本文從日常工作匯報(bào)的痛點(diǎn)出發(fā)，分享了如何破解緊張，充分做好匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作以及建立金字塔結(jié)構(gòu)化思維的方法和技巧，希望能對(duì)大家有所幫助。

曾幾何時(shí)，我們遇到發(fā)言就怯場(chǎng)，口語(yǔ)表達(dá)太爛無(wú)邏輯無(wú)條理，匯報(bào)內(nèi)容雜亂且摸不著領(lǐng)導(dǎo)胃口，匯報(bào)重點(diǎn)不突出，廢話連篇……工作后諸如以上痛點(diǎn)時(shí)常困擾。

美國(guó)作家馬克.麥考梅克曾如此評(píng)價(jià)工作匯報(bào)：

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言，誰(shuí)能很好地匯報(bào)工作，誰(shuí)就在努力工作；相反，誰(shuí)不好好匯報(bào)工作，誰(shuí)就沒(méi)有努力工作?！豆饘W(xué)不到》作者、美國(guó)作家馬克.麥考梅克

由此可見(jiàn)，工作匯報(bào)是連接大家和領(lǐng)導(dǎo)的載體，工作價(jià)值很大程度要從工作匯報(bào)中體現(xiàn)。

如何破解工作匯報(bào)恐懼心理？如何有針對(duì)性準(zhǔn)備工作匯報(bào)？如何高效與領(lǐng)導(dǎo)溝通及匯報(bào)工作？如何讓你的匯報(bào)更加出彩？

讓我們走進(jìn)文章，將從破解緊張、匯報(bào)前做好充分準(zhǔn)備、建立結(jié)構(gòu)化思維、匯報(bào)技巧出發(fā)，解密如何提升工作匯報(bào)質(zhì)量。

01 破解緊張

面對(duì)VP、總監(jiān)、leader，各種各樣的工作匯報(bào)，多少都會(huì)有所緊張，常見(jiàn)的緊張表現(xiàn)諸如結(jié)巴，忘詞，流汗、懵逼等等。緊張是種正?，F(xiàn)象嗎？為啥會(huì)緊張呢？

1.1 為什么緊張？

緊張是由多方面因素導(dǎo)致的，有生理因素、心理因素及文化因素。

（1）生理因素：三腦原理

三腦理論將人腦抽象分為爬行腦、情緒腦、視覺(jué)腦，這三腦是人類進(jìn)化不同階段的產(chǎn)物。

• 爬行腦位于大腦的最里層，是最古老的一層大腦，能讓人們迅速對(duì)刺激作出反應(yīng)，當(dāng)我們的生命或軀體遇到危險(xiǎn)時(shí)，這種反應(yīng)的速度非?？欤袝r(shí)比意識(shí)還快。
• 情緒腦，包裹在爬行腦的外面，與情感、情緒、直覺(jué)、安全、哺育、搏斗、逃避以及性行為緊密相關(guān)，尤其是其中的情感系統(tǒng)更是愛(ài)恨分明的，要么喜歡，要么厭惡。
• 視覺(jué)腦就是高級(jí)腦或理性腦，它幾乎將左右腦半球全部囊括在內(nèi)?？刂浦竽X的絕大部分智力，憑借它的速度和處理能力，使得大腦比只靠慣性情緒支配靈活一倍。

工作當(dāng)中緊張很多都是正常的生理反應(yīng)，如批評(píng)、指責(zé)、deadline，都會(huì)直接刺激爬行腦，大腦會(huì)讓人對(duì)刺激迅速作出反應(yīng)，從而表現(xiàn)為緊張。

（2）心理因素

工作匯報(bào)中緊張還有心理因素，主要是怕匯報(bào)不好而丟臉。最直接的原因往往是：

• 對(duì)自己要求過(guò)高
• 對(duì)自己評(píng)價(jià)過(guò)低
• 能力和經(jīng)驗(yàn)不足

（3）文化因素：弱化自我

中國(guó)傳統(tǒng)文化倡導(dǎo)：少說(shuō)話多做事兒，吾日三省吾身，低調(diào)等，導(dǎo)致人們常?？床坏阶约旱膬?yōu)點(diǎn)，說(shuō)缺點(diǎn)反而能說(shuō)一堆。難道你就真得一無(wú)是處？當(dāng)然不是，文化因素深入骨髓，我們或多或少都受影響，不夠自信，從而導(dǎo)致“瞎緊張”。

工作匯報(bào)中緊張是種太常見(jiàn)不過(guò)的現(xiàn)象，但是過(guò)度緊張往往會(huì)影響匯報(bào)的正常發(fā)揮，學(xué)會(huì)緩解緊張的方法可以有效減輕緊張。

1.2 如何破解緊張？

（1）學(xué)會(huì)放松和允許

• 放松對(duì)結(jié)果的要求
• 放下夸張的自我感覺(jué)
• 放下做人的認(rèn)真
• 允許自己犯錯(cuò)
• 允許自己失敗
• 放下別人給你壓力的擔(dān)子
• 允許自己緊張
• 清除內(nèi)心的刺

（2）霸占舞臺(tái)訓(xùn)練法

破解緊張最好的方式是要“霸占舞臺(tái)”，借助任何發(fā)言機(jī)會(huì)，講自己所知道的，提前思考好發(fā)言提綱，模擬預(yù)演，從各種發(fā)言中積攢經(jīng)驗(yàn)，都是訓(xùn)練緩解緊張的好方法，精髓之處在于要“不要臉”（放下臉面），多練多練。

（3）幾個(gè)臨場(chǎng)發(fā)揮的小技巧

• 深呼吸法：呼和吸都到極限，深吸氣、緩?fù)職?，時(shí)間長(zhǎng)于6秒；
• 臨場(chǎng)活動(dòng)法：賽前熱身，做些身體運(yùn)動(dòng)；
• 積極想象法：開(kāi)始前仔細(xì)想象自己登臺(tái)及演講成功的每個(gè)細(xì)節(jié)和畫(huà)面；
• 面帶微笑法：下巴放松，臉頰抬起，嘴角上揚(yáng)。

02 充分做好匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作

所謂的匯報(bào)前的準(zhǔn)備，就是要根據(jù)受眾（對(duì)象）以及匯報(bào)目的來(lái)做好前期準(zhǔn)備工作，對(duì)癥下藥方能事半功倍。

2.1 常見(jiàn)的匯報(bào)目的有什么？

• 知會(huì)：項(xiàng)目進(jìn)展順利，向領(lǐng)導(dǎo)知會(huì)項(xiàng)目進(jìn)度、工作安排及下步計(jì)劃等，領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)提出指導(dǎo)建議；
• 領(lǐng)導(dǎo)做決定：項(xiàng)目發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，或者關(guān)鍵問(wèn)題亟待領(lǐng)導(dǎo)拿主意，需要事先準(zhǔn)備好方案，領(lǐng)導(dǎo)可能采納你的方案，也可能提出其它方案；
• 協(xié)調(diào)資源：項(xiàng)目推進(jìn)中，跨部門跨團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)、資源協(xié)調(diào)（人力、資金）等需要領(lǐng)導(dǎo)出面擺平的事情，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，勿影響項(xiàng)目進(jìn)度。

2.2 工作匯報(bào)中領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)是什么？

• 項(xiàng)目的工作進(jìn)度、團(tuán)隊(duì)各成員的工作狀態(tài)如何，良好的工作狀態(tài)是推進(jìn)項(xiàng)目的基礎(chǔ)；
• 工作目標(biāo)與領(lǐng)導(dǎo)設(shè)想是否一致，如果不一致，差在了哪，如何去彌補(bǔ)；
• 工作內(nèi)容能為公司能帶來(lái)了多少價(jià)值，或帶來(lái)哪些創(chuàng)新，對(duì)公司發(fā)展有著怎樣的作用。

2.3 培養(yǎng)受眾思維

匯報(bào)的受眾不同，匯報(bào)的重點(diǎn)及形式也完全不同，熟悉匯報(bào)的受眾，對(duì)于準(zhǔn)備匯報(bào)演講極其重要?？蓮娜缦?點(diǎn)深入思考受眾：

• 我的受眾是誰(shuí)（受眾畫(huà)像及特征）？
• 他們的需求/痛點(diǎn)是什么？
• 講完之后，我想要他們做什么？
• 怎樣才能讓他們行動(dòng)起來(lái)？

2.4 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格模型：DISC

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的反應(yīng)快慢及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注人和事的程度，可將領(lǐng)導(dǎo)的人際風(fēng)格劃分為4種，每種領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格、匯報(bào)的關(guān)注點(diǎn)有所不同，針對(duì)不同類型的領(lǐng)導(dǎo)要“對(duì)癥下藥”，從領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)下手匯報(bào)。

總結(jié)匯報(bào)中的3個(gè)金句：

• 匯報(bào)工作說(shuō)結(jié)果：把結(jié)果給領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)論先行；
• 請(qǐng)示工作說(shuō)方案：不讓領(lǐng)導(dǎo)做問(wèn)答題，讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題；
• 總結(jié)工作說(shuō)流程：找出關(guān)鍵點(diǎn)、失誤點(diǎn)、反思點(diǎn)；

03 建立金字塔結(jié)構(gòu)化思維

3.1 結(jié)構(gòu)化思維訓(xùn)練6步法

定題→頭腦風(fēng)暴→分類→標(biāo)題→排序→補(bǔ)充

• 定題：要確定匯報(bào)主題；
• 頭腦風(fēng)暴：項(xiàng)目成員針對(duì)主題頭腦風(fēng)暴，發(fā)揮想象力，大家把所有idea都羅列下來(lái)；
• 分類：把所有的idea分類，建議分為3-5類，不建議太多或太少；
• 標(biāo)題：給每類起個(gè)標(biāo)題，每類的標(biāo)題將是文章/材料的論點(diǎn)；
• 排序：橫向給標(biāo)題排序，按照優(yōu)先級(jí)/時(shí)間順序/流程順序等維度排序，即是論點(diǎn)在文章/材料的呈現(xiàn)順序；縱向給每類標(biāo)題下的idea排序，即給每個(gè)論點(diǎn)下的論據(jù)排序；
• 補(bǔ)充：結(jié)合前面5步的梳理，可以補(bǔ)充相關(guān)內(nèi)容。

結(jié)構(gòu)化思維的四個(gè)基本特點(diǎn)：結(jié)論先行、上下對(duì)應(yīng)、分類清楚、排序邏輯

• 結(jié)論先行：G是全文總結(jié)，A/B/C是段落總結(jié)，無(wú)論是從全文，還是段落/分論點(diǎn)角度，都要結(jié)論先行，然后再對(duì)結(jié)論作相關(guān)解釋說(shuō)明；
• 上下對(duì)應(yīng)：G總述A/B/C，A總述A1/A2/A3，B總述B1/B2/B3，C總述C1/C2/C3，上下層級(jí)關(guān)系要對(duì)應(yīng)正確；
• 分類清楚：A/B/C分類要清晰，不要有重合；同理，A1/A2/A3、B1/B2/B3、C1/C2/C3也要是獨(dú)立的idea，不要重合；
• 排序邏輯：論點(diǎn)A/B/C排序要有邏輯，可以按照優(yōu)先級(jí)/時(shí)間順序/流程順序等維度排序；同理，A1/A2/A3、B1/B2/B3、C1/C2/C3也要排序有邏輯。

3.2 依托“總分總”表達(dá)金字塔結(jié)構(gòu)

首先總體概述，其次分論點(diǎn)陳述，最后歸納總結(jié)。

3.3 錨點(diǎn)/論點(diǎn)常見(jiàn)的排序邏輯

分論點(diǎn)陳述建議3-5條，論點(diǎn)的排序要有邏輯關(guān)系，避免隨便列舉。排序邏輯主要分為時(shí)間邏輯、流程邏輯、支點(diǎn)邏輯。

• 時(shí)間邏輯，如過(guò)去-現(xiàn)在-將來(lái)、短期-中期-長(zhǎng)期、70后-80后-90后；
• 流程邏輯，如洗菜-切菜-炒菜；
• 變焦邏輯，如最重要-重要-其它、風(fēng)險(xiǎn)低-風(fēng)險(xiǎn)中-風(fēng)險(xiǎn)高、個(gè)人-部門-公司；
• 支點(diǎn)邏輯，并列論據(jù)，無(wú)邏輯關(guān)系。

3.4 論據(jù)邏輯的包裝口訣化

論點(diǎn)服務(wù)于結(jié)論/中心思想，是支撐結(jié)論的關(guān)鍵支點(diǎn)，將論點(diǎn)及論點(diǎn)間邏輯關(guān)系包裝口訣化，邏輯會(huì)更加清晰易懂，更容易讓領(lǐng)導(dǎo)理解，匯報(bào)效果會(huì)更好。常見(jiàn)的邏輯包裝口訣化的方法有：

• 拆字法，如足夠好，從字面可拆分為時(shí)間足、夠面子、好品質(zhì)；
• 提問(wèn)法，如2W1H法，即what、why、how；
• 巧用數(shù)字，如1個(gè)提升，2個(gè)改善，3個(gè)步驟；
• 首字母提煉法，如SWOT模型，分別是Strength優(yōu)勢(shì)、Weakness劣勢(shì)、Opportunity機(jī)會(huì)和Threat威脅；
• 關(guān)鍵詞法；
• 同字壓縮法，如創(chuàng)業(yè)者的自燃、自愈、自戀；邏輯思維的有種、有趣、有料。

例如：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的工作提出質(zhì)疑，該如何應(yīng)對(duì)？

采用2W1H表達(dá)結(jié)構(gòu)，【W(wǎng)hat】介定問(wèn)題（完成了啥，沒(méi)完成啥，影響是啥）→【W(wǎng)hy】分析原因（客觀+主觀）→【How】下一步改善計(jì)劃。

3.5 如何講論據(jù)？

提出的論點(diǎn)必須要有根據(jù)，即必須舉出充足、有力的證據(jù)（論據(jù)）證明論點(diǎn)的正確性、可行性。常見(jiàn)的論據(jù)表現(xiàn)形式有：

• 講故事，列舉具體案例、事實(shí)；
• 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，數(shù)據(jù)更有說(shuō)服力；
• 專家證言，引用經(jīng)典著作和權(quán)威性言論，即名人名言；
• 類比，引用相似的對(duì)象，推斷說(shuō)明論點(diǎn)的可信度；

本文從日常工作匯報(bào)的痛點(diǎn)出發(fā)，分享了如何破解緊張，充分做好匯報(bào)前的準(zhǔn)備工作以及建立金字塔結(jié)構(gòu)化思維的方法和技巧，希望能對(duì)大家有實(shí)際的幫助，理論歸理論，還是需要大家多多嘗試，找機(jī)會(huì)應(yīng)用于實(shí)踐提升匯報(bào)技能，找到適合自己的匯報(bào)模板及方法。

參考資料

葉紅，《金字塔原理之高效溝通、工作匯報(bào)、問(wèn)題分析與解決》

作者：瑞陽(yáng)（Rain），個(gè)人微信公眾號(hào)：產(chǎn)品經(jīng)理的那點(diǎn)事兒。電商中后臺(tái)產(chǎn)品經(jīng)理，先后負(fù)責(zé)B端營(yíng)銷工具產(chǎn)品設(shè)計(jì)、移動(dòng)分銷體系構(gòu)建、派單系統(tǒng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)及產(chǎn)品全生命周期管理維護(hù)。

本文由 @瑞陽(yáng)（Rain）原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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