編輯導(dǎo)語(yǔ)：我們工作時(shí)工作文件是必不可少的，不管是記錄討論內(nèi)容還是某項(xiàng)任務(wù)，都是要通過(guò)文件的形式進(jìn)行記錄，之后再進(jìn)行歸檔處理；本文作者從文件內(nèi)容、傳閱、歸檔三方面分析文檔到底怎么完成，我們一起來(lái)看一下。

生活之一二事，工作之二三事，皆可用產(chǎn)品視角試探之，今天我們來(lái)談?wù)劇拔臋n”這個(gè)事。

什么能稱之為“文檔”，我認(rèn)為可以理解為歸檔的文件，這其中就涉及到“文件”這個(gè)主體以及“歸檔”這個(gè)動(dòng)作，這里我們無(wú)事來(lái)分析分析工作中文件的歸檔流程。

首先我們分析下：我們?yōu)槭裁匆獙⒖陬^討論的內(nèi)容或?qū)嶋H執(zhí)行的事情記錄成為文件，并且對(duì)重要文件進(jìn)行歸檔處理。

1. 記錄：留存，確認(rèn)。
2. 傳閱：共享，共識(shí)。
3. 追溯：復(fù)盤，追責(zé)。
4. 歸檔：學(xué)習(xí)，積累。

其次我們看看文檔包含什么內(nèi)容：

文件信息：

• 表現(xiàn)層：視覺(jué)體驗(yàn)，整齊，有條理，閱讀舒服。
• 內(nèi)容層：文件本質(zhì)，真實(shí)全面、不遺漏、準(zhǔn)確無(wú)誤不模棱兩可。
• 品牌層：清晰完整，傳遞公司的品牌價(jià)值觀。

目的：能讓讀者看到文件本質(zhì)內(nèi)容的同時(shí)能有很個(gè)較好的閱讀體驗(yàn)，如果作為公司文件，最好將公司品牌信息露出，傳播品牌的同時(shí)對(duì)內(nèi)對(duì)外體現(xiàn)出公司和團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性。

歸檔信息：文件從無(wú)到有，如何撰寫？如何傳閱？如何歸檔的流程信息？

《會(huì)議紀(jì)要》可能是我們工作中遇到最多的一種文件形式，我們以《會(huì)議紀(jì)要》為例來(lái)分析下《會(huì)議紀(jì)要》的記錄，傳閱直至歸檔的整個(gè)流程中有哪些問(wèn)題需要注意。

一、文件內(nèi)容的記錄

關(guān)鍵詞：以內(nèi)容為中心，全面準(zhǔn)確。

1. 文件由誰(shuí)來(lái)寫？

必須是參會(huì)的人來(lái)記錄，一般是在會(huì)上發(fā)言不多的人員或者級(jí)別比較低的人來(lái)記錄，因?yàn)橛袝r(shí)間記錄下所有人的發(fā)言重點(diǎn)。

2. 文件通過(guò)什么載體寫

載體格式，一般包含：word、excel、PPT、X-mind、附件（音頻、視頻）。

以上說(shuō)的都是本地文件載體格式，由于在線文檔和在線辦公工具的興起，也有公司選擇通過(guò)飛書(shū)、釘釘、騰訊文檔、印象筆記等在線形式來(lái)進(jìn)行記錄。

其實(shí)重點(diǎn)是記錄的內(nèi)容做到真實(shí)全面、不遺漏、準(zhǔn)確無(wú)誤不模棱兩可即可，但是我還是主張用傳統(tǒng)的office文件來(lái)記錄。

3. 文件內(nèi)容采取什么格式來(lái)寫？

只要是正規(guī)的文件都有一定的格式，不同公司可能要求的文件格式有些許不同。

內(nèi)容格式即當(dāng)前文件必須包含的哪些字段內(nèi)容，像《會(huì)議紀(jì)要》必須包含的字段有：

• 前文：會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議記錄；
• 正文：會(huì)議目的、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議結(jié)論、會(huì)后事宜等；
• 附件：如果有其他重要相關(guān)文件則以附件形式呈現(xiàn)，如音頻、錄像或會(huì)議中提到的其他文件。

二、文件的傳閱

關(guān)鍵詞：以閱讀者為中心，閱讀舒適。

1. 記錄好的文件由誰(shuí)來(lái)發(fā)送？

一般是會(huì)議記錄者直接發(fā)送，但也不排除會(huì)議記錄者整理好內(nèi)容后發(fā)送其領(lǐng)導(dǎo)審核后再由其領(lǐng)導(dǎo)直接發(fā)送。

2. 記錄好的文件通過(guò)什么渠道發(fā)送至閱讀者手中？

目前發(fā)送渠道包含有：郵件、社交工具、共享文檔等形式；但是究其正式和嚴(yán)謹(jǐn)性還是通過(guò)郵件發(fā)送比較妥當(dāng)。

3. 記錄好的文件發(fā)送給誰(shuí)閱讀？

可以從兩個(gè)維度去對(duì)文件接收者進(jìn)行分類：

1. 與文件內(nèi)容直接相關(guān)的人/與文件內(nèi)容間接相關(guān)的人；
2. 內(nèi)部人員/外部人員。

4. 記錄好的文件以什么形式發(fā)送？

有人就會(huì)疑問(wèn)了？記錄的什么就發(fā)送什么唄？是這樣嗎？

第一步中提到會(huì)議記錄的載體，每個(gè)人的喜好不同，所以每個(gè)人可能選擇的記錄載體不一樣，但是不可能記錄者用X-mind記錄的《會(huì)議紀(jì)要》就直接發(fā)出去；先不看這種內(nèi)容記錄方式是否所有人都能接受，但看這種文件格式也不是所有人都可以正常打開(kāi)查看的（必須下載對(duì)應(yīng)的x-mind軟件才能打開(kāi)，并且不同的X-mind還存在不兼容打不開(kāi)的風(fēng)險(xiǎn)）。

發(fā)送的文件就一個(gè)目的，就是為了讓接受者可以正常的查看，所以最好選擇一種能確保所有人都能正常打開(kāi)的文件格式，首選僅可讀的文件，首選PDF格式；同時(shí)我們希望接收者查只需要可正常查看即可，不需要接收者編輯文件，所以不選擇word或其他可編輯形式，這種僅可讀的文件同時(shí)可保證文件內(nèi)容排版樣式不會(huì)改變。

同時(shí)發(fā)送出去的文件是代表公司的，就像雙方公司的合作會(huì)議的《會(huì)議紀(jì)要》，除了自己公司內(nèi)部傳閱外，還有可能是需要出示給外部公司確認(rèn)和傳閱的；此時(shí)《會(huì)議紀(jì)要》文件也代表著公司的形象和團(tuán)隊(duì)人員的專業(yè)性，也是一個(gè)展示公司品牌的機(jī)會(huì)，所以有必要將公司的品牌logo、價(jià)值、slogan等元素呈現(xiàn)出來(lái)，建議在頁(yè)眉或頁(yè)腳呈現(xiàn)；這種專業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度不論是對(duì)內(nèi)或?qū)ν饪磥?lái)都是大有益處的。

5. 整理好的文件怎么發(fā)送？

重要文件建議采用郵件內(nèi)容+附件同時(shí)發(fā)送，從接收者的視角去考慮事情，打開(kāi)郵件的第一眼就可以看到文件的主要內(nèi)容，如果需要注意或進(jìn)一步了解則下載附件查看全文詳情。

三、文件的歸檔

關(guān)鍵詞：便于追隨查看。

評(píng)判文件是否需要?dú)w檔的標(biāo)準(zhǔn)就一個(gè)：是否重要；但是這個(gè)重要性是因人而異的，所以“什么文件需要?dú)w檔？”這個(gè)問(wèn)題應(yīng)該是與“歸檔在何處”相關(guān)聯(lián)的；就比如一個(gè)項(xiàng)目的評(píng)審會(huì)議是由項(xiàng)目經(jīng)理或產(chǎn)品經(jīng)理來(lái)進(jìn)行歸檔至項(xiàng)目報(bào)告中；董事會(huì)級(jí)別的定期會(huì)議則是由董事會(huì)秘書(shū)歸檔至公司高層會(huì)議記錄中。

歸檔的文件的格式，個(gè)人建議存儲(chǔ)兩個(gè)版本可讀和可編輯版，因?yàn)橄窆旧虡I(yè)計(jì)劃之類的文件一方面需要向外界展示，另一方面會(huì)隨著時(shí)間或公司戰(zhàn)略或業(yè)務(wù)的調(diào)整而對(duì)該類文件進(jìn)行調(diào)整。

歸檔后的文件并不是像某種檔案醫(yī)院就塵封幾十年也不用管了，同時(shí)在需要的時(shí)候還得追溯查閱，所以必須對(duì)歸檔的文件做好分類管理。

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andy，微信公眾號(hào)：PM大白，一名產(chǎn)品經(jīng)理行業(yè)的小獸醫(yī)經(jīng)理行業(yè)的小獸醫(yī)

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