，穩(wěn)固團(tuán)隊(duì)關(guān)系的作用，還有利于產(chǎn)品取得成功。

下面我們來看一些巧妙的辦法，幫助你有效召開產(chǎn)品會(huì)議。

一、用“設(shè)計(jì)思維”開會(huì)

產(chǎn)品設(shè)計(jì)的過程包括識(shí)別問題，然后設(shè)計(jì)解決方案，通常優(yōu)先考慮外部問題——代碼、用戶界面或用戶體驗(yàn)中的問題，這些面向客戶的問題最明顯，因此引人關(guān)注。

但是，你要將這種方法轉(zhuǎn)向內(nèi)部，因?yàn)閮?nèi)部的情況直接影響你在解決的外部問題。處理這些內(nèi)部要素，比如開會(huì)解決問題的能力，需要用到解決設(shè)計(jì)上的問題時(shí)同樣的方法。

《會(huì)議設(shè)計(jì)》的作者凱文·霍夫曼建議把設(shè)計(jì)思維的方法作為計(jì)劃和評(píng)估會(huì)議的清單，以幫助改善會(huì)議——通過迭代、周期性調(diào)整的方式來找到最佳的會(huì)議方案。

這一過程包括三個(gè)步驟：

1. 界定問題（Define）：清楚地指出會(huì)議需要解決的問題，這樣可以引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)找到解決方案。這個(gè)基本問題要能夠量化，以便在解決問題的過程中跟蹤進(jìn)展；
2. 設(shè)計(jì)實(shí)驗(yàn)（Experiment）：自由嘗試不同的會(huì)議形式，看看哪一種形式能夠有效幫助解決問題。當(dāng)然，設(shè)計(jì)時(shí)要考慮會(huì)議的時(shí)長和推進(jìn)會(huì)議進(jìn)行的方式，或進(jìn)一步研究其他會(huì)議形式，比如Goalfest、亞馬遜敘事備忘錄或者Google微會(huì)；
3. 迭代優(yōu)化（Iterate）：跟產(chǎn)品一樣，會(huì)議需要不斷改進(jìn)才能成功。一旦找到一種有效的會(huì)議形式，就要迭代優(yōu)化，并保證它與手頭上要解決的問題是相關(guān)的。

一個(gè)問題往往不止有一個(gè)原因，也不止有一個(gè)答案，這也就是設(shè)計(jì)思維的方法能在會(huì)議設(shè)計(jì)中產(chǎn)生效果的原因。設(shè)計(jì)思維能幫助你識(shí)別問題，并找到針對(duì)這個(gè)特定情況的解決方案。

二、關(guān)注參會(huì)者的注意力

所有會(huì)議都有一個(gè)共同點(diǎn)：有人參與。

這會(huì)帶來一個(gè)挑戰(zhàn)，即人們在會(huì)議上共享了信息，但他們理解和回憶這些信息的能力是有限的。

如果會(huì)議沒有條理，各種想法、觀點(diǎn)和指示亂成一團(tuán)，那大家在理解和回憶這些信息時(shí)就會(huì)很困難。想法無論是好是壞都混在一起，一些人跑了題，一些人一臉懵，這造成的結(jié)果就是會(huì)議開不開都沒什么兩樣。

在嘗試會(huì)議設(shè)計(jì)時(shí)，你就要開始解決這些問題，一般要考慮以下三大要點(diǎn)：

（1）設(shè)定合適的節(jié)奏：

我們的記憶一次性能記住四到五個(gè)新東西，而能夠轉(zhuǎn)化為長時(shí)記憶，日后還能回想起來的，是那些得到最多關(guān)注的，又或者與記憶中原有信息相關(guān)的信息。

所以，為了幫助團(tuán)隊(duì)吸收盡可能多的信息，可以考慮將會(huì)議分割為幾個(gè)部分，每個(gè)部分包含四到五個(gè)相關(guān)的條目，而且每部分的結(jié)尾要留出反思和提問的時(shí)間。

另外，將信息片段聯(lián)系起來，給團(tuán)隊(duì)更多時(shí)間來處理這些信息，這樣就能幫助團(tuán)隊(duì)將更多的信息從暫時(shí)的記憶轉(zhuǎn)化為長時(shí)記憶。

（2）選擇合適的時(shí)長：

“聽”是人們在會(huì)議上輸入信息、形成記憶的主要方式。然而要形成良好的記憶，光靠“聽“的話，效果是有限的，因?yàn)椤奥牎笆莻€(gè)苦差事。

《講課有什么用？》的作者唐納德·布萊做了一個(gè)實(shí)驗(yàn)，實(shí)驗(yàn)結(jié)果顯示：學(xué)生在聽講座的時(shí)候，心率不斷下降，導(dǎo)致他們精力渙散。聽課20到30分鐘以后，學(xué)生就開始難以吸收新信息。

根據(jù)這個(gè)觀點(diǎn)，設(shè)計(jì)會(huì)議時(shí)應(yīng)該把每個(gè)部分（包含4-5個(gè)條目（item））限制在25分鐘內(nèi)，來保證參會(huì)者集中注意力。具體執(zhí)行時(shí)，可以先用10分鐘回顧內(nèi)容細(xì)節(jié)，再用10分鐘討論；最后，在開始下一個(gè)部分之前，用5分鐘進(jìn)行總結(jié)反思。

限制會(huì)議時(shí)長，不僅有助于我們集中注意力，還能讓溝通更簡單有效，迫使人們更快說到點(diǎn)子上。

（3）選擇合適的媒介：

“聽”和“說“并不是人類唯一的交流手段。

嗅覺和味覺可能和會(huì)議設(shè)計(jì)沒什么關(guān)系，但視覺和觸覺卻與之相關(guān)。

多種交流方式并用更能促進(jìn)理解，因?yàn)楫?dāng)大腦將聽覺與視覺或觸覺聯(lián)系起來時(shí)可以挖掘更多含義。

例如：視覺性的資料能讓人獲得更深層次的理解，而其他手段無法做到。在某些情況下，視覺性的資料是讓人理解的唯一手段。所以我們用圖表來演示數(shù)據(jù)，繪制模型來解釋概念，使用便利貼來建立結(jié)構(gòu)。

鼓勵(lì)在會(huì)議中使用低/高保真原型，這是另一種讓團(tuán)隊(duì)做出更好成果的方法。一定要準(zhǔn)備好速寫本，這樣團(tuán)隊(duì)成員就可以寫寫畫畫分享知識(shí)，解釋那些難以用語言表達(dá)的想法。

將會(huì)議落實(shí)到行動(dòng)

任何會(huì)議的關(guān)鍵都是利用團(tuán)隊(duì)的綜合能力，朝著期望的目標(biāo)前進(jìn)。如果會(huì)議沒有落實(shí)到有助于目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的行動(dòng)上，那就是失敗的。

以下是一些幫助你將會(huì)議落實(shí)到行動(dòng)的基本策略：

（1）精挑細(xì)選參會(huì)人員：

參會(huì)人員越多，會(huì)議耗時(shí)越長，管理難度越大。反之，參會(huì)人員越少，會(huì)議耗時(shí)越短，管理難度越小。要想讓會(huì)議落實(shí)到行動(dòng)，小型會(huì)議永遠(yuǎn)好過大型會(huì)議。

結(jié)合具體情境來說，三個(gè)人開會(huì)，可以連成三對(duì)“兩兩對(duì)話“；五個(gè)人開會(huì)，就增加到十對(duì)；七個(gè)人開會(huì)，則直接增加到二十一對(duì)。嘈雜的對(duì)話很難讓每個(gè)人都維持在同樣的進(jìn)度，這是很痛苦的一件事。

想想經(jīng)典的亞馬遜“兩個(gè)披薩”參會(huì)人數(shù)限制原則。兩個(gè)披薩大約夠六個(gè)人吃，將兩兩對(duì)話限制在十五對(duì)，可以保證會(huì)議迅速進(jìn)行。

（2）明確會(huì)議議程：

每一次會(huì)議之前，都要明確指出會(huì)議上要討論的問題或目標(biāo)。這樣團(tuán)隊(duì)成員就有機(jī)會(huì)進(jìn)行準(zhǔn)備，在會(huì)議上適當(dāng)?shù)爻鲋\劃策。提前通知團(tuán)隊(duì)會(huì)議的內(nèi)容可以幫助他們花多點(diǎn)時(shí)間考慮問題或目標(biāo)，從而產(chǎn)生更多好的點(diǎn)子。

（3）一定要有主持人：

一個(gè)好的主持人是公正的，并且有足夠的權(quán)威保證會(huì)議正常進(jìn)行。為了達(dá)到最佳效果，會(huì)議應(yīng)在主持人的組織下，以分歧開始，以共識(shí)結(jié)束。這種方式可以讓團(tuán)隊(duì)先從不同角度看問題，鼓勵(lì)參會(huì)者發(fā)揮創(chuàng)意，再探討項(xiàng)目范圍內(nèi)可行的方法，得出結(jié)論，最后以一個(gè)果斷的行動(dòng)方案結(jié)束會(huì)議。

結(jié)論

無論團(tuán)隊(duì)是否喜歡開會(huì)，會(huì)議都是產(chǎn)品開發(fā)中的一個(gè)組成部分，不應(yīng)該把開會(huì)當(dāng)成形式化的事情。與其抱怨開會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，不如轉(zhuǎn)換視角，把會(huì)議當(dāng)作一個(gè)設(shè)計(jì)問題。

如何有效開會(huì)，并沒有唯一的解決方案。但如果積極試驗(yàn)，優(yōu)化開會(huì)的方法，就能想出更好的主意、策略，形成更良好的團(tuán)隊(duì)氛圍。

原文作者：Ty Magnin

原文鏈接：https://www.appcues.com/blog/product-meetings

翻譯：即能，公眾號(hào)：「即能學(xué)習(xí)」

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