為了不被寫PPT的人欺負(fù)，我勸諸君還是提高一下自己的書面表達(dá)水平，免得尷尬。

隨著工作年限的增長，我逐漸意識到書面表達(dá)能力對我無與倫比的價(jià)值，也讓我在以后的工作中受益良多。

我的第一家公司是一家互聯(lián)網(wǎng)公司，業(yè)務(wù)遍布各個(gè)領(lǐng)域，非常龐大，而我又有幸進(jìn)入經(jīng)營管理核心部門；因?yàn)楣ぷ鞯奶厥庑?，上級對我們部門人員的書面溝通工作定出了異常嚴(yán)苛的標(biāo)準(zhǔn)，過程很痛苦，但也讓我的職場書面表達(dá)能力有了很大提升，也讓我對書面表達(dá)這件事情有著更加深入的思考。

一、為什么我們需要書面表達(dá)能力

我見識過很多高手將PPT玩得風(fēng)生水起，也見過很多不修邊幅的負(fù)責(zé)人因?yàn)橐环忄]件將自己和團(tuán)隊(duì)帶進(jìn)深淵。

我一直在思考：書面表達(dá)到底對我們意義何在？

書面表達(dá)能力是個(gè)人能力的直觀反映。有時(shí)候?qū)懖磺宄芸赡苁且驗(yàn)闆]有想清楚，書面表達(dá)落到實(shí)處也就是一個(gè)PPT、一封郵件，但背后卻是一個(gè)在做事的人或者團(tuán)隊(duì)，如果你連自己在做什么都說不清楚，那對方有權(quán)利懷疑你到底有沒有能力勝任這份工作。

職場上有很多書面溝通的場景，書面表達(dá)到位會避免誤解。這一點(diǎn)無需做過多解釋，相信很多人對這一點(diǎn)都深有體會，書面表達(dá)沒有到位會徒增大量溝通成本，而且會讓給對方留下很不好的印象，甚至懷疑你所做的工作。所以當(dāng)你寫的郵件總是被別人誤解，你的PPT總是被上級反復(fù)詢問時(shí)，你該好好審視以下自己了。

書面表達(dá)比口頭表達(dá)更正式，也有存檔，便于回溯。書面表達(dá)一定會存在某種載體，或是郵件，或是聊天記錄，當(dāng)需要進(jìn)行回溯的時(shí)候，郵箱等溝通工具都有可靠的記錄。這個(gè)好處就在于你可以完美的復(fù)現(xiàn)當(dāng)時(shí)的情景，也可以在遭遇扯皮時(shí)為自己提供證據(jù)，當(dāng)然，前提是你的表達(dá)要到位。

二、職場的現(xiàn)狀如何？

根據(jù)我的觀察，大部分職場人在書面表達(dá)方面做得都不夠好，尤其是研發(fā)部門，在書面表達(dá)上面似乎都不是很擅長。

以下是一些比較常見的問題，相信很多人都會犯：

你是否經(jīng)常遭遇吐槽：

條理不清晰，描述比較隨意。這種情況常見于各種書面溝通的形式中，很多人對自己表達(dá)內(nèi)容的描述很隨意，也不會分點(diǎn)列明。

之前遇到過一個(gè)工作了十多年的老前輩給我提交的工作總結(jié)，只有一段話，好幾百字，里面包含的內(nèi)容多達(dá)十幾項(xiàng)，且沒有任何標(biāo)注，讓人毫無閱讀的欲望，只能打回重來。

不分場合，使用同一種語言風(fēng)格。職場中的書面溝通有很多場合，常見的有匯報(bào)、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、系統(tǒng)上線公告等，在不同的場合及情況應(yīng)該有著不同的語言風(fēng)格，比如說我們經(jīng)常要給上級提交工作報(bào)告，這個(gè)在語言風(fēng)格上肯定和發(fā)全員的公告不一致。

但是在工作中會遇到很多人，在不同場合使用相似的語言風(fēng)格，如果把他的書面材料定義為他的產(chǎn)品，那這個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理肯定不懂用戶分析。

內(nèi)容太過專業(yè)，對方很難讀懂。這個(gè)類似于“用戶視角”和“企業(yè)視角”的辨析，從內(nèi)容輸出者的角度來講，輸出的內(nèi)容都是自己在工作中經(jīng)常接觸到的，一看就明白，但是這并不意味著對方像你一樣對你所寫的東西這么了解。

大多數(shù)時(shí)候，我們都在無形中假設(shè)對方很了解我們的工作，但事實(shí)并非如此。

甚至，還會有錯(cuò)別字。這一點(diǎn)是非常不能容忍的，在對方看來，錯(cuò)別字不僅代表你的不重視，還會代表你的不專業(yè)，基于此，對方很可能在后續(xù)的溝通中不斷的質(zhì)疑你。所以錯(cuò)別字是萬萬不可以出現(xiàn)的。

三、如何提高書面表達(dá)能力？

說了這么多，那到底該如何提高書面表達(dá)能力呢？我認(rèn)為可以采取如下方法。

強(qiáng)化意識，合理思考

我一直都覺得，一件事情如果做不好，只能說明這件事情的優(yōu)先級在你這里還不夠高。

如果要求你寫的郵件里面不能有錯(cuò)別字，一旦發(fā)現(xiàn)，立馬開除，我相信下次在郵件前你會檢查幾十遍才會發(fā)，這樣出錯(cuò)的概率會很低很低。

所以，想提高書面表達(dá)能力的第一步，就是把這件事情的優(yōu)先級提高，驅(qū)使自己做好每一張PPT，寫好每一封郵件；其次，像上面說得一樣，寫不好其實(shí)是因?yàn)闆]想好，要養(yǎng)成先想好怎么寫之后再動(dòng)鼠標(biāo)的習(xí)慣。

分清條理，務(wù)必極簡

在你提高意識，并且經(jīng)過合理思考之后，你應(yīng)該可以清楚的表達(dá)自己的意思。接下來就應(yīng)該將你所表達(dá)的內(nèi)容分成幾個(gè)模塊，再從從每一個(gè)模塊中提煉出總結(jié)性的語言，讓對方一眼就可以看出來你想表達(dá)什么。

加個(gè)結(jié)論，效果明顯

善用模型，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

做營銷的同學(xué)應(yīng)該都知道4P理論，簡單意思就是我們在分析一家公司的營銷策略時(shí)，可以通過產(chǎn)品（Product）、價(jià)格(Price)、渠道(Place)、促銷(Promotion)等4個(gè)維度去分析。

這就是一種分析模型，是前人總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)理論，拿來用省時(shí)省力。其實(shí)在我們撰寫書面材料時(shí)，也可以多嘗試一下使用模型；甚至我們也可以自己總結(jié)出常用的書面表達(dá)內(nèi)容模型，比如會議紀(jì)要三要素、公告三段論等。

下面是我自己總結(jié)的會議通知郵件的內(nèi)容模型：

會議通知模型

最近新東方的年會歌曲《釋放自我》很火，“干的累死累活，有成果那又如何，到頭來干不過寫PPT的”，大家對只寫PPT又不干活的人很有怨言，為了不被寫PPT的人欺負(fù)，我勸諸君還是提高一下自己的書面表達(dá)水平，免得尷尬。

本文由@王憾宇 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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