我們工作都離不開(kāi)會(huì)議，經(jīng)常有人抱怨上午一個(gè)會(huì)，下午一個(gè)會(huì)，一天過(guò)去了，什么活兒也沒(méi)干，關(guān)鍵會(huì)議還沒(méi)什么結(jié)論。項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，我們也經(jīng)常需要開(kāi)會(huì)，如何讓會(huì)議開(kāi)得高效而且有用，就是我們今天要討論的話題。

先思考再開(kāi)會(huì)

小明是公司空氣凈化器的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，技術(shù)工程師在對(duì)原型機(jī)測(cè)試時(shí)，發(fā)現(xiàn)傳感器有缺陷，良品率低。而現(xiàn)在離原定上市計(jì)劃還有30天，很有可能造成項(xiàng)目延期。

于是，小明就召集了技術(shù)中心、質(zhì)量中心、采購(gòu)中心、市場(chǎng)中心、生產(chǎn)中心的各個(gè)項(xiàng)目成員進(jìn)行開(kāi)會(huì)，討論解決辦法。最后，會(huì)議持續(xù)了3個(gè)小時(shí)，也沒(méi)有得出有效結(jié)論。

這個(gè)案例中，小明開(kāi)會(huì)前不知道下一步怎么辦，然后，臨時(shí)召集了很多人參會(huì)，但沒(méi)有決策層。大家對(duì)事情并不了解，會(huì)上需要大量時(shí)間介紹事件。

會(huì)議的意義可能就是小明組織過(guò)一次會(huì)議推進(jìn)這個(gè)事情，看似反應(yīng)迅速，實(shí)則無(wú)效。

在組織會(huì)議之前，我們首先應(yīng)該問(wèn)自己三個(gè)問(wèn)題

1）會(huì)議的目的是什么？

目標(biāo)是我們會(huì)議的基準(zhǔn)，如果我們開(kāi)會(huì)都沒(méi)有目的，那就是在浪費(fèi)時(shí)間。換句話說(shuō)，項(xiàng)目會(huì)議應(yīng)該是有“沖突”才開(kāi)會(huì)，我們的目的就是為了解決問(wèn)題。

如果只是每日例會(huì)，建議進(jìn)行5分鐘站立會(huì)，其重點(diǎn)在于信息溝通，而不是解決問(wèn)題。

2）如果不開(kāi)會(huì)，是否有更好的解決方式？

會(huì)議是需要很多人放下手頭工作去參與的，資源消耗大，如非必要，盡量不開(kāi)?！安粦?zhàn)而屈人之兵”才是更高效的做法。

3）會(huì)議成功標(biāo)準(zhǔn)是什么？預(yù)期結(jié)果是什么？

達(dá)成什么結(jié)論代表會(huì)議成功了？預(yù)期結(jié)果就是讓我們想清楚，當(dāng)會(huì)議得到這個(gè)結(jié)果之后，會(huì)議結(jié)束，而不是無(wú)休止地開(kāi)下去。

馬云曾講他進(jìn)會(huì)議室前一般有兩種狀態(tài)：一種是心里有答案，來(lái)聽(tīng)聽(tīng)大家的意見(jiàn)；另一種是心里沒(méi)答案，來(lái)聽(tīng)聽(tīng)大家的想法和討論。后一種會(huì)議，基本上得不出答案與結(jié)論。

上述案例，小明就不清楚自己想要的預(yù)期結(jié)果是什么，導(dǎo)致會(huì)議沒(méi)有結(jié)論。

當(dāng)會(huì)議組織人想清楚上述三個(gè)問(wèn)題后，再?zèng)Q定是否開(kāi)會(huì)，會(huì)議怎么開(kāi)。

做好會(huì)前準(zhǔn)備

決定開(kāi)會(huì)之后，要確定三件事：定人、定事、定議程

1）人：參會(huì)人員

我們要明確項(xiàng)目的重要干系人以及他們的角色。

比如，會(huì)議需要管理者進(jìn)行決策，需要技術(shù)工程師執(zhí)行解決方案，需要市場(chǎng)推廣人員知悉進(jìn)度，要做到該來(lái)的一個(gè)也不少，參會(huì)的一個(gè)也不閑。

2）事：事情的來(lái)龍去脈

開(kāi)會(huì)要確保與會(huì)者每一個(gè)人都了解這件事的前因后果，確保大家在同一語(yǔ)境，使用同一種話語(yǔ)體系。即使是突發(fā)事項(xiàng)，我們也應(yīng)該將事件背景交代，以避免在會(huì)議中大家無(wú)法聚焦問(wèn)題。

3）議程：會(huì)議計(jì)劃

我工作中有時(shí)候會(huì)碰到有人組織開(kāi)會(huì)，一個(gè)電話過(guò)來(lái)：“我們?cè)?樓開(kāi)會(huì)，你過(guò)來(lái)一下吧?！?/p>

我：“開(kāi)什么會(huì)？”

對(duì)方：“你過(guò)來(lái)就知道了，就一會(huì)兒。”

如果沒(méi)有會(huì)議議程，會(huì)議組織者就沒(méi)有計(jì)劃，無(wú)法把控會(huì)議過(guò)程。

參會(huì)人員也不知道自己的角色，不知道該為會(huì)議作何準(zhǔn)備，而且他無(wú)法安排自己的其它工作，導(dǎo)致有人問(wèn)他后續(xù)某項(xiàng)工作什么時(shí)間完成時(shí)，他只能回答：“看會(huì)議開(kāi)到幾點(diǎn)吧?！?/p>

這就是失控，會(huì)議還未開(kāi)始就已經(jīng)走向失控。

在我們完成“會(huì)前三問(wèn)三定”之后，我們就可以發(fā)會(huì)議通知給各個(gè)參會(huì)人員。

會(huì)議通知把握三個(gè)原則

1）盡量提前1-2天發(fā)

提前太早，容易讓人遺忘；太晚，別人沒(méi)辦法提前安排工作。

2）知會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層

如果參會(huì)人是領(lǐng)導(dǎo)層，最好跟其確認(rèn)是否有時(shí)間，以防止會(huì)議沖突，無(wú)法參加。

如果參會(huì)人是基層員工，那需要知會(huì)其領(lǐng)導(dǎo)，以便其領(lǐng)導(dǎo)了解他的工作，及時(shí)調(diào)整工作安排。

3）附上會(huì)議背景與議程

會(huì)議背景、會(huì)議議程可以讓參會(huì)人員清楚自己的角色及時(shí)間安排，為會(huì)議做好準(zhǔn)備。

高效會(huì)議法則

做好會(huì)前準(zhǔn)備，下一步就看在會(huì)議中的把控，召開(kāi)高效會(huì)議的三點(diǎn)建議

（1）結(jié)論先行，遵循金字塔原理

在工作匯報(bào)中，我們有一個(gè)原則：結(jié)論先行，也就是說(shuō)話遵循金字塔原理。因?yàn)檫@樣可以讓聽(tīng)者第一時(shí)間清楚你要表達(dá)什么。

在會(huì)議中，每個(gè)參會(huì)人員發(fā)言也應(yīng)該遵循金字塔原理，先說(shuō)結(jié)論，然后條理清晰地闡明原因。

（2）AAR開(kāi)場(chǎng)

而對(duì)于項(xiàng)目會(huì)議，我建議用AAR開(kāi)場(chǎng)，即After Action Review，行動(dòng)后反思。

具體結(jié)構(gòu)就是：

• 目標(biāo)；
• 現(xiàn)狀（行動(dòng)結(jié)果）；
• 現(xiàn)狀與目標(biāo)的差距；
• 下一步行動(dòng)方案。

（3）NBA結(jié)束

關(guān)于會(huì)議，有一本《羅伯特議事規(guī)則》影響深遠(yuǎn)，孫中山先生在民國(guó)初期，就呼吁國(guó)民運(yùn)用議事規(guī)則中的工具。

《羅伯特議事規(guī)則》中講到開(kāi)會(huì)議事要以“動(dòng)議”為中心。

“動(dòng)議者，行動(dòng)的提意也”，直譯過(guò)來(lái)就是行動(dòng)建議。如果沒(méi)有行動(dòng)建議，那會(huì)議就是失敗的。所以，每一場(chǎng)項(xiàng)目會(huì)議，建議最終以NBA結(jié)束，不是籃球賽，而是Next Best Action，下一步最優(yōu)行動(dòng)。

除此之外，行動(dòng)建議應(yīng)該是可以執(zhí)行，可復(fù)盤(pán)的，我們可以運(yùn)用5W2H進(jìn)行梳理。

• 1）What：是什么？做什么？
• 2）Why：為什么？行動(dòng)的目的是什么？
• 3）Who：誰(shuí)來(lái)做？
• 4）When：什么時(shí)間做？什么時(shí)間完成？
• 5）Where：在哪里執(zhí)行？
• 6）How：怎么做？
• 7）How much？需要什么資源？做到什么程度？

比如，本文開(kāi)頭提到的案例，小明為了不影響項(xiàng)目進(jìn)度，確定了一條行動(dòng)計(jì)劃：

由采購(gòu)中心L（Who）在一周內(nèi)（When)尋找傳感器備選供應(yīng)商（What），并在10天內(nèi)發(fā)送樣件到公司（Where)，以保證原型機(jī)開(kāi)發(fā)順利，避免項(xiàng)目延期（Why）。備選供應(yīng)商，可以選用同行業(yè)X、Y品牌或其它有質(zhì)量保證的品牌（How)。技術(shù)方面由技術(shù)中心提供支持，流程走特批（How much)。

基于5W2H這7個(gè)要素，我們就可以理清NBA-下一步最優(yōu)行動(dòng)。

我們把NBA寫(xiě)到會(huì)議紀(jì)要中，參會(huì)人員就可以依照它執(zhí)行，下一次會(huì)議的AAR（行動(dòng)后反思），就是在這次會(huì)議的NBA基礎(chǔ)上進(jìn)行。

小結(jié)

最后，我們簡(jiǎn)單對(duì)如何開(kāi)一場(chǎng)高效項(xiàng)目會(huì)議進(jìn)行總結(jié)

會(huì)前三問(wèn)：會(huì)議目的是什么？可否不開(kāi)會(huì)？預(yù)期結(jié)果是什么？

會(huì)前三定：定人、定事、定議程。

會(huì)議通知：提前發(fā)、知會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層、附上背景與決議。

會(huì)議過(guò)程中：

1. 結(jié)論先行，遵循金字塔原理。
2. 以AAR（行動(dòng)后反思）開(kāi)場(chǎng)。
3. 以NBA（下一步最優(yōu)行動(dòng)）結(jié)束，NBA需要理清5W2H要素。

有些話可以不說(shuō)，有些會(huì)可以不開(kāi)，有時(shí)候最高效的行動(dòng)就是不開(kāi)會(huì)。

如果開(kāi)會(huì)，請(qǐng)一定保證，這一場(chǎng)會(huì)議高效且有用。

本文由 @董樓主 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載

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