來自網(wǎng)易行業(yè)項(xiàng)目管理部的曹智清老師為我們分享了：構(gòu)建高效信息鏈的四大秘籍。用數(shù)十年互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)為大家解讀在互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目中常見的問題和解決辦法，剖析項(xiàng)目管理中常見情景和案例，教你正確解鎖項(xiàng)目管理新姿勢(shì)。

問題一：信息壁壘

情景案例：前幾天一個(gè)運(yùn)營的MM氣急敗壞的跑來向我抱怨，抱怨什么呢？

因?yàn)槲覀冏罱谧鲆豢顑?nèi)容型產(chǎn)品，她負(fù)責(zé)營銷該產(chǎn)品，最近產(chǎn)品定價(jià)發(fā)生了變化但她沒有收到任何通知，最后是在我這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的PPT上看到整個(gè)定價(jià)的系統(tǒng)發(fā)生了變化。

她很奇怪為什么她和內(nèi)容團(tuán)隊(duì)共享同樣的業(yè)務(wù)目標(biāo)，為什么會(huì)因?yàn)閰R報(bào)關(guān)系不同而出現(xiàn)這么大的信息差異，作為營銷團(tuán)隊(duì)的成員，她對(duì)順利完成業(yè)務(wù)目標(biāo)產(chǎn)生懷疑。

不知道大家有沒有經(jīng)常碰到類似的信息壁壘問題，信息壁壘它所體現(xiàn)出來的一個(gè)形式通常是：我不知道你知道的，或者說我以為你知道的，大家的信息互不透明。

更讓人憤慨的情況是明明大家的業(yè)務(wù)目標(biāo)是一致的，為什么大家卻互不通氣？

更有甚者在一些團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，如果讓兩個(gè)不同的團(tuán)隊(duì)之間溝通，他們是互相拒絕的，即使明確說明他們團(tuán)隊(duì)之間需要溝通，他們也會(huì)告訴你我們能不能靠項(xiàng)目經(jīng)理去做溝通，或者說我們能不能靠我們的組長去溝通。

他們會(huì)想各種法子繞開跨團(tuán)隊(duì)溝通。這個(gè)時(shí)候不同的團(tuán)隊(duì)隨著自己的組織架構(gòu)形成了桶裝架構(gòu)。

大多情況下同一個(gè)負(fù)責(zé)人下面的各團(tuán)隊(duì)之間信息共享是融洽的，工作也是順暢的，而跨團(tuán)隊(duì)的合作，即使大家的奮斗目標(biāo)是一致的，信息之間的互通往往也是被迫或者階段性的，很難順暢的溝通。

在日常的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，最顯著的就是業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)和產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)之間的信息壁壘，經(jīng)常會(huì)看到運(yùn)營和產(chǎn)品之間是互相掐架，在互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品中這種現(xiàn)象更是常態(tài)化，產(chǎn)品做出新的需求，而運(yùn)營團(tuán)隊(duì)卻不知道新的變化，也不知道該如何去運(yùn)營，反之也是。

在信息壁壘交錯(cuò)的項(xiàng)目中，信息的傳遞是驟減的，即使是一些重要的信息，也會(huì)以加速度去驟減，這樣團(tuán)隊(duì)之間很難去相互配合，工作的效率也會(huì)降低很多，這是日常項(xiàng)目中最常見的問題。

問題二：不對(duì)稱的信息

情景案例：委屈苦逼的項(xiàng)目經(jīng)理。

項(xiàng)目經(jīng)理通常是能上通天下踩地，既了解上層信息也有很多一線信息的反饋。

這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的痛苦源于他得知他的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中有一些人事變動(dòng)，只是涉及到一兩個(gè)人的極小變動(dòng)，在他看來這個(gè)信息已經(jīng)是公開透明化了，便在這個(gè)信息的前提之下做了一些事務(wù)的推進(jìn)，但很快就被投訴。

為什么他會(huì)被項(xiàng)目老大投訴？

因?yàn)槔洗笳f這項(xiàng)人事變動(dòng)我還沒有確認(rèn)，甚至是說我還不確認(rèn)說是否會(huì)有這樣的變動(dòng)，而你已經(jīng)擅自做了事務(wù)推動(dòng)，這就是信息不對(duì)稱導(dǎo)致的痛苦。

很多時(shí)候大家都會(huì)獲得一些消息源，而各自掌握的信息很多時(shí)候都是不一致的，大家都默認(rèn)自己掌握的是真相，也許到最后發(fā)現(xiàn)大家知道的都不是真相。這個(gè)時(shí)候團(tuán)隊(duì)會(huì)很暈，找不到事情真相，也很難被外部團(tuán)隊(duì)信任。

作為項(xiàng)目經(jīng)理我需要服務(wù)很多團(tuán)隊(duì)，常常感覺到有若干個(gè)團(tuán)隊(duì)當(dāng)中都會(huì)經(jīng)常性的出現(xiàn)這樣不對(duì)稱信息的狀態(tài)，也就證明這種信息鏈的特色是這個(gè)團(tuán)隊(duì)所固有的。

在日常的項(xiàng)目管理中，即使是處于一個(gè)正常的信息鏈狀態(tài)下，對(duì)于一些重要的變化當(dāng)中的信息，也可能會(huì)遇到不對(duì)稱的情況。

項(xiàng)目決策經(jīng)常處于高速的變化當(dāng)中，信息不對(duì)稱它不僅是一種信息內(nèi)容的衰減，它可能是信息的放大以及歪曲，而這種情況對(duì)于團(tuán)隊(duì)來說是非常致命的，會(huì)對(duì)團(tuán)隊(duì)造成非常不良的負(fù)面影響。

因?yàn)橐粋魇畟靼?，整個(gè)真相就不知道到底是什么，而個(gè)人的一些主觀理解差異，也會(huì)導(dǎo)致整個(gè)團(tuán)隊(duì)發(fā)生劇烈的動(dòng)蕩。

問題三：泛濫的信息

在信息泛濫的團(tuán)隊(duì)中，團(tuán)隊(duì)往往處于和諧并且非常忙碌的狀態(tài)，這種團(tuán)隊(duì)就像一臺(tái)訓(xùn)練有素的機(jī)器一樣，一直在高速的運(yùn)轉(zhuǎn)。

舉例而言：很多人的郵箱中有幾百上千封未讀郵件，對(duì)于郵箱的主人而言，這就是信息泛濫，大量的信息已經(jīng)超過了他能夠接受的范圍。而也會(huì)出現(xiàn)一種情況，就是我收到了幾十封郵件，然而只打開了其中兩封，而剩下的十幾封郵件都是多余的信息。

在這樣的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中他們一般有兩個(gè)選擇：一是因?yàn)樾畔⑻嗑腿糠艞?；另一種是因?yàn)樘酂o法篩選就隨意看一些內(nèi)容。這樣團(tuán)隊(duì)篩選出來的信息未必是重要緊急的，它僅像個(gè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器一樣只是隨著它的慣性往前做一些運(yùn)轉(zhuǎn)，大家都看得出來團(tuán)隊(duì)存在問題，但是沒有做出任何有效改進(jìn)。

抓不到重點(diǎn)導(dǎo)致在泛濫的信息中篩選出有效信息的難度過大，這種情況往往出現(xiàn)在一些相對(duì)規(guī)模比較大，存在的時(shí)間比較長的團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，因?yàn)樗呀?jīng)落入了一個(gè)慣性當(dāng)中。

秘籍1:信息鏈構(gòu)建

信息鏈在日常的管理當(dāng)中，我們應(yīng)該如何去構(gòu)架？信息鏈的劃分是什么？它到底要傳遞些什么樣的內(nèi)容？

這些信息是我們首先要弄清楚的。

通常我們按產(chǎn)品內(nèi)容類型做劃分有三種類型：一類是日常的業(yè)務(wù)信息；第二類就是數(shù)據(jù)或者是財(cái)務(wù)信息；第三類是人力信息，而日常我們所講的信息鏈構(gòu)建的更多的是focus在業(yè)務(wù)類上的信息。

而每一類的信息，我們都可以把它看作高層、中層和基層日常這樣三個(gè)層次。

業(yè)務(wù)類型的信息最高層是戰(zhàn)略信息，按照季度、半年、全年甚至若干年來定下的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略；第二層是階段性團(tuán)隊(duì)之間需要同步和互通，或者是協(xié)作的一些信息；第三類是日常信息，這些信息既會(huì)自上而下的傳播，也會(huì)自下而上傳播，相對(duì)來說直接參與戰(zhàn)略信息討論的人數(shù)比較少。

數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)類信息和人力信息在日常的討論過程當(dāng)中是一個(gè)遞減的關(guān)系。對(duì)于財(cái)務(wù)和數(shù)據(jù)的信息，相對(duì)業(yè)務(wù)類日常信息是更為敏感的，所以無論是傳播的內(nèi)容、數(shù)量還是范圍都是較小的，對(duì)于人力信息就更加敏感，因?yàn)闀?huì)涉及到個(gè)人信息及問題，它的銳減程度更為明顯。

信息鏈包含以上三種信息類型及層次，每一層次的信息要溝通的范圍、方式以及你可能需要采用的工具都有所不同。所以我們要在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中構(gòu)建信息鏈時(shí)，可以先列出一個(gè)框架給自己一個(gè)初步的方向，再去看階段性的重點(diǎn)是什么。

1. 日常信息層

日常信息包含每日的狀態(tài)、問題討論和團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作討論，可以采用IM、郵件、電話、桌邊站會(huì)和專項(xiàng)會(huì)等形式。

這四種形式在溝通中的重量是逐步加重的，我們應(yīng)當(dāng)盡量選擇簡(jiǎn)單的方式來解決溝通問題，重量級(jí)高的形式占比越多，則意味著團(tuán)隊(duì)的效率越低下。而在日常信息層面，無論是對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理，還是對(duì)于產(chǎn)品經(jīng)理來說信息樁的識(shí)別都非常重要。

什么叫信息樁？

在團(tuán)隊(duì)中處于信息匯聚點(diǎn)的人，他往往最了解團(tuán)隊(duì)各種項(xiàng)目進(jìn)展的狀態(tài)，也最了解團(tuán)隊(duì)當(dāng)中不同人的個(gè)人狀態(tài)，周邊的人也都愿意跟他溝通而且非常信任他，愿意告訴他自己碰到的問題。

這樣的信息樁是作為產(chǎn)品經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理都非常重要的點(diǎn)，我們能夠識(shí)別到誰是團(tuán)隊(duì)當(dāng)中信息的匯總點(diǎn)，并且跟她建立一個(gè)非常好的信任關(guān)系，那么就會(huì)有很多的信息流向我們。

當(dāng)這些信息流向我們的時(shí)候，我們就會(huì)看更容易地看到日常信息溝通的風(fēng)險(xiǎn)在哪里？

對(duì)于日常信息層來說，信息是天然會(huì)流動(dòng)的，你不用去擔(dān)心它會(huì)不會(huì)流，但是要關(guān)注它們互相之間是否存在壁壘，要去關(guān)注它是否存在著信息泛濫，也就是群組和規(guī)則，同時(shí)還要去關(guān)注流通的過程當(dāng)中是否遵循了相關(guān)性原則。

也就是說我把這個(gè)信息同步到的這些人，他一定和這件事情是直接相關(guān)的。如果是間接相關(guān)，我可以用更弱的一些方式。比如說如果是IM的話，更希望是直接相關(guān)的。

如果說是用郵件那只是間接相關(guān)做一個(gè)告知即可，所以一定要謹(jǐn)慎的去選擇不同的這個(gè)工具，來確保我們?nèi)粘贤ǖ男省?/p>

2. 階段性信息層

階段信息層具體來說有三部分的溝通內(nèi)容，分別為周會(huì)、周報(bào)和項(xiàng)目的階段信息。今天主要討論周會(huì)和周報(bào)，這一階段的信息層主要是為了不同的團(tuán)隊(duì)之間跨團(tuán)隊(duì)的協(xié)同，而就周會(huì)和周報(bào)而言，我們應(yīng)該注意些什么？

（1）周會(huì)

周會(huì)首先要控制規(guī)模和時(shí)間，參加周會(huì)的人數(shù)不得超過10-15人，時(shí)間上應(yīng)控制在一小時(shí)之內(nèi)，絕不能超過一個(gè)半小時(shí)。

周會(huì)上基本不做輪流匯報(bào)，那周會(huì)應(yīng)該討論些什么？周會(huì)的基本原則又是什么？

1. 緊急的事情不在周會(huì)上說，而應(yīng)該第一時(shí)間去解決；
2. 團(tuán)隊(duì)內(nèi)部討論內(nèi)容不在周會(huì)上討論，周會(huì)應(yīng)該集中解決團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作的問題。周會(huì)說話的比例應(yīng)是1:1:1，比例對(duì)應(yīng)人員分別是主持人、參會(huì)者和發(fā)言人引發(fā)的討論，這樣的比例更有效于會(huì)議氛圍和目的；
3. 周會(huì)也需要有固定的時(shí)間地點(diǎn)，這樣讓大家更有儀式和規(guī)則性。

如果有每日站會(huì)，還需要周會(huì)嗎？

這個(gè)需要看各團(tuán)隊(duì)實(shí)際情況，對(duì)于技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，有了每日站會(huì)就不需要再有周會(huì)了；對(duì)于產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)，存在大量的跨團(tuán)隊(duì)的問題，跨角色的問題，那顯然是有必要的。

（2）周報(bào)

周報(bào)內(nèi)容主要包括風(fēng)險(xiǎn)判斷、項(xiàng)目概況及未來規(guī)劃，在寫周報(bào)時(shí)我們需要換位思考，將自己當(dāng)做受眾去分析我想要通過周報(bào)獲得哪些信息，提煉什么樣的數(shù)據(jù)，而寫周報(bào)也有三忌：一忌長篇幅、二忌驚人信息、三忌拷貝他人報(bào)告。

3. 戰(zhàn)略信息層

團(tuán)隊(duì)信息傳達(dá)在不同人員間總有差異，所以在戰(zhàn)略信息層面我們要構(gòu)建業(yè)務(wù)的小循環(huán)，也許大家都聽過敏捷要注意的迭代，我們用小循環(huán)的方式來促使產(chǎn)品小步快跑，但是對(duì)戰(zhàn)略信息同樣也是如此。

至少要做到季度的迭代，甚至是更小的迭代，因?yàn)槲覀冊(cè)趹?zhàn)略的路徑方向上，其實(shí)是不斷的在試錯(cuò)，等一個(gè)試錯(cuò)反饋回來再看是否要做調(diào)整，一直不斷的循環(huán)形成完整的閉環(huán)。

在戰(zhàn)略信息層構(gòu)建時(shí)，既包括信息構(gòu)建的本身，也包括它自上而下傳遞的方式，在傳遞的過程當(dāng)中，故事、圖表等都是戰(zhàn)略信息傳遞的一種方式。

（1）主次矩陣

我們經(jīng)常可以看到職能線主導(dǎo)就是信息壁壘的主要原因。

在很多團(tuán)隊(duì)中都面臨這個(gè)問題，大家不清楚真正的匯報(bào)關(guān)系是落在業(yè)務(wù)線還是職能線。如果是職能線主導(dǎo)，那職能煙囪的壁壘是非常高而厚實(shí)，職能和職能之間的業(yè)務(wù)溝通其實(shí)是相當(dāng)困難的，往往需要項(xiàng)目經(jīng)理來構(gòu)筑某一個(gè)流程，從而推動(dòng)這個(gè)過程當(dāng)中的信息流動(dòng)。

若是業(yè)務(wù)優(yōu)先，那主次矩陣的原則就凸顯了，團(tuán)隊(duì)中共享同一目標(biāo)，既要將功能做好，也需要將其運(yùn)營好，這就是一條矩陣主線，以業(yè)務(wù)線為主而構(gòu)建的基本原則。

這時(shí)業(yè)務(wù)和運(yùn)營等一線的同事的匯報(bào)線就是所謂的主線，而側(cè)面的資源、設(shè)計(jì)包括技術(shù)等人員在次資源的角度來說也在大的匯報(bào)關(guān)系中，當(dāng)他們的績效必須和業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的績效掛鉤時(shí)，我們就構(gòu)建了一個(gè)真正健康的業(yè)務(wù)矩陣。

在整個(gè)團(tuán)隊(duì)的凝聚力大大增強(qiáng)時(shí)，我們信息流動(dòng)的方式就反映的較為明顯了，信息流動(dòng)順利了，壁壘自然被打破了。

（2）層次結(jié)構(gòu)

在三層結(jié)構(gòu)中會(huì)匹配不同層次的內(nèi)容流動(dòng)，當(dāng)上層和中層構(gòu)建的信息流動(dòng)時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)這是一個(gè)需要刻意維系的群體，因?yàn)榇蠹以诠ぷ髦袝?huì)有很多最下層的日常信息需要溝通，而中層和上層的話，大家面對(duì)不同的業(yè)務(wù)線，在日常工作中并沒有真正意義上的信息的流動(dòng)。

我們?cè)?jīng)有說過：讓一群人真正在一起的唯一方式不是搞團(tuán)建，而是要讓他們?cè)谝黄?。既然這些人不是真正意義上天然在一起的一堆人，那我們要實(shí)現(xiàn)上層和中層的信息構(gòu)筑和流動(dòng)良好的話，我們就必須要做一件刻意維系的事情。

舉例來說：在我所工作的這個(gè)團(tuán)隊(duì)當(dāng)中，我們的中層階維系了一個(gè)群體叫做夜生活群。是因?yàn)槲覀冏猿凹影啾容^多的緣故，而這個(gè)群我們也會(huì)時(shí)不時(shí)的有一些團(tuán)建和互相之間的溝通，包括我們會(huì)在團(tuán)隊(duì)當(dāng)中建立一個(gè)美麗戰(zhàn)會(huì)的機(jī)制，來幫助大家刻意維系這個(gè)團(tuán)隊(duì)之間的日常協(xié)作，同時(shí)也讓大家在跨團(tuán)隊(duì)溝通時(shí)嘗到一些甜頭。

秘籍2:主次矩陣和層級(jí)結(jié)構(gòu)

四、如何應(yīng)對(duì)？

團(tuán)隊(duì)中有信息不對(duì)稱時(shí)，可能很多業(yè)務(wù)人員本能反應(yīng)是拒絕，而項(xiàng)目經(jīng)理如果看到不對(duì)稱信息時(shí)需要去做一個(gè)判斷，判斷是暫時(shí)性的不對(duì)稱還是長期的不對(duì)稱。

對(duì)于這些不對(duì)稱信息我們有短期和長期兩種應(yīng)對(duì)方式：

短期應(yīng)對(duì)：

如何保證在不對(duì)稱的信息當(dāng)中能夠存活下來，我們需要對(duì)信息不輕易下結(jié)論，并多層次地進(jìn)行確認(rèn)，也就是反復(fù)的驗(yàn)證這個(gè)信息到底是不是正確的。

長期應(yīng)對(duì)：

不對(duì)稱的信息其實(shí)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)文化導(dǎo)致，是團(tuán)隊(duì)運(yùn)作方式的問題，而這個(gè)運(yùn)作方式不是我們產(chǎn)品經(jīng)理或者是項(xiàng)目經(jīng)理做一兩件事情就可以扭轉(zhuǎn)過來的。 它往往是這個(gè)團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的風(fēng)格方式所影響，所以要根本上解決這個(gè)問題，其實(shí)要從團(tuán)隊(duì)最上層的這個(gè)負(fù)責(zé)人開始。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，我們可能會(huì)去明確定義某件事情的負(fù)責(zé)人是誰？職責(zé)是什么？待辦事項(xiàng)是什么？

單獨(dú)的構(gòu)建有效的溝通渠道，不要再去復(fù)用以前那些已經(jīng)有問題的渠道了；但是對(duì)于長期的應(yīng)對(duì)來說，我們就需要把信息鏈重組，拆分那些互相包含的群，拆分子業(yè)務(wù)線，并且把子業(yè)務(wù)線的負(fù)責(zé)人和統(tǒng)一的目標(biāo)明確到位，整個(gè)團(tuán)隊(duì)是需要整體的重組。

日常我們所見到的情況主要針對(duì)三類信息問題，分別是溝通障礙的抱怨、因溝通導(dǎo)致出錯(cuò)以及無力感。

比如說團(tuán)隊(duì)當(dāng)中有對(duì)于溝通障礙的抱怨說，這個(gè)東西我應(yīng)該知道，為什么我不知道，如果有這樣的抱怨并且是不止一人，不止一次，那么很可能你的團(tuán)隊(duì)就出現(xiàn)了溝通壁壘的問題。

如果說這個(gè)團(tuán)隊(duì)因?yàn)闇贤ê托畔⒌膫鬟f而導(dǎo)致了一些出錯(cuò)的問題，不止一人且不止一次，那么它可能就是一個(gè)信息面不對(duì)稱的風(fēng)險(xiǎn)。

如果團(tuán)隊(duì)中有非常多的人在跟你說無力，也都很想使勁全身的力氣，但是對(duì)于業(yè)務(wù)目標(biāo)很無力，不止一人不止一次，那這個(gè)團(tuán)隊(duì)很可能處于信息泛濫的情況。

對(duì)于溝通的壁壘問題，我們可以用主次的矩陣來應(yīng)對(duì)。對(duì)

于溝通的不對(duì)稱的問題，我們要讓他的主管去看見真正的情況；而對(duì)于泛濫的信息，我們要做重組，明確分工以及統(tǒng)一的目標(biāo)。無論是三種當(dāng)中的哪一種風(fēng)險(xiǎn)，我們都會(huì)從結(jié)構(gòu)、層次和工具三個(gè)層面共同來對(duì)信息鏈做一個(gè)優(yōu)化。

今天的分享主要內(nèi)容基本上就這些，這其中有非常多的思考源于我們項(xiàng)目管理部的點(diǎn)滴積累，之前我們也把這些積累匯總整理出了一本書——《網(wǎng)易一千零一夜》，大家可以在京東購買去看看我們很多的實(shí)踐案例，也可以去聽更多的我們的線上課程，系統(tǒng)的去學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的理論方法和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

當(dāng)然，我們也會(huì)在此公眾號(hào)繼續(xù)去分享一些我們的積累和理解，大家記得關(guān)注我們哦~

作者：曹智清，網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理部總監(jiān)。曾經(jīng)感受過IBM的專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)；領(lǐng)略過ASK搜索的起起伏伏；也體會(huì)過創(chuàng)業(yè)的酸甜苦辣?，F(xiàn)在，正效力于在線教育這“積德”的事業(yè)。同時(shí)，關(guān)注項(xiàng)目管理在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的變革，專注積累“敏捷精神”的落地實(shí)踐。

來源：網(wǎng)易杭研項(xiàng)目管理（微信公眾號(hào)：NetEasePM）

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