那么如何在資源有限的情況下，實(shí)現(xiàn)多項目同時開展，并保證項目如期完成呢？

公司運(yùn)營過程中基本都是多個項目并存，同時推進(jìn)，很少會只運(yùn)營一個項目，在多項目管理中經(jīng)常會遇到這些問題：

• 不同項目資源分配不均；
• 多項目進(jìn)度難以監(jiān)控；
• 項目綜合成本居高不下；
• 項目整體質(zhì)量無法保障。

那么如何在資源有限的情況下，實(shí)現(xiàn)多項目同時開展，并保證項目如期完成呢？

多項目管理常見問題

多項目并行比單個項目管理更容易出現(xiàn)意外，因為與單項目管理相比，多項目管理的環(huán)境顯得更加復(fù)雜和難以管控。

• 需要協(xié)調(diào)來自不同部門的資源；
• 項目的優(yōu)先級和戰(zhàn)略目標(biāo)經(jīng)常會被調(diào)整；
• 有些項目是相互依存的；
• 決定必須在很短的時間內(nèi)完成；
• 需要精確的項目信息。

造成這些問題的原因很多，例如：

• 缺少對所有項目和資源的詳情概述；
• 項目的優(yōu)先級排序不當(dāng)；
• 在資源沖突的情況下，資源分配不合理；
• 沒有及時監(jiān)控項目進(jìn)度；
• 沒有專業(yè)的項目管理。

如果成功地解決了這些問題，那么您的項目運(yùn)行就會很順利。以下是影響多項目管理的一些關(guān)鍵因素，希望能對大家有所幫助。

多項目管理的成功要素

1. 用PMO制定項目標(biāo)準(zhǔn)及流程

不管做什么項目，盡可能標(biāo)準(zhǔn)化、流程化。PMO（Project Management Office）也就是項目管理辦公室?，它的實(shí)質(zhì)是組織的一個決策和計劃部門，也是一個監(jiān)督機(jī)構(gòu)。他們肩負(fù)著組織戰(zhàn)略目標(biāo)如何實(shí)現(xiàn)的責(zé)任，在組織業(yè)務(wù)層面上負(fù)責(zé)多項目的決策、計劃、實(shí)施流程和監(jiān)督等。

如果要有效管理多項目環(huán)境，建議您制定一個標(biāo)準(zhǔn)的更新項目的流程，確保項目啟動前滿足滿足一定的標(biāo)準(zhǔn)在啟動，這能為項目優(yōu)先級提供一些基礎(chǔ)。

由于這個制定具有跨項目性，因此在制定標(biāo)準(zhǔn)時要注意項目間的通用性。

（圖：適當(dāng)?shù)牧鞒毯透邤?shù)據(jù)質(zhì)量使PMO能夠確保專業(yè)的多項目控制）

PMO還應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)項目資源的有效流動以及團(tuán)隊項目管理水平的不斷提高，例如：

• 確定項目的啟動方式；
• 建立項目流程和方法；
• 協(xié)調(diào)資源請求；
• 培訓(xùn)項目經(jīng)理；
• 為項目管理和資源管理引入合適的工具。

一個成熟和被接受的PMO可以適當(dāng)?shù)臏p少項目延誤，成本和工作超支；提高客戶項目的盈利能力；改善項目的戰(zhàn)略方向。

Tips：您的PMO必須得到最高管理層的支持。但是，它不應(yīng)被視為一個監(jiān)管機(jī)構(gòu)，相反，它必須向項目團(tuán)隊明確證明其價值，這將確保他們的舉措被團(tuán)隊成員接受。

2. 給項目制定優(yōu)先級

為了避免一次處理太多項目，您應(yīng)該把注意力集中在重要和緊急的項目上。因此，需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)確定優(yōu)先順序，然后依次有序地開展項目。

我們強(qiáng)烈推薦一種排序方法：?創(chuàng)建項目價值分析標(biāo)準(zhǔn)，這個標(biāo)準(zhǔn)需要根據(jù)公司情況（公司規(guī)模/行業(yè)/運(yùn)營狀況）做一些調(diào)整。

（圖：用于區(qū)分項目規(guī)模和項目類型的項目評估分析示意圖）

根據(jù)評級，您需要確定哪些項目要優(yōu)先啟動，這對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)非常重要。

（圖為Worktile的【概覽】組件示意圖）

Tips：您需要確保將最多的資源用于最重要的項目。

3. 在容量規(guī)劃中保持戰(zhàn)略性，資源合理分配

一個公司資源是有限的（包括人力/財力/硬件設(shè)備等），同一資源不可能同時供所有的項目使用。因此，需要實(shí)施戰(zhàn)略資源規(guī)劃，也稱為?容量規(guī)劃?。您需要及時識別資源瓶頸，并能夠根據(jù)您的公司戰(zhàn)略對其做出反應(yīng)。

容量規(guī)劃不足的話，您可能面臨以下風(fēng)險：

• 由于資源分配不足，項目未按時完成；
• 由于沒有使用足夠的適當(dāng)資源，項目成本會增加；
• 您將在解決資源沖突的協(xié)調(diào)工作浪費(fèi)大量時間；
• 所有這些都可能導(dǎo)致客戶不滿意。

因此，合理分配是非常重要的，多項目并行時，在資源充沛的情況下一般是幾個項目內(nèi)部互相調(diào)用，特殊資源找公司協(xié)調(diào)；在資源緊張時，應(yīng)先建立多項目進(jìn)度計劃梳理與內(nèi)外部資源情況分析；再根據(jù)每個項目不同的階段及情況，匹配人力資源模型。

例如：會議室，公司的會議室是有限的，但是多項目同時進(jìn)行可能就會出現(xiàn)需要搶占會議室的情況，如果提前協(xié)調(diào)時間，定好會議室，將會避免很多不必要的糾紛。

（圖為Worktile的日歷應(yīng)用示意圖）

Tips：需要確保為最重要的項目保留最多的資源，而不是為不重要的項目配備人員。

4. 項目之間相互依賴與約束，建議公開項目

多項目管理很重要的是如何保證資源的有效投入，在項目團(tuán)隊中，一人跨多個項目的情況一定不要多，否則項目效率會低下，而且可能會出現(xiàn)幾個項目有相互依存的關(guān)系。

把公司項目公開，有利于資源的共享，讓他人都知道你在做什么，對于任務(wù)分工也能更明確，盡量避免出現(xiàn)一人同時參與多個項目的情況。

（圖為Worktile的看板示意圖）

5. 團(tuán)隊間的協(xié)作和溝通平臺不可或缺

在多項目管理中，各個項目組成員在統(tǒng)一的合作體中工作，各個項目之間交換各種信息，溝通信息量成倍增加，團(tuán)隊間的協(xié)作也更加頻繁。

這時多項目結(jié)構(gòu)化協(xié)作就變得非常重要，有一個固定的溝通平臺，方便成員間的溝通，可以很好的解決這個問題。

（圖為Worktile的消息應(yīng)用示意圖）

6. 實(shí)時監(jiān)控項目進(jìn)度，了解所有項目和資源的狀況

對于多項目管理來說，組織外部環(huán)境是非常復(fù)雜多變的，經(jīng)常都需要根據(jù)外部環(huán)境的變化和需求對組織內(nèi)的項目進(jìn)行調(diào)整，而且項目本身的狀態(tài)也不斷發(fā)生改變。

因此，項目管理者要注意明確每個項目的里程碑節(jié)點(diǎn)，監(jiān)控項目進(jìn)度，定期對所有項目的進(jìn)度進(jìn)行統(tǒng)一更新，確保關(guān)鍵任務(wù)上的資源可用性，做好風(fēng)險儲備，出現(xiàn)問題及時調(diào)整。

（Worktile的統(tǒng)計報表可以查看所有項目的進(jìn)度及延期情況）

相對于單項目管理，多項目管理在進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面承受更大的壓力，?確保組織內(nèi)每個項目都能以最少成本按時、保質(zhì)完成?，是多項目管理最終追求的目標(biāo)。

本文由 @高兔子 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協(xié)議