時(shí)間不可逆，所以我們由其知道時(shí)間的可貴。你會(huì)管理自己的時(shí)間嗎？

有人認(rèn)真考慮過時(shí)間這個(gè)概念嗎？

如果你去搜索它的定義，會(huì)發(fā)現(xiàn)有物理學(xué)、天文學(xué)、哲學(xué)、文學(xué)和宗教等多個(gè)角度來解釋這個(gè)詞。

在英文詞典中，time一詞至少有十多項(xiàng)解釋。其中有一句英文是從管理學(xué)角度闡述了時(shí)間的概念：

a period of time considered as a resource under your control and sufficient to accomplish something。

大意是說，時(shí)間是一種你可以控制并用來完成某事的資源。每人每天都有24個(gè)小時(shí)，以分鐘為單位來衡量，一天是1440分鐘。再進(jìn)一步，按照8小時(shí)的工作制度，每天480分鐘用于工作，如何做好時(shí)間管理，保證最有效的產(chǎn)出是非常有必要的。

每天的工作，大需求也好，小需求也罷，只要有規(guī)定的完成時(shí)間，都可以算是一個(gè)完整獨(dú)立的項(xiàng)目。

由于從事多語種翻譯工作，除了經(jīng)常要考慮各國譯員的時(shí)差以及與local team的配合時(shí)間，還要做跨部門和部門內(nèi)的翻譯需求溝通，發(fā)現(xiàn)翻譯是一項(xiàng)對時(shí)間管理比較苛刻的工作，尤其是項(xiàng)目周期比較短的時(shí)候，無法做到有效管理時(shí)間，永遠(yuǎn)都在趕deadline的路上。

下面以日常的翻譯需求為切入點(diǎn)，分享自己在時(shí)間管理方面的一些心得，其實(shí)也適用于大多數(shù)需要做時(shí)間管理的場景。

一、分配時(shí)間

牢記每個(gè)項(xiàng)目都有完成的時(shí)間限制。

基本上，當(dāng)你拿到需求的時(shí)候，經(jīng)過評估工作量和要求等因素之后，你就要預(yù)估什么時(shí)候返回，這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)有個(gè)不友善的稱號(hào)叫deadline。由于從事語言方面的工作，通常比更多的人要關(guān)注詞源。deadline這個(gè)詞最早出現(xiàn)在美國內(nèi)戰(zhàn)（1861-1865），南北戰(zhàn)爭期間，南部聯(lián)軍設(shè)置了一個(gè)戰(zhàn)俘營，在戰(zhàn)俘營的周圍劃了一條線，一旦戰(zhàn)俘越過這條線就會(huì)被守軍射殺。于是這條線就被稱為死亡線dead line。后來，該詞又用于報(bào)社行業(yè)，經(jīng)過演變，直到1920年，才用作time limit的意思，也就是今天普遍使用的截止時(shí)間之意。有人可能覺得到了截止日期，就瀕臨死亡線，做不完，就要被罵死……所以科學(xué)技術(shù)不再是第一生產(chǎn)力，deadline才是。

針對大項(xiàng)目，建議最好拆分成子項(xiàng)目，更加準(zhǔn)確地預(yù)估每個(gè)部分完成所需要的時(shí)間。好比一個(gè)5000字的翻譯需求，翻譯需要1.5天完成，過程答疑解惑需要0.5天，審校需要0.5-1天完成，那么這個(gè)需求大概就需要3天左右完成。這是理想的交付時(shí)間，但過程經(jīng)常出現(xiàn)不可抗拒的因素，比如文檔寫作糟糕，翻譯需要花費(fèi)很多時(shí)間理解其中的內(nèi)容，需要與對方確認(rèn)文檔中的疑點(diǎn)，而對方不是在開會(huì)，就是有其他原因不能及時(shí)配合解答，那么翻譯進(jìn)度就被影響，這時(shí)候可以預(yù)留1天左右的buffer時(shí)間，也就是這個(gè)項(xiàng)目的完成需要4天左右來完成會(huì)風(fēng)險(xiǎn)低一些。

給自己設(shè)置比官方截止時(shí)間更早的deadline，永遠(yuǎn)不要高估自己會(huì)在deadline那天完成任務(wù)的能力。倘若不想總是焦頭爛額地趕deadline，建議有所謂拖延癥的同學(xué)有病治病，不要什么事情都放在最后一天才做，因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)最后一天往往會(huì)被各種雞毛蒜皮的事情hold住了。

個(gè)人通常的做法是，假設(shè)項(xiàng)目官方deadline時(shí)間為1月15日，給自己的deadline就會(huì)提前半天，或到1月14或13號(hào)，永遠(yuǎn)要超前完成任務(wù)，預(yù)留時(shí)間給自己做緩沖和保證完成的質(zhì)量。這樣子對方永遠(yuǎn)覺得你棒棒滴，因?yàn)樗麄兊膁eadline不是被按時(shí)完成，就是超前完成，覺得你非常給力靠譜。

如果項(xiàng)目交付周期被縮短，要學(xué)會(huì)尋求更多的資源來完成項(xiàng)目。常見的方法是加班，但這一招并非總是有效的。畢竟很多事情不是加班就能解決的，一個(gè)人一天也就只有24個(gè)小時(shí)，再怎么擠，也還是24小時(shí)，我們不是超人，不要硬扛。

如果做大項(xiàng)目長期加班，更要注意身體問題。如果加班行不通，還有另外一種做法是，需要借助更多的資源去完成，比如分任務(wù)，多人協(xié)作，最后一人做PM統(tǒng)籌。

此外，還可以外包，尋求外部支援，但本質(zhì)上也是增加完成同一件事情的人力資源，只不過壓力轉(zhuǎn)移到他人身上，自己需要把精力放在項(xiàng)目的質(zhì)控上面。

多個(gè)項(xiàng)目并行的時(shí)候，先快速完成小項(xiàng)目，再做大項(xiàng)目。很多人會(huì)和你談項(xiàng)目優(yōu)先級，但他們忘記了做大項(xiàng)目需要更多的時(shí)間這一個(gè)事實(shí)。

工作中同時(shí)爆發(fā)多個(gè)需求是常有的情況，你會(huì)發(fā)現(xiàn)所謂的優(yōu)先級四象限法則是錯(cuò)的，但總有人不斷地給你灌輸這個(gè)方法論。如果沒有聽過這個(gè)理論的同學(xué)，要謹(jǐn)慎避免誤入歧途。因?yàn)橐讶蝿?wù)放到四個(gè)象限中，進(jìn)行判斷所要耗費(fèi)的腦力太高了，什么程度算重要，什么程度算不緊急？緊急的東西不重要嗎？當(dāng)你使勁渾身解數(shù)填好四象限，時(shí)間早就過去了2個(gè)小時(shí)。

個(gè)人通常的做法是，把今天要完成的項(xiàng)目快速列出在本子上，即所謂的to-do list，然后快速把簡單好做的需求（比如幾句話的翻譯）先做完，給自己一點(diǎn)自信和打雞血。剩下的大塊頭需求（比如幾千字的翻譯需求），再按照前面說的拆分方法各個(gè)擊破。針對5000字的中文，今天翻譯2000字，明天翻譯2000字，后天翻譯1000字并把前面兩天翻譯的譯文一起檢查。確保大的項(xiàng)目每天都有一定的完成度。就像羅馬一樣，大項(xiàng)目不是一天完成的，但卻可毀于沒進(jìn)度。

二、減少打擾

有效地關(guān)注工作群的消息，可以關(guān)閉通知提醒，但不是完全不理睬。在工作的時(shí)候，最常見的外部打擾是群消息彈不停，如果不需要隨時(shí)關(guān)注群動(dòng)態(tài)，及時(shí)響應(yīng)某些緊急事項(xiàng)，建議關(guān)掉消息提醒，每15-20分鐘左右（這個(gè)時(shí)間間隔因人而異）再看一下群消息。當(dāng)然有的人心理素質(zhì)異常強(qiáng)大，任你怎么彈窗，就是不點(diǎn)擊進(jìn)去看，這種就無需關(guān)閉消息提醒了。畢竟實(shí)時(shí)盯著群消息，很難集中精神處理某些需要一個(gè)時(shí)間塊才能完成的需求。

控制上網(wǎng)時(shí)間，尋找檢索資料的高效方法。另一個(gè)大干擾來自于網(wǎng)絡(luò)，上網(wǎng)檢索資料時(shí)，往往會(huì)控制不住，越跑越遠(yuǎn)，從一個(gè)搜索hit跳到另外一個(gè)hit，無意中花了不少時(shí)間瀏覽過多對解決眼下問題無關(guān)的網(wǎng)頁。如果你是那種無法控制自己的人，一旦發(fā)現(xiàn)自己花太多的時(shí)間在網(wǎng)頁搜索上面，就要想辦法停止下來。如果你是完全對自己上網(wǎng)用了多少時(shí)間無感的人，建議查資料之前，設(shè)置一個(gè)鬧鈴提醒自己，避免自己花太多的時(shí)間在網(wǎng)上。

比如，針對中文術(shù)語“死信隊(duì)列”如何翻譯，10:00上網(wǎng)查對應(yīng)的英文說法，一般到了10:30，半個(gè)小時(shí)過去了，還沒查到就停下來,思考是否有更便捷的方法快速得到此術(shù)語的翻譯？比如：咨詢撰寫該文檔的業(yè)務(wù)側(cè)同事，他們經(jīng)常閱讀外文技術(shù)資料，很大的可能會(huì)知道這個(gè)詞的英文說法（永遠(yuǎn)不要小看開發(fā)哥哥的英語水平），或者參考競品，或者機(jī)翻完再google搜索檢驗(yàn)等，捷徑總是有的，只是沒想到而已。

當(dāng)然，有些時(shí)候上網(wǎng)查的資料不是那么準(zhǔn)確，需要不斷地深挖，但無論如何，請一定要控制好時(shí)間和掌握查資料的一些技巧。關(guān)于這些技巧，網(wǎng)上有很多行之有效的方法可以試試。

預(yù)留開會(huì)的時(shí)間，提前安排好工作。再說另外一個(gè)干擾是開會(huì)，一個(gè)會(huì)議可以占用一兩個(gè)小時(shí)，半天，甚至是幾天的時(shí)間。等你開完會(huì)，發(fā)現(xiàn)等待你的往往是加班，不然這一天可能什么都沒干。不是在開會(huì)，就是在開會(huì)的路上。但是會(huì)議呢，沒辦法不參加。

個(gè)人的建議是，最好提前了解會(huì)議的主題，讓自己更加有效地參會(huì)，如果有人主持會(huì)議，避免大家思維過于太發(fā)散，那再好不過了。如果沒人充當(dāng)這個(gè)角色，你可以見義勇為充當(dāng)這個(gè)角色，讓會(huì)議更有效地進(jìn)行，更早地結(jié)束。

有些會(huì)議，如果不是必須要參加的，可以不用親自出席，但一定要關(guān)注會(huì)議紀(jì)要，以免錯(cuò)過重點(diǎn)信息，影響后續(xù)工作的展開。對于那種一個(gè)會(huì)議需要討論多個(gè)主題，而每個(gè)主題之間的關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)時(shí)，可以咨詢發(fā)出會(huì)議邀請者，是否可以只選擇參與自己相關(guān)的那部分主題，以便節(jié)省時(shí)間做其他事情。

沒有任何一款時(shí)間管理工具和方法論放之四海皆準(zhǔn)，只有適合自己的工作模式。娃都是別人家的厲害，年終獎(jiǎng)都是別人家的公司多，我在這里和你說了這么多方法，也都是“別人”的方法，也許都不適合你，但希望對你有所啟發(fā)。

很多工作都需要一大塊無人干擾的時(shí)間來處理，之前也看到有人推薦番茄工作法（25分鐘工作/5分鐘休息為一個(gè)工作時(shí)間單位），或是Wunderlist等清單記錄工具，但實(shí)操起來，很多事情都身不由己。個(gè)人親測最有效的方式就是用筆在本子上快速記錄，隨便寫隨便畫，自己看懂就行，被打擾之后隨時(shí)能跟上中斷前的進(jìn)度。不像軟件，還得按照它的格式填寫。

畢竟實(shí)際工作中，并沒有一個(gè)真空零干擾的工作環(huán)境，比如，你工位擺了一束漂亮的玫瑰花，然后其他MM路過，可能會(huì)因?yàn)檫@花太漂亮吸引了她，前來和你聊上幾句，也會(huì)迫使你的工作暫時(shí)性地中斷。再好比，一通快遞電話打來了，喊你下樓收貨，這種類型的工作中斷也是經(jīng)常出現(xiàn)的。

我們需要鍛煉的是，如何從被干擾中斷之后快速進(jìn)入工作狀態(tài)的能力。不要問我這種能力怎么培養(yǎng)，如果你經(jīng)常有意識(shí)地讓自己快速集中精力，就離掌握這種能力不遠(yuǎn)了。如何快速進(jìn)入工作狀態(tài)，只有一個(gè)方法，那就是立馬工作起來。

三、有效溝通

溝通一定要針對新問題，而不是費(fèi)時(shí)間反反復(fù)復(fù)做老問題的溝通。很多人都覺得自己會(huì)溝通，但實(shí)際情況恰恰相反?？纯粗袊泻芏喑烧Z都是和不良溝通有關(guān)的，比如：禍從口出、出口傷人、白費(fèi)口舌、有口無心等等，就知道我們多么需要有效而正確的溝通。有效的溝通可以幫助減少項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)所需要的溝通時(shí)間，減少不斷開項(xiàng)目會(huì)議而無結(jié)果的時(shí)間。第一次溝通就要把事情說清楚，做到每次的溝通都是針對新問題，而不是反復(fù)糾結(jié)在老問題上面。

確保雙方在溝通時(shí)都能對同一件事情達(dá)成一致的理解。首先明確一點(diǎn)，溝通一定是雙向的，不僅一方說清楚，也要確保另一方理解清楚了，才能稱得上有效的溝通，任何單方面的溝通都不是有效的。

舉個(gè)例子，前陣子讓新人寫篇KM工作文章，原話是這么說的“對了，你最近可以寫篇KM文章，看看下周內(nèi)能否寫完。原創(chuàng)的，和翻譯工作相關(guān)就好，字?jǐn)?shù)不限啦”。一周之后的周五，問她是否寫完了嗎？她一臉懵逼完全不知道周五是deadline了。后面經(jīng)過進(jìn)一步的溝通，了解到她所get的意思是“下周內(nèi)考慮寫一篇KM，能寫就寫，不能寫就算了，just try”。

后來，我也反思了這其中的信息傳達(dá)不對稱問題，雙方對同一件事get到的點(diǎn)不同。后續(xù)這種任務(wù)執(zhí)行的溝通，更應(yīng)該像一項(xiàng)指令，說清什么時(shí)間完成什么事情，如果不能完成，什么時(shí)間點(diǎn)反饋?；蛟S措辭變成“下周五之前務(wù)必寫一篇KM文章，如果寫不了，下周三之前反饋，再另做安排”，這樣的表述雖然缺乏溫度，但一定是明確有效的。

對于那種需要?jiǎng)e人配合才能完成的工作，必須提前溝通好時(shí)間安排和告知進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。例如，本月要發(fā)布一個(gè)APP新版本，就要具體到開發(fā)、翻譯、測試、美術(shù)需要多長時(shí)間才能完成這個(gè)版本的需求，過程出現(xiàn)頻繁修改需求可能造成進(jìn)度延后的時(shí)候，如何再次調(diào)整項(xiàng)目時(shí)間安排。

個(gè)人最大的感受是，管理好上游和下游的隊(duì)友，不要讓自己在中游難受，永遠(yuǎn)不要做“夾縫中的項(xiàng)目管理”，不利于身心健康，也容易和隊(duì)友之間相互推鍋。再以App翻譯來說，按照規(guī)劃好的時(shí)間，提前3-4天催產(chǎn)品給文案或讓開發(fā)盡早合入文案進(jìn)行翻譯，要想讓別人全力配合，一定得讓人明白你的工作是如何展開，提前告知會(huì)有哪些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，丑話說在前頭，這是聰明人的做法，因?yàn)槟悴恢捞焐鲜裁磿r(shí)候會(huì)飛來一口鍋，砸在自己的身上。

當(dāng)然，也不鼓勵(lì)你把鍋推給別人，是自己的鍋，就得認(rèn)領(lǐng)。但如果問題不是自己造成的，堅(jiān)決不做背鍋俠。然而，實(shí)際中，出了問題，很多團(tuán)隊(duì)第一時(shí)間是推鍋，把責(zé)任定在某個(gè)人的頭上，而不是快速解決問題。

采用的溝通方式一定要以盡量尊重對方為前提。之所以會(huì)提及這一點(diǎn)，是因?yàn)樵诂F(xiàn)實(shí)工作中，有時(shí)候往往很想做到尊重對方，然而有的同事一時(shí)心急，容易爆粗口，但千萬不能有玻璃心，只要都是為了做好項(xiàng)目，而沒有人身攻擊的話，要學(xué)會(huì)包容他人。每個(gè)人的溝通方式不同，有的人就喜歡企業(yè)微信打字，不喜歡打電話或發(fā)郵件，有的人喜歡當(dāng)面聊，其實(shí)不論哪種方式，只要達(dá)到溝通的目的就可以，但可以選擇一種節(jié)省時(shí)間的溝通方式。一種方式行不通，就要嘗試另一種途徑，不能讓問題無限期拖下去不解決。如果實(shí)在無法解決或無權(quán)處理問題，已浪費(fèi)了不少時(shí)間在溝通上面，需要請示領(lǐng)導(dǎo)去協(xié)助推動(dòng)事情的進(jìn)展。

時(shí)間管理這活并不難，關(guān)鍵在于你怎么做。有意識(shí)培養(yǎng)自己的時(shí)間觀念，了解項(xiàng)目的整體進(jìn)度，看清自己處在哪個(gè)環(huán)節(jié)鏈條上，摸清上下游人馬的做事風(fēng)格，進(jìn)行有效明確的溝通。

永遠(yuǎn)不要奢望別人給你留時(shí)間，時(shí)間都是自己爭取來的。

作者：elviradong，騰訊員工

公眾號(hào)：騰訊大講堂（ID：TX_DJT）

來源：https://mp.weixin.qq.com/s/nDrfgsakXfWsR8vnZYEnOw

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議