為什么努力了卻看不到進步？為什么投入了時間卻得不到等量的回報？類似的問題還有很多，但其實都是在問：工作效率是什么以及如何提升。帶著這樣的問題，看看這篇文章，或許能找到答案。

今天分享的內(nèi)容是給身在職場的小伙伴看的，提高工作效率這件事不是一個一目了然的結(jié)果，跟“性格”這種東西類似，對個人和對周圍的環(huán)境是長期互相影響的。

工作效率高的人，一般在職場都是骨干力量、或是技術(shù)人才，或是管理者，很多小伙伴可能會困惱，自己明明吃苦耐勞，勤奮聽話，努力看書，為什么始終看不到太大的進步。

建議大家坐下來，給自己一個下午的時間，好好反思和整理自己的工作方式方法，是否真的“效率高”。

01 該怎么定義工作效率高

• 執(zhí)行的速度快不等于工作效率高；
• 專業(yè)技術(shù)好不等于工作效率高；
• 事事親力親為也不等于工作效率高；

工作效率是一個綜合評定結(jié)果，也是受綜合因素影響的，所有的影響因素都可歸結(jié)為三類，分別是產(chǎn)出成果、有效的時間、可接受的成本。

工作效率= 產(chǎn)出成果/有效的時間*可接受的成本

工作效率的達標可以表示為，在有效的時間范圍內(nèi)，投入可接受的成本，獲得預期的成果。

如果用一個達標作為臨界點，超過臨界點還能稱為效率高，比如成果超出預期，一般被評價為水平高，技術(shù)大牛；如果有效時間軸內(nèi)使用的時間短，一般為評價為麻利，動作快，如果動用的資源少，完成的快，目標又達到或超過預期，一般會被豎起大拇指，“干的漂亮，又快又好”。

嚴格的說，臨界點以下不能用效率低來表示，而應該叫任務失敗。

02 兩個原則、三個步驟提高工作效率

1. 明確目標，確定方向，是講效率的前提

不知道最終該交付什么，最后十有八九是廢了九牛二虎之力結(jié)果發(fā)現(xiàn)南轅北轍。

明確目標確定方向，第一件要做的是：確定關(guān)鍵要素和優(yōu)先級，簡單說，是成果優(yōu)先還是時間優(yōu)先。

（一）成果優(yōu)先

成果優(yōu)先，就是交付的結(jié)果必須是固定的，比如產(chǎn)品定義后做技術(shù)架構(gòu)，技術(shù)架構(gòu)必須服務于產(chǎn)品，必須滿足產(chǎn)品的應用場景和商業(yè)模式，這時候交付成果是有明確標準的，所以先明確設計依據(jù)是關(guān)鍵，否則極有可能不知從何下手或者多次修改方案仍無法通過，修改的次數(shù)多了，可能自己就會被評價為無法勝任。

（二）時間優(yōu)先

時間優(yōu)先，往往交付成果不是唯一的，而必須在某個特定的時間點前大成某種“效果”，比如你的甲方，在某個特定的時間參加重要的行業(yè)峰會或進行項目匯報，你需要支持他完成匯報，這時候時間優(yōu)先，不管提供哪種方案，第一要則就是對時間的可控性，這時候完成就比完美重要一百倍。

確定關(guān)鍵要素和優(yōu)先級后，就明確了一項任務的目標。

目標對了，才有講效率的前提條件。

2. 計劃是提高工作效率的基礎(chǔ)

做計劃的方法有很多，建議大家靈活運動“SMART原則”。

SMART原則本來是為了企業(yè)管理者更好的考核員工制定績效目標時的參考原則，但其無論在個人制定計劃或是制定團隊協(xié)作任務計劃時，強烈建議參考學習。

先看一下每個字母的代表意義：

• S 代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統(tǒng)；
• M 代表可度量(Measurable)，指績效指標是數(shù)量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的；
• A 代表可實現(xiàn)(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免設立過高或過低的目標；
• R 代表相關(guān)性(Relevant），指績效指標是與工作的其它目標是相關(guān)聯(lián)的；績效指標是與本職工作相關(guān)聯(lián)的；
• T 代表有時限(Time-bound)，注重完成績效指標的特定期限。

考慮到大多數(shù)的工作任務其復雜度并不高，這里建議重點關(guān)注S、M、T三個原則。

S的簡單用法：

S指描述成具體目標，在做任務拆分時，拆分成一個個可獨立驗收的過程產(chǎn)物，如果最終交付物是S_0，則S₀₌S₁₊S_2+……S_n。

簡單的驗證方法方法就是你可以分別用一句話說清楚S₁到S_n是什么。

M的簡單方法：

一般來說，這些子任務是相互關(guān)聯(lián)的，任務之間有前置關(guān)系。

如果可以，最好讓下游參與制定上游交付結(jié)果的評價指標，比如定義什么是完成，不要自己直接決定，讓下游參與制定，同時完成了任務下達，且完成了下游監(jiān)督上游進度，實現(xiàn)了整個任務鏈條部分或全部環(huán)節(jié)的自運轉(zhuǎn)。

T也是關(guān)鍵：

沒有完成時間的任務，等于沒有下發(fā)的任務，推薦大家反復使用5W2H法則。

5W2H分析法又叫七問分析法，是二戰(zhàn)中美國陸軍兵器修理部首創(chuàng).對決策和執(zhí)行非常有幫助，但對大多數(shù)人來說，最大的價值在于彌補考慮問題時的疏漏。

• 每一個時間節(jié)點是什么？為什么是這個時間節(jié)點？
• 哪些情況、哪些人可能會影響時間節(jié)點？
• Plan B是什么？
• ……

通過對一系列問題的自問自答，計劃的疏漏會少很多。

不管這項工作任務是自己獨立完成還是多人協(xié)作完成，制定了合適的執(zhí)行計劃，就有了行動路線圖。

3. 執(zhí)行和控制是提高工作效率的關(guān)鍵

知道要什么，知道怎么做，還只是看似很完美的幻想，

有多少人想要瘦到90斤，制定好了健身計劃，每天跑3公里，每周兩次力量訓練，三餐應該如何吃，制定了完全有能力做到的詳細減脂健身計劃，可最后成功的多少？

所以關(guān)鍵的關(guān)鍵的關(guān)鍵是執(zhí)行！

真正的成功是在目標達成前保證一直執(zhí)行，一直一直執(zhí)行到底！

比如今天決定減肥，雖然還沒有確定長期的階段目標，至少從明早跑一次步開始。

所以自律這件事情，早訓練早受益。工作中有外驅(qū)立驅(qū)使你行動，如果沒有，要想高效，就必要靠自律，靠自驅(qū)力來驅(qū)使。

交付結(jié)果的控制：

前面提到，分解任務時，讓上下游形成互驅(qū)動，互控制的方式，這是一種相對來說更省力的方式，我在處理工作任務時，一般會直接管理最后的交付者，如果任務很重要，會同時管理其中關(guān)鍵的任務完成人。

節(jié)奏或過程的控制：

過程推動一般是采用工作會議的方式，工作會議也要遵循會議目標明確，任務責任人明確，時間節(jié)點明確的smrat原則，如果不加以控制，會議就會變成冗長的，無法起到推動效果的烏合大會

結(jié)語

提高效率的本質(zhì)在于重塑思維體系，即重塑自己思考問題和自我管理的邏輯，這是一個可馬上行動，但需要長期訓練且會收益終身的事情。

作者：文刀不愛叨（微信：me_lico）。8年產(chǎn)品設計、6年團隊管理經(jīng)驗；專注“互聯(lián)網(wǎng)+教育”產(chǎn)品與行業(yè)發(fā)展；

本文由 @文刀不愛叨 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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