一個(gè)高效的周例會(huì)對于團(tuán)隊(duì)管理來說至關(guān)重要。它不僅能解決無法準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目進(jìn)展的問題，更能協(xié)助成員高效完成目標(biāo)，增進(jìn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)感。如何高效利用周會(huì)解決問題？作者分享了幾點(diǎn)方法，希望對你有所幫助。

周例會(huì)，想必大家都不陌生，現(xiàn)在大部分的公司幾乎都會(huì)采用例會(huì)的方式來進(jìn)行團(tuán)隊(duì)管理。

但除了開會(huì)和準(zhǔn)備開會(huì)，我們每天的工作也需要如期完成。

所以如何能保證周例會(huì)的高效就成了我們平衡會(huì)議與繁重工作中非常重要的一點(diǎn)。

今天，我們就來聊一聊小團(tuán)隊(duì)怎樣能高效地進(jìn)行周例會(huì)。

一、周例會(huì)的價(jià)值

在探討怎樣高效進(jìn)行周例會(huì)之前，我們先來想一想周例會(huì)本身的價(jià)值所在。

在這里，我們先說結(jié)論，周例會(huì)可以為我們避免項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生偏差的風(fēng)險(xiǎn)，而且還可以增進(jìn)我們的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)感。

至于為什么有這些價(jià)值，我們分別站在團(tuán)隊(duì) leader和團(tuán)隊(duì)成員的角度上來考慮一下周例會(huì)到底能為我們解決什么問題？

1. 團(tuán)隊(duì)leader

價(jià)值1：解決無法準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目進(jìn)展的問題

作為團(tuán)隊(duì) leader，最大的問題就是無法掌控項(xiàng)目的進(jìn)度，致使無法完成自己層級(jí)工作的風(fēng)險(xiǎn)大大上升。

作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，從上到下每一層級(jí)其實(shí)都有屬于自己層級(jí)的任務(wù)，下級(jí)的任務(wù)都是上級(jí)任務(wù)的拆分，所有的任務(wù)間層層關(guān)聯(lián)，最終才能達(dá)成目標(biāo)。

故而下級(jí)任務(wù)的進(jìn)度是決定 leader本身任務(wù)進(jìn)度的關(guān)鍵。那么周例會(huì)所做的，其實(shí)就是協(xié)助 leader掌握項(xiàng)目進(jìn)展。

我們仔細(xì)觀察一下，在周例會(huì)中，leader一直扮演的其實(shí)是一收一放的角色。

• “收”是一個(gè)傾聽者的角色，指的是將項(xiàng)目進(jìn)度信息全盤收回到自己的掌握中。這就需要獲得項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度，下一周的規(guī)劃，以及當(dāng)前遇到的無法繼續(xù)推進(jìn)的問題。
• “放”是一個(gè)指揮者的角色，指的是將最新的信息與決策交付于每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員。這就是leader對大家進(jìn)行最新信息的同步；以及站在 leader的角度上，對下周工作的調(diào)整指揮。

由此可見，團(tuán)隊(duì) leader是以“一收一放”的操作，在周例會(huì)獲得項(xiàng)目進(jìn)展，并將自己獲得的最新消息和基于此產(chǎn)生的步調(diào)調(diào)整同步給團(tuán)隊(duì)成員，以此來解決無法準(zhǔn)確掌握項(xiàng)目進(jìn)展的問題。

價(jià)值2：增進(jìn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)感

如果說掌握項(xiàng)目進(jìn)度對于團(tuán)隊(duì) leader而言是著眼于現(xiàn)在的需要，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)感對于 leader而言就是著眼于一段時(shí)間的未來。

對于整體團(tuán)隊(duì)而言，目標(biāo)感是在每一次的核對和校正中不斷增進(jìn)的，準(zhǔn)確的目標(biāo)感能保證團(tuán)隊(duì)在整體方向上不至于偏差太多，落于細(xì)節(jié)任務(wù)上，也就不會(huì)有太大的問題。

2. 團(tuán)隊(duì)成員

價(jià)值1：協(xié)助自己高效完成目標(biāo)

團(tuán)隊(duì)成員能夠高效完成自己的任務(wù)，是基于自己在擁有正確的方向和目標(biāo)的基礎(chǔ)上小步快跑的結(jié)果。

正確的方向和目標(biāo)就來源于自己與 leader的周期性核對，周例會(huì)就能保證自己的前進(jìn)方向和前進(jìn)步調(diào)有偏差的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，從而能夠高效完成目標(biāo)。

價(jià)值2：困難問題尋求幫助

團(tuán)隊(duì)成員在任務(wù)進(jìn)行的過程中，常常會(huì)遇到很多困難，有些自己可以解決，有些以當(dāng)時(shí)自己的能力和資源則很難解決甚或于無法解決。

在這個(gè)時(shí)候，為了項(xiàng)目能夠正常推進(jìn)下去，就需要提出自己當(dāng)前遇到的困難和需要的協(xié)助。

周例會(huì)上團(tuán)隊(duì)成員和 leader都在，更容易獲得自己所需的幫助。所以遇到問題尋求協(xié)助也是團(tuán)隊(duì)成員對于周例會(huì)非常重要的訴求。

二、小團(tuán)隊(duì)如何高效利用周例會(huì)解決以上問題？

1. 周例會(huì)的核心內(nèi)容

針對以上的問題，那首先我們就列明周例會(huì)需要溝通的核心內(nèi)容，這里按信息同步人進(jìn)行劃分，也分為團(tuán)隊(duì) leader和團(tuán)隊(duì)成員：

團(tuán)隊(duì)成員：

（1）任務(wù)及其拆解內(nèi)容

我們已經(jīng)知道，周例會(huì)對于 leader和團(tuán)隊(duì)成員，有非常重要的一項(xiàng)便是掌握任務(wù)的進(jìn)展及步調(diào)。

通過任務(wù)拆解，能夠清晰知道團(tuán)隊(duì)成員對于任務(wù)目標(biāo)的把控是否準(zhǔn)確，便于在有偏差或缺漏的時(shí)候及時(shí)修正。

任務(wù)拆解就是將手頭拿到的一個(gè)大的任務(wù)拆解成可量化的一項(xiàng)項(xiàng)獨(dú)立的小工作。

例如產(chǎn)品要做一個(gè)功能的設(shè)計(jì)，就可以拆分為功能框架設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)流程圖設(shè)計(jì)和原型設(shè)計(jì)（具體的原型設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)還可以拆成更細(xì)節(jié)的功能）。

把任務(wù)拆解得越細(xì)越好，這樣可以避免遺漏，也能更好把握任務(wù)的全局情況和時(shí)間分配。

（2）每個(gè)任務(wù)的進(jìn)展

保證了團(tuán)隊(duì)成員對任務(wù)目標(biāo)的正確把控后，第二重要的便是清晰展示任務(wù)進(jìn)展。

整體任務(wù)的計(jì)劃工作量其實(shí)并不好估算，這個(gè)時(shí)候就需要用到之前已經(jīng)拆解好的任務(wù)，整體任務(wù)的計(jì)劃其實(shí)是由拆解的每個(gè)小任務(wù)進(jìn)行組合完成的，我們需要分別對每個(gè)拆解的小任務(wù)進(jìn)行工作量和估時(shí)的規(guī)劃，由此得出整體任務(wù)的工作量和估時(shí)。

整體任務(wù)的進(jìn)展就是由當(dāng)前小任務(wù)的完成數(shù)量和小任務(wù)的總體數(shù)量進(jìn)行計(jì)算得出的。

例如：一項(xiàng)任務(wù)拆解為 5個(gè)小任務(wù)，周例會(huì)時(shí)完成了 3個(gè)，進(jìn)度就是 60%；當(dāng)然這是一種比較粗糙的算法，精細(xì)一點(diǎn)需要將小任務(wù)當(dāng)前的進(jìn)度也計(jì)算進(jìn)去，也可以算出計(jì)劃完成度進(jìn)行對比，以此得出我們的進(jìn)展是否合理。

使用這種方式計(jì)算進(jìn)度會(huì)更為精準(zhǔn)，對于大的任務(wù)來說，我們僅憑第一印象估時(shí)，基本都是不準(zhǔn)確的，只有落到每個(gè)小任務(wù)是否完成，完成多少上，才能使我們對于進(jìn)度的把控更為精準(zhǔn)。

（3）當(dāng)前遇到的問題及所需協(xié)助

從團(tuán)隊(duì)成員的問題中，我們可以看到團(tuán)隊(duì)成員需要一個(gè)途徑提出自己當(dāng)前遇到的問題和所需的協(xié)助。

這個(gè)環(huán)節(jié)就是起這個(gè)作用，可以讓團(tuán)隊(duì)成員針對有困難的任務(wù)提出問題，在會(huì)上可由leader提出解決途徑，并調(diào)配相應(yīng)的資源或人員協(xié)助解決問題。

這樣就可以避免任務(wù)卡在某一個(gè)問題上無法有后續(xù)進(jìn)展的困境。

團(tuán)隊(duì)leader：

（1）最新信息同步

為了讓團(tuán)隊(duì)成員能夠掌握到團(tuán)隊(duì)的最新信息，以便于團(tuán)隊(duì)成員能及時(shí)調(diào)整自己的任務(wù)優(yōu)先級(jí)及步調(diào)，所以在周例會(huì)上需要明確同步當(dāng)前公司和部門的重心，以便于團(tuán)隊(duì)成員提早規(guī)劃后續(xù)任務(wù)的步調(diào)并合理安排優(yōu)先級(jí)。

（2）再次重申目標(biāo)。

在進(jìn)行信息同步后，著重需要重申目標(biāo)。重申目標(biāo)包含兩點(diǎn)，分別是團(tuán)隊(duì)重點(diǎn)及近期規(guī)劃，和每個(gè)人手頭的核心工作目標(biāo)。

在每次周例會(huì)上，leader都需要跟團(tuán)隊(duì)成員強(qiáng)調(diào)這兩點(diǎn)。避免團(tuán)隊(duì)成員由于目標(biāo)感減弱而產(chǎn)生的任務(wù)遺漏或偏差。

2. 高效會(huì)議的核心要點(diǎn)

明確了周例會(huì)的核心內(nèi)容，我們再來想一想怎樣高效進(jìn)行周例會(huì)。

首先，我們來看看一個(gè)完整會(huì)議包含哪些階段？各位聰明的小伙伴肯定已經(jīng)想到不可能只有開會(huì)本身才算。

確實(shí)是這樣，就像我們常說寫文章需要虎頭、豬身、豹尾一樣，一個(gè)完整的會(huì)議也包含3個(gè)階段：

1. 最先是會(huì)前準(zhǔn)備階段，一個(gè)好的會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)讓我們的周例會(huì)效率至少提高一倍；
2. 其次是會(huì)議階段，會(huì)議階段是我們每次周例會(huì)的核心與精粹所在；
3. 最后是會(huì)后總結(jié)階段，優(yōu)秀的會(huì)后總結(jié)能讓周例會(huì)的效果得到最大化的提升。

既然我們希望周例會(huì)能夠最大化高效，接下來我們就分別考慮如何提升這 3個(gè)階段各自的效率，從而達(dá)到最終整個(gè)周例會(huì)的高效。

（1）會(huì)前準(zhǔn)備階段：

會(huì)議準(zhǔn)備階段可以算得上是會(huì)議的一半靈魂，它決定我們能在會(huì)議上溝通的具體內(nèi)容的深度和廣度。所以在會(huì)前準(zhǔn)備我們要就會(huì)上需要溝通的內(nèi)容進(jìn)行整理和篩選。

我們想要提升會(huì)議準(zhǔn)備階段的效率，可以從以下幾個(gè)角度：

• 日常規(guī)范：可以通過規(guī)范團(tuán)隊(duì)成員的日常工作方式，讓大家在日常工作中養(yǎng)成拆解任務(wù)、評(píng)估工時(shí)和掌握自己進(jìn)度的習(xí)慣，在周例會(huì)的準(zhǔn)備階段就可以直接使用日常已經(jīng)整理好的資料，提高整理資料的效率。
• 區(qū)分優(yōu)先級(jí)匯報(bào)：我們的周例會(huì)要爭取在有限的時(shí)間達(dá)成最大的效果。故而對于周例會(huì)匯報(bào)的材料，我們要根據(jù)優(yōu)先級(jí)來進(jìn)行篩選，優(yōu)先級(jí)高的重點(diǎn)匯報(bào)，優(yōu)先級(jí)中的可略過或不匯報(bào)，優(yōu)先級(jí)低的不必在周例會(huì)匯報(bào)。
• 區(qū)分風(fēng)險(xiǎn)程度進(jìn)行匯報(bào)：其次，我們可需要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)程度來進(jìn)行匯報(bào)，有重大風(fēng)險(xiǎn)的需要重點(diǎn)匯報(bào)，有輕微風(fēng)險(xiǎn)的可一筆帶過，無風(fēng)險(xiǎn)的可略過不提。
• 區(qū)分問題內(nèi)容匯報(bào)：對于遇到的問題，我們只需列出自己無法解決的，可以解決的不必提到周例會(huì)上，節(jié)省會(huì)議時(shí)間。

（2）會(huì)議階段

在開會(huì)階段，是最占用所有人時(shí)間的階段，雖然看上去時(shí)間不長，但是把每個(gè)人的時(shí)間都算上，一場周例會(huì)的成本還是非常高的。

這就要求在周例會(huì)上緊扣核心內(nèi)容，不要偏題。

• 團(tuán)隊(duì)成員可按照重要程度，點(diǎn)名任務(wù)及拆解情況，任務(wù)估時(shí)，當(dāng)前任務(wù)進(jìn)展，是否存在風(fēng)險(xiǎn)，以及當(dāng)前遇到的問題。
• leader則要緊扣會(huì)議主題，抓大放小，重要內(nèi)容一定要點(diǎn)出，但細(xì)節(jié)問題不要過多討論。周例會(huì)的目的是為了讓所有人的信息同步，但主要指的還是重點(diǎn)信息，故而圍繞核心內(nèi)容進(jìn)行匯報(bào)和提問即可，如有想要了解的細(xì)節(jié)問題，可會(huì)后再行討論，以節(jié)省所有人在會(huì)上的時(shí)間。

（3）會(huì)后總結(jié)階段

一場周例會(huì)開完后，會(huì)后總結(jié)看似只是把會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容做個(gè)簡單記錄，但這個(gè)記錄也是保證周例會(huì)作用的關(guān)鍵。大家都不太可能僅憑會(huì)上溝通就記住所有自己需要的信息，這樣就難免在用到某些信息的時(shí)候需要詢問或查閱。

會(huì)議紀(jì)要就避免了大家在會(huì)后反復(fù)溝通詢問周例會(huì)上已經(jīng)同步過的內(nèi)容，需要回顧時(shí)隨時(shí)查閱即可。除此之外，周例會(huì)上往往會(huì)提出很多團(tuán)隊(duì)成員需要修改調(diào)整的內(nèi)容，也可作為大家確保任務(wù)調(diào)整不遺漏的最佳方式。

周例會(huì)總結(jié)需要兩點(diǎn)，重要信息及任務(wù)。

• 重要信息：包含團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)的重點(diǎn)任務(wù)的進(jìn)展情況，以及l(fā)eader同步的最新重點(diǎn)內(nèi)容。記錄這兩點(diǎn)以便于大家可以在忘記的時(shí)候隨時(shí)進(jìn)行回顧。利于大家在自己工作需要時(shí)快速獲得信息，高效安排自己的工作。
• 任務(wù)：這里主要是指記錄會(huì)上任務(wù)的分配和調(diào)整，在周例會(huì)上，leader通常會(huì)對我們把握不準(zhǔn)的任務(wù)進(jìn)行調(diào)整，或是對于團(tuán)隊(duì)成員需要協(xié)助的任務(wù)進(jìn)行安排。這些任務(wù)都是為了我們團(tuán)隊(duì)目標(biāo)如期完成而服務(wù)的，會(huì)議紀(jì)要可以綜合記錄下這些任務(wù)，以便于團(tuán)隊(duì)成員不會(huì)遺漏自己分配到的任務(wù)。

3. 小團(tuán)隊(duì)要用excel來進(jìn)行周例會(huì)

結(jié)合以上兩點(diǎn)的內(nèi)容，我建議小團(tuán)隊(duì)使用 excel來進(jìn)行周例會(huì)。

從核心溝通內(nèi)容可以看出，在這 5個(gè)需要溝通的要點(diǎn)中，前 3個(gè)內(nèi)容是由團(tuán)隊(duì)成員匯報(bào)，后2個(gè)內(nèi)容是由團(tuán)隊(duì) leader進(jìn)行向下同步的。

由于團(tuán)隊(duì) leader是自己一個(gè)人向下同步即可，且主題跟團(tuán)隊(duì)成員的有所不同，所以可使用形式不會(huì)對周例會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)影響太多，故而不做過多贅述。

而作為團(tuán)隊(duì)成員，由于多個(gè)人需要匯報(bào)的主題類型相同，如果讓大家自由發(fā)揮，則會(huì)在會(huì)后總結(jié)階段花費(fèi)太多的時(shí)間，這里就需要用到 excel來使我們的周例會(huì)更加高效。

三、用excel開周例會(huì)的好處

（excel版會(huì)議資料范例）

1. 會(huì)議準(zhǔn)備階段

所需準(zhǔn)備會(huì)議資料的時(shí)間較少。該表可作為日常的任務(wù)拆解表，在每次開周例會(huì)前，只需要更新一下這個(gè)表的進(jìn)度即可。可以盡可能地減少會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間，釋放更多的時(shí)間用于團(tuán)隊(duì)成員完成工作上。

2. 會(huì)議階段

• 清晰明了，可參見以上 excel周例會(huì)范例。每一行就是一個(gè)事項(xiàng)，每個(gè)事項(xiàng)的進(jìn)展都很清晰，總體項(xiàng)目的進(jìn)展和所需協(xié)助也很容易看出來。這將最大限度地提高開會(huì)本身的效率。
• 修正成本低。相比較 word和 PPT，excel版本的周例會(huì)材料在需要進(jìn)行修正的時(shí)候是成本最低的。既不需要考慮排版問題，也不會(huì)影響到其他不需要修改的內(nèi)容。

3. 會(huì)議總結(jié)階段

便于匯總總結(jié)。會(huì)后總結(jié)是對我們本次周例會(huì)的最終匯總，也會(huì)作為leader參加自己層級(jí)會(huì)議的準(zhǔn)備材料使用?？梢悦黠@看出，統(tǒng)一的 excel 表格是最便捷的匯總方式。

總結(jié)

我們綜合來看一看，對于周例會(huì)，團(tuán)隊(duì) leader最需要的是了解項(xiàng)目進(jìn)展、修正不正確的步調(diào)和增進(jìn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)感。

團(tuán)隊(duì)成員最需要的是確認(rèn)自己的方向和步調(diào)，用以協(xié)助自己高效完成任務(wù)；以及獲得自己需要的協(xié)助。

由此可見，周例會(huì)溝通的核心內(nèi)容是：任務(wù)及其拆解內(nèi)容、每個(gè)任務(wù)的進(jìn)展、當(dāng)前遇到的問題及所需協(xié)助、最新信息同步以及再次重申目標(biāo)。

一場高效的周例會(huì)在會(huì)議準(zhǔn)備階段、會(huì)議階段和會(huì)后總結(jié)階段都是同樣高效的。

對于一個(gè)小團(tuán)隊(duì)，想要實(shí)現(xiàn)高效進(jìn)行周例會(huì)，excel的周例會(huì)匯報(bào)方式是最為優(yōu)秀的。

它清晰明了的進(jìn)度展示是實(shí)現(xiàn) leader掌控項(xiàng)目進(jìn)度和了解成員所需協(xié)助的最好方式，也便于在需要調(diào)整和修正的時(shí)候快速修正。除此之外，還能減少會(huì)議的準(zhǔn)備時(shí)間和總結(jié)時(shí)間。

總而言之，對于一個(gè)小團(tuán)隊(duì)而言，excel的周例會(huì)是最高效進(jìn)行周例會(huì)的方式。

作者：蜂蜜烏龍茶；微信公眾號(hào)：產(chǎn)品旅程

本文由 @蜂蜜烏龍茶 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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